面談日程調整率アップと業務効率化の両方を叶えたformrunの活用方法！部署を跨いで利用される魅力とは（株式会社ＲＤサポート様）

食、ヘルスケア、バイオ、医薬品、化粧品に特化し、理系人材を軸とした人材派遣や人材紹介、シェアリング事業（複業支援）を行う株式会社ＲＤサポート。

同社は、「日本の研究開発（R&D）を進化させる」を企業のミッションステートメントとして掲げ、お客様である企業と求職者それぞれに徹底的に寄り添いながら、理系の研究開発の発展を支援してきました。

今回は、紹介事業部でマーケティングを担当されている丸山様と、管理部で広報を担当されている清水様にお話を伺いました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

丸山様：求職者様とコンサルタントの面談の日程調整に利用しています。
フォームに第1希望から第3希望までの日程を記載いただき、その日程を見ながらコンサルタントの日程を調整しています。

清水様：私は、弊社が事務局運営を行なっている一般社団法人において、会員登録フォームやイベントのエントリー募集フォームなどで利用しています。

日程調整のフォーム

formrun導入の背景を教えてください

丸山様：初回の面談日時の設定率をより向上させたかったためです。

人材紹介事業では、コンサルタントとの初回面談を行うまでがまず1つの目標となります。
求職者様がせっかくサービスへの登録を行っても、その後に面談を行わなければ話は進みませんし、とにかく、どれだけ早く確実に日程を調整いただけるかが鍵になるんですよね。

以前は、サービスに登録いただいた後、こちらよりメールをお送りし、返信の本文に記載する形でいくつかの候補日程をいただいていました。
ただ、やはりメールを返すことには一定の手間が発生し、人によってはそこで離脱してしまいます。

候補日程をできる限り手間なく確実に取得できる方法をとり、設定率の向上を行いたいと思い、フォームでの情報取得を検討しました。

弊社にはシステム開発を専門とした社員がいないので、専門知識を持たずともフォームを作成できるサービスを探し、その中でformrunに出会いました。

formrunを選んだ決め手は、他のサービスに比べてフォーム作成画面や回答管理画面が非常に見やすくわかりやすいため、直感的に操作できたことですね。
またマーケティングの情報を発信しているメディアの「ferret」を私自身もよく見ており、その運営会社が作るサービスなら、マーケターに寄り添ってくれるのではという期待もありました。

丸山様

実際にどのような効果がありましたか？

丸山様：狙っていた「初回面談日程の設定率」が約8%も向上しました。

以前は求職者様に直接メール本文に記載してもらっていた候補日程を、formrun導入後は、メールに記載したURLからフォームに遷移いただき、そちらに記入していただく形としました。

メールだと、どう返信すべきかと考えたり、カレンダーを見ながら日程を記載したりと手間が多く離脱してしまうのではという仮説はきちんと当たっていたようで、導入以前は70%前後だった日程調整完了率が現在は安定して78%前後となり、formrunの導入で確実に成果が出ています。

また、求職者様がメール本文に直接日時を記載していた時には、打ち間違いや日時を記載いただけないなどでやり取りが複数回にわたって発生することがありましたが、それがなくなり、日程調整にかかる時間や手間が削減されました。

調整の対応状況をボード画面で管理することで、同じ求職者様の日程調整を他の社員と重複して行ってしまうことがなくなったのもよかったです。

清水様：対応の進捗状況を簡単に可視化でき、抜け漏れがなくなりました。

私が、他部署で導入されていたformrunを利用し始めた背景は、対応状況の可視化が大変だったことにあります。

イベントの応募受付を例に挙げると、以前は必要書類を全てメールでいただき、その対応状況は別途Excelに書き起こして管理をしていました。
書き起こす作業も大変ですし、変更し忘れが起きてしまったこともあります。
実際事務対応の主は私1人で対応しているので、他の社員が現在の進捗を把握することが難しい状況だったんですよね。

社内の噂でformrunがとても便利だという話を聞いていたので、私の業務でも導入させてもらったところ、ボード画面で対応が可視化できるため、Excelに記入する手間もなくなりましたし、社内の他のメンバーも進捗を確認できるようになり、コミュニケーションもスムーズになりました。

清水様

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

丸山様：フォームが本当に作成しやすく、直感的に操作できるところが気に入っています。

現在様々な用途でformrunを利用していますが、例えばセミナー開催が急遽決まった時でも、「formrunならすぐ作れるな」という感覚があり、とても安心感がありますね。
そのおかげで、アンケート実施などの企画へのハードルがとても下がり、新たな施策にもつながっていると感じます。

最初は一部の部署でしか利用していなかったのですが、使いやすかったため今では多くの部署で利用しています。
その際にフォームをもっと作成したいということでPROFESSIONALプランに切り替えました。
清水も含め、他部署でも活用されているのを見ると、導入してよかったなと強く感じます。

清水様：ボード画面がとても役に立っているということはすでにお伝えしたんですが、それに加えて、フォームのデザインのカスタマイズ性も気に入っています。

細かな色味であったり、画像であったりを自分で指定できるので、サイトや自社サービスのブランドの雰囲気に合わせることができます。
その設定も全く難しくないので、社内全体で活用することができていてありがたいです。

デザイン性の高いフォームを簡単に作成できる

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

丸山様：目標数値に対しPDCAを素早く回したい企業様におすすめできると思います。

formrunを利用すれば、こうすれば数値が改善されるのでは？といった仮説を誰でもすぐに反映させることができます。
できることの幅が増え、新たなアイディアも浮かびやすくなりますし、そういった施策をたくさん行いたい方におすすめしたいですね。

丸山様：私たちのように少人数で業務を行っており、かつスピードを求められる方にはピッタリではないかなと思います。

業務の進捗を別ツールに反映させる手間や、共有する手間も徹底的に削減でき、素早く効率的に業務を終わらせられるので、お困りの方はぜひ使ってみていただきたいですね。