最近では手軽に利用できるメールフォーム作成ツールも増え、ブログへの問い合わせやセミナーへの申し込み、キャンペーンへの応募など様々な場面でフォームを目にするようになりました。
メールフォーム作成ツールには入力ミスの防止や回答の負担軽減といった多くのメリットがあるため、アンケートや応募フォームを作成する際にはぜひとも活用したいツールの1つと言えます。
しかし、各ツールの機能や特性について理解していないと、思うような回答数が得られなかったり、集計や分析に手間取ったりと存分に活用できずに終わってしまうことも考えられます。
そこで本記事では、メールフォームの重要性や機能、無料で使えるおすすめのツール、formrunによるフォーム作成手順についてまとめました。メールフォームを初めて利用するという方、どのツールにしようかお悩みという方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
なぜメールフォームが大切なのか
まずはメールフォームの重要性についてご説明します。
そもそもメールフォームとは、回答者がフォームに入力して【送信ボタン】をクリックするだけでメールを送ることのできる機能（仕組み、パーツ）のことを指します。
▼メールフォームの一例
＞＞テンプレートも無料で使える！formrunでメールフォームを作ってみる
メールフォームはアンケート調査や問い合わせ、資料請求など様々な目的で利用することができ、ツールによって機能性やデザイン性が大きく異なります。
また、メールフォームは、作成する側にとって下記のようなメリットがあります。
- 必要な情報を得やすい
- 回答の入力ミスを防ぐことができる
- 自動でのメール返信が可能
- 回答結果の集計がしやすい
さらに、自社・個人のメールアドレスを開示する必要がないため、不正利用の防止にも貢献します。
メールフォームの利用は、電話やメールの対応にかかる時間を減らしたり、情報を漏れなく入手できたりと業務効率化につながるため、時間が足りないと感じている方にとって非常に役立つ存在となるでしょう。
一方で回答者にとってのメリットはそれほど多くはありません。「電話したほうが早い」「入力が面倒」だと感じたら、すぐに離脱（回答を止める）してしまう可能性があります。離脱を防止し、最後まで回答してもらうためには、回答者の負担軽減にも考慮したフォーム作りが必須だと言えるでしょう。
メールフォームの作成方法
メールフォームの作成方法は、大きく分けて3パターンあります。それぞれの特性を知り、使用目的に適した方法を選択しましょう。
HTMLやCSS、PHPなどコーディングで作成する
まずはHTMLやCSS、PHPなどのプログラミング言語を利用（＝コーディング）して作成する方法を紹介します。
コーディングによりレイアウトや装飾、入力形式などを細かく指定することで、デザイン性や機能性に優れたメールフォームの作成が可能です。
それぞれのプログラム言語には次のような役割があります。
- HTML：フォームの土台を作る
- PHP：入力された項目によって、確認画面などに表示される内容を変えることが可能
- CSS：文字の大きさや色、背景などを設定して見た目を整える
- JavaScript：半角英数字のみ、10桁以上のみなど、入力項目のエラーチェックが可能
理想のフォームへと近づけるためには、これらの言語を組み合わせる必要があります。
また、コーディングには専門的な知識が必要となるため、一から学ぶとなるとフォームができるまでに時間がかかる可能性が高いです。急いで用意する場合には、他の方法をおすすめします。
WordPressのプラグインを利用する
次に、WordPressのプラグインを利用する方法をご紹介します。
無料でWebサイトやブログを作ることのできるWordPressでは、メールフォーム用のプラグイン（機能を拡張できるプログラム）が多数用意されています。
有名なプラグインとしては「Jetpack Contact Form」や「Trust Form」があり、これらはコーディングの知識がなくてもフォームを設置することが可能です。また、カスタマイズ性に長けたプラグインとして「Contact Form 7」もよく使用されていますが、こちらはHTMLの知識が必要となります。
