Salesforce(セールスフォース)との連携を円滑にするための3つのポイントとオススメツール10選

お役立ちコンテンツ

業種を問わずBtoCからBtoBまで、さまざまな顧客接点を管理できるSFA(Sales Force Automation=営業支援)ツール。中でもその代名詞ともいえるSalesforce(セールスフォース)はクラウド型のSFAツールとして世界ナンバーワンのシェアを誇り、日本のビジネスシーンにおいても広く浸透しています。

従来のSFA/CRMツールはインストール型のソフトウェアが主流であったにも関わらず、Salesforceには完全クラウド型の製品という大きなインパクトがありました。

そして同じくらいSalesforceらしいといえるのが「外部ツールとの連携」です。クラウドである特徴を活かし、様々なツールとAPI連携することで、利用シーンやユーザー属性にあわせた業務連携の自動化を可能にしています。

本記事ではSalesforceの紹介から、外部連携を使いこなすためのポイント、スタートアップから中小企業向けの連携ツール、さらにはフォーム作成ツールformrunとの連携方法まで紹介します。

この記事を読んだ後は、一通りのSalesforce連携パターンを理解し、自社のWebサイトにフォームを設置することからお問い合わせをSalesforceに連携させるまでの流れをイメージいただけるようになります。

Salesforce(セールスフォース)とは

Sales Force Automation(SFA)と呼ばれるツールの代名詞的なクラウド型アプリケーションです。このジャンル自体が製品名でもあり、世界でも圧倒的なシェアを誇っています。

現在はSalesforceの中だけでもマーケティング向けや顧客管理向けなど様々なラインナップが展開されていますが、SFAの領域では以下の機能があります。

  • 営業案件の進捗管理
  • 次回アクションなどのスケジュール、プロジェクト管理
  • 顧客や商談詳細などのデータベース
  • 顧客とのコミュニケーション(メール配信)
  • 売上見込みや受注予測などの集計
  • 見積作成や受発注管理

従来はExcelやスプレッドシートで営業案件の進捗管理をしていましたが、クラウド型のSFAには以下のようなメリットがあります。

  • 入力項目を決めておくことで営業スタッフごとの主観や判断基準に左右されない案件管理ができる。
  • 受注までの期間や受注予測、売上予測など、集計に手間がかかることがすぐ確認できる。
  • 受注後は顧客データをそのまま顧客管理に使用したり、売上を請求するデータとして転用できる。外部のアプリケーションとも容易に連携できる。

今までは属人的、感覚的に行われがちだった営業や顧客管理の状態を可視化し、科学的に取り組める(=PDCAサイクルが回せる)ようになるというのが従来の手法と大きく異なるポイントです。

Salesforceは他のツールと連携してこそ真価を発揮します

上記の通り、Salesforce上では顧客に関する様々な情報が日々、入出力されます。
だからこそ、他のツールと連携することでSalesforceを起点とした効率化や集約ができるのです。

Salesforceでは早い段階からこの価値に気づき、APIの開放や自社アプリストア(AppExchange)を通じて様々な外部ツールとの連携を推進してきました。以前は自社内に構築したシステムとの連携が主流でしたが、最近では特にクラウドやSaaSといった領域のサービスとの連携が活発になっています。

たとえば会社におけるこんなシーンで連携ができます。

バックオフィス関連

経理・会計

顧客情報をSalesforceから反映し、請求書発行のシステムと連携。入金後の消込情報をSalesforce側に反映共有する。請求書の発行や入金の消込自体、さらには支払い督促まで支援するサービスもあります。

顧客管理・名刺管理

展示会や営業活動で獲得した名刺情報をSalesforceに自動で反映。すぐにインサイドセールスに取りかかれます。他にも、業態に特化した顧客管理との連携、たとえばサブスクリプションビジネスの課金や請求管理をするサービスとも連携しています。

契約管理

契約書締結や申込書へのサインなど、ペーパーレスで契約を締結するツールとも連携が可能です。契約締結状況や署名日の記録をSalesforceに自動で反映できます。

マーケティング・セールス関連

マーケティングツール・CMS

Webサイトに設置したフォームからの入力情報をSalesforceに連携し、自動でリード情報を作成することで、スムーズに営業活動につなげられる。特にMarketoやPardot、HubspotといったMA(マーケティングオートメーション)ツールはSalesforceと連携してこそ効果を発揮するツールともいえます。

営業支援

Salesforce自体が営業支援ツールですが、業態や業種、またはセールス手法に特化(インサイドセールスやオンラインセールスなど)した営業支援のサービスも登場しており、営業進捗やアクティビティ記録をSalesforceに反映することができます。

