自社でイベントを開催する際、Webサイトの準備や参加者リストの整理、問い合わせ対応、当日の参加者受付、アフターフォローなどやるべきことがたくさんあります。
煩雑な作業も多く、あまりの多忙さにイベントを開催する度にストレスを感じてしまう担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで活用したいのが、イベント管理ツールです。
イベント管理の流れやツール導入のメリット、おすすめのツールなど、イベントを成功に導くための情報を詳しくご紹介しますので、イベント管理で悩みを抱えている方はぜひ参考にしてみてください。
目次
イベント管理の流れとポイント
まずは、イベント管理はどのような流れで進めていけば良いのかを順番に説明します。
1.事前準備
イベントを開催するためには、事前準備が必要です。
具体的には、Webサイト・参加フォーム作成、集客情報・参加者管理、協賛企業・講師管理が挙げられます。
1-1.Webサイト・申し込みフォームの作成
イベントを成功させるためには、集客が重要です。
イベントの告知や宣伝、参加受付を行うためには、Webサイトや参加フォームを作成しなければなりません。
Webサイトや参加フォームに最低限掲載すべきイベント情報は、以下の通りです。
- イベント名
- 開催日時
- 開催場所
- 内容
- 料金
- 定員
- 応募方法
- 応募締切日時
- 決済の方法（支払いが発生するとき）
- 特定商取引法に基づく表記ページ（決済機能をつけるとき）
申し込みフォームにオンライン決済機能をつければ、イベント申し込みと同時に参加費を徴収できます。直前のキャンセルを防止するのにも役立つのでおすすめです。インターネット上でオンライン取引が発生するときは、「特定商取引法に基づく表記ページ」を作成しなければなりませんので注意してください。
作成が完了したら、Web広告やSNS、メルマガなどを利用して告知・宣伝を行います。
自社でWebサイト・参加フォーム作成を行う場合、告知・宣伝開始までに時間がかかる可能性があるので、イベント開催日から逆算して可能な限り早めに作成します。
1-2.集客状況・顧客情報・参加者の管理
イベントの告知や宣伝を行った後には、集客状況や参加者の顧客情報を管理する必要があります。
集客状況に関しては、どのくらいの人数が集まっているかだけでなく、イベントや告知・宣伝に対する反響もこまめに確認することで、期待通りの集客ができていない場合に軌道修正することができます。
イベント申し込みによる顧客情報の管理要素は以下の通りです。
| 要素 | 詳細 |
|---|---|
| 基本情報 | 名前、住所、電話番号、メールアドレス、紹介者、流入経路、企業名、担当部署、担当者名など。 |
| 属性・カテゴリ | エリア、性別、年齢層、種別など。 |
| 申し込み履歴 | 応答メッセージ履歴、コンタクト履歴、サポート履歴、クレーム履歴など。 |
| その他のイベント情報 | DM、展示会、説明会、フェア、暑中見舞い、年賀状、案内状、贈答品などの参加・送付の有無。 |
参加者管理は個人情報を扱うことになるので、十分なセキュリティ環境を整えなければなりません。
イベントの規模や定員数が多いほど、管理者の負担も大きくなります。
1-3.協賛企業・講師の管理
スポンサー付きのイベントやセミナーを開催する場合、協賛企業や講師の管理も必要になります。
講師の連絡先や報酬、参加への回答、どのような日時で参加してもらうかなどの情報を管理しなくてはならないのです。
機密情報や個人情報を扱う可能性が高いので、トラブルやクレームに発展することがないよう、厳重かつ確実に管理しなければいけません。
2.当日運営
次に、イベントの当日運営に関して説明します。
2-1.来場受付
イベント当日は、参加者の来場受付を行います。来場受付の方法としては以下です。
- 口頭で名前を確認し、リストと照合する
- 名刺をもらう
- チケットを確認する
いかにスムーズかつ丁寧に対応ができるかが重要になります。参加者から質問を受ける場合もあるので、会場内の設備や会場付近の施設情報なども事前にしっかり確認しておくといった対策も必要でしょう。
ただ、上のやり方では参加者情報を管理画面で個別に照合するのは手間がかかるので、数百人、数千人規模のイベントには対応するのは大変です。そんな場合には、QRコードを発行するなどのWeb受付で管理する方法がおすすめです。 Web受付機能による来場受付の流れは以下の通りです。
- 参加フォームの申し込み完了
- 参加者のメールアドレスにQRコード送信
- イベント当日に会場でQRコードスキャン
- 事前の申し込み情報と当日の参加者を自動で照会
- リアルタイムに来場者数をカウント
