タスク管理に悩むあなたへ!タスク管理ツールの基本と選定ポイント3つ

業務効率化

仕事の数が増えたり、複雑になったりすると、タスクの抜け漏れが発生しやすくなります。
滞りなく仕事を進めるためには、自分やチームが受け持っているタスク内容を正しく把握し、優先順位をつけながら対応していくべきです。

メモ帳や付箋に手書き、またはエクセルに入力して管理している人も少なくないですが、専用のツールを使うことで、複雑なタスクの見える化や抜け漏れ防止に役立ちます。
そこで今回は、仕事を円滑かつ正確に進めることができるタスク管理ツールについて、基本から選定ポイントまで詳しく解説します。
無料から使えるツールもご紹介するので、自身やチーム内でタスク管理がうまくいっていないと感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

タスク管理ツールとは

タスク管理ツールは、チームや個人のタスク(やるべき業務や作業)をリストにして管理するソフトウェアです。

タスクの進捗状況を可視化し、共有することができるので、プロジェクトの進行をスムーズに、そして確実に遂行することができます。

タスク管理ツールの導入形態は、インターネット上で提供されているものを利用するクラウド型と、パソコンやスマートフォンなどに保存して利用するオンプレミス型の2種類です。

タスク管理ツールの機能

タスク管理ツールの主な機能として、以下が挙げられます。

  • プロジェクト管理
  • スケジュール管理
  • ToDoリスト
  • 工数・チーム管理
  • 課題の管理や洗い出し

その他、ファイルの共有やチャット機能など、社内共有やコミュニケーションを円滑にして効率を高められるタスク管理も多く存在しています。

導入するメリット

タスク管理ツールを導入するメリットは、大きく3つあります。

タスクやスケジュールを簡単に管理できる

タスク管理ツールを導入する最大のメリットは、タスクやスケジュールを簡単に管理できるということです。

新たなタスクが発生した際にすぐ登録できるのはもちろん、タスクの期限をリマインドしてくれるので、タスクの抜け漏れを防止することができます。

また、登録したタスクを視覚的にわかりやすく整理することもできるので、急に別の仕事が入ってきても、柔軟に対応できるようになるでしょう。

情報の共有がスムーズになる

タスク管理ツールでは、プロジェクトに関するファイルをメンバー間で受け渡しができる共有機能も搭載されているので、スムーズな情報共有が可能になります。

また、チーム内のメンバーが登録しているタスクを確認できるので、進捗状況を伝える手間を省くことが可能です。

さらに、関係者全員が進捗状況を把握できるようになることで、上司はスケジュールやリソースの調整、アドバイスなどがしやすくなり、チームのメンバーは自ら考えて他のメンバーをサポートできるようになるなどチームの活性化につながり、生産性を高めていくことができます。

チームや個人が抱える課題を明確にできる

集計や分析ができるタスク管理ツールも多く存在します。

入力されたデータをもとに自動でグラフ化し、チームや個人が抱える課題を洗い出すことが可能です。
課題を明確にすることで、さらなる業務改善が期待できるでしょう。

また、報告書を自動で作成する機能もあり、手間のかかるデータ処理や作業を省くこともできます。

タスク管理ツール選定のポイント

タスク管理ツールの導入に失敗しないためにも、選定の際に着目したいポイントを3つご紹介します。

機能

タスク管理ツールの選定時には、目的に合った機能が搭載されているかを確認しましょう。
多機能であることに意識が向いてしまいがちですが、目的を果たせる機能がなければ意味がありません。

チームであれば共有機能やメッセージ機能などが必要ですが、個人であれば不要です。
また、外出の多い営業が多い企業の場合には、パソコンだけでなく、スマートフォンでも使えるマルチデバイスであることが好ましいと言えます。

このように、チームと個人のどちらで利用するかによって異なるので、必要な機能をピックアップし、優先順位をつけた上で選定すると良いでしょう。

SlackやSalesforce、Dropboxなど、多くの企業が利用している外部ツールとの連携機能が充実しているタスク管理ツールもおすすめです。

コストとプラン

無理のないコストで利用できるかも、タスク管理ツールの選定ポイントの一つです。

導入時の初期費用をはじめ、月額費用やメンテナンス費用などが必要になる場合もあります。

初期費用がかからないタスク管理ツールもありますが、ランニングコストが高く長期的に見ると負担が大きいものもあります。

また、利用人数やプロジェクトの数によって月額費用が変動するプランは月々の支払いが不安定になるので注意が必要です。

機能が制限されることもありますが、無料プランで様々な機能が使えるタスク管理ツールもあります。
できるだけコストをかけずに利用したい場合は、一つの選択肢として検討するのも良いかもしれません。