他にもSalesforceから取得した企業名から任意の条件でコールすべきリードの優先度をつけたり、業績や人事異動など営業に必要な情報を自動で取得するサービスもあります。

BIツール

Salesforceに保存された膨大なデータをもとにBI(ビジネスインテリジェンス)ツールでレポート化し、自社の管理手法にマッチした表示方法で共有できます。Salesforceにも基本的なレポート機能はありますが、自社や業界独自の指標が必要な企業などが導入しています。

ここで上げたのは一例ですが、この他にもさまざまな企業内の機能や役割に合わせた連携が可能です。今やSalesforce単体でのみ使用するというのはレアケースともいえるでしょう。

 

Salesforce連携を活用するために押さえておきたい3つのポイント

さまざまなツールと連携できるSalesforceですが、使いこなすためにはいくつかのポイントがあります。

①業務にツールを合わせるのではなく、ツールに業務を合わせるイメージを持つ

現在の業務を完璧に再現しようとすると、ツールに対してカスタマイズが必要になります。

しかし、それよりも柔軟な人間(=業務)をツールに合わせるイメージを持つことをおすすめします。これらツールが得意とするのは「大量のデータを自動で正確に処理すること」です。この最大のメリットの実現を重視し、ちょっとした業務フローの違いはツールに合わせて修正するくらいのほうが最終的に効率化を実現しやすくなります。

②業務を熟知した社内の推進役をアサインする

「ツールに業務を合わせる」のは言うのは簡単ですが、組織においては相当な困難を伴います。片手間や、やってもやらなくてもいい状況では中途半端になる可能性も高いです。ツール連携のオンボーディング推進の担当者を決め、評価制度に組み込んだり、相応の権限を持ってもらうくらいの経営サイドの覚悟も必要です。

③コミュニティを活用する

ツールを単体で使うのと比較し、連携作業は難易度が高くなります。両方のツールの知識が必要な上、エラーが出たときに当たりをつけたり、どこに問い合わせるべきかといった判断の難易度も高くなります。

そんなときに重要なのが経験者のいるコミュニティです。特にSalesforceは分野ごとのユーザー会が活発です。こういったコミュニティに参加し、知見を得ることも重要です。

 

Salesforceとの連携におすすめなツール10選

さらにSalesforceとの連携のイメージを持っていただくために、3つの分野でスタートアップから中小企業まで利用しやすく、月額数万円程度で利用できて効果の高いサービスを10個ピックアップして紹介します。

バックオフィス関連

①freee(freee株式会社)


Salesforceと連携することで請求/支払先情報を同期したり、見積もり書や請求書の発行先データとして利用できます。Salesforce内の顧客情報に対して請求書を発行するケースで役立ちます。

なお、連携にはfreee本体の他にオプションとして「freee for Salesforce」の利用が必要です。

②クラウドサイン(弁護士ドットコム株式会社)


Salesforceの取引先情報をもとに契約締結状況を管理できます。契約内容に合意したらそのままインターネット上で契約締結し、サインをすることでSalesforceに締結状況を反映できます。コンサルティングや受託開発など、個々のクライアントと都度契約書の締結が必要な企業に特に向いている連携です。

③請求管理ロボ(株式会社ROBOT PAYMENT)


ペーパーレス化が進み、最近ではPDFの請求書をメールで送付というケースも増えましたが、まだまだ紙の請求書を郵送することもあります。

そんな作業をまるごと任せられるのが請求管理ロボです。Salesforceの顧客データから連携して請求書を発行、入金結果までをSalesforceに反映することができます。

④NP掛け払い(株式会社ネットプロテクションズ)


請求書の発行から入金の確認に加え、回収までを代行するサービスです。何かの理由でクライアントが入金できなかった場合も一時的に立て替えてくれますので、未入金の督促などが不要になります。オプションの「NP掛け払い for Salesforce」を使えば支払い状況をSalesforceに連携できます。

顧客サポート・カスタマーサクセス関連

⑤Intercom


チャット形式のサポートツールから問い合わせ管理、FAQ作成まで、カスタマーサクセス関連の機能を提供しています。海外のサービスですがサービスサイトは一部日本語化されています。

Intercomにアクセスや問い合わせがあった顧客情報をワンクリックでSalesforceのリードとして登録できます。無料の会員登録からリード化し、関係を深めながら有料プラン化していくようなサービスに向いています。

⑥HiCustomer(HiCustomer株式会社)


主にSaaS企業のカスタマーサクセス向けに、顧客の利用動向を可視化するサービスです。

顧客のサービス利用状況を把握することでスコアリングしたり、利用頻度を上げるための働きかけができます。利用状況をSalesforceに反映することで、契約や支払い状況などとセットで顧客管理がしやすくなります。

