採用募集を受け付ける際に欠かせないエントリーフォーム。採用サイトにフォームを設置しておけば、24時間いつでもエントリーを受け付けられます。
「自社の採用ページにエントリーフォームを設けて、受け付けできるようにしたい！」
「Webやシステムに詳しくないから、どうやって作っていいか分からない…」
「委託して外部で制作してもらう方がいいのかな？費用面が心配…」
はじめてエントリーフォームを作成する際は、分からないことばかりで不安ですよね。もし上記のような不安を感じていたら、フォーム作成サービス「formrun」をお試しください。
本記事では、フォーム作成初心者に「formrun」をおすすめしたい理由や導入事例を紹介します。さらに、一からエントリーフォームを作成する手順と、作成時の気をつけるポイントについてもまとめています。
目次
採用エントリーフォームとは？実装すべき機能の種類
エントリーフォームとはそもそも何なのか、エントリーフォームを採用活動に活用するメリットについて解説します。
エントリーフォームとは
「エントリーフォーム」とは、Webサイト上で商品注文やキャンペーン参加の申し込みをしたり、ユーザーからの問い合わせを受け付けたりする際に使用する、情報入力画面の総称を指す言葉です。
また、人事・採用の分野における「エントリーフォーム」は、企業が採用活動を進める上で最初の窓口となる受け付け用の入力画面のことを指します。
企業の採用活動では、採用エージェントや採用支援企業に費用を払って人材募集を委託する方法が一般的です。
一方で、自社の採用サイト・オウンドメディアを活用し、自社内で採用活動を完結させる動きが企業に見られます。採用活動にかかる費用を削減し、より自社のマインドにマッチした人材を獲得するのが目的です。
採用活動にエントリーフォームを利用することで、電話やメールで個別対応するよりもスピーディーに選考を進めつつ、かかる労力・コストを削減できます。また、収集した情報から応募者の傾向・動向を分析することで、データの有効活用につなげられる点もメリットです。
採用エントリーフォームの必要機能
エントリーフォームを採用活動で活用するには、実装すべき必要な機能があります。
フォーム作成ツールを選ぶ際は、以下に紹介する機能が搭載されているか、事前に確認しておくのがおすすめです。
ファイル添付機能
多くの企業では、履歴書・職務経歴書を確認の上、面接・選考に進めるか否かを判断します。そのため、エントリーフォームに履歴書・職務経歴書を添付できるよう、ファイル添付機能が搭載されているエントリーフォームを使うのがおすすめです。
フォームによりデータ容量・形式に制限がある場合があります。最低限PDF・Word・Excelは添付できるシステムを選びましょう。
必須回答／任意回答の設定機能
個人情報の重要な回答は必須回答に設定しておくことで、回答漏れを防げます。アンケートとして取得したい情報は任意回答に設定しておくと、回答しないユーザーがノンストレスで入力を終えられるので便利です。
必須/任意の回答が管理画面で切り替えられるのに加え、実際の画面で必須/任意がどのように表示されるかを確認してください。回答者目線で分かりやすく表示されているものがベターです。
完了ページ（サンクスページ）の作成機能
完了ページ（サンクスページ）は、フォーム入力・送信後に表示される画面です。お礼の一言や今後の選考の流れを案内するのに使えます。
入力後の応募者に与える印象が変わるので、完了ページがきちんと設定でき、かつ分かりやすく表示されるツールがおすすめです。
自動返信メールの設定機能
エントリー時に収集したメールアドレス宛に、採用可否や今後の選考の流れをメールで連絡する場合があります。
自動返信が設定できるツールであれば、エントリーした応募者に漏れなく必要な事項を配信できるので、手間がなく便利です。
収集情報の一元管理機能
エントリーした応募者の個人情報を、管理画面上で一元管理できるツールがあります。採用活動の進捗・ステータスを記録することで、必要な連絡・対応を漏らさず実施できます。
個人情報を扱うツールですので、システムセキュリティが万全であるか、導入前にチェックしておきましょう。
通知機能
通知機能は、応募者に対しての必要な対応やメール連絡を忘れないようにリマインドする機能です。
