Googleスプレッドシートを活用しよう|裏技とExcelとの違いも合わせて確認

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「Googleスプレッドシートって何?」と聞かれると、「Googleが提供しているExcelのようなもの」と答える人は少なくないでしょう。

以前まで表計算やグラフ作成においてはMicrosoft社の提供する「Excel(エクセル)」がスタンダードでしたが、特にこの記事を今読んでいる人なら、GoogleスプレッドシートやGoogleドライブをはじめとする、G Suite で利用できるツールを使っている方も多くいらっしゃると思います。

Googleスプレッドシートの特徴として、さまざまなツールとの連携可能な拡張性があります。そして、実はformrunとも連携することで、もっと便利に使うこともできるのです。

というわけで、本記事ではExcelとの違いやスプレッドシートならではの特徴を紹介しつつ、formrunとの連携方法についても、あわせて紹介したいと思います。

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Googleスプレッドシートとは?

Googleが提供する無料、もしくは企業向けに提供している G Suite にて、Google ドライブ内で使える表計算ツールです。Googleドライブでは表計算以外にも、Googleドキュメント(文書作成)、Googleスライド(プレゼン作成)などが使用できます。ブラウザからはもちろんですが、iOS/Androidのスマホアプリも充実しており、ちょっとした修正ならスマホからでもストレスなくできます。

何よりも無料のGoogleアカウントで使えることが特徴で、個人でプライベート用に使ったり、フリーランスの方がリーズナブルに利用できたりと、非常に使い勝手の良いサービスとなっています。

また、クラウドベースのサービスであることから、同じタイミングで別のユーザーと同じファイルを共同で編集したり、その閲覧や編集の権限設定も容易に可能となっています。

外部ツールとの連携がしやすい仕様であったり、スクリプトを編集することでちょっとした作業の自動化も簡単に実現できたりと、拡張性も非常に充実しています。

そして、一見 formrun とは関係なさそうなGoogleスプレッドシートですが、formrunで作成したフォームから入力された情報を、実はGoogle スプレッドシートに即時かつ自動で反映するといった使い方も可能となっています。

 

GoogleスプレッドシートとExcelの違い

最近は Microsoft Office でもクラウド版が提供されていますが、Office はかつてインストールが必要なソフトウェアであったため、当時の印象を抱いている方も多いと思います。なお、主な違いとしては以下の点があげられます。

  • パソコンへのインストール作業が不要で、ブラウザが使えるパソコンであれば場所を問わずどこからでも利用可能
  • Google アカウントに登録すれば無料で利用できる
  • 複数アカウントのユーザーが同時に同一ファイルを編集できる
  • 操作中、特に保存操作を行わなくても、クラウド上に自動保存される。そのためパソコンの保存容量を圧迫しない

これらは、今となっては当たり前な仕様の気もしますが、Googleスプレッドシートが登場以前のExcelをご利用の場合、以下のような状況に陥る人が少なくありませんでした。

  • ローカル環境で作業中にファイルを保存し忘れ、更新内容が全て消えてしまった
  • 作成したファイルをクライアントとやり取りし合うことで、最新版のファイルがどれかわかなくなってしまう
  • 共有ドライブにファイルを保存したが、複数人で同時に編集できない
  • パソコンへのインストール作業やシリアルコードの入力が必要
  • スマートフォンから同じファイルを編集できない

Googleスプレッドシートの登場により、以前は当たり前だった手間が解消されたことは、Excelと比較する上ではわかりやすいメリットと言えるでしょう。

 

Excelにはない?Googleスプレッドシートならではの機能ベスト5

Googleスプレッドシートがどんなツールか理解いただけたと思います。さらにイメージを深めるために、Googleスプレッドシートならではの代表的な機能のうち5つピックアップして紹介します。

 

1)セルにコメントを書いたりチャットができる

共同編集が可能なGoogleスプレッドシートならではの機能です。編集している全てのメンバー間でコメントのやり取りができます。


コメントのみでなく、右メニューからチャットでやり取りすることも可能です。

 

2)別のスプレッドシートからデータを参照できる

Excelでも同じファイル内の別タブに存在するシートのデータから参照できますが、Googleスプレッドシートなら「IMPORTRANGE」という関数を使うことで、別のシートからもデータを参照できます。こちらの関数を便利に感じている人も多いのではないでしょうか。

