【無料あり】プロが選ぶイベント受付管理システム9選！選び方と特徴を解説

自社でイベントを開催する際、Webサイトの準備や参加者リストの整理、問い合わせ対応、当日の参加者受付、アフターフォローなどするべきことがたくさんあります。そこで活用したいのが、イベント受付管理システムです。

そこで活用したいのが、イベント管理システムです。
システム導入のメリットや選び方、おすすめのツールなど、イベントを成功に導くための情報を詳しくご紹介しますので、イベント管理で悩みを抱えている方はぜひ参考にしてみてください。

▼ イベント受付から管理までを簡単に行える「formrun」
formrun（フォームラン）を活用すれば、フォームで集めた顧客の対応管理まで利用できます。

formrunはフォーム作成はもちろん、フォームに回答された顧客データ情報をフォームラン上で一覧管理できるだけでなく対応ステータス別に分けて表示したり、対応する担当者別にフィルタして確認できます。また、未対応・対応中・対応完了・受付完了など、ステータスは自社が管理しやすいように編集・並び替えできます。

蓄積された回答データはExcelやGoogleスプレッドシート形式で出力もできるため、手元で分析も可能です。
さらにSalesforceやkintoneなど外部連携ツールと連携可能なので普段お使いのツールでも集計・管理ができます。

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イベント受付管理システムとは？

イベント受付管理システムとは、イベント開催に関する情報の管理や運営業務を一元化するツールです。
Webページの作成や参加者とのコミュニケーションなどさまざまなタスクに対応し、事前準備や当日運営の作業を効率化できます。

イベント受付管理システムの機能と役割

イベント受付管理システムが持つ、4つの機能・役割について解説します。

イベントの受付をする

イベント管理システムには、受付時に役立つ機能があります。
QRコードを発行することでスマホがチケットになり、紙のチケットを発行する必要がありません。

開催当日の参加状況を、リアルタイムで確認できるシステムもあります。

参加者情報を管理する

イベント管理システムには、参加者情報の管理に役立つ機能があります。

参加者氏名や電話番号、メールアドレスなどの個人情報をツール上に集めることで、必要なときにすぐ確認できます。
データが整理されているので、分析に便利です。

マーケティングをする

イベント管理システムには、参加者を増やすためのマーケティングに役立つ機能があります。
イベントを宣伝するためのWebページや、申し込みフォームの作成が可能です。集客に関する作業の面倒を軽減できます。

イベントの決済をする

イベント管理システムには、有料イベントの決済に役立つ機能があります。
クレジットカードやコンビニなど事前の支払いが可能です。

支払期限直前に、まだ完了していない参加者に対してリマインドメールを送信できるシステムもあります。

▼ イベントを行うならformrunがおすすめ formrunはイベントの受付や、参加者からの個別の質問、申込後の自動返信メールやイベント前日のリマインドメール機能などイベントを行う上で便利な機能が揃っています。特に決済機能の決済手数料が2.99%と業界最安水準を実現しているのでぜひformrunでイベント受付フォームを作成してみてください。

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イベント受付管理システムを導入するメリットとは？

イベント管理システムを利用するメリットは以下の3つです。

メリット①イベント受付管理業務を効率化できる

イベント管理システムを導入すると、参加者の個人情報はもちろん、協賛企業や講師などイベントにまつわるあらゆる情報を一元化できます。

複数人での情報共有ができ、外出先やイベント会場でもリアルタイムで最新情報のチェックが可能です。
情報が更新されるたびに何度も紙に印刷する必要がありません。

メリット②イベント当日の進行がスムーズになる

イベント管理システムを導入すると、参加者や受付スタッフの手間が大幅に減り、スムーズな対応ができます。

ツール上の申し込みフォームを利用すれば自動で参加者リストが完成し、QRコードを発行しておけば読み取るだけで受付作業完了します。

当日の進行管理も、担当者ごとのタスクを作成しておくと迷いません。

メリット③イベント後のフォローができる

イベント管理システムを導入すると、イベント開催後も継続して顧客との関係を構築しやすくなります。

各イベントの参加率や客層などの情報を可視化することで、効率的なメールマーケティングや見込み顧客に対して適切なタイミングでのキャッチアップが可能です。

人的リソースのみですべてまかなう必要がなくなります。

イベント受付管理システムの選び方

イベント受付管理システムを選ぶ際に、気を付けるべきポイントを解説します。

選び方のポイント①必要な機能を明確にする

イベント管理システムの導入は、「業務を効率化する」ほかに「体験価値を高める」目的もあります。

たとえば、業務を効率化するには参加者リストの作成や決済対応が必要です。
体験価値を高めるには、オンラインでも参加者の交流が盛んにできる機能や整った配信環境を用意する必要があります。