この方法だと、参加者の待ち時間を大幅に減らせますし、QRコードの読み取り機器を導入すれば非対応で入場受付することも可能です。
2-2.イベントの進行管理
イベントの進行管理も行わなくてはなりません。イベント管理システムを用いて、当日の進捗やタスクを管理・共有します。
事前に当日の進行管理をリスト化し、プログラムに合わせてメンバーのタスク（作業内容、作業時間）を作成しておくとスムーズです。
時間設定はやや余裕を持たせておき、万一スケジュールが押してしまったときに、どのように対処するのかメンバー内で方針を決めておきます。
メンバーのスマートフォンやタブレットでイベントの進行状況、参加者情報をリアルタイムに共有できれば、イベントのクオリティを高めることができます。
3.イベント後
最後に、イベント終了後に行う事後報告について説明します。
主に、参加者データの整理や実施報告書作成が挙げられます。
3-1.参加者データの整理・分析
実施報告書を作成する前に、参加者データの整理・分析を行います。
参加者の氏名、年齢、性別などの個人情報や、イベント前後に収集したアンケートの情報などがあり、紙ベースで管理している場合には、データ化するための入力作業などが必要です。
参加者データの分析結果から、イベントの反響やターゲットとなる参加者を集客できたかなどがわかるので、改善点を見つけて次回のイベントに役立てることができます。
3-2.実施報告書作成
参加者データの整理・分析が終わったら、イベントの実施報告書を作成します。
大きな目的としては、イベントの記録や結果、運用の振り返り、今後のイベントに向けての検証などをイベント主催者に報告することです。
主催者だけでなく、協賛・後援として関わった企業や団体があれば、そちらにも報告します。
実施報告書に記載する主な項目は以下の通りです。
- 作成日付
- 所属・氏名
- イベントの名称
- 開催期間
- 開催場所
- イベントの概要
- イベントの目的
- 経費
- イベントの具体的内容
- イベントの結果
- 総括・所感
イベントの実施報告書作成において重要なのは結果を数値で示すことです。
また、収集したアンケートや開催時の写真を載せることで、よりイベントの状況や結果が伝わりやすくなります。
このように、イベント管理はやるべきことや細かな対応が多く、煩雑になってしまいがちです。
管理者にとって負担が大きいので、手間のかかる作業を効率化できるイベント管理ツールの導入が最適だと言えます。
3-3.参加者へのフォロー
イベントの参加者に対しフォロー、お礼を送るなどを行いましょう。それによってまたイベントを行うときに来てくれるかもしれませんし、イベントへの感想を聞くことができます。
フォローはイベント当日か、翌日の午前中までに行うのがよいため、お礼メールの一斉配信機能が搭載されているシステムを利用するとよいでしょう。
申し込みフォームと来場者受付のデータを元にリストを抽出し、当日のお礼とともに、イベントの振り返りや、個別相談の案内を送付します。参加者だけではなく、不参加者にも当日のイベント報告と、次回のイベント案内を送付しておくとよいです。
イベント参加後のWebアンケートやメールの送付履歴を一元管理することで、フォローの精度を上げるだけではなく、営業活動を効率良く進めるための準備ができるようになります。
イベント管理ツール利用のメリット
では、イベント管理ツールを利用するメリットとは一体何なのでしょうか。
大きく3つに分けて紹介します。
時間コストの削減
イベント管理ツールを利用する最大のメリットは、時間コストの削減です。
イベントを開催する際は、参加者や協賛企業、講師など、様々な情報の管理をしなければならず、規模が大きいほど時間がかかります。
イベント管理ツールでは上記のような情報を一元化することができるので、膨大なデータでも効率的に管理することができるのです。
また、イベント用のWebサイトや参加フォームが簡単に作成できる機能や、参加者への一括メール送信機能など、イベント管理の負担を軽減する機能が多数搭載されているので、アナログ管理より大幅な時間コストの削減が期待できるでしょう。
複数人での情報共有
複数人での情報共有ができることも、イベント管理ツールを利用するメリットです。
紙ベースで管理している場合、手渡しで情報を共有しなければならないので、情報が更新される度に手間がかかります。
ですが、イベント管理ツールの場合は閲覧権限のあるアカウントであれば関係者全員がいつでも最新の情報を確認することができるので、社内での情報共有が円滑になります。
タブレットやスマートフォンに対応しているイベント管理ツールも多いので、外出先やイベント会場などでも情報を確認することが可能です。
顧客との関係構築