フォームから収集した情報を管理する機能とセットで使い、応募者への対応をスケジュール通りに通知する他、採用担当者の細かいタスク管理にも貢献します。
※「formrun」はこれらの機能をすべて搭載したフォームが簡単に作れます！※
ファイル添付や必須/任意回答の切り替えはもちろん、入力時のアシスト機能や入力内容確認画面など、ユーザーの入力しやすさをとことん追求しているのが強みです。
エントリー後の情報管理やメール連絡は、管理画面から簡単に漏れなく実施できます。最新の情報セキュリティを完備しているので安心です。
採用エントリーフォームを作成する4つの手段
採用エントリーフォームの作成は、以下のような手段で進行するのが一般的です。
社内でコーディングして作成する
システムに詳しいメンバーがいれば、自社内で一からフォームの作成・運用が可能です。デザイン・形式は自由にカスタマイズできるため、理想のフォームを追求できます。さらに、社内制作で費用をおさえられるのもメリットです。
作成後の運用は独力で行わなければなりません。細かい内容変更や急なトラブル対応時に手間がかかるのが難点です。
WordPressを利用する
サイト構築サービス「WordPress」を利用すると、多くのテンプレートとプラグイン（拡充機能）により、オリジナルのフォームが単独で作れます。説明用のコンテンツが多数ネットにアップされているので、安心して利用開始できる点がメリットです。
しかし、テンプレート・プラグインが無数に存在するので、自社に合うようカスタマイズするのに難しさを感じる場合があります。
採用支援の業者・コンサルに委託する
採用支援業者やコンサルに外部委託することで、採用エントリーフォームの作成を代行してくれます。採用に関する知見が深く、アドバイスをもらえるのが嬉しいポイントです。
外部委託する分、費用が高額になりがちです。また、実装後に内容やデザインを修正する際、都度委託先に依頼が必要となる場合があります。
フォーム作成サービスを利用する
便利な機能が付与され、誰でも使いやすいよう設計されたフォーム作成サービスが数多くリリースされています。
プランは無料から有料までさまざまで、事業規模により選択できます。初心者が品質の高いフォームを作るのに適した方法です。
採用エントリーフォーム作成ならformurun！おすすめの理由
フォーム作成サービスは数多く存在しますが、はじめてフォームを作る場合や、Webやシステムに詳しくなく不安であれば、弊社が提供する「formrun」が一番おすすめです。
「formrun」は、フォームの作成から運用・管理まで、誰でも簡単に、効率よく進められるフォーム作成ツールです。
採用エントリーフォームはもちろん、アンケートや問い合わせ対応など、さまざまな用途で使えます。採用エントリーフォーム以外のフォームが必要になっても、別のツール導入を検討することなく、使い慣れたformrunで対応可能です。
以下よりおすすめしたい6つの理由紹介します。
１．テンプレートが豊富！フォーム作成時間を超時短に
formrunでは、業界や業種、用途別にさまざまなフォームのテンプレートを用意しています。「求人募集・採用受付」フォームで使えるテンプレートの数は51種類です。
＞＞formrunの「求人募集・採用受付フォーム」テンプレート
自社の採用で使えるテンプレートを選んで、必要な項目をクリックして追加するだけの簡単操作でフォームが作れます。コードの知識が不要で、誰でも簡単に扱える操作性が魅力です。作成にかかる時間を大きく短縮できます。
２．応募者の個人情報を管理画面で一元管理
入力された情報は自動的に管理画面へ取り込まれます。応募者ごとにカード化され、進捗ごとに「カンバン方式」の画面にて管理されます。
「対応中」「未対応」などのステータスごとにカードを表示することで、採用活動の進捗・ステータスに合わせた管理が可能です。
応募者に対してどこまで対応できているのか、状況と採用担当者をひと目で確認でき、漏れなく対応を進められます。
３．メール自動送信機能で応募者への丁寧な対応を実現
採用・選考時は応募者とメールでやり取りします。エントリーのお礼や今後の選考の流れを漏れなく連絡するには、メール自動送信機能が便利です。
