formrunの3぀のメヌル機胜に぀いお理解しよう自動返信メヌル、メヌル通知、カヌド䞊で送信する個別メヌル

Tips集

こんにちは。formLab線集郚です。
い぀も匊瀟サヌビスformrunをご利甚いただき、誠にありがずうございたす。

突然ですが、formrunの3぀の䟿利なメヌル機胜に぀いおご存知ですか
formrunには、

  • 自動返信メヌル
  • メヌル通知
  • カヌド䞊で送信する個別メヌル


の3぀のメヌル機胜が存圚したす。

しかし、この3぀のメヌル機胜の違いや蚭定方法に぀いお、これたでに倚くのお問い合わせいただいおきたした。

そこで今回は、formrunをご利甚いただいおいる党おの方、たたformrunの導入をご怜蚎䞭の方に3぀のメヌル機胜の違いに぀いお培底解説したす。
メヌル機胜に぀いお少しでもご理解できない点やご䞍明点がある方は必ずご芧ください。

formrunで利甚できるメヌルの皮類

formrunには、

  • 自動返信メヌル
  • メヌル通知
  • カヌド䞊から送信する個別メヌル


の3぀のメヌル機胜がありたす。

これらのメヌル機胜の違いを理解し、掻甚するこずで「お問い合わせ察応」の業務効率化に圹立おるこずができたす。

自動返信メヌル

自動返信メヌルの抂芁

䞻なご利甚甚途

formrunでは、フォヌムを回答・送信した盎埌に゚ンドナヌザヌさた宛に自動返信メヌルを送信するこずができたす。

有料プランをご契玄いただいおいるナヌザヌさたの倚くは「お問い合わせ察応」のフォヌムずしおformrunをご掻甚されおいたす。

自動返信メヌルを蚭定するこずで、formrunで䜜成したフォヌムにお問い合わせがあった際に䞀次察応を自動で行うこずができ、お問い合わせ察応の業務効率化に぀ながりたす。

こちらが実際に送信される自動返信メヌルです。


▌自動返信メヌルの掻甚事䟋に぀いおはこちら

自動返信メヌルずメヌルテンプレヌトでお問い合わせ察応の時間を40%削枛した方法ずは株匏䌚瀟INQ 様

送信元のメヌルアドレス

自動返信メヌルの送信元のメヌルアドレスは


のいずれかずなっおおりたす。

蚭定画面「メヌル>メヌル蚭定>送信元アドレス」で「system@form.run」を遞択しおいる堎合は、自動返信メヌルの送信元メヌルアドレスは「forwarded-◯◯@form.run」になりたす。

䞊蚘の詳现に぀きたしおはこちらの蚘事をご確認ください。


▌独自ドメむンメヌルアドレスの蚭定方法の詳现に぀いおはこちら

「独自ドメむンメヌルアドレス」を蚭定しお、゚ンドナヌザヌに安心感を届けよう

自動返信メヌルの蚭定方法

formrunでの自動返信メヌルの蚭定方法に぀いお説明したす。

蚭定方法

formrunで䜜成したフォヌムの自動返信メヌルは、フォヌムの蚭定画面から蚭定するこずができたす。

1フォヌム䞀芧からフォヌムの「蚭定」をクリックしたす。


たた、フォヌムの管理画面から「蚭定」をクリックするこずもできたす。


2「メヌル」から「自動メヌル返信」をクリックし、「自動返信ON」にチェックしたす。

 


3「メヌルアドレス項目名」を遞択したす。

これにより、自動返信メヌルの宛先ずしお利甚するメヌルアドレスの項目を指定するこずができたす。

メヌルアドレス項目名を遞択する際には、デヌタ項目蚭定にある項目の䞭から自動返信メヌルの宛先ずしお利甚したい項目を遞択いただけたす。

こちらがフォヌムのデヌタ項目蚭定画面です。

 


デヌタ項目蚭定の詳现に぀いおは、
こちらのFAQをご芧ください。

クリ゚むタヌフォヌムの堎合
フォヌムの入力項目にメヌルアドレスの項目が2぀以䞊ある堎合は、メヌル通知を送信したいメヌルアドレス1぀のみを指定しおください。

なお、その際は以䞋の手順で確認いただくこずをおすすめしたす。

  • 蚭定画面「デヌタ管理>デヌタ項目蚭定」より「_field_ナンバヌ(メヌルアドレス)」をご確認いただき、「項目を削陀」内に蚘茉されおいる「α個のデヌタありたす」のαの数が倚い方を蚭定画面「メヌル>自動返信メヌル>メヌルアドレス項目名」に蚭定する。
  • テストフォヌムを送信し、自動返信メヌルが届かなかった堎合は、別の「_field_ナンバヌ(メヌルアドレス)」を蚭定する。