セールス・マーケティング関連

⑦Sansan(Sansan株式会社)


CMでもおなじみの名刺管理サービスです。Salesforceと連携することで「名刺」というオブジェクトが作成され、自動で名刺情報を保存し、そこから「リード」や「取引先」といったオブジェクトに転用できます。展示会などで大量の名刺を獲得したときに手間なくスピーディにSalesforce上で扱えるようになります。

⑧SATORI(SATORI株式会社)


国産のMA(マーケティングオートメーション)ツールです。

「データ連携オプション」を使うことで、SATORIに登録された見込み顧客情報やアクション情報を任意のタイミングでSalesforceに連携できます。特定のアクション(資料請求など)を取った見込み客情報だけを選別することもできます。

⑨MotionBoard(ウイングアーク1st株式会社)


Salesforce内のデータを自社の業務に合わせたグラフや表形式で可視化できるBIダッシュボードツールです。業種ごとのテンプレートも提供されており、Salesforceのレポートだけでは難しい意思決定やKPI管理をサポートします。

⑩formrun(株式会社ベーシック)


弊社ベーシックが提供している、無料から使えるフォーム作成サービスです。目的に合わせたフォームが数分程度で作成でき、Webサイトに簡単に設置できます。フォームから入力されたデータは、Salesforce内の任意のオブジェクトに連携することができます。

(Salesforce連携はPROFESSIONALプランのみ対応しています)

 

formrunとSalesforceを連携してみましょう

このように、使いこなせば大きな効果を得られるSalesforceですが、使いこなせない理由の一つとして「使い方が難しい」「どこから操作すればいいかわからない」というものがあります。

確かにSalesforceは膨大な機能、カスタマイズ性があり、立場や役割によって主に使う機能が異なる場合があります。

formrunは「フォームからの入力内容」というどんな企業でも発生する情報をSalesforceにシンプルに連携できるサービスです。

「どうやって連携するのかイメージが沸かない」という方に、formrunでの連携方法を紹介します。「これなら設定できそうだ」と思っていただければ幸いです。

※連携にはSalesforceのEnterpriseプラン以上、formrunではPROFESSIONALプランが必要です。

まずformrunで操作する前に、Salesforceにてアプリケーションを作成しておいてください。その際にSalesforce管理画面で発行される「コンシューマの鍵」「コンシューマの秘密」をformrun管理画面に設定します。

設定画面「フォーム>外部連携設定」よりSalesforce箇所の「連携する」をクリックします。

ここで、Salesforceでアプリケーション作成時に発行された

  • コンシューマの鍵
  • コンシューマの秘密

を入力し、「連携」をクリックします。

「連携」をクリックすると、Salesforceのログイン画面に遷移します。

ログイン情報を入力して、Salesforceにログインしてください。

Salesforceにログインすると、 formrunの「フォーム>外部連携設定」に遷移します。

画面の左上に「連携が完了しました。」と表示されていることを確認後、Salesforceのオブジェクトを選択してください。

Salesforceのオブジェクトを選択すると、変更確認画面が表示されます。

内容を確認のうえ、「変更する」をクリックしてください。

「変更する」をクリック後、左上に「Salesforceオブジェクトを変更しました。」と表示されていることを確認してください。

次に「データ項目を連携する」をクリックしてください。

formrunの「項目名」「表示名」と一致する「Salesforce項目」を選択してください。

設定はこれで終了です。

次に実際にフォームからテスト送信を行い、Salesforceに連携されているかを確認しましょう。

フォームを送信したら、Salesforceの「ログイン画面>さらに表示>オブジェクト名(例、「リード」)」より、テスト送信した内容がSalasforceに取り込まれているかを確認してください。

オブジェクト

ログイン後の画面>「オブジェクトおよび項目」>「オブジェクトマネージャ」に記載されているものがオブジェクトです。

 

Salesforce項目

「オブジェクトマネージャ」の右上にある「クイック検索」から「オブジェクト名(例、「リード」)を検索し、「項目とリレーション」をクリックしてください。

「項目とリレーション」に表示されているものが「Salesforce項目」です。

 

まとめ

Salesforceは営業管理のツールから、顧客との接点を集約する場としての利用も広がっています。複数のツールを連携して情報の入出力がされる使い方も今後さらに広がっていくことが予想されます。

今回紹介したformrunは、Saleforceへの情報入力のツールとして、現場レベルで気軽に利用できるというのが大きなメリットです。ぜひ一度試してみてください。