formrunの設定画面から、事前に文面と配信条件を設定しておくだけで、条件に合わせて自動でメールを送信。エントリーしてくれた応募者へ迅速に対応することで、企業に対する印象をよくします。
また、個別に問い合わせがきた場合は、管理画面から直接返信できます。対応履歴やメモを残し、他の担当者へ情報を共有できるので便利です。
４．他サービスとの連携可能で人事業務がスムーズ
formrunと外部のチャット・コミュニケーションツールを連携させることで、エントリーや問い合わせがきた旨を、指定したツールに通知したり、リマインドを送信したりできます。具体的には、以下のツールをformrunと連携させられます。
・Slack
・chatwork
・Teams
・LINE WORKS
・その他のメールサービス
また、収集した情報を、GoogleスプレッドシートやSalesforceへエクスポート可能です。エントリー状況を解析・分析するのに役立てられます。
５．万全なセキュリティで個人情報をしっかり保護
個人情報を収集する採用エントリーフォームでは、情報管理を万全にしておく必要があります。
formrunは、最新の基準でシステムセキュリティを徹底管理。運用中の管理・バックアップ体制まで整備しているので、安心してお使いいただけます。
具体的には、以下のようなセキュリティ対策を実施しています。
・国際規格「ISO 27001 （ISMS）」認定、情報セキュリティマネジメントを徹底
・プライバシーマークを取得、一般財団法人日本情報経済社会推進協会から付与を認定
・データセンター「Amazon Web Services（AWS）」により、データベースを毎日自動的にバックアップ
・24時間365日でサーバーを監視、システム障害時の迅速な対応を可能に
・データアクセスの管理・制限を徹底
・SSL（Secure Sockets Layer）/ TLS（Transport Layer Security）による暗号化通信で外部漏洩を阻止
６．最初は無料で使える！事業規模にあった適切なプラン設計
フォーム作成サービスを利用する上で気になるのが費用面です。formrunなら、誰でも無料で利用できます。
無料プランでは、1アカウントにつき1つのフォームと、月10通までのメール送信、100MBまでの添付ファイル設定が可能です。
作成できるフォーム数やメール送信数、添付できるファイルのギガ数を増やしたい場合は、月3,880～25,800円の有料プランへバージョンアップするのがおすすめです。有料プラン加入時も無料トライアル期間がついており、導入前に使いやすさを確認できます。
事業規模に合わせて自社に最適なプランを選択しましょう。
プランの内容は、下記のページを参照してください。
「formrun」を採用目的で導入した事例
採用活動に「formrun」を導入することで、より効率的・効果的な運用を実現した企業を3つ紹介します。
たったひとつのツールで各応募者へのメール送信とステータス管理を実現｜株式会社うるる 様
株式会社うるる様は、電話オペレーターの求人応募フォームにformrunをご活用いただいています。各応募者へのメール送信とステータス管理ができる点に魅力を感じ、導入いただきました。
いままではGmailやスプレッドシートなど、複数のツールを横断的に利用して採用活動を進めていた株式会社うるる様。formrunを導入以降、管理画面上から応募者へのメールを送信するだけでなく、ステータス管理まで完結できる点に魅力を感じていただいています。
加えて、自社の採用ページに馴染むデザインを、簡単に作成できる手軽さに、お褒めの言葉をいただきました。
求人フォーム作成から応募者管理までをformrunで完結！採用業務を効率化する個別メールの活用方法（株式会社うるる 様）
煩雑な応募者対応・管理をformrunで超効率的に｜エッジコンサルティング株式会社 様
エッジコンサルティング株式会社様は、AIや機械学習、ビッグデータ解析に関する事業を展開されている会社です。人材紹介事業を進める上で、応募者からのエントリー・問い合わせの窓口としてformrunを活用いただいています。
