フォームからの問い合わせに対する一次対応を担う自動返信メール。
自動返信メールの活用は、顧客の満足度やロイヤリティを高めることにつながります。
ですが、中には「自動返信メールをイチから作るのは面倒…」「問い合わせやキャンペーンなど、目的ごとに分けて作るのは大変」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では自動返信メールを効率的に作りたい方のために、作成上で気をつけるべきポイントや、コピー＆ペーストですぐに使える例文テンプレートを用途別に紹介しています。
目次
自動返信メールとは
自動返信メールは、決まった内容のメールを自動で送信してくれる機能で、
- お問い合わせや注文を受け付けた後のサンクスメール
- 会社に出社していないときにメールが届いた場合、不在を知らせるメール
- 担当者が退職したときに、顧客に退職を知らせるメール
などが、これに該当します。
自動返信メールの設定には、下記で紹介するようなメリットがあります。
顧客満足度の向上につながる
問い合わせや注文を行った後、運営側から何も反応がないと「問い合わせはちゃんとできているか」「注文は受け付けてくれたか」と不安やストレスを感じてしまいますね。
自動返信メールには、問い合わせ後すぐに一次対応を行うことで、そうした不安やストレスを解消する役割があります。
迅速な一次対応は顧客からの信頼を高め顧客満足につながるメリットがあります。
問い合わせの件数を減らすことができる
問い合わせや受注がきちんと完了していたとしても、顧客側は状況を把握できません。
そのため、「操作がきちんとできていなかったのでは」と、再度問い合わせや注文をしようとする可能性があります。
問い合わせや受注が完了している旨を自動返信メールで知らせることにより、顧客側・運営側の余計な対応を減らし、スムーズなやり取りが実現します。
自動返信メールを設定する際のポイント
自動返信メールをイチから作成する場合に、注意すべきポイントをご紹介します。
作成自体はさほど難しくはありませんが、誤表記や情報の欠落により、思わぬクレームに繋がってしまうリスクもあるので、以下の点に気をつけましょう。
連絡先を明示する
社名・住所・電話番号といった基本情報は最低限掲載しましょう。
上記の情報が明示されていないと、メールを受け取った側は身に覚えのある内容だったとしても警戒心を持ってしまいます。
担当部署や担当者がいれば、電話番号やメールアドレスを添えておくと連絡が取りやすくなります。
誤字脱字に注意
メール内の誤字脱字は必ずチェックしてください。
誤字脱字があるままテンプレートを作ってしまうと、同じメールを繰り返し使うことになり受け取る側からの印象も悪くなってしまいます。
掲載情報に間違いがないか確認する
文章だけでなく、掲載情報に間違いがないかも必ず確認しましょう。
一度作成したテンプレートを使い続けていると、たとえば会社の住所や電話番号が変わったのに、うっかり修正し忘れて自動返信メールでは古い情報のまま…ということがあります。
会社名や住所が正確でないと、「内容は見覚えあるのに知らない会社からのメールだ」と、受け取った側の混乱を招く恐れがあります。
情報が古くなっていないか、メールの内容は時期を決めて定期的に確認することをオススメします。
問い合わせ内容を掲載する
問い合わせ内容や受注内容をメールに控えておくと、「自分がどんな問い合わせや注文をしたか」を顧客が再確認でき親切です。
問い合わせ内容の控えがない自動返信メールだと、顧客側が内容を忘れていた場合自分に該当しないメールと誤認する可能性があります。
マナーに配慮する
自動返信メールも、あくまでビジネスで使用するメールです。マナーに配慮した内容を作成しましょう。
「問い合わせを受け付けました」だけの素っ気ない文面、失礼な文面であったりすると顧客に悪い印象を植えつける恐れがあります。
文面は丁寧さを心がけ、社風によっては親しみやすい内容を作成してもよいでしょう。
少しの配慮が、後の顧客満足度に関わってくることもあります。
利用シーン別！自動返信メール文例テンプレート
自動返信メールの内容は、問い合わせの内容によって異なります。
ここでは、よくある8つの場面に分けて自動返信メールの文例を紹介します。
「イチから考えるのは手間だな」という方は、ぜひご活用ください。
お問い合わせ受付完了のお知らせ
個人から会社へのお問い合わせ
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件名：【●●株式会社】お問い合わせありがとうございます ※このメールはシステムからの自動返信です 田中様 お世話になっております。 以下の内容でお問い合わせを受け付けいたしました。 ━━━━━━□■□ お問い合わせ内容 □■□━━━━━━ お問い合せ日時：●●年●●月●●日 ●時●●分 ——————————————————————— 【会社情報】 |
会社間のお問い合わせ
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件名：【●●株式会社】お問い合わせ受け付けのお知らせ ※このメールはシステムからの自動返信です 田中様 お世話になっております。 以下の内容でお問い合わせを受け付けいたしました。 なお、営業時間は平日9時〜18時となっております。 ご理解・ご了承の程よろしくお願い致します。 ━━━━━━□■□ お問い合わせ内容 □■□━━━━━━ お問い合わせ内容：ホームページ制作について ——————————————————————— 【会社情報】 |
会員登録完了のお知らせ
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件名：【●●ショップ】会員登録ありがとうございます ※このメールはシステムからの自動返信です 田中様 お世話になっております。 この度は、●●ショップ会員にご登録いただき ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ユーザIDおよびパスワードは、
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
▼▼早速お買い物をする▼▼