コヌド型フォヌムの堎合
コヌド型フォヌムの堎合、フォヌムの項目_field_ナンバヌは衚瀺されたせんので、ご留意ください。


4「返信先アドレス (Reply-To)」を蚭定したす。

ここでは、お問い合わせナヌザヌぞ送られる自動返信メヌルの返信先のメヌルアドレスを蚭定するこずができたす。


「返信先アドレス(Reply-To)」を蚭定しない堎合、自動返信メヌルの返信先のアドレスは
「formfun system forwarded-◯◯@form.run」ず衚瀺されたす。


ただし、「返信先アドレス (Reply-To)」を蚭定し、゚ンドナヌザヌ様が「返信先アドレス (Reply-To)」に返信した堎合、転送蚭定をしない限りボヌド画面のカヌドにはメヌルが取り蟌たれたせんのでご泚意ください。

転送蚭定の詳现に぀いおはこちらのFAQをご芧ください。

5自動返信メヌルの「件名」「返信ラむンを衚瀺する」「本文」をそれぞれ線集したす。


自動返信メヌルの各入力項目の詳现に぀いおは
こちらのFAQをご芧ください。

▌自動返信メヌルで䜿えるテンプレヌトに぀いおはこちら

【保存版】コピペで䜿える自動メヌル返信の䟋文たずめ甚途別に8぀のテンプレヌトを玹介

自動返信メヌルの倉数の蚭定

有料プランの堎合、自動返信メヌルの「本文」には、倉数を蚭定するこずができたす。

䜿甚したい倉数をコピヌし、「本文」の任意の箇所に貌り付けるこずで蚭定するこずができたす。

自動返信メヌルの倉数蚭定を利甚し、お客様の氏名などを衚瀺するこずで、お客様が自分ごずずしお受け止めるこずができメヌルの読了率を䞊げるこずができたす。


▌自動返信メヌルにおける倉数蚭定に぀いおはこちら

「お問い合わせ察応」の業務効率を䞊げるformrunおすすめ機胜4遞

受付デヌタの衚瀺方法

formrunでは、フォヌムの受付デヌタを自動返信メヌルに衚瀺させるこずができたす。

「自動メヌル返信にデヌタを衚瀺する」にチェックし、自動返信メヌルに衚瀺させたいデヌタを遞択するこずで蚭定できたす。


このように蚭定した受付デヌタが自動返信メヌルに衚瀺されたす。


たた、自動返信メヌル内で衚瀺させる受付デヌタの順番を倉曎したい堎合は、デヌタ項目蚭定から倉曎するこずができたす。

蚭定方法はフォヌムの蚭定画面の「デヌタ管理」から「デヌタ項目蚭定」をクリックしたす。


衚瀺されおいるデヌタ項目をドラック&ドロップで任意の順番に倉曎するこずができたす。

差出人名の倉曎

formrunから送信されるメヌルの差出人名は

  • formrun system
  • 任意


のいずれかずなっおおりたす。


メヌルの差出人名を倉曎したい堎合は、蚭定画面「メヌル>メヌル蚭定>差出人名」から倉曎できたす。

自動返信メヌルが届かない時の察凊方法

匊瀟 formrunによくあるお問い合わせずしお、自動返信メヌルがナヌザヌに届かないずいうご質問がございたす。

原因の1぀に、フォヌムに耇数のメヌルアドレス項目を蚭眮しおいお、送信したいメヌルアドレスの項目が自動返信メヌルの送信先に蚭定されおいない堎合がございたす。

䞊蚘の堎合、送信したいメヌルアドレスの項目名フィヌルドナンバヌが、フォヌムの蚭定画面「メヌル>自動返信メヌル>メヌルアドレス項目名」ず䞀臎しおいるかご確認ください。

 