そして、イベント運営業務の中でも事前準備・当日運営・事後報告それぞれの場面で求められる機能は異なります。

有料でも安いプランの場合、管理できる参加者数やメール送信数に制限があったり、機能を足すと料金が高くなっていく傾向があったりするため、必要な機能を明確にしてからシステムを選ぶのがおすすめです。

選び方のポイント②使いやすさを確認する

イベント管理ツールでは、管理をする社員にとって使いやすいだけでなく、イベントの参加者にとっても使いやすいものを選ぶことが重要です。

高性能・高機能ゆえに操作が複雑なシステムや、デザインが優れていても使いにくいシステムもあります。誰もが使いやすくなければ、作業に余計な時間がかかり、教育コストもかかってしまいます。

集客サイトや参加フォーム、イベント後のアンケート作成にシステムを使う場合は、参加者が操作をする場面も多いです。入力フォームがわかりにくいと途中離脱の原因にもなるため、無料トライアルなどがあれば積極的に活用し、参加者側の使い勝手もチェックするようにしましょう。

選び方のポイント③セキュリティレベルを確認する

顧客の個人情報を扱うためセキュリティ対策も重要です。不正アクセスなどにより顧客の情報が漏えいしてしまうと、企業の社会的信頼は一瞬にして失墜します。

システムによってセキュリティレベルは異なり、中にはセキュリティ対策が充分と言えないようなシステムも存在します。

盗聴や改ざんを防ぐSSL化や、国際的なお墨付きを得ているISOの認証など、セキュリティ面でどのような対策がなされているか、長期的に安心して利用できるかどうか確認しましょう。

▼ 安全に顧客の受付情報を管理するならformrunがおすすめ
reCAPTCHA機能やSSL/TLSによるデータ暗号化、サーバーは24時間体制で管理するなどセキュリティ体制も充実しているため、大切な顧客データを安心して扱えます。無料のプランを用意しているので、ぜひ1度お試しください。

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選び方のポイント④かかるコストを確認する

イベント管理システムは月額制、従量課金制など様々な料金体系があります。

少人数での運用やイベント開催に繁忙期がある場合は、単月契約にして1カ月ごとにプランを見直したり、従量課金制のシステムを選ぶとコストを低く抑えられます。

価格は受付件数や登録顧客数、システム管理者権限を付与できる人数などによって上下し、システムによっては機能を追加するためにオプション料金が発生します。

追加機能は、座席管理、抽選、キャンセル待ち、アンケート、チケット発行、オンライン決済などが用意されています。自社に必要な機能と追加オプションを洗い出したうえで、コストが適正かどうかを判断しましょう。

【無料あり】プロがおすすめするイベント受付管理システム9選

おすすめのイベント受付管理システム9選をご紹介します。

1.イベントの受付から決済も完結できる「formrun（フォームラン）」

formrunは、簡単にフォームを作成でき、イベントの受付から管理までできるイベント管理システムです。

• 120種類以上のテンプレートで簡単にイベント受付フォームが作成できる
• イベント受付に関する情報の管理が簡単にできる
• 受付と同時に決済も可能なフォームを作成できる
• フォーム回答と同時に送られる自動返信メールで次の案内ができる
• イベント参加者に対して一斉に案内メールを遅れる

120種類以上のテンプレートの中からイベントに合ったデザインを選び、テキストを入力するだけでイベント受付フォームが作れます。作成したフォームから届いた問い合わせの対応も可能で、対応者や対応内容・状況を手間なく確認することができます。

また、申込みフォームの送信数の上限を設定することができ、集客したい数の回答だけを受け付けるといった使い方も可能です。

formrunでは、クレジットカードやオンライン決済機能付きのフォーム作成が可能なため、イベント管理の手間をさらに軽減します。決済手数料は業界最安水準（2.99%から）なので安心して利用できます。

例えば、有料のイベント申し込み時に支払いまでを終えておけば、イベント当日に支払いの管理をする必要がありません。また、事前決済は申し込み者からのキャンセルを防止するメリットがあります。
キャンセルが減少すれば、参加者の管理も楽になります。