使いやすさ

ツールの使いやすさも、選定する際の重要なポイントです。

いくら多機能であっても、操作性が悪いと誰も積極的に使わず、社内に浸透させることは難しくなります。
また機能を使いこなすための学習コストもかかってしまうので、さらなる業務効率の悪化を招いてしまう可能性も。

導入しただけで終わりにしないためにも、無料トライアルを提供しているサービスであれば、導入前に操作性を確認してから導入するようにしましょう。

無料から使える!おすすめのタスク管理ツール7選

数多くある中から、最適なタスク管理ツールを見つけ出すのはなかなか難しいと感じる方も多いのではないでしょうか。

こちらでは、無料から使えるおすすめのタスク管理ツールを7つご紹介しますので、この機会に比較してみてください。

タスク管理ツール 特徴 価格(月額) 無料プラン
Trello(トレロ) カンバン方式で簡単に管理できる 0~20.83ドル/ユーザー
Asana(アサナ) 100種類以上の外部ツールと連携可能 0~19.99ドル/ユーザー
※Enterpriseは要問い合わせ

Backlog(バックログ) コミュニケーション機能も充実 2,400~50,000円
※オンプレミス型は150,000円/年

※30日間の無料トライアル
Wrike(ライク) 全プロジェクトの管理が容易で、分析機能も充実 0~24.80ドル/ユーザー
※Marketing、Enterpriseは要問い合わせ
Jooto(ジョートー) 操作性バツグンで、全ての機能が無料で利用可能 0~500円/ユーザー
Todoist(トゥードゥイスト) タスクの細かな設定が可能 0~558円/ユーザー
Stock(ストック) タスク管理と情報のストックが簡単にできる 0~11,400円

※2019年5月時点の情報です。

Trello(トレロ)

https://trello.com/

Trello(トレロ)は、オーストラリアに拠点を置くAtlassianが提供しているタスク管理ツールです。

タスクの数だけカードを作成し、進捗状況によってカードを移動させながら管理するカンバン方式を採用しているので、タスクの進捗状況をひと目で確認することができます。

また、プロジェクトや進捗状況のステータス、タスクを無料プランでも無制限に作成することが可能です。
オフライン環境でも作業でき、Googleのアカウントを持っていればすぐに利用できます。

機能

主な機能 タスク管理、タグ付、コメント、担当者設定、ファイル共有、チェックリストなど
連携可能なツール Slack、Salesforce、Evernote、Github、Google Drive、Dropboxなど
対応デバイス PC/タブレット、スマートフォン(iPhone・Android)

料金

プラン 月額費用/ユーザー
フリー 0ドル
Business Class 9.99ドル
Enterprise 20.83ドル

Asana(アサナ)

https://asana.com/

Asana(アサナ)は、米国に本社を置くAsanaが提供しているタスク管理ツールです。

こちらもカンバン方式のタスク管理ツールで、シンプルかつ使いやすいUIが特徴。

SlackやSalesforceをはじめとする100種類以上の外部ツールと連携することができるのも、大きな強みです。

無料プランでも基本的なタスク管理機能を利用することができますが、有料版ではタイムラインでの進捗状況確認やレポート出力なども可能になるので、必要に応じてアップグレードすると良いでしょう。

機能

主な機能 タスク管理、ToDo管理、リストビュー、ボードビュー、カレンダービュー、担当者と期日の設定、コメントなど
連携可能なツール Slack、Salesforce、Evernote、Github、Google Drive、Dropbox、Outlook、Googleカレンダー、Adobe Creative Cloudなど
対応デバイス PC/タブレット、スマートフォン(iPhone・Android)

料金

プラン 月額費用(年払い/ユーザー)
Basic 0ドル
Premium 9.99ドル
Business 19.99ドル
Enterprise 要問い合わせ

Backlog(バックログ)

https://backlog.com/

Backlog(バックログ)は、株式会社ヌーラボが提供するタスク管理ツールです。

ガントチャートやでバーンダウンチャート、Gitネットワークなど、プロジェクトの進捗状況をわかりやすく可視化できる機能が搭載されています。

また、コメント以外にも絵文字やアイコン、スター機能を使ったコミュニケーションが可能なので、社内コミュニケーションの活性化にも大きく貢献します。

無料プランはありませんが、どのプランも30日間の無料トライアルが利用可能です。

機能

主な機能 タスク管理、プロジェクト管理、ファイル共有、バグ管理、Subversion・Gitバージョン管理など
連携可能なツール Slack、Typetalk、Chatwork、Cacoo、Redmineなど
対応デバイス PC/タブレット、スマートフォン(iPhone・Android)