イベント管理ツールは顧客情報を管理できるので、その情報をもとに自社サービスの紹介や次回イベント告知などができ、顧客との関係構築に役立ちます。
近年、顧客の興味関心は分散傾向にあり、人的リソースのみで顧客ニーズに合わせた商品やサービスを提案・提供していくのには限界があります。
イベント管理ツールで各イベントの参加率や客層などの情報を可視化すれば、メールマーケティングで顧客との接点を増やしたり、見込み客に対して適切なタイミングでのキャッチアップを行えます。
以下の記事では、売上アップに結びつけるための顧客管理のポイントと、リード管理に効果的なツールついてまとめています。
イベント管理ツールを選ぶポイント
イベント管理システムを選ぶ際に、気を付けるべきポイントを解説します。
必要な機能を明確にする
イベント管理の流れの中でも、事前準備・当日運営・事後報告のそれぞれの場面で必要になる機能は異なります。
集客時の参加フォームとして使うのか、参加者管理として使うのか、イベント後のお礼メール送信に使うのかなど、どのような場面で使うシステムなのかを明確にしてから導入するようにしましょう。
また、有料プランでも、安いプランでは管理できる参加者数やメール送信数に制限がある場合があります。機能が増えるほど料金も高くなる傾向があるため、必要な機能を明確にしてからシステムを選ぶのがおすすめです。
システムの使いやすさ
イベント管理ツールでは、管理をする社員にとって使いやすいだけでなく、イベントの参加者にとっても使いやすいものを選ぶことが重要です。
高性能・高機能ゆえに操作が複雑なシステムや、デザインが優れていても使いにくいシステムもあります。誰もが使いやすくなければ、作業に余計な時間がかかり、教育コストもかかってしまいます。
集客サイトや参加フォーム、イベント後のアンケート作成にシステムを使う場合は、参加者が操作をする場面も多いです。入力フォームがわかりにくいと途中離脱の原因にもなるため、無料トライアルなどがあれば積極的に活用し、参加者側の使い勝手もチェックするようにしましょう。
セキュリティ対策の充実度
顧客の個人情報を扱うためセキュリティ対策も重要です。不正アクセスなどにより顧客の情報が漏えいしてしまうと、企業の社会的信頼は一瞬にして失墜します。
システムによってセキュリティレベルは異なり、中にはセキュリティ対策が充分と言えないようなシステムも存在します。
盗聴や改ざんを防ぐSSL化や、国際的なお墨付きを得ているISOの認証など、セキュリティ面でどのような対策がなされているか、長期的に安心して利用できるかどうか確認しましょう。
コスト・料金体系
イベント管理ツールは月額制、従量課金制など様々な料金体系があります。
少人数での運用やイベント開催に繁忙期がある場合は、単月契約にして1カ月ごとにプランを見直したり、従量課金制のシステムを選ぶとコストを低く抑えられます。
価格は受付件数や登録顧客数、システム管理者権限を付与できる人数などによって上下し、システムによっては機能を追加するためにオプション料金が発生します。
追加機能は、座席管理、抽選、キャンセル待ち、アンケート、チケット発行、オンライン決済などが用意されています。自社に必要な機能と追加オプションを洗い出したうえで、コストが適正かどうかを判断しましょう。
【無料アリ】おすすめイベント管理システム10選
最後に、おすすめのイベント管理ツール10選をご紹介します。
1.formrun（フォームラン）
formrunは、弊社が提供しているイベント管理ツールです。
100種類以上のテンプレートの中からイベントに合ったデザインを選び、テキストを入力するだけで申込みフォームが作れます。作成したフォームから届いた問い合わせの対応も可能で、対応者や対応内容・状況を手間なく確認することができます。
また、申込みフォームの送信数の上限を設定することができ、集客したい数の回答だけを受け付けるといった使い方も可能です。
料金
| プラン | 料金 |
| FREE | 0円 |
| BEGINNER | 月額3,880円（税抜） |
| STARTER | 月額12,980円（税抜） |
| PROFESSIONAL | 月額25,800円（税抜） |
2.楽らく受付くん
楽らく受付くんは、株式会社コームラが提供しているイベント管理ツールです。
受付完了メールの自動送信や申込者への一括メール送信、受付結果のデータダウンロード、定員管理など、イベントの申込み受付に特化した機能が多数搭載されています。
オプションでイベント案内ページを発注することも可能なので、Webサイトを持っていない場合でも安心して利用できます。
料金
| 概要 | 料金 |
| 設置費用 | 0円 |
| 月額 | 13,000円 |
| オプション（イベント案内ページ） | 60,000円 |