入力情報を自動的にカード化し、ステータスごとに整理するカンバン方式の管理画面で、複数人が関わり煩雑になりがちな応募者対応をシンプル化。効率的な採用活動を実現しました。
ラベル機能やメモ機能を活用し、応募者とのコミュニケーション内容や特記事項をタイムリーにシェアすることで、採用活動における属人化を解消することに成功しました。
求人メディアの面談調整をスムーズに！formrunで実現した業務効率化（エッジコンサルティング株式会社 様）
エントリー機能＋応募者とのコミュニケーションもできる点が魅力｜ディップ株式会社 様
バイトから看護師まで、さまざまなジャンルの求人サイトを運営するディップ株式会社様。会社の採用活動にformrunを活用いただいています。
アカウント登録からフォーム作成までに10分とかからない効率性と、エンジニア要らずで作成後にも自由にフォームの文言・デザインを修正できる点に魅力を感じ、利用を続けていただいています。
また、応募者とのコミュニケーションをひとつのツールで完結できる点に着目し、煩雑になる採用の進捗管理をチーム内でスムーズに運用することに成功しています。
「メンバー全員が自走できる集団」ディップの新規事業チームにおけるformrun活用術 （ディップ株式会社 様）
採用エントリーフォームの作成例・サンプル
実際にformrunで作成した採用エントリーフォームの作成例・サンプルを紹介します。formrunを使えば、下記のようなフォームを簡単に手早く作成可能です。
入力画面
formrunのエントリーフォームは、名前や生年月日などの基本項目がすべてテンプレートとして標準設定されています。逐一項目を作り直す必要がありません。
加えて、必須/任意回答の切り替えや画像添付、自由記述欄の追加など、必要に応じて管理画面からボタンひとつで編集できる点が強みです。
完了画面
情報入力後の完了画面には、エントリーが正常に完了した旨や今後の選考の流れを伝える役割があります。
formrunのテンプレートでは、メッセージの読みやすさを重視し、余白・文字サイズを調整しています。中身のメッセージは自由に変更可能です。
採用エントリーフォームを作成する手順
formurnを使えば、初心者でも簡単に採用エントリーフォームを作成可能です。
エントリーフォームを一から作成する場合の手順を紹介します。
１．選考の流れを整理する
面接・面談の回数や、社内見学の有無、実技試験の有無など、会社により選考の流れは異なります。
選考の流れにより、エントリー時に収集すべき情報や提出書類が変わるため、フォーム作成前に整理しておきましょう。
２．応募者から収集する情報を整理する
選考の流れを踏まえつつ、エントリーの時点でどのような情報が必要かを整理します。職務経歴書や履歴書のほか、会社によってはエントリー時点で志望理由や自己PRを問う場合があります。
募集人数が多くなると、エントリー内容自体で選考の判断を行う場合がありますので、自社の選考の流れを適切に把握しつつ、内容を検討してください。
３．採用エントリーフォームの質問項目をまとめる
整理した内容をもとに、採用エントリーフォームに掲載する質問項目をまとめます。必須/任意で切り替えたい項目があれば、事前にメモしておくのがおすすめです。
一般的には、以下の項目を採用エントリーフォームに掲載します。
・名前（ふりがな）
・生年月日
・性別
・住所
・電話番号
・メールアドレス
・メールアドレスの確認項目
・希望職種
・志望動機、自己PR
・最終学歴
・自己PR
・備考欄
・個人情報の取り扱いへの同意
４．スケジュールを決めてエントリーフォームを作成する
作成から実装までにどのくらい期間がかかるか、チーム内に共有した上で、作成にとりかかります。
formrunであれば、テンプレートを利用するなどして時短で作成可能です。作成したフォームの確認期間やサイト設置にかかる工数が発生しますので、考慮してスケジュールを作成しましょう。
５．入力テストをする
できあがったエントリーフォームは一度チェックをして、入力のしにくさ・誤字脱字・必須項目の漏れがないか確認します。
第三者目線でチェックしてもらうことで、自身では気付けなかったポイントに客観的な意見をもらえます。
６．自社サイトに設置する