料金

プラン 月額費用
スターター 2,400円
スタンダード 11,800円
プレミアム 19,800円
プラチナ 50,000円
エンタープライズ(オンプレミス型) 150,000円/年

Wrike(ライク)

https://www.wrike.com/

Wrike(ライク)は、米国に拠点を持つWrikeが提供しているタスク管理ツールです。

チームメンバーのスケジュールやタスクの進捗状況を、リアルタイムに把握することができます。
全てのプロジェクトの進歩状況を確認したり、先月分のレポートを作成・送信したりなど、分析機能も充実。

5人まで無料で利用することができます。

機能

主な機能 タスク管理、ボードビュー、ファイル共有、リアルタイム活動ストリーム、スプレッドシートビューなど
連携可能なツール Slack、Salesforce、Github、Google Drive、Dropbox、Outlook、Adobe Creative Cloud、Marketo、MSエクセルなど
対応デバイス PC/タブレット、スマートフォン(iPhone・Android)

料金

プラン 月額費用(年払い/ユーザー)
Free 0ドル
Professional 9.80ドル
Business 24.80ドル
Marketing 要問い合わせ
Enterprise 要問い合わせ

Jooto(ジョートー)

https://www.jooto.com/

Jooto(ジョートー)は、株式会社PR TIMESが提供しているタスク管理ツールです。
タスク管理や進捗管理、ユーザー管理など、全ての機能が無料で利用できます。

ドラッグ&ドロップするだけなので、知識や操作経験がなくても簡単に使うことが可能です。

複数のプロジェクトを一つのダッシュボードで管理できるので、確認作業の手間も減らせます。
またプッシュ通知も搭載されており、タスクの抜け漏れ防止にも役立ちます。

機能

主な機能 タスク管理、進捗管理、ユーザー管理、コミュニケーション、通知設定、ファイル共有など
連携可能なツール Slack、Chatwork、Googleカレンダー
対応デバイス PC/タブレット、スマートフォン(iPhone・Android)

料金

プラン 月額費用/ユーザー
フリー 0円
スタンダード 500円

Todoist(トゥードゥイスト)

https://todoist.com/

Todoist(トゥードゥイスト)は、ポルトガルの企業Doistが提供しているタスク管理ツールです。

タスクの優先度や階層化など、細かな設定が可能な点が特徴として挙げられます。
タスクの進捗状況をグラフで可視化することもでき、チームと個人のどちらのタスクも管理しやすい仕様となっています。

100種類もの外部ツールと連携できる上、オフライン環境でも利用できるので、より効率的なタスク管理が可能です。

機能

主な機能 タスク管理、ファイル共有、コメント、ラベル、フィルター、カレンダー同期、自動バックアップなど
連携可能なツール Slack、Evernote、Google Drive、Dropbox、Google Maps、Apple Maps、Calendar Sync、Kin、Twist、IFTTTなど
対応デバイス PC/タブレット、スマートフォン(iPhone・Android)、ウェアラブル

料金

プラン 月額費用(年払い/ユーザー)
無料 0円
プレミアム 338円
ビジネス 558円

Stock(ストック)

https://www.stock-app.info/

Stock(ストック)は、株式会社リンクライブが提供しているタスク管理ツールです。

シンプルさが追求されており、タスク管理と情報のストックが簡単に実現できます。
ノート形式で管理することができるので、具体的な依頼内容や作業内容も効率的に把握することが可能です。

削除したデータが30日間保存される機能が搭載されているので、誤削除のリスクを防止できます。

機能

主な機能 タスク管理、情報のストック、メール自動転送、誤削除防止機能など
連携可能なツール Slack
対応デバイス PC/タブレット、スマートフォン(iPhone・Android)

料金

プラン 月額費用(年払い)
フリー 0円
エントリー 1,980円
スモール 3,480円
ミドル 6,480円
ラージ 11,400円

まとめ:ツールを使ってタスク管理を見える化・効率化しよう

タスク管理ツールを導入することで、仕事の進捗状況やネクストアクションを把握しやすくなり、プロジェクトや業務をスムーズに進めることができます。

もし非効率な形でタスク管理を行っていると感じている場合には、今回ご紹介したツールを上手に活用して、業務の見える化・効率化を行いましょう。

また、今回ご紹介したタスク管理ツール以外にもたくさんのツールが提供されています。
導入したけどやりたいことができなかった、すぐに使われなくなったなど導入に失敗しないためにも、「機能」「コストとプラン」「使いやすさ」の3つをしっかり確認した上で導入するよう心がけましょう。

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