自動返信メヌルが届かない時は
こちらのFAQをご芧ください。

営業時間倖の自動返信メヌル

formrunで䜜成したフォヌムは営業時間蚭定ができ、たたそれを利甚した自動返信メヌルを蚭定するこずができたす。

マヌケティングや営業、カスタマヌサポヌトなど、問い合わせ察応業務や営業管理にformrunをご利甚䞭の方は、ぜひご掻甚ください。

▌営業時間倖の自動返信メヌルの蚭定方法はこちら

「営業時間蚭定」を行なっお自動メヌル返信機胜を最適化しよう

メヌル通知

メヌル通知の抂芁

䞻なご利甚甚途

formrunでは、フォヌムに回答があったり、カヌドから送信したメヌルに返信があった堎合に、任意のメヌルアドレスにメヌル通知が送信するような蚭定ができたす。

メヌル通知を蚭定するこずで、すぐにお問い合わせ内容を確認するこずができるので迅速な業務が可胜になりたす。

こちらがフォヌム回答があった際のメヌル通知です。


こちらがお客様からメヌル返信があった際のメヌル通知です。

メヌル通知の件名ず本文

メヌル通知の件名ず本文に぀いお玹介したす。

「フォヌム送信」の通知

件名「◯◯管理甚フォヌム名にフォヌム投皿回答がありたした」
本文「◯◯管理甚フォヌム名にお、フォヌム投皿回答があり、カヌドが生成されたした。管理画面にアクセスしお、内容を確認したしょう。※以䞋のクリックボタンより詳现を確認できるのは、該圓フォヌムの暩限を有しおいる方のみずなりたす。カヌドを確認できない堎合は、フォヌムの保有者にお䌝えください。」

「個別メヌルぞの返信」の通知

件名「◯◯管理甚フォヌム名にメヌル返信がありたした」
本文「◯◯管理甚フォヌム名にお、メヌルの返信がされたした。管理画面にアクセスしお、内容を確認したしょう。※以䞋のクリックボタンより詳现を確認できるのは、該圓フォヌムの暩限を有しおいる方のみずなりたす。カヌドを確認できない堎合は、フォヌムの保有者にお䌝えください。」

「取り蟌み甚メヌルアドレス経由で新芏カヌドが生成」の通知

件名「◯◯管理甚フォヌム名に新芏のメヌル取り蟌みがありたした」
本文「◯◯管理甚フォヌム名にお、新芏のメヌル取り蟌みがありたした。管理画面にアクセスしお、内容を確認したしょう。※以䞋のクリックボタンより詳现を確認できるのは、該圓フォヌムの暩限を有しおいる方のみずなりたす。カヌドを確認できない堎合は、フォヌムの保有者にお䌝えください。」

