自社でイベントを開催する際、Webサイトの準備や参加者リストの整理、問い合わせ対応、当日の参加者受付、アフターフォローなどやるべきことがたくさんあります。
煩雑な作業も多く、あまりの多忙さにイベントを開催する度にストレスを感じてしまう担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで活用したいのが、イベント管理ツールです。
イベント管理の流れやツール導入のメリット、おすすめのツールなど、イベントを成功に導くための情報を詳しくご紹介しますので、イベント管理で悩みを抱えている方はぜひ参考にしてみてください。
目次
イベント管理の流れ
まずは、イベント管理はどのような流れで進めていけば良いのかを順番に説明します。
1.事前準備
イベントを開催するためには、事前準備が必要です。
具体的には、Webサイト・参加フォーム作成、集客情報・参加者管理、協賛企業・講師管理が挙げられます。
ⅰ.Webサイト・参加フォーム作成
イベントを成功させるためには、集客が重要です。
イベントの告知や宣伝、参加受付を行うためには、Webサイトや参加フォームを作成する必要があります。
Webサイトや参加フォームに最低限掲載すべきイベント情報は、以下の通りです。
- イベント名
- 開催日時
- 開催場所
- 内容
- 料金
- 定員
- 応募方法
- 応募締切日時
作成が完了したら、Web広告やSNS、メルマガなどを利用して告知・宣伝を行います。
自社でWebサイト・参加フォーム作成を行う場合、告知・宣伝開始までに時間がかかる可能性があるので、イベント開催日から逆算して可能な限り早めに作成する必要があるでしょう。
ⅱ.集客状況・参加者管理
イベントの告知や宣伝を行った後には、集客状況や参加者の管理を行う必要があります。
集客状況に関しては、どのくらいの人数が集まっているかだけでなく、イベントや告知・宣伝に対する反響もこまめに確認することで、期待通りの集客ができていない場合に軌道修正することができます。
参加者管理は個人情報を扱うことになるので、十分なセキュリティ環境を整えることが必要です。
イベントの規模や定員数が多いほど、管理者の負担も大きくなります。
ⅲ.協賛企業・講師管理
スポンサー付きのイベントやセミナーを開催する場合、協賛企業や講師の管理も必要になります。
機密情報や個人情報を扱う可能性が高いので、トラブルやクレームに発展することがないよう、厳重かつ確実に管理しなければいけません。
2.当日運営
次に、イベントの当日運営に関して説明します。
ⅰ.来場受付
イベント当日は、参加者の来場受付が必要です。
来場受付の方法として、
- 口頭で名前を確認し、リストと照合する
- 名刺をもらう
- チケットを確認する
などが挙げられ、いかにスムーズかつ丁寧に対応ができるかが重要になります。
また、参加者から質問を受ける場合もあるので、会場内の設備や会場付近の施設情報なども事前にしっかり確認しておくといった対策も必要でしょう。
3.事後報告
最後に、イベント終了後に行う事後報告について説明します。
主に、参加者データの整理や実施報告書作成が挙げられます。
ⅰ.参加者データの整理・分析
実施報告書を作成する前に、参加者データの整理・分析を行います。
参加者の氏名、年齢、性別などの個人情報や、イベント前後に収集したアンケートの情報などがあり、紙ベースで管理している場合には、データ化するための入力作業などが必要です。
参加者データの分析結果から、イベントの反響やターゲットとなる参加者を集客できたかなどがわかるので、改善点を見つけて次回のイベントに役立てることができます。
ⅱ.実施報告書作成
参加者データの整理・分析が終わったら、イベントの実施報告書を作成します。
大きな目的としては、イベントの記録や結果、運用の振り返り、今後のイベントに向けての検証などをイベント主催者に報告することです。
主催者だけでなく、協賛・後援として関わった企業や団体があれば、そちらにも報告します。
実施報告書には主に、以下のような情報が必要です。
- 作成日付
- 所属・氏名
- イベントの名称
- 開催期間
- 開催場所
- イベントの概要
- イベントの目的
- 経費
- イベントの具体的内容
- イベントの結果
- 総括・所感
イベントの実施報告書作成において重要なのは結果を数値で示すことです。
また、収集したアンケートや開催時の写真を載せることで、よりイベントの状況や結果が伝わりやすくなります。
このように、イベント管理はやるべきことや細かな対応が多く、煩雑になってしまいがちです。
管理者にとって負担が大きいので、手間のかかる作業を効率化できるイベント管理ツールの導入が最適だと言えます。
イベント管理ツール利用のメリット
では、イベント管理ツールを利用するメリットとは一体何なのでしょうか。
大きく2つに分けて紹介します。
時間コストの削減
イベント管理ツールを利用する最大のメリットは、時間コストの削減です。
