「Googleフォームで集めた回答データをより詳細に集計・分析したい」と思っていませんか？
Googleフォームにはスプレッドシートとの連携機能が備わっており、回答データをフィルターや関数などで集計・分析することが可能です。
この記事では、Googleフォームとスプレッドシートを連携・解除する方法や連携時に知っておきたいポイントを解説します。
スプレッドシートを活用して、Googleフォームの回答データを有効活用したい方は、ぜひ当記事をご参照ください。
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Googleフォームとスプレッドシートを連携する際に知っておきたいポイント
Googleフォームは、スプレッドシートと連携することで、集まった回答をスプレッドシート上に出力できます。
フィルターや関数を使って回答を分析したり、特定のデータでグラフを作成したりすることが可能です。
ただし、Googleフォームとスプレッドシートを連携する際は、以下のポイントを理解しておく必要があります。
- 質問を追加・削除するとスプレッドシート上の順番が変わる
- 連携を解除するとスプレッドシートに出力されない
- 連携を解除する前にスプレッドシートを削除するとエラーが出る
- スプレッドシートから回答データが漏洩するリスクがある
質問を追加・削除するとスプレッドシート上の順番が変わる
Googleフォームとスプレッドシートと連携すると、各質問事項はスプレッドシートの各列に格納されます。
連携した時点では、質問の順番通りにスプレッドシートに出力されますが、質問を追加・削除すると順番が変わってしまう点に注意が必要です。
質問を追加した場合は、追加した順番に対応した列に出力されず、最終列に追加されます。
例えば、全部で3つの質問があるフォームに、新しい質問を2番目と3番目の間に追加した場合、スプレッドシートでは以下のように出力されます。
| 追加前のスプレッドシート | |||
|---|---|---|---|
| A列 | B列 | C列 | D列 |
| 質問1 | 質問2 | 質問3 | |
| 追加後のスプレッドシート | |||
| A列 | B列 | C列 | D列 |
| 質問1 | 質問2 | 質問3 | 追加質問 |
一方で、Googleフォームの質問を削除すると、スプレッドシート上では削除した質問の列はそのまま残ってしまいます。
そのため、フォームの変更内容に合わせてスプレッドシートに出力したい場合は、一度連携を解除して再度新しいシートに出力し直す必要があります。
連携を解除するとスプレッドシートに出力されない
Googleフォームとスプレッドシートの連携後に、誤ってリンクを解除してしまうと回答の集計がされなくなります。
万が一、スプレッドシートとの連携が解除してしまっても、再度連携することは可能です。ただし、別のシートに出力する仕様になっているので、元々のシートで設定していたフィルターや関数を再度設定し直さないといけません。
そのため、複数人でフォームやスプレッドシートを管理している場合は、メンバーの誤操作により連携が解除されないように注意しましょう。
連携を解除する前にスプレッドシートを削除するとエラーが出る
フォームと連携しているスプレッドシートを削除したい場合は、削除する前に連携を解除する必要があります。
連携を解除する前にスプレッドシートを削除してしまうと、Googleフォームの編集画面からスプレッドシートを開く際、以下のようなエラーが表示されます。
正しくスプレッドシートを解除するには、Googleフォーム編集画面の「回答」から画面右側の3点リーダーをクリックし、「フォームのリンクを解除」を選択します。
これでフォームとスプレッドシートの連携が解除されるため、その後にスプレッドシートを削除しましょう。
スプレッドシートから回答データが漏洩するリスクがある
Googleフォームで集めた回答データをスプレッドシートに出力した場合は、スプレッドシートが外部に漏えいしないよう注意する必要があります。
Googleフォームには高度なセキュリティ対策がなされているものの、スプレッドシートの共有設定が「リンクを知っている人全員」にしていると、第三者でもスプレッドシート開けるようになってしまいます。
ビジネスにおいて情報漏えいしてしまうと、企業の信頼低下や賠償請求などの問題につながるため、複数人でスプレッドシートを扱う場合は招待制で共有しましょう。
Googleフォームとスプレッドシートを連携・解除する方法
それでは以下に、実際にGoogleフォームとスプレッドシートを連携・解除する方法を図解していきます。
スプレッドシートを連携させる手順
- スプレッドシートと連携させたいGoogleフォームを開き、画面上部の「回答」から画面の右側になる「スプレッドシートにリンク」をクリック
- 「新しいスプレッドシート」を選択し、名前を設定して「作成」をクリック
- 連携が完了すると、A列の「タイプスタンプ」に回答時刻、B列以降に質問の回答が出力される
- 既に作成してあるスプレッドシートと連携させたい場合は、「既存のスプレッドシートを選択」を選択する
- Googleドライブの検索画面が表示されるので、連携させたいスプレッドシートの名前で検索し、「挿入」をクリックして連携させる
連携したスプレッドシートを解除する手順
- スプレッドシートとの連携を解除したいGoogleフォームを開き、「回答」から右側にある3点マークをクリック
- 「フォームのリンクを解除」を選択
- ポップアップが表示されるので、内容を確認してから「解除」をクリック
スプレッドシートを連携させてGoogleフォームを利用する事例
ここでは、Googleフォームとスプレッドシートを連携させて活用する具体的な事例を3つ紹介します。