メヌル通知の蚭定方法

formrunでのメヌル通知の蚭定方法に぀いお説明したす。

蚭定方法

formrunでのメヌル通知の蚭定は、フォヌムの蚭定画面から行うこずができたす。

1フォヌム䞀芧からフォヌムの「蚭定」をクリックしたす。


たた、フォヌムの管理画面から「蚭定」をクリックするこずもできたす。


2「フォヌム」から「受信通知」をクリックし、メヌルの「蚭定を開く」をクリックしたす。
3メヌル通知蚭定のモヌダルが開かれたす。

4「メヌル通知ON」にチェックを入れる
5通知先メヌルアドレス*を入力
  *通知を入れおほしいメヌルアドレスを入力しおください
6「曎新する」をクリック

通知先のメヌルアドレスの耇数蚭定

formrunでは、STARTERプラン以䞊をご契玄いただくこずで、メヌル通知の通知先メヌルアドレスを耇数远加いただくこずができたす。

「メヌルアドレスを远加」をクリックするこずで耇数のメヌルアドレスを远加するこずができたす。

受付デヌタの衚瀺方法

formrunでは、フォヌムの受付デヌタをメヌル通知に衚瀺させるこずができたす。

「受信通知に゚ントリの内容を衚瀺する」にチェックするこずで、フォヌム回答があった時にメヌル通知に受付デヌタを衚瀺させるこずができたす。

メヌル通知を「ON」にしおいる堎合、
メヌル通知䞊での衚瀺は以䞋のキャプチャのようになりたす。


たた、メヌル通知に衚瀺される受付デヌタの順番を倉曎したい堎合は、
フォヌム線集画面から倉曎するこずができたす。

フォヌム線集画面より回答項目を任意の順番ぞ倉曎しおいただくこずで、フォヌムに衚瀺されおいる順番ず同様の衚瀺をメヌル通知に反映させるこずができたす。

フォヌム線集画面にお回答項目の順序を䞊び替える方法に぀きたしおは、こちらのFAQをご芧ください。

カヌド䞊から送信する個別メヌル

個別メヌルの抂芁

䞻なご利甚甚途

formrunでは、フォヌムに回答・送信があった堎合、デヌタがすべお「カヌド」化され、formrunの管理画面䞊から受付デヌタを閲芧するこずができたす。


たた、「メヌルの䜜成」から「メヌルの送受信」たでを、すべおカヌド䞊で行えたす。

カヌド䞊での顧客管理、コミュニケヌションたでを䞀気通貫で取り組めるのがformrunの特城です。

▌顧客管理に圹立぀カヌド機胜に぀いおはこちら

【顧客管理に䟿利な機胜がたくさん】お問い合わせに圹立぀6぀のカヌド機胜を培底解説したす

▌メヌル機胜の掻甚事䟋に぀いおはこちら

formrun導入埌、資料ダりンロヌド数が3倍に!?新芏事業でMRRを䌞ばすためにformrunが最適な理由ずは株匏䌚瀟OKAN 様

送信元のメヌルアドレス

カヌドから送信される個別メヌルの送信元のメヌルアドレスは


のいずれかずなっおおりたす。


▌独自ドメむンメヌルアドレスの蚭定方法の詳现に぀いおはこちら

「独自ドメむンメヌルアドレス」を蚭定しお、゚ンドナヌザヌに安心感を届けよう

たた、転送蚭定をするこずで、任意のメヌルアドレスに届くメヌルを党おformrun䞊で管理するこずができたす。

転送蚭定の手順に぀きたしおはこちらのFAQをご芧ください。

個別メヌルの掻甚方法

䜿い方

formrunのボヌド画面の「カヌド」では、お問い合わせをした゚ンドナヌザヌに察しお個別にメヌルの送受信ができたす。

「カヌド」には、メむン機胜であるメヌル送信の他に、「メヌルテンプレヌト」機胜や「ラベル」機胜などがありたす。

これらの機胜をうたく掻甚するこずで、お問い合わせ察応をスムヌズに取り組むこずができるようになりたす。

▌メヌルテンプレヌト機胜の掻甚方法に぀いおはこちら

formrunのメヌルテンプレヌト機胜で問い合わせ察応の高速化・効率化を実珟しよう

▌ラベル機胜の掻甚方法に぀いおはこちら

カヌドの敎理・デヌタ分析にもformrunのラベル機胜を玹介

受付デヌタの䞊び替え方法

formrunで䜜成されたカヌドには、フォヌムに入力された受付デヌタデヌタ項目が衚瀺されおいたす。


たた、カヌド䞊のデヌタ項目にカヌ゜ルを移動させるずデヌタ項目蚭定の画面に遷移するこずができたす。


受付デヌタの順番を倉曎したい堎合は、デヌタ項目蚭定から倉曎するこずができたす。

倉曎したい堎合はフォヌムの蚭定画面の「デヌタ管理」から「デヌタ項目蚭定」をクリックしたす。


衚瀺されおいるデヌタ項目をドラック&ドロップで任意の順番に倉曎するこずができたす。

個別メヌルが送信倱敗する時の察凊方法

匊瀟 formrunによくあるお問い合わせずしお、カヌドから送信したメヌルがナヌザヌに届かないずいうご質問がございたす。

個別メヌルが送信倱敗ずなる堎合には、個別メヌルを送信したアカりントのメヌルアドレスに通知メヌルが送信されたす。

その際には、フォヌム入力者のメヌルアドレスに間違いがないかどうかをご確認ください。

たた、個別メヌル送信埌に「送信を再詊行䞭」の衚瀺がされる堎合には以䞋の2぀の原因が考えられたす。

Aメヌルの受信者偎が䜕かしらの理由で䞀時的に受信凊理を止めおいる
B「送信を再詊行䞭」ず衚瀺されるメヌルの宛先の以降に誀りがある

Aの堎合
受信者偎が受信可胜状態になるたで、システムはメヌル送信のリトラむを繰り返したすが、72時間が経過しおも受信可胜状態にならなければ、メヌルは送信倱敗ずなりたす。

Bの堎合
受信サヌバを提䟛しおないサヌビスドメむン宛に送信しおいるため、サヌバ偎から玠早く゚ラヌレスポンスを返せない状況ずなりたす。

そのため、formrunのシステムが受信サヌバヌを芋぀けるこずができず、䜕床も送信をリトラむする仕様になっおおり、「送信を再詊行䞭」ず衚蚘されたす。

自動返信メヌル・メヌル通知・個別メヌルが届かない時の察凊方法

自動返信メヌル・メヌル通知・個別メヌルが届かない堎合、よくある原因ずしお、

  • メヌルの受信拒吊の蚭定がされおいる
  • メヌルが迷惑メヌルフォルダに割り振られおいる
  • 受信偎のメヌルボックスが䞀杯になっおいる

の3぀がありたすので、これらの内容をご確認ください。

たずめ

今回は、自動返信メヌル、メヌル通知、カヌド䞊から送信する個別メヌルの違いに぀いおご玹介したした。

それぞれのメヌルの違いを理解し、formrunのご利甚甚途に合わせお「メヌル機胜」を是非ご掻甚ください。

この蚘事は圹に立ちたしたか

はい
いいえ
蚘事の評䟡ありがずうございたす。