プラグインは簡単に設定できる上、WordPressの利便性を高める効果があります。しかし、各プラグインで求められる知識が異なるため、機能や特徴をきちんと確認してから利用してください。WordPressでWebサイトを作成している場合にはもっとも手軽な方法でしょう。
フォーム作成ツールを利用する
「プログラミングやコーディングの知識がない」「WordPressを利用していない」というときは、フォーム作成ツールが便利です。
フォーム作成ツールとは、その名の通りフォーム作成に特化したツールのことで、最近では無料で利用できるツールも増えています。
初心者でも簡単にフォームを作れるように様々な機能を搭載しており、例えばデザイン性が高いテンプレートが用意されていたり、集計結果をグラフ化できたりとツールによって特色があります。フォーム作成ツールを利用する際には、「回答を集計した先に何をしたいのか」まで考えて選択するとツール選びがしやすくなるでしょう。
メールフォームに必要な機能
入力された情報がメールとして届くだけでもメールフォームとしての機能は果たしていますが、業務効率化の促進や信頼性の向上を考えると、ほかにもいくつかの機能を有している必要があります。
こちらでは3つの機能をご紹介しますので、ツール選びの基準としてぜひお役立てください。
顧客管理機能
顧客管理機能とは、その名の通り「顧客を管理する機能」のことです。例えば、顧客の名前や問い合わせ内容、電話番号を一元管理することで、営業やマーケティングなど必要なタイミングで情報を利用できるようになります。
また、顧客管理機能があれば、どの顧客からどういった内容の問い合わせがあったのか、情報をわかりやすく整理することも可能です。メールフォームから新たに問い合わせがあったときでも、過去のやりとりを容易に見つけられるため、スピーディーな顧客対応も実現できます。
セキュリティ機能
メールフォームでは、回答者の個人情報を確認することも少なくありません。近年では個人情報の流出も大きな問題となっており、「このメールフォームであれば回答しても大丈夫だろう」と感じてもらえるよう、セキュリティ対策が実行されているツールを選ぶことは必須と言えます。
セキュリティ対策のものさしとしてはSSL設定やISMS認証がありますので、それらの対策がなされているか、ぜひチェックするようにしてください。
SSL設定について
SSL（Secure Sockets Layer）とは、フォームに入力した内容を暗号化して届ける仕組みです。SSL設定が行なわれていることで、情報を盗み見られる危険性が減り、なりすましを防ぐことができます。
ISMS認証とPマークについて
ISMSとは情報セキュリティマネジメントシステム（Information Security Management System）を略した言葉で、ISMS認証は情報が適切に管理されていることを示す証明として用いられています。認証を受けるためには情報管理の整備や維持が求められるため、認証を受けた企業やツールであれば信頼性が高いと考えて良いでしょう。
また、同じくセキュリティ認証を表すものとして「Pマーク（プライバシーマーク）」がありますが、こちらは個人情報の保護に特化した認証です。メールフォームは情報を扱うものがほとんどなので、ISMS・Pマークのどちらかを取得しているツールを選択することをおすすめします。
レスポンシブ対応
レスポンシブ対応とは、PCやスマートフォンなどディスプレイサイズが異なるデバイスであっても、表示が最適化される機能です。これにより、見やすさや回答しやすさが維持されます。
レスポンシブに対応していないメールフォームの場合、スマートフォンで回答しようとしたときにチェックボックスが小さくて選択しにくかったり、フォームの読み込みに時間がかかったりすることも考えられます。このような事態になると回答者にとっての負荷が大きいため、フォームから離脱する可能性も高くなるでしょう。
また、レスポンシブ対応ができることで、PC、スマートフォンなどデバイスごとにメールフォームを作成する必要がなくなることも大きなメリットです。設計の手間が減り、管理が楽になるため、利便性が一気に向上するでしょう。
無料で使えるメールフォーム作成ツール5選
では、実際に無料で利用できるメールフォーム作成ツールをいくつかご紹介していきます。