テストして問題なければ、いよいよ稼働に向けた最終準備です。自社のコーポレートサイトや採用メディアにバナーやリンクを掲載して、エントリーフォームを設置しましょう。
サイト内からエントリーフォームまでの動線を確認し、ユーザー目線で迷うことなくフォームにたどり着けるか、確認しておくのがポイントです。
７．定期的にフォーム利用状況を確認し、改善する
フォームは設置して終わりではなく、フォームの利用状況を常に振り返り、ブラッシュアップしていくことが必要です。
フォームの入力が少ない場合は、サイト内の動線が分かりにくい可能性があるので、フォームの表示方法や案内を工夫します。フォーム入力中の途中離脱が多い場合は、デザインや質問項目を見直し、ストレスフリーで入力できるよう改善しましょう。
採用エントリーフォームを作成する際のポイント
エントリーフォームを作成する際には、確実に入力を完了してもらうために、応募者にとって使いやすく、入力しやすいフォームになるよう意識する必要があります。
応募する側の視点で、どのようなフォームだとストレスなく入力できるかを考えながら、以下のポイントに注意して作成してください。
必須項目を明確にする
必須項目と任意項目は、どちらなのかはっきりと分かるようにしましょう。
必須項目が分かりにくいと、回答を送信しようとした時の「必須項目が入力されていません」の文字を見た瞬間に離脱されてしまう可能性があります。
項目数を増やしすぎない
エントリーフォームの項目数は必要最低限にしましょう。
フォームに入力する項目数が多すぎると、応募者は入力を面倒に感じ、離脱してしまう可能性が高くなります。不要な項目がないか確認し、シンプルなフォームにすることで応募者はストレスなく入力を進められます。
確認画面を設置する
応募者が回答を送信する前に、入力内容を確認できる画面を表示するのがおすすめです。
エントリーフォームには志望動機やアピールポイントなど、長文を書いてもらうことがよくあります。そのため、確認画面があることで応募者自身で入力内容にミスがないかどうかを確認でき、送信ミスを減らせます。
自動返信メールを設定する
フォームの回答後に自動返信メールが届くことで、応募者は正常にエントリーできたことを確認できます。
また、自動返信メールに「〜日以内に担当者が返信します」などと記載しておくことで今後のアクションが明確になり、応募者に安心感を与えられます。
自動返信メールの文例は以下の記事で紹介していますので、作成の際はぜひご覧ください。
記入例を掲載する
自由記述で回答する箇所は、自由であるがゆえに応募者がどのように書いてよいか、迷ってしまう場合があります。入力時に極力迷わずに情報が入力できるよう、記入例を掲載しておくと効果的です。
記入例は、情報収集する側にとっても、必要な情報を応募者に正しく入力してもらえるメリットがあります。
エントリー以降の選考の流れを明記する
エントリーして以降、どのような選考が行われるのかは、応募者にとって重要な問題です。
全貌を掲載せずとも、「〇日以内にメールが届きます」と一言添えるだけでもOK。エントリーフォーム内あるいは完了画面に明記しておきましょう。
スマホでの表示・挙動を確認する
応募者の多くがスマホで閲覧・入力します。パソコンでフォーム作成する場合は、スマホで閲覧した時にどのようなデザインになっているか、入力しやすいかを確認しましょう。
formtunはマルチデバイス対応で、スマホでの閲覧・入力をスムーズにできるデザイン設計を強みとしています。
formrunひとつでフォーム作成から採用管理まで一元管理！効率的・効果的な採用活動を実現します
採用エントリーフォームは、採用活動に使える機能を搭載していることはもちろん、採用サイトを訪れた応募者に確実に入力を完了してもらうために、応募者にとって見やすく、使いやすいフォームを作っていくことが重要です。
Webやシステムに詳しくなく、フォーム作成に不安があれば、formrunがおすすめです。用途ごとに用意されたテンプレートを使用して、おしゃれなエントリーフォームを作成できます。
フォーム作成の手順やポイントを参考にしつつ、効率的・効果的な採用活動にformrunが貢献できることを願っています。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