3.EventCreate（イベントクリエイト）
EventCreateは、ソーシャルワイヤー株式会社が提供しているイベント管理ツールです。
告知用のページや参加フォーム、アンケートを簡単に作成することができます。
受付が完了した情報は蓄積され、参加者リストも自動的に作成できるので、転記による記入ミスを防ぐことが可能です。
また、自動返信や一括・予約配信メールなど、メール機能も充実しています。
料金
| プラン | 初期費用 | 月額 |
| 単発利用 | 0円 | 要問い合わせ |
| 継続利用 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
4.Peatix（ピーティックス）
Peatixは、Peatix Japan株式会社が提供しているイベント管理ツールです。
イベントのタイトルや会場の住所、定員などの必須項目を入力するだけで簡単に告知用のページを作成することができます。
有料セミナーの場合、クレジットカードやコンビニ、ATM払いに対応しており、領収書もWeb上で発行できるので、集金の手間を大幅に省くことが可能です。
イベントへの参加意欲の高い350万人の会員が利用しているアプリを活用することで、効果的な集客が期待できます。
料金
| 概要 | 料金 |
| 無料セミナー | 0円 |
| 有料セミナー | 4.9％ + 99円/1枚 ※販売実績に応じた手数料のみ |
5.EventRegist（イベントレジスト）
EventRegistは、イベントレジスト株式会社が提供しているイベント管理ツールです。
イベントの告知や事前決済、申込み、参加者管理だけでなく、SNSを介したイベント情報の拡散やチケット販売、QRコードでの受付など、イベント管理をより効率的に行える機能が多数搭載されています。
来場者トラッキングや抽選申込み、来場通知メールなど、法人主催のイベントや展示会に役立つプレミアム機能も用意されています。
料金
| 概要 | システム利用料 | チケット販売手数料 |
| 無料イベント | 0円 | 0円 |
| 有料イベント | 0円 | チケット販売額の8% |
6.KODOU（コドウ）
https://www.bigbeat.co.jp/service/kodou.html
KODOUは、株式会社ビッグビートが提供しているイベント管理ツールです。
オンラインイベントに特化した機能を搭載しています。指定の日時で動画を配信するLIVE配信、ユーザーの都合で視聴できるオンデマンド配信、企業別・製品別の動画やPDFなどを掲載できる展示開催のようなイベントを実施したい企業におすすめです。
イベント管理では、どのコンテンツが視聴されたのか、資料のダウンロード数、チャット履歴など、参加者の行動をすべて可視化できます。各種データは管理画面からアクセスでき、CSVでのダウンロードも可能です。
料金
| プラン | 概要 | 料金 |
|---|---|---|
| ウェビナー | ライブ／オンデマンド | 85万円(税抜)〜 |
| エキスポ | オンデマンド／展示 | 110万円(税抜)〜 |
| カンファレンス | ライブ／オンデマンド／展示 | 150万円(税抜)〜 |
7.UruPla-Reg
UruPla-Regは、SAISON Office合同会社が提供しているイベント管理ツールです。
あらゆるイベントの継続課金・会費徴収に特化したシステムであり、サブスクリプションとの連携により、デジタルイベントの強化を図りたい企業に適しています。
会費や月謝、年会費など継続的な支払いが発生するイベントのビジネスモデルは、運用コストが大きな課題です。UruPla-Regは顧客管理はもちろん、クレジットカードや銀行振込による継続自動決済を簡単に実現できるため、運営業務における煩雑さを解決します。
料金
| プラン | ユーザー登録数 | 初期費用 | 月額料金 |
|---|---|---|---|
| ミニマム | 300人 | 3万円 | 9,800円 |
| ノーマル | 1000人 | 5万円 | 19,800円 |
| アドバンスド | 2000人 | 7万円 | 39,800円 |
8.Event Cloud Mix（イベント クラウド ミックス）
Event Cloud Mixは、株式会社ティーケーピーが提供しているイベント管理ツールです。
3,000件以上のイベントサポート実績から培ったノウハウをシステム化し、イベントの事前作業から当日の実施、事後フォローまでのサイクルをワンストップで管理できます。
基本的な機能に加え、出展社・協賛社・講演者管理や、イベントサイト・イベントモバイルアプリ管理機能など、イベントに必要な100を超える機能を搭載しています。