例えば、事業計画などを作る際に、現場のKPIシートを参照し、特定のタブ内のデータだけを別シートにも反映させることができます。

 

3)編集履歴が確認・復元できる

編集メンバーごとに過去の編集履歴を確認したり、特定のバージョンに戻したりすることができます。誤って過去のデータを削除してしまったり、現在確認できなくなってしまったデータがあったとしても、過去の編集履歴を遡ってシートを復元したいときに便利な機能です。

時系列順に編集したメンバーと編集内容がわかります。
指定した編集時間の内容に復元することも可能です。

 

4)閲覧や編集権限をメンバー単位で設定できる

メンバーごとに「閲覧のみ」「編集」もしくは、「URLを知っている人であれば誰でも閲覧可能」など、細かい権限設定が可能です。通常はクローズドに限られたメンバーだけで使いつつ、クライアントが不特定多数となる場合は、URLを知っている人であれば閲覧可能にする、といった使い方もできます。

共有設定にて権限を設定したいメンバーのメールアドレスを入力します。

 

5)Excel形式でファイルを出力できる

一見地味に見えますが、頻繁に利用するのがこちらの機能です。Googleスプレッドシートで作成したファイルをExcel(.xlsx)形式でエクスポートできる機能です。

ファイルを共同編集するくらいのメンバーであれば権限設定が便利ですが、一度だけ特定の社外の方に共有するといった場合、Excel形式でダウンロードして保存し、メールなどでExcelファイルを先方にお送りしたほうが都合の良い場合もあります。

 

「ファイル>ダウンロード」から保存できます。

Officeアプリケーションでの業務がまだ一般的な業界(たとえば経理関係や法律関係など)はExcel形式での提出を求めてくる場合があるため、さまざまなファイル形式にも対応できるのは心強いですよね。

 

formrunでGoogle スプレッドシートを利用する方法

こんな便利なGoogleスプレッドシート、実はformrunのSTARTERおよびPROFESSIONALプランではformrunのフォームから入力されたデータを反映できる連携機能があります。

連携方法は2つあります。

  • A)フォームから入力されたデータを手動で反映(1回だけ出力したい場合向け)
  • B)フォームから入力されたデータを都度自動で反映(継続的に出力したい場合向け)

※BはPROFESSIONALプランのみ対応となります。

それぞれformrun管理画面から以下の設定でスプレッドシートへの反映ができます。

 

A)Google スプレッドシートに手動で反映する(STARTER、PROFESSIONALプランをご利用の方)

現在の入力内容を手動で反映します。一度だけデータをスプレッドシートに反映して、以降はスプレッドシート側で編集するようなケースに向いています。

①フォーム管理画面の「リスト」タブから画面右上のリストアイコンをクリックする

 

②「エクスポートに失敗しました」メッセージの右にある「設定」をクリック

 

③設定画面の「連携する」ボタンをクリック

 

④formrunからGoogle アカウントへのアクセスを許可する

 

 

連携するとこのように連携アカウント名が表示されます。

 

 

⑤スプレッドシートに反映を確認

もう一度①のリストアイコンをクリックするとスプレッドシートが作成され、フォーム内容が反映されます。

 

B)Google スプレッドシートに自動で反映する(PROFESSIONALプランのみ)

反映設定後、formrunに新たに入力されるデータを自動で反映します。fomrunへの入力内容を継続的に反映してチェックしたり、普段formrunを使っていないユーザーに入力内容を共有するケースなどに向いています。

①Googleアカウントと連携する

フォーム管理画面の「リスト」タブから画面右上のリストアイコンから「スプレッドシート(自動出力)」をクリックし、今後は「Googleスプレッドシート連携(自動更新)」とアカウントを連携します。

 

②連携できると自動更新を開始します

Googleアカウントと連携できる以下のような表示になります。自動更新したい間は「ON」に設定しておきます。更新対象のシートは「スプレッドシートをみる」から確認できます。

データ反映された見た目はAの手動反映と変わりありませんが、フォーム入力があるたびに自動的に反映される点で異なります。

 

これは用途によってはかなり便利な機能ですね!

以上、Googleスプレッドシートおよびformrunからの連携を紹介しました。

「まだExcelしか使っていない」という方は、これを機にスプレッドシートおよびformrunとの連携をぜひ試してみてください!