決済機能付きフォームについては以下をご覧ください。
>> formrunの決済機能付きフォーム

料金

2.イベント受付に特化「楽らく受付くん」

楽らく受付くんは、株式会社コームラが提供しているイベント管理システムです。

• イベント受付に関する機能がたくさん搭載されている
• Webサイトを持っていなくても、安心して利用できる
• オプションで、イベント案内ページの作成ができる

受付完了メールの自動送信や申込者への一括メール送信、受付結果のデータダウンロード、定員管理など、イベントの申込み受付に特化した機能が多数搭載されています。

オプションでイベント案内ページを発注することも可能なので、Webサイトを持っていない場合でも安心して利用できます。

料金

3.専門知識なしでもOK「EventCreate（イベントクリエイト）」

EventCreateは、ソーシャルワイヤー株式会社が提供しているイベント管理システムです。

• 専門知識がなくても、直観的に作業できる
• イベント業務に関する基本的な機能が揃っている
• ブランドに合ったデザイン性の高いサイトをつくれる

告知用のページや参加フォーム、アンケートを簡単に作成することができます。
受付が完了した情報は蓄積され、参加者リストも自動的に作成できるので、転記による記入ミスを防ぐことが可能です。

また、自動返信や一括・予約配信メールなど、メール機能も充実しています。

料金

4.告知ページ簡単作成「Peatix（ピーティックス）」

Peatixは、Peatix Japan株式会社が提供しているイベント管理システムです。

• 必要事項の入力ですぐに告知ページをつくれる
• オフラインイベントだけでなく、オンラインにも対応している
• チケットが無料の場合は、ツールも無料で利用できる

イベントのタイトルや会場の住所、定員などの必須項目を入力するだけで簡単に告知用のページを作成することができます。
有料セミナーの場合、クレジットカードやコンビニ、ATM払いに対応しており、領収書もWeb上で発行できるので、集金の手間を大幅に省くことが可能です。

イベントへの参加意欲の高い350万人の会員が利用しているアプリを活用することで、効果的な集客が期待できます。

料金

5.SNSでも拡散できる「EventRegist（イベントレジスト）」

EventRegistは、イベントレジスト株式会社が提供しているイベント管理システムです。

• 無料のBasicプランでも、SNSでの拡散ができる
• イベントの種類に合わせたパッケージがある
• 法人主催のイベント向けプレミアム機能がある

イベントの告知や事前決済、申込み、参加者管理だけでなく、SNSを介したイベント情報の拡散やチケット販売、QRコードでの受付など、イベント管理をより効率的に行える機能が多数搭載されています。

来場者トラッキングや抽選申込み、来場通知メールなど、法人主催のイベントや展示会に役立つプレミアム機能も用意されています。

料金

6.サブスクリプションに特化「UruPla-Reg」

UruPla-Regは、SAISON Office合同会社が提供しているイベント管理システムです。

• デジタルイベントの強化を図りたい企業におすすめ
• 会費や月謝など継続的な支払いに強い機能がある
• クレジットカードや銀行振り込みで自動決済ができる

あらゆるイベントの継続課金・会費徴収に特化したシステムであり、サブスクリプションとの連携により、デジタルイベントの強化を図りたい企業に適しています。

会費や月謝、年会費など継続的な支払いが発生するイベントのビジネスモデルは、運用コストが大きな課題です。UruPla-Regは顧客管理はもちろん、クレジットカードや銀行振込による継続自動決済を簡単に実現できるため、運営業務における煩雑さを解決します。

料金

7.100を超える機能搭載「Event Cloud Mix（イベント クラウド ミックス）」

Event Cloud Mixは、株式会社ティーケーピーが提供しているイベント管理システムです。

• 基本機能に加え、100を超える機能を搭載している
• 3,000件以上のイベントサポートで培ったノウハウあり
• オペレーションコストを大幅に削減できる

3,000件以上のイベントサポート実績から培ったノウハウをシステム化し、イベントの事前作業から当日の実施、事後フォローまでのサイクルをワンストップで管理できます。

