社員の対応進捗をformrunで可視化！抜け漏れを大幅に削減できたボード画面の活用方法とは？（ALDO株式会社様）

一都三県を中心に、アパート・マンションの管理業務を行っているALDO株式会社。
同社は、賃料の管理や入居者の対応などバックオフィスの業務からマーケティング戦略まで一気通貫で業務を請け負うことで、不動産オーナーの方々を支えています。

今回は、賃貸の入居者からの解約受付フォームとしてformrunをご活用いただいている、代表取締役の青山様にお話を伺いました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

青山様：主に賃貸の入居者様からの解約受付のために利用していますね。

入居者様に解約日や退去立会日、敷金の返金先となる口座情報などをformrunのフォームに記入し送信いただいています。

青山様

formrun導入の背景を教えてください

青山様：各担当の進捗の可視化を行い、対応の抜け漏れを防ぎたかったからです。

解約申し込みがあった場合、以下のように多くの関係者との調整ややりとりが発生します。

• 工事業者への工事の見積もり依頼や発注
• 物件のオーナー様への解約連絡と入居者募集開始までのやりとり
• 保証会社への連絡
• 入居者との退去時の精算のやりとり

以前は紙で解約の通知を受け取ったのち、担当がメールや電話などで各関係者との連絡を行い、その進捗の管理は各々で行っていました。
各担当の進捗の共有がされておらず、対応の抜け漏れが多く発生しており、そのことに他の担当も気付けていない状況だったんですよね。

従業員全員できちんと対応の進捗を可視化し、抜け漏れを防ぎたく、進捗を管理できるツールを探していたところ、formrunに出会いました。
対応の進捗管理を行えるボード画面が直感的にわかりやすく、これなら社員も問題なく利用でき、確認も簡単に行えると感じたことがformrunの導入へ至った背景です。

Excelなどでの管理も考えましたが、先ほどお伝えした通り多くの関係者との調整が必要なため、視覚的にわかりやすいformrunでの運用が最適だと考えました。

実際にどのような効果がありましたか？

青山様：課題として抱えていた、対応の抜け漏れが格段に減りましたね。

フォーム回答のメール通知を従業員全員で受け取るように設定しており、解約の申し込みがあった場合にすぐに認知できます。
その後各担当がメモ機能やラベル機能を利用し、物件のオーナー様への連絡の進捗やどの工事業者に依頼したかなどの状況を記載します。

工事業者とのやりとりはステータス機能を利用し、以下のような形で進捗を管理しています。

• 発注見積もり依頼済み
• 発注済み
• 工事完了

formrun上で進捗を確認できるようになったことで、各担当が自身の進捗をよりスムーズに管理できるようになっただけでなく、他の担当の抜け漏れがないかも確認できるようになりました。
そのおかげで退去時のトラブルを防ぎ、最後まで丁寧な対応が実現できています。

ボード画面のイメージ画像

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

青山様：ボード画面の機能を活用しています。

特に回答をカードとしてステータス管理できる機能が、どの入居者様の対応がどういう状況なのか一目瞭然でわかりやすく重宝しています。

中にはご年配の方で、フォームの入力が難しいという方もいらっしゃいますが、そういう場合は電話で対応し、お伺いした内容をカードの新規作成機能を利用してカード化しています。
お電話で対応した方もカードとして作成し進捗を追うことができるので、受け付けたルートが異なっていても、管理を一元化できて助かっています。

また、フォーム作成機能に関しては、迷うことなく簡単に作成できる点がよかったですね。

初めは解約申し込みフォームのために導入したformrunでしたが、他の用途でも簡単にフォームを作成できるのではないかと考え、複数フォームの作成を行うためBEGINNERプランへの切り替えを行いました。
現在は入居者様からの不具合の報告フォームや、物件の売買に関する資料請求フォームとしても利用しています。

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

青山様：弊社のような不動産の管理会社におすすめしたいですね。

管理会社は複数の関係者とのやりとりが多く発生するため、進捗の管理が難しくなりがちです。
そういった方々にこそformrunを利用してもらえれば、進捗を見える化でき、私たちと同様に抜け漏れを減らせるのではないかと思います。