お問い合わせフォーム
お問い合わせフォームで活用すれば、顧客からの問い合わせ内容をリアルタイムでスプレッドシートに記録することが可能です。
Googleフォームの管理画面にアクセスせずとも、担当者全員がシート上で問い合わせ状況を即座に確認できます。
フィルターや関数を活用すれば、担当者の割り振りや対応状況も一括管理することも可能です。
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レッスン・イベント申し込みフォーム
講座やイベントの申し込み受付にもGoogleフォームとスプレッドシートの連携が役立ちます。申込者の情報が自動で一覧化され、受付状況の把握や定員管理が容易になります。
例えば、ヨガ教室やビジネスセミナーの申し込みをGoogleフォームで受け付け、スプレッドシートに参加者の氏名・連絡先・希望日程などが記録されるため、参加者の詳細を確認したりメール対応の準備ができたりします。
参加者情報を確実に管理したい、定員の上限を把握しながら運営したいといった場面で、フォームとスプレッドシートの組み合わせは特に有効です。
調査アンケートフォーム
社内外の意見収集やマーケティング調査でも、Googleフォームとスプレッドシートの連携が役立ちます。
回答内容が自動的に一覧化されるため、集計や分析を効率よく行えます。特定のデータをフィルターや関数で抽出し、グラフに出力するなど、アンケート結果を自由に操作可能です。
Googleフォームでアンケート調査を行い、スプレッドシートの機能を最大限に活用しましょう。
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>>アンケートをエクセル（Excel）で集計する2つの方法｜手法の種類や活用可能なグラフも紹介
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Googleフォームは手軽に集計できる一方で、
- グラフの種類が限られている
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- Excelで加工するには一度スプレッドシートを経由する必要がある
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Googleフォームとスプレッドシートを連携させて活用するコツ
Googleフォームとスプレッドシートを連携することに加え、以下のコツをおさえることで、さらに便利な使い方ができます。
フィルターを使い特定の回答を抽出
スプレッドシートでは、特定の条件で回答データを絞り込む「フィルター」機能が利用できます。フィルター機能により、「20代」「女性」「製造業の営業担当」など、様々な条件に合致したデータのみを抽出することが可能となります。
フィルター機能を有効にするためには、連携しているスプレッドシートを開き、ツールバーにある「フィルター」アイコンをクリックします。
これでフィルターが有効になり、1行目の各セルの右側に表示されている「▼」のようなアイコンをクリックすることで、回答の絞り込みや並べ替えなどができるようになります。
回答結果をグラフに加工
スプレッドシートでは、アンケート結果などの回答データをグラフに加工することもできます。円グラフや棒グラフなど、様々なタイプのグラフに加工できるため、回答データをプレゼンや分析用の資料に活用することもできます。
回答結果をグラフ化するには、まずグラフ化したいデータを選択します。
次にツールバーの「挿入」をクリックし、「グラフ」を選択してください。
そうすると、スプレッドシート内にグラフが表示されます。画面右側にある「グラフの種類」からは、縦棒や折れ線、円、散布図など様々なタイプのグラフを選択できます。
アンケート結果を公開する
スプレッドシートに集まったアンケートなどのデータは、Web上に公開することもできます。顧客向けアンケートや社内アンケートなどの結果を、複数人で共有する際などに便利です。
アンケートなどの結果を公開するには、ツールバーの「ファイル」をクリックし、表示されたメニューから「ウェブに公開」を選択します。
公開設定を行う画面が表示されますので、「公開するコンテンツと設定」を押すことで展開されるメニューから、公開するシートの指定やアクセス制限などの設定を行いましょう。設定が完了したら「公開」をクリックします。
上記のような画面に遷移したら、表示されているリンクをコピーし、共有しましょう。「埋め込む」のタブでは、Webサイトに埋め込むためのタグを取得できます。
スプレッドシートのデータをWeb上に公開すると、誰でもデータを閲覧できるようになるため、機密性の高い情報を扱う場合は注意しましょう。
まとめ：Googleフォームやフォーム作成ツールを活用して効率的な顧客管理を
Googleフォームとスプレッドシートを連携することで、顧客情報を自動で保存でき、情報の集計を行いやすくなります。
しかし、誤ってリンクを解除すると回答データが集計されなくなり、問い合わせのステータスを管理するような機能もありません。
Googleフォームでの問題を解決するためには、スプレッドシートとの連携が可能なフォーム作成ツールを利用するのもおすすめです。
「もっと見やすく、より柔軟に集計結果を確認したい」と感じた方は、弊社の「formrun（フォームラン）」がおすすめです。
formrunは、回答データのグラフ形式を自由に変更でき、集計期間のカスタマイズにも対応しています。Excelに直接出力でき、より高度な集計・分析も行えます。
実際、formrun利用者の約7割がGoogleフォームから乗り換えています。
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