田中様のご利用を心よりお待ち申し上げます。 ——————————————————————— 【運営元：株式会社●●】 |
資料請求完了のお知らせ
郵送の場合
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件名：【●●株式会社】資料請求ありがとうございます ※このメールはシステムからの自動返信です 田中様 お世話になっております。 この度は、弊社商品○○○○の資料請求をいただき ━━━ 請求資料の情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 詳細は、こちらのURLからご確認いただけます。 ご不明な点やご質問がございましたら、 ——————————————————————— 【会社情報】 |
メールに資料を添付する場合
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件名：【●●株式会社】資料請求ありがとうございます ※このメールはシステムからの自動返信です 田中様 お世話になっております。 この度は、弊社商品○○○○の資料請求をいただき ご請求いただきました資料をご案内申し上げます。 ▼資料ダウンロードはこちらから また、下記ウェブサイトでもサービスの機能やおすすめポイント等 ウェブサイト：https://www.●●●●.com/ ご不明点、追加のご質問等がございましたら、 ——————————————————————— 【会社情報】 |
セミナー申し込み完了のお知らせ
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件名：【●●セミナー事務局】セミナーお申込みを承りました ※このメールはシステムからの自動返信です 田中様 お世話になっております。 この度は、弊社開催の「●●セミナー」に 以下の内容で参加をお受けいたしましたので、
━━━ お申し込みのセミナー情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━ 【開催日時】●●年●●月●●日（●） ●●時●●分～●●時●●分 （開場●●時●●分） 【開催住所】：東京都港区●●1-2-3-4 ▼▼▼キャンセルについて▼▼▼
▼▼▼お問い合わせ先▼▼▼
では、当日セミナー会場にて セミナーに関して、ご質問等ございましたら
——————————————————————— 【運営元：株式会社●●】 |
キャンペーンの申し込み完了のお知らせ
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件名：【●●ショップ】キャンペーンへのご応募ありがとうございます ※このメールはシステムからの自動返信です 田中様 お世話になっております。 この度は、●●ショップのキャンペーンへご応募いただき 本キャンペーンの当選発表は、 当選結果は、当選発表当日中に●●ショップよりメールにて通知致します。 なお、ご質問やご不明点がございましたら どうぞよろしくお願い致します。 ——————————————————————— 【運営元：株式会社●●】 |
注文受付完了のお知らせ
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件名：【●●ショップ】ご注文ありがとうございました ———————————————————————- 田中様 この度は、●●ショップより○○（製品名など）をご注文いただき 下記の注文内容で受け付けましたので、 ※本メールは、お買い物と同時に送信される自動返信メールです。 ━━━ ご注文情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【注文者情報】
【商品のお届け先】
▼決済方法について 銀行振込を選択いただいたお客様は、お振込確認後 この度は●●ショップをご利用いただきまして誠にありがとうございます。 ※本メールに心当たりのない場合や、ご不明な点がございましたら、 ——————————————————————— 【運営元：株式会社●●】 |
求人応募完了のお知らせ
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件名：【●●株式会社】お申し込みありがとうございます ※このメールはシステムからの自動返信です 田中様 お世話になっております。 この度は、弊社求人にご応募いただきまして ご連絡いただきました応募資料をもとに、 なお、採用についてご不明点等ございましたら、 ——————————————————————— 【会社情報】 |
営業時間外のお知らせ
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件名：【●●株式会社】お問い合わせありがとうございます ※このメールはシステムからの自動返信です 田中様 お世話になっております。 お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 今回送信いただいた内容を確認の上、 なお緊急の場合は以下の連絡先までお電話ください。 緊急先：111-1111-1111 何卒よろしくお願いいたします。 ——————————————————————— 【会社情報】 |
まとめ：テンプレートを使って手軽に自動返信メールを設定しよう
自動返信メールは必ずしも設定しなければいけないわけではありませんが、自動返信メールを送ることでユーザー側に安心感や信頼感を与えることができます。
メールを送る側にとっても、不要な問い合わせを減らし業務を効率化できるというメリットも生まれます。
「現在利用しているツールに自動返信メール機能はあるけれど、まだ使ったことがない」という方は、ぜひ自動返信メールの設定を行ってみてはいかがでしょうか。
また、メールフォーム作成ツールであるformrun（フォームラン）でも自動返信メールを設定することが可能です。ご利用の際に「文面をイチから作成するのは面倒だな」とお考えの方は、ぜひ本記事内の文面テンプレートを参考にしてみてください。
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