それぞれに特徴がありますので、使用目的にあったツールをお選びください。
formrun（フォームラン）
formrunは、弊社が提供しているメールフォーム作成ツールです。
テンプレートを豊富に用意しており、フォーム作成初心者でも簡単にフォームを作ることができます。また、スクリプトを埋め込むことでHTMLやCSSにも対応できるため、「自社のイメージに合ったフォームを作りたい」「もっと自由にカスタマイズしたい」といったニーズにも応えられます。
セキュリティ対策やバリデーション機能（入力された内容が正しいかチェックする機能）、レスポンシブ対応も取り入れているため、業務効率化や安全性の面でも問題なく利用できるでしょう。
また、formrunの大きな特徴は、顧客管理ツールとしても利用できることです。情報を「カード」として視覚的に扱い、ドラッグ&ドロップの直感的な操作で進捗が把握できるようになるため、効率的な顧客管理を実現します。有料プランではメンバーを追加して、チームでの問い合わせ対応が可能です。
Googleフォーム
https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/
Googleフォームとは、Googleの提供しているメールフォーム作成ツールです。
マニュアルなしでも作れるほどの簡単な操作性が魅力ですが、Gmailやスプレッドシートとの連携などGoogleだからこその機能も搭載しており、多くの場面で活用されています。
また、メールフォームでの回答結果を自動で集計し、グラフとして可視化してくれるため、スピーディーな分析につなげることも可能です。顧客満足度のアンケートやセミナー開催の希望日時など、得られた結果から次の行動を決定したいときなどに役立つでしょう。
そのほかの特徴的な機能としては、テストやクイズを作成できることが挙げられます。採点まで自動で行ってくれるため、ちょっとしたコンテンツの1つとして利用するのもおすすめです。
＞＞初心者におすすめ！簡単にアンケート作成ができるGoogleフォームの使い方
オレンジフォーム
https://form.orange-cloud7.net/
オレンジフォームは株式会社オレンジスピリッツの提供するメールフォーム作成ツールです。
無料プランでも自由度が高く、フォームの数や設置できる項目数にほとんど制限がありません。
また、オレンジスピリッツ社はメール配信システム「オレンジメール」も提供しており、オレンジフォームと連携させることでメールマガジンなどの配信も可能になります。
シンプルなデザインではありますが、使いやすさやセキュリティ性に優れているので、「メールマーケティングにも使いたい」「項目数を気にせず作りたい」という方にはぴったりのツールと言えるでしょう。
＞＞シンプルデザインのメールフォーム 「オレンジフォーム」とは？機能と特徴まとめ
FormOK
FormOKとは、アメリカの企業であるKodama & Company, Inc.が開発したメールフォーム作成ツールです。
ドラッグ&ドロップの簡単操作でフォームを作ることができ、SSL暗号化やスパム防止機能も搭載しています。
アフェリエイトなどによく見られるバナー広告も表示されず、営利目的の使用も認められているため、企業として使う場合にも選択しやすいメールフォーム作成ツールです。
また、設問が複数ページにまたがった場合でも、回答者がどこまで入力したかわかりやすく表示できるステッププログレスバー（進行状況表示）を設置することができます。「全部でどのくらい回答すればいいのかわからない」という回答者の心理的負担を減らせるため、離脱率の低下にもつなげられるでしょう。
Qubo（キューボ）
Quboは株式会社アーティスの提供するメールフォーム作成ツールで、お問い合わせや申し込みなど様々な目的に応じて使用できる「Qubo REQUEST」と、顧客アンケートやヒアリングなどに利用できる「Qubo SURVEY」の2種類があります。
「Qubo REQUEST」はすべての機能が14日間無料で使えるトライアルがあり、「Qubo SURVEY」には項目数などに制限のあるFreeプランが用意されています。
どちらもドラッグ&ドロップの操作でフォームを作成することができ、初心者でも簡単に利用することが可能です。
