ワークショップの申込フォーム作成と参加者管理を効率化！開催回数が3倍に増えても業務が回るのはformrunのおかげ（株式会社ユナイテッド・パフォーマーズ・スタジオ様）

俳優養成所「アップスアカデミー」の運営を行う株式会社ユナイテッド・パフォーマーズ・スタジオ。舞台や映画のキャスティング、映像制作も手がけ、演劇に関する幅広い事業を展開しています。

以前は何百人ものオーディション参加者の情報を紙ベースで管理しており、ITにより効率化したいと考えたのが導入のきっかけだったそうです。今では、養成所の入所申し込みやワークショップの参加申し込みの受付フォームとしてもformrunを活用しています。

今回は、同社の米倉様、堤様、佐々木様に、演劇業界ならではのformrun活用についてお聞きしました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

米倉様：いろいろな業務で使っていますが、弊社が運営する俳優養成所の本科コースやワークショップへの申し込みフォームとして使っているのが一番多いですね。その他に、舞台制作部ではオーディションの応募者管理にも使っています。

養成所には、2〜3年間通う本科コースと短期集中のワークショップを並行して設けていて、本科には約100名が所属しています。ワークショップは最大30名までの規模で随時開催していて、募集や選考、入金確認などの業務もその都度発生するので、formrunのフォームや管理機能が役に立っています。

新型コロナも落ち着いてきて、今年度からはワークショップの回数を大幅に増やすつもりなので、formrunが管理業務の強力な助けになってくれると思います。

米倉様：舞台制作で使っているのを見て便利そうだったので、キャスティング部でも導入しました。まだキャスティング自体には使っていないのですが、キャスティング部開催のワークショップでは既に使わせてもらったので、これから活用していきたいです。

formrun導入の背景を教えてください

米倉様：ツールを探し始めたきっかけは、舞台制作のオーディションで応募者の管理を効率化したいと考えたことでした。以前は何百人もの応募者を紙ベースで管理していて、とても大変だったんです。それで、データベース系のツールを探し始めました。

同時に、フォームを簡単に作れるツールもほしいとも考えていました。ワークショップは回ごとに講師やテーマが違うので、申し込みフォームもそれに合わせて作らねばならず、面倒だったんです。

フォームを簡単に作るのはGoogleフォーム等の無料ツールでもなんとかなりますが、フォームからデータを受け付けた後の管理は、そうはいきません。データを個別に管理はできても、複数フォームを横断した管理は難しいじゃないですか。

例えば、ワークショップの参加者へ向けてオーディションの案内をする、またはその逆というような、データの二次的な活用をしたい場合、煩雑な作業が必要になります。

オーディションへの応募であろうと、本科やワークショップへの申込みであろうと、フォームから流入する人は演技をする人であるはずです。つまり、全員が我々の顧客なんです。集客担当としては、全部拾いきって管理したいんですよ。

だから、フォームが簡単に作れて、データの管理が横断的にできるという条件でツールを探していました。しかし、オーディション用写真を送ってもらうための画像アップロード機能がなかったり、あっても非常に分かりづらかったりと、なかなかよいものが見つかりませんでした。弊社のメンバーは年齢層が高く、あまりITリテラシーが高くないもので、あまり複雑で難しいツールは使いづらいと思うんですよね。

5年くらい探し続けた結果、やっとformrunを見つけました。出会えてよかったです。

実際にどのような効果がありましたか？

米倉様：先程も触れましたが、今年度からワークショップの開催頻度を大幅に増やしました。前年度の約3倍の回数になるペースで開催しています。

回数が3倍になれば、作らなくてはいけない申し込みフォームの数も3倍になるわけですから、formrunがあるから3倍の回数を開催できているとも言えますね。参加者管理の業務も増えますが、特に混乱もなく業務を回せているのは、管理業務を複数人でやりやすくなったのが大きいと感じています。

以前は参加者とのやり取りをメールで行っていたので、やり取り内容の記録は対応した人のPCのメーラーの中にしかありませんでした。他の人には状況が分からず、属人化してしまっていたんです。

formrunは管理画面でやり取りの経緯をメンバー全員が共有できるので、引継ぎがスムーズです。1人で対応できる参加者の人数には限りがあるので、複数人での連携がしやすくなったのはありがたいですね。

堤様：管理画面の一覧で、どの人がどういう状況なのかが一目でわかるのがいいなと思いました。

佐々木様：ワークショップ参加者の入金の有無、定員オーバーの場合は選考の合否などでステータスを分けて管理しています。

米倉様：ステータスやラベル機能は便利ですよね。オーディションの通過状況でステータスを変えたり、オーディションの日程や役名のラベルを付けたりするとかなり分かりやすいです。

色を設定して視覚的に分かりやすくもできますし、ラベルで検索して抽出することもできますし、紙ベースで管理していた頃では考えられませんね。

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

米倉様：舞台制作のオーディションで使い始めて、すぐにFREEプランからSTARTERプランにアップグレードしました。一斉メールやデータエクスポート機能を使いたかったのと、私以外の制作メンバーも使うので、ある程度のアカウント数がほしかったためです。

使ってみて、もうformrun導入前の紙ベース作業には戻れないと感じましたし、養成所の応募受付やキャスティングの管理など、他にも多くの業務に使えそうだというのは目に見えていたので、有料プランに切り替える決断は早かったですね。

今年度からはワークショップの回数を大幅に増やす予定だったことや、それに伴ってチームメンバーも増えるので、新年度前の今年3月にPROFESSIONALプランにアップグレードしました。

佐々木様：今後はキャスティング部でもformrunを本格的に活用していきたいと思っているので、フォームの数も関わる人数もさらに増えていくのではないかと思います。

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

米倉様：フォームで情報を受け付けている企業ならどこにでもおすすめしますけどね。特に、フォーム作成にコストやリソースをかけられない場合にはよいのではないかと思います。

顧客管理機能の方もそうですね。CRMツールを導入する程コストはかけられないし、あまり複雑で難しいツールは使いこなせない、でも社内で効率的に顧客管理をしたい、という場合にはちょうどいいんじゃないでしょうか。

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