システムコストに合わせてオペレーションコストも大幅に削減できるため、業務効率化も実現できます。
料金
| プラン | 初期費用 | 料金 |
|---|---|---|
| SS | 0円 | 9,800円 |
| S | 19,800円 | |
| M | 29,800円 | |
| L | 80,000円 | |
| カスタム | 要問合せ |
9.ChoiceReserve（チョイスリザーブ）
ChoiceReserveは、株式会社リザーブリンクが提供しているイベント管理ツールです。
抽選（応募）受付やキャンセル待ち、会員限定メニューなどイベント予約に特化した機能を多く搭載しており、複数イベントの予約状況を一元管理できます。
イベントと会場を紐づけて管理することができ、システム管理者IDの発行や細かい権限設定が可能なため、全国でイベントを展開している企業におすすめです。
予約完了メールやリマインドメールなどを自動化する機能も備わっています。
料金
| プラン | 初期費用 | 月額料金 |
|---|---|---|
| Lite | 22,000円 | 11,000円 |
| Pro | 33,000円 | 22,000円 |
| Enterprise | 要問合せ | 要問合せ |
10.SPIRAL®
https://www.pi-pe.co.jp/solution/seminar/
SPIRAL®は、株式会社パイプドビッツが提供しているイベント管理ツールです。
イベントの開催告知・受付から当日の運営、開催後のフォーローアップや分析など、煩雑な業務をワンストップで効率化できます。開催当日に便利なQRコードや投票機能、大規模イベントでのセッション予約機能など、様々なニーズに対応しています。
料金プランは定額で無制限使い放題、イベントサイトのページ数やイベント開催数によって変動しないため、あらゆるイベント運営に活用できます。
料金
| 初期費用 | 月額料金 | 補足 |
|---|---|---|
| 100,000円 | 50,000円〜 |
|
まとめ：ツールをフル活用してイベント運営を成功させよう！
イベント管理ツールは、イベントの準備から事後報告までの膨大かつ煩雑な作業の手間を一気に解消することが可能です。
そのため、イベント運営をシステム化することは、イベントを成功に導くための最も効率的な手段だと言えます。
今回ご紹介したツール以外にもたくさん提供されているので、それぞれの機能や特徴をしっかりと比較した上で、自社にとって最適なシステムを選ぶよう心がけましょう。
今すぐイベント管理をスタートさせたいなら、申し込みフォーム経由でリード獲得と顧客管理ができる「formrun」がおすすめです。
カンバン方式の管理画面から申込者のステータス管理ができ、個別メール送信、自動返信メールなどの設定も簡単に行えます。蓄積したデータのCSVダウンロードや、Googleスプレッドシートへのエクスポートも可能なので、データ分析の結果をビジネスに活用できます。
formrunはアカウント登録すればすぐに始めることができ、無料での利用も可能です。ぜひ一度お試しください。
イベント管理ツールに関するよくある質問
イベント管理ツールとは？
イベント開催で必要な情報を一元管理できたり、事前準備・当日運営での業務を効率化できるツールです。イベント用のWebサイト作成や参加者とのコミュニケーション、当日の運営時の参加者管理などを1つのツールで行うことができます。
イベント管理ツールを利用するメリットは？
イベント管理ツールを利用することで、参加者や協賛企業、講師などの情報を一元管理できます。また、イベント用のWebサイト・参加フォームを作成できる機能や、参加者への一括メール送信機能などにより、準備にかかる時間コストを削減できます。
また、複数人での情報共有が可能なこともメリットです。申込者の情報や当日の参加者の情報などを運営チームで共有できるため、準備や当日の運営をスムーズに行えるようになります。
イベント管理ツールを選ぶポイントは？
まずは必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。イベント管理の流れの中で、事前準備・当日運営・事後報告のそれぞれの場面で必要になる機能は異なります。どの場面で使うツールかを明確にしてから導入するのがおすすめです。
また、運営者にとって使いやすいだけでなく、イベント参加者にとっても使いやすいものを選ぶことが重要です。特に集客サイトや参加フォーム、イベント後のアンケート作成にツールを使う場合は、参加者が操作をすることも多いため、簡単に使えるツールを選ぶようにしましょう。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