基本的な機能に加え、出展社・協賛社・講演者管理や、イベントサイト・イベントモバイルアプリ管理機能など、イベントに必要な100を超える機能を搭載しています。

システムコストに合わせてオペレーションコストも大幅に削減できるため、業務効率化も実現できます。

料金

8.イベント予約に特化「ChoiceReserve（チョイスリザーブ）」

ChoiceReserveは、株式会社リザーブリンクが提供しているイベント管理システムです。

• 抽選予約などイベント予約に特化した機能がある
• 全国でイベント展開している企業におすすめ
• メールマーケティングを自動化する機能がある

抽選（応募）受付やキャンセル待ち、会員限定メニューなどイベント予約に特化した機能を多く搭載しており、複数イベントの予約状況を一元管理できます。

イベントと会場を紐づけて管理することができ、システム管理者IDの発行や細かい権限設定が可能なため、全国でイベントを展開している企業におすすめです。

予約完了メールやリマインドメールなどを自動化する機能も備わっています。

料金

9.定額使い放題「SPIRAL®」

SPIRAL®は、株式会社パイプドビッツが提供しているイベント管理システムです。

• 定額で無制限使い放題なので、変動がない
• 大規模イベントに対応できる機能がある
• 告知から分析までひと通りの機能を網羅できる

イベントの開催告知・受付から当日の運営、開催後のフォーローアップや分析など、煩雑な業務をワンストップで効率化できます。開催当日に便利なQRコードや投票機能、大規模イベントでのセッション予約機能など、様々なニーズに対応しています。

料金プランは定額で無制限使い放題、イベントサイトのページ数やイベント開催数によって変動しないため、あらゆるイベント運営に活用できます。

料金

イベント管理の流れとポイント

まずは、イベント管理はどのような流れで進めていけば良いのかを順番に説明します。

1.事前準備

イベントを開催するためには、事前準備が必要です。
具体的には、Webサイト・参加フォーム作成、集客情報・参加者管理、協賛企業・講師管理が挙げられます。

1-1.Webサイト・申し込みフォームの作成

イベントを成功させるためには、集客が重要です。

イベントの告知や宣伝、参加受付を行うためには、Webサイトや参加フォームを作成しなければなりません。

Webサイトや参加フォームに最低限掲載すべきイベント情報は、以下の通りです。

• イベント名
• 開催日時
• 開催場所
• 内容
• 料金
• 定員
• 応募方法
• 応募締切日時
• 決済の方法（支払いが発生するとき）
• 特定商取引法に基づく表記ページ（決済機能をつけるとき）

申し込みフォームにオンライン決済機能をつければ、イベント申し込みと同時に参加費を徴収できます。直前のキャンセルを防止するのにも役立つのでおすすめです。インターネット上でオンライン取引が発生するときは、「特定商取引法に基づく表記ページ」を作成しなければなりませんので注意してください。

作成が完了したら、Web広告やSNS、メルマガなどを利用して告知・宣伝を行います。

自社でWebサイト・参加フォーム作成を行う場合、告知・宣伝開始までに時間がかかる可能性があるので、イベント開催日から逆算して可能な限り早めに作成します。

1-2.集客状況・顧客情報・参加者の管理

イベントの告知や宣伝を行った後には、集客状況や参加者の顧客情報を管理する必要があります。

集客状況に関しては、どのくらいの人数が集まっているかだけでなく、イベントや告知・宣伝に対する反響もこまめに確認することで、期待通りの集客ができていない場合に軌道修正できます。

イベント申し込みによる顧客情報の管理要素は以下の通りです。

参加者管理は個人情報を扱うことになるので、十分なセキュリティ環境を整えなければなりません。
イベントの規模や定員数が多いほど、管理者の負担も大きくなります。

1-3.協賛企業・講師の管理

スポンサー付きのイベントやセミナーを開催する場合、協賛企業や講師の管理も必要になります。

講師の連絡先や報酬、参加への回答、どのような日時で参加してもらうかなどの情報を管理しなくてはならないのです。

機密情報や個人情報を扱う可能性が高いので、トラブルやクレームに発展することがないよう、厳重かつ確実に管理しなければいけません。

2.当日運営

次に、イベントの当日運営に関して説明します。

2-1.来場受付

イベント当日は、参加者の来場受付を行います。来場受付の方法としては以下です。

• 口頭で名前を確認し、リストと照合する
• 名刺をもらう
• チケットを確認する

いかにスムーズかつ丁寧に対応ができるかが重要になります。参加者から質問を受ける場合もあるので、会場内の設備や会場付近の施設情報なども事前にしっかり確認しておくといった対策も必要です。

ただ、上のやり方では参加者情報を管理画面で個別に照合するのは手間がかかるので、数百人、数千人規模のイベントには対応するのは大変です。そのような場合には、QRコードを発行するなどのWeb受付で管理する方法がおすすめです。 Web受付機能による来場受付の流れは以下の通りです。

