住宅展示場の業務をペーパーレス化！イベント運営時の細やかな対応でformrunを利用したい理由とは？（株式会社第一エージェンシー様）
広島県・岡山県を中心とした総合広告代理店「株式会社第一エージェンシー」にて住宅展示場を運営する「ふれあいホームタウン」。
コンシェルジュのいる住宅展示場として、広島県備後地区に3か所、広島地区に1か所の住宅展示場を運営しています。
同社web担当の三谷 佳美様と運営サポート担当の松谷 明日香様にペーパーレス化した取り組みや、その後のformrunの活用方法についてお話を伺いました。
事業内容 |
住宅展示場の運営、住宅づくりに関するメディアの運営 |
主な用途 |
住宅情報サイトへの掲載申請フォーム |
推しの機能 |
条件分岐選択 |
導入後の成果・効果 |
1日2時間かかるアンケート回収業務の短縮 |
利用プラン |
PROFESSIONALプラン |
最初にformrunのご利用用途を教えてください
三谷様：弊社住宅情報サイトへの掲載申請フォームとしてformrunを利用しています。
松谷様：私は、イベントにて住宅展示場のエリア内でお客様もしくは関係者のアンケートフォームとしてformrunを利用しています。
その他にもスタッフのシフトを決める勤怠管理フォーム等、細やかな対応が回答・確認が必要になる業務に関してformrunを利用しています。
住宅情報サイトへの掲載申請フォームや満足度アンケートフォームとして利用
formrun導入の背景を教えてください
松谷様：formrun導入前は、住宅展示場の来場者アンケートは来場者に回答用紙に手書きでお願いしていました。
そのため、手書きのアンケートをフォーム等で代替できないかという課題を感じていました。
運営責任者の交代がきっかけで、上記の課題に取り組むことになりました。
他社ツール等を検討した結果、formrunにはほしい機能がまとまっており、難なく利用できることがわかったため、formrunの導入を決めました。具体的には、①複数人での管理機能、②4つ以上のフォーム作成、③回答結果のエクスポート、④条件分岐などの多機能な項目設定、⑤iframeでの設置ができる、などになります。
フォントの選択肢が多かったり、必須・任意の表示がわかりやすかったことも、小さなことですが、導入を決めた一つの理由です。
左：「必須」「任意」、右：フォーム作成にて選択可能なフォント
実際にどのような効果がありましたか？
松谷様：手書きアンケートの頃と比べて、イベント時は2時間ほどかかっていたアンケート回答の集計を削減することができました。元々展示場でのアンケートを紙で記入していただいていたため、文字が判読できない、転記ミスが多い、集計に時間がかかるなどの問題を感じていました。
formrunを導入してから、その作業を削減することができ非常に助かっています。
三谷様：また通常業務内で同意や意見収集など情報を集める業務を行う際、「なにか作業を楽にできないか？」という視点から、formrunを活用するか決めています。
PROFESSIONALプランを利用していることもあり、フォーム作成は無制限です。たくさんフォームを作成できるため、今では何か確認が必要な場合「それ、formrunで作ったらいいじゃん」になっていて、将来的には他サービスを利用しなくてもよくなるような気がします。
formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。
松谷様：利用開始時から6人以上のメンバーで利用したかったため、PROFESSIONALプランを利用しています。
独自ドメインメールの設定なども利用できるようになり助かっています。
その他にはChatworkの通知機能や条件分岐選択機能はとても重宝しています。その中でも特に条件分岐選択機能がリリースされたときは嬉しかったですね。
展示場が複数に分かれているので、以前は各展示場それぞれのフォームを作成する必要がありました。条件分岐選択機能のおかげで、展示場を最初の分岐として設定することで、フォームを1つにまとめられるようになりました。
三谷様：また、当初はアンケートだけに利用する予定でしたが、各サービスの機能を調べたり試用している中で、常設のフォームの代替やイベントの申し込みフォームにも利用したいと考えるようになりました。
そのため、ページ内に画像や説明文を配置してLPとしても利用しています。
また、formrunは日に日に機能がアップデートされていくので、新しい機能が利用できるようになるのは嬉しいです。
条件分岐選択項目にて、選択した項目によって表示する設問を変更
最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？
三谷様：ちょっとでも業務を改善したいと思っている方にはまず試してもらいたいなって思います。
松谷様：最初は住宅展示場のアンケートフォームで利用していたのですが、今となっては社内での勤怠管理等さまざまな用途でformrunを利用しています。何か確認が必要だったり業務がスムーズでない場面に遭遇したら、とりあえずformrunを使ってみたらいいんじゃないかと思います。
三谷様・松谷様
建築系の短期大学を卒業後、住宅メーカーのコーディネーター等を経て、2009年に中途入社。自社が運営する総合住宅展示場のイベント企画を約5年行ったのち、部署異動。現在は、Webサイトや来場予約システム構築のディレクションを行う。
住宅資材の卸売会社の営業事務を経て、2018年に中途入社。自社が運営する総合住宅展示場の管理業務をメインに、お客様アンケートの集計、出展住宅会社向けの報告書作成、予約イベントの申込管理などのサポート業務を行う。