また、「Qubo REQUEST」にはエラー箇所の表示や住所入力の補助機能など、入力をサポートする機能も多数搭載されているので、回答者に負担を与えないフォーム作りを実現することができるでしょう。
formrunでのメールフォームの作り方
最後に、formrunを用いたメールフォームの作り方をご説明します。
こちらではメルマガの会員登録フォームを作成していきますので、今までツールでのフォーム作成初心者の方は、作成手順を確認し、イメージを膨らませてみてください。
新規登録をする
まずはformrunの公式サイトを開き、右上の【無料でスタート】をクリックします。
クリックするとユーザー登録の画面に飛びますので、指示に従ってアカウントを設定していきます。
登録すると、設定したメールアドレス宛てに本人認証のメールが届きますので、そのメールを開いて本人認証を行ったら新規登録は完了です。
チームを作成する
本人認証をクリックすると右上に【+新規チーム作成】と表示されたページに移動するので、チーム名を登録していきます。
チーム名は変更も可能なので、ここでは【メルマガ会員登録用】として設定を進めていきます。
作成方法を選択し、URLを設定する
次に、作成方法を選択していきます。
作成方法は、フォームクリエイターとコード型の2種類があります。
こちらではフォームクリエイターを利用した作成方法を説明しますが、HTMLやCSSを用いて作成したい方は【コード型で作成する】を選択しましょう。
作成方法の選択が完了したら、URLを設定します。URLは半角英数字とハイフン（-）を使って自由に決められるので、サイト名やサービス名などを入れて回答者がわかりやすいように設定すると良いでしょう。
テンプレートを選択する
次に、テンプレートを選択します。
formrunには製品・サービスに関するお問い合わせや中途採用エントリーなど様々な使用目的に合わせてテンプレートが用意されているので、自分の使用したい目的と近いものを選んで【このテンプレートを使用】をクリックします。
今回はメルマガの会員登録フォームを作成するので、メールマガジンの購読用のテンプレートを使用して進めていきましょう。
項目を追加する
メルマガの定期購読を申し込んでもらうためのフォームには、名前とメールアドレスのみが用意されています。
メルマガ配信のみを目的とするのであれば、このテンプレートを用いるだけでも問題ありませんが、「メルマガ登録と並行して利用者の満足度や意見・要望を聞きたい」「BtoB向けでの利用なので、業種や会社名も聞いておきたい」といった目的があれば、項目を追加しても良いでしょう。
formrunには、電話番号や性別、生年月日、認知経路などをワンクリックで追加できる【プリセット項目】と、好きな項目を自由に設定できる【カスタム項目】、画像やスパム対策の項目が追加できる 【ブロック】が用意されています。
追加は項目をクリックするだけです。
間違って選択したときも、ゴミ箱マークを選択すれば簡単に削除できるので、どういった表示のされ方になるのか目を通してみるのも良いでしょう。
また、追加した項目に関しては左側でタイトルや説明文を編集することができます。
回答を必須にするかどうかも選べるので、必ず聞いておきたい項目については【必須】をONにしてください。
デザインを変更する
フォームの項目が決まったら、左側上部にある【カバー】【スタイル】を選択して、Webサイトやブログのイメージに合ったデザインに変更していきます。デザインはカバー写真の変更や写真を表示させる位置、フォントなどを選択できます。
カバー写真の種類は100枚以上ありますが、個人の保有している画像をアップロードして設定することも可能です。企業のロゴを使ったりWebサイトのヘッダー部分と合わせたりすれば、回答者も何のフォームなのか視覚的にわかりやすくなるので、統一感を出したいときにはカスタムを利用するのもおすすめです。
完了画面やプレビューを確認する
上部にある【完了画面】をクリックすると、フォーム入力後の完了画面を編集できるようになります。修正したい項目をクリックすれば文言を編集できるので、適宜修正していきましょう。
また、プレビュー画面は左上にある【プレビュー】をクリックして確認します。