1. 参加フォームの申し込み完了
2. 参加者のメールアドレスにQRコード送信
3. イベント当日に会場でQRコードスキャン
4. 事前の申し込み情報と当日の参加者を自動で照会
5. リアルタイムに来場者数をカウント

この方法だと、参加者の待ち時間を大幅に減らせますし、QRコードの読み取り機器を導入すれば非対応で入場受付することも可能です。

2-2.イベントの進行管理

イベントの進行管理も行わなくてはなりません。イベント管理システムを用いて、当日の進捗やタスクを管理・共有します。

事前に当日の進行管理をリスト化し、プログラムに合わせてメンバーのタスク（作業内容、作業時間）を作成しておくとスムーズです。

時間設定はやや余裕を持たせておき、万一スケジュールが押してしまったときに、どのように対処するのかメンバー内で方針を決めておきます。

メンバーのスマートフォンやタブレットでイベントの進行状況、参加者情報をリアルタイムに共有できれば、イベントのクオリティを高められます。

3.イベント後

最後に、イベント終了後に行う事後報告について説明します。
主に、参加者データの整理や実施報告書作成が挙げられます。

3-1.参加者データの整理・分析

実施報告書を作成する前に、参加者データの整理・分析を行います。

参加者の氏名、年齢、性別などの個人情報や、イベント前後に収集したアンケートの情報などがあり、紙ベースで管理している場合には、データ化するための入力作業などが必要です。

参加者データの分析結果から、イベントの反響やターゲットとなる参加者を集客できたかなどがわかるので、改善点を見つけて次回のイベントに役立てることができます。

3-2.実施報告書作成

参加者データの整理・分析が終わったら、イベントの実施報告書を作成します。

大きな目的としては、イベントの記録や結果、運用の振り返り、今後のイベントに向けての検証などをイベント主催者に報告することです。
主催者だけでなく、協賛・後援として関わった企業や団体があれば、そちらにも報告します。

実施報告書に記載する主な項目は以下の通りです。

• 作成日付
• 所属・氏名
• イベントの名称
• 開催期間
• 開催場所
• イベントの概要
• イベントの目的
• 経費
• イベントの具体的内容
• イベントの結果
• 総括・所感

イベントの実施報告書作成において重要なのは結果を数値で示すことです。
また、収集したアンケートや開催時の写真を載せることで、よりイベントの状況や結果が伝わりやすくなります。

このように、イベント管理はやるべきことや細かな対応が多く、煩雑になってしまいがちです。
管理者にとって負担が大きいので、手間のかかる作業を効率化できるイベント管理ツールの導入が最適だと言えます。

3-3.参加者へのフォロー

イベントの参加者に対しフォロー、お礼を送るなどを行いましょう。それによってまたイベントを行うときに来てくれるかもしれませんし、イベントへの感想を聞くことができます。

フォローはイベント当日か、翌日の午前中までに行うのがよいため、お礼メールの一斉配信機能が搭載されているツールを利用するのがおすすめです。

申し込みフォームと来場者受付のデータを元にリストを抽出し、当日のお礼とともに、イベントの振り返りや、個別相談の案内を送付します。参加者だけではなく、不参加者にも当日のイベント報告と、次回のイベント案内を送付しましょう。

イベント参加後のWebアンケートやメールの送付履歴を一元管理することで、フォローの精度を上げるだけではなく、営業活動を効率良く進めるための準備ができるようになります。

自社に合ったイベント管理システムを活用して、業務の効率化を図ろう！

イベント管理システムを導入することによって、3つのメリットがあります。

• イベント管理業務を効率化できる
• イベント当日の進行がスムーズになる
• イベント後のフォローができる

今すぐイベント管理をスタートさせたいなら、申し込みフォーム経由でリード獲得と顧客管理ができる「formrun」がおすすめです。

カンバン方式の管理画面から申込者のステータス管理ができ、個別メール送信、自動返信メールなどの設定も簡単に行えます。蓄積したデータのCSVダウンロードや、Googleスプレッドシートへのエクスポートも可能なので、データ分析の結果をビジネスに活用できます。

さらに、オンライン決済サービスと連携することにより、予約時に決済までを一括で完了させる予約フォームを作成することも可能です。手数料は業界最安水準の2.99%〜を実現しています。

formrunはアカウント登録すればすぐに始められます。無料での利用も可能です。ぜひ一度お試しください。

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>> イベントテンプレート

formLab編集部

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