Googleフォームの回答を確認する方法とは?通知メールの設定手順も解説

フォーム作成ツール

Googleフォームは、アンケートやイベントの参加フォームを作成でき、出欠確認など情報収集を無料で行える便利なツールです。

多くのシーンで使われるツールではあるものの、回答内容を確認する方法がわからず、困っていませんか?

この記事では、Googleフォームの回答を確認する方法について解説します。通知メールの設定手順やフォームの回答率をあげるコツまで紹介するので、参考にしてください。

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Googleフォーム上の回答を確認する手順

Googleフォームの回答を確認する手順を紹介します。

①Googleフォームを開く

まずは、確認したいGoogleフォームを開き、Googleフォーム上部にある「回答」をクリックしましょう。

「回答」の横には、届いた回答数が表示されています。

「概要」「質問」「個別」のタブをクリックして、回答を確認します。

②概要での回答確認


「概要」のタブをクリックします。概要の回答のシートでは、回答内容がグラフで確認可能です。

視覚的に回答結果を確認できるため、回答結果の全体像を掴みやすいのが特徴です。

ラジオボタンでの回答は円グラフ、チェックボックスでの回答は棒グラフで表示されます。

③質問ごとの回答確認

「質問」をクリックすると、フォームに設置した質問ごとの回答が表示されます。

プルダウンで質問を選択するか、「>」または「<」を操作して質問を選択し、回答を確認しましょう。

④個別ごとの回答確認

「個別」を選択すると、ユーザーごとの回答を表示できます。ユーザーの切り替えは、「>」または「<」で可能です。

世代や性別など、ターゲットごとの回答の特徴を把握したい場合などに役立ちます。

回答が確認できない場合はどうするの?

回答が確認できない場合は、アクセス権がないアカウントでログインしている可能性があります。

今ログインしているアカウントから、一度ログアウトをしましょう。その後、アクセス権があるアカウントで再度ログインします。

アクセス権はフォーム管理者でなければ付与できません。アクセス権が欲しい場合は、フォーム管理者に問い合わせてください。

iPhoneやAndroidなどのスマホからGoogleフォームの回答を確認する方法

iPhoneやAndroidのスマートフォンからもGoogleフォームの回答確認ができます。外出先や移動中などに確認したい場合に便利なので、手順を覚えておきましょう。

確認方法は以下のとおりです。

1.iPhoneは「Safari」、Androidは「Google Chrome」でGoogleフォームのURLにアクセス

2.「Googleフォームを使ってみる」をタップ

3.「Googleフォームのロゴ」をタップ

4.確認したいフォームを選択

5.「回答」タブに切り替えることで、回答が表示される

Googleフォームに回答した人が自分の回答を確認する方法

Googleフォームに回答をした人は、送信後に自分の回答内容を確認できます。

回答後に表示される画面から「回答を編集」をクリックしてください。「回答を編集」をクリックすると、質問の入力画面に戻るため、自分が入力した回答の確認が可能です。

間違った入力をしてしまった場合などには、再度入力をやり直せます。

ただし、回答者が送信後に自分の回答を確認できるかどうかは、フォーム作成者の設定によります。

回答の確認や編集をできるようにする設定は、Googleフォームの管理者ページの「設定」をクリックし、「回答の編集を許可する」をオンにするだけです。

Googleフォームの回答があった場合の通知メールの設定手順

Googleフォームでは、回答があった場合に通知メールが届くように設定ができます。

お問い合わせフォームなど、フォームへの入力があった際にすぐに対応する必要がある場合には、通知メールの設定をしておくのがおすすめです。

設定手順は以下のとおりです。

1.Googleフォームの回答を表示し、回答欄右上の「︙」をクリック

 

2.「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリック

メール通知の設定ができるとチェックマークがつき、メール通知が有効になります。

3.フォーム作成者のGoogleアカウントに通知メールが届く

 

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Googleフォームの回答を集計する方法

Googleフォームでは回答をスプレッドシートで集計できるよう、あらかじめ設定できます。

スプレッドシートでの集計手順は以下のとおりです。

1.回答タブの「スプレッドシートにリンク」をクリックし、スプレッドシートを作成する

スプレッドシートと連携していない場合には、「新しいシートを作成」もしくは「既存のスプレッドシートを選択」から選んでスプレッドシートと連携させます。

2.スプレッドシートに回答が集計される

Googleフォームの回答率を上げる方法とは

Googleフォームの回答率を上げるには、回答者の入力に対する負担を減らすことが大切です。回答してもらいやすくするためのポイントを3つ紹介します。

1.目的を明確にする

アンケートなどをフォームに入力してもらう際には、「なぜ実施しているのか」の理由と、「何のために実施しているのか」の目的を明確にしましょう。

なぜなら、理由や目的がわからないと、回答者は自分の回答が何に使用されるのか不安を感じてしまうからです。

回答率を上げるには、回答者の心理的不安をできる限り軽減できるよう、理由や目的を事前に伝えるなど配慮しましょう。

2.質問数を厳選して少なくする

質問数の多いフォームは回答率が下がってしまいます。回答者が「面倒だ」「手間がかかりそう」と感じてしまい、フォームの入力を途中でやめる原因になるからです。

回答者のストレスにならずに短時間で入力できるように、厳選した質問を設定しましょう。

個人情報に関する質問を設置する場合には、情報が漏れてしまわないか回答者が不安に感じないよう、個人情報保護に関する取り組み等を記載する必要があります。

法令を遵守し、取り扱いには細心の注意を払ってください。

3.答えやすい質問内容にする

回答率を上げるためには、質問の一文は短く、理解しやすい内容にしましょう。

何を答えればいいのか迷ってしまう質問や内容が難しい質問は、回答に時間がかかってしまい、回答率が下がる傾向にあります。

記述式ではなく、なるべく選択式の回答方法にして、回答が簡単にできるようにしてください。

【応用編】問い合わせ管理をするならフォーム作成ツールの利用も

Googleフォームは、シンプルなフォーム作成ツールです。情報の収集はできますが、その後の対応状況の管理やメール対応はGoogleフォームではできません。

例えば、イベントやセミナーの参加申込でGoogleフォームを利用する際、リマインドメールやサンクスメールの送付状況やメールの送受信は別で管理・対応する必要があります。

対応状況の管理や、メール送受信まで一括で行いたいのであれば、それらの機能が搭載されたフォーム作成ツールの導入がおすすめです。

弊社が提供する「formrun」は問い合わせをステータスごとに管理し、チームで問い合わせ管理ができるフォーム作成ツールです。作業効率をあげたいならば、ぜひ検討してください。

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Googleフォームの回答を確認してからの対策が重要

Googleフォームの回答を確認する際のポイントは以下のとおりです。

  • 回答したいGoogleフォームを開いて回答を確認する
  • 「概要」「質問」「個別」ごとに回答を確認できる
  • 回答があった際の通知メールを設定できる
  • 回答を確認するにはアクセス権が必要
  • スマホからでも確認できる
  • 回答をスプレッドシートと連携可能

回答を確認し、なかなか回答数が集まらずに困ってしまった場合、回答者が入力を面倒に感じないようなフォームを作成することが重要です。

フォームの作成前には目的を設定し、設問内容を厳選しましょう。効果的な設問を設定し、Googleフォームを最大限活用してください。

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