プレビューはスマートフォン、もしくはPC・タブレットでの見え方を確認できます。誤字脱字や項目の抜け漏れがないか、最終確認を行いましょう。
各種設定を行う
プレビュー確認後、問題なければ公開などの設定に移ります。
左側上部にある【設定】をクリックして、各種設定を進めていきましょう。
設定画面でできること
- フォームの公開処理
- 送信数の制限
- ページ離脱時の警告メッセージ表示
- 自動返信メールの設定
- 回答完了時の通知設定
- SNSシェアボタンの設置
- OGP（SNSでシェアされたときなどに表示されるタイトルや画像）の設定
- 利用規約やプライバシーポリシーのURL設定
- Google AnalyticsのトラッキングID設定
- フォーム下部に「formrun」のクレジット表示をするかどうかの設定
設定画面では、上記の設定を行うことができます。
回答率を高めたいときにはSNSシェアボタンを設置、先着100名を対象としたキャンペーンを打ち出したいときには送信数の制限といったように目的に応じて設定すると良いでしょう。
また、回答者の安心感を高めるためにも、自動返信メールを設定しておくことをおすすめします。
▼自動返信メール例
今回のようにメルマガ購読の登録であれば登録してもらったことへの感謝を伝えるのみでも問題ありませんが、例えば問い合わせ対応としてフォームを用いるときには
「〇営業日以内に回答いたします。もし連絡がない場合は、大変お手数ですが下記アドレスもしくは電話番号にご連絡いただけますと幸いです。」
といった文章を用意しておくことで、回答者の心理的不安を取り除くことができるでしょう。
また、formrunではフォーム入力が完了した時刻に合わせて自動返信メールの内容を変更することも可能です。この機能を利用することで、営業時間外や長期休業時の問い合わせに対して「翌営業時間以降にご連絡いたします」「〇日以降のご案内となります」と返信できるようになるため、さらに安心感を与えられるでしょう。
有料プランのみできること
- フォームを公開する期間の指定
- チームでの問い合わせ対応・顧客管理
- メール返信テンプレートの変数設定
- ページ離脱時の警告メッセージ表示
- Googleアナリティクスでのアクセス解析フォーム
- 下部に「formrun」のクレジット非表示
- 独自ドメインメールアドレスの設定
上記の設定を行いたいときには、有料プランへの登録がおすすめです。
Google AnalyticsのトラッキングID設定は、離脱率などを分析してフォーム改善をしていきたい場合に有用で、クレジットの非表示・独自ドメインメールアドレスの設定ブランドイメージにこだわりたいときなどに役立ちます。
フォームを公開し、設置する
フォームの公開は、設定より【フォームを公開する】をONにして、左側にある【保存】をクリックすることで完了します。
設置方法は、SNSなどでのURL共有やQRコード、iframe埋め込みから選択できます。iframeを利用することで、既存のWebサイトやブログに簡単に設置できるようになります。手順に従って設定していきましょう。
また、右上の【完了】をクリックすると、フォーム一覧のページに飛びます。
フォームの複製や編集、設定などは一覧ページの赤枠部分より行います。formrunの無料プランではフォーム数を3つまで増やすことができるので、様々な目的に応じてご利用ください。
まとめ：目的に合ったメールフォーム作成ツールを選ぼう
メールフォーム作成ツールは無料かつ高機能のものが数多くあり、様々な場面で活用されています。
そのため、ツールを利用して作られたフォームを目にする機会も増えましたが、ツールによって作成されたメールフォームが増えてきたということは、回答する側もメールフォームの機能性やデザイン性に敏感になってきたとも言えます。回答者がデザインに古臭さを感じたり、入力が不便だと感じたりすれば、ブランドイメージを損なう可能性があることにも留意しておくべきでしょう。
フォームツール選びは、作り手側だけのメリットを見るのではなく、回答する側にも配慮されたものであることが大切です。ぜひいろんなツールを比較し、業務の効率化に役立ててくださいね。
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