参加者や協賛企業、講師など、様々な情報の管理が必要で、イベントの規模が大きいほど時間がかかります。
イベント管理ツールでは上記のような情報を一元化することができるので、膨大なデータでも効率的に管理することができるのです。
また、イベント用のWebサイトや参加フォームが簡単に作成できる機能や、参加者への一括メール送信機能など、イベント管理の負担を軽減する機能が多数搭載されているので、アナログ管理より大幅な時間コストの削減が期待できるでしょう。
複数人での情報共有
複数人での情報共有ができることも、イベント管理ツールを利用するメリットです。
紙ベースで管理している場合、手渡しで情報共有する必要があるので、情報が更新される度に手間がかかります。
ですが、イベント管理ツールの場合は閲覧権限のあるアカウントであれば関係者全員がいつでも最新の情報を確認することができるので、社内での情報共有が円滑になります。
タブレットやスマートフォンに対応しているイベント管理ツールも多いので、外出先やイベント会場などでも情報を確認することが可能です。
イベント管理ツールを選ぶポイント
必要な機能を明確にする
イベント管理の流れの中でも、事前準備・当日運営・事後報告のそれぞれの場面で必要になる機能は異なります。
集客時の参加フォームとして使うのか、参加者管理として使うのか、イベント後のお礼メール送信に使うのかなど、どのような場面で使うツールなのかを明確にしてから導入するようにしましょう。
また、有料プランでも、安いプランでは管理できる参加者数やメール送信数に制限がある場合があります。機能が増えるほど料金も高くなる傾向があるため、必要な機能を明確にしてからツールを選ぶのがおすすめです。
ツールの使いやすさ
イベント管理ツールでは、管理をする社員にとって使いやすいだけでなく、イベントの参加者にとっても使いやすいものを選ぶことが重要です。
特に、集客サイトや参加フォーム、イベント後のアンケート作成にツールを使う場合は、参加者が操作をすることも多いため、誰でも簡単に使えるツールを選ぶようにしましょう。
おすすめイベント管理ツール5選
最後に、おすすめのイベント管理ツールを5つご紹介します。
楽らく受付くん
楽らく受付くんは、株式会社コームラが提供しているイベント管理ツールです。
受付完了メールの自動送信や申込者への一括メール送信、受付結果のデータダウンロード、定員管理など、イベントの申込み受付に特化した機能が多数搭載されています。
オプションでイベント案内ページを発注することも可能なので、Webサイトを持っていない場合でも安心して利用できます。
料金
| 概要 | 料金 |
| 設置費用 | 0円 |
| 月額 | 13,000円 |
| オプション（イベント案内ページ） | 60,000円 |
EventCreate（イベントクリエイト）
EventCreateは、ソーシャルワイヤー株式会社が提供しているイベント管理ツールです。
告知用のページや参加フォーム、アンケートを簡単に作成することができます。
受付が完了した情報は蓄積され、参加者リストも自動的に作成できるので、転記による記入ミスを防ぐことが可能です。
また、自動返信や一括・予約配信メールなど、メール機能も充実しています。
料金
| プラン | 初期費用 | 月額 |
| 単発利用 | 0円 | 要問い合わせ |
| 継続利用 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
Peatix（ピーティックス）
Peatixは、Peatix Japan株式会社が提供しているイベント管理ツールです。
イベントのタイトルや会場の住所、定員などの必須項目を入力するだけで簡単に告知用のページを作成することができます。
有料セミナーの場合、クレジットカードやコンビニ、ATM払いに対応しており、領収書もWeb上で発行できるので、集金の手間を大幅に省くことが可能です。
イベントへの参加意欲の高い350万人の会員が利用しているアプリを活用することで、効果的な集客が期待できます。
料金
| 概要 | 料金 |
| 無料セミナー | 0円 |
| 有料セミナー | 4.9％ + 99円/1枚 ※販売実績に応じた手数料のみ |
EventRegist（イベントレジスト）
EventRegistは、イベントレジスト株式会社が提供しているイベント管理ツールです。
イベントの告知や事前決済、申込み、参加者管理だけでなく、SNSを介したイベント情報の拡散やチケット販売、QRコードでの受付など、イベント管理をより効率的に行える機能が多数搭載されています。
来場者トラッキングや抽選申込み、来場通知メールなど、法人主催のイベントや展示会に役立つプレミアム機能も用意されています。
料金
| 概要 | システム利用料 | チケット販売手数料 |
| 無料イベント | 0円 | 0円 |
| 有料イベント | 0円 | チケット販売額の8% |
formrun（フォームラン）
formrunは、弊社が提供しているイベント管理ツールです。
100種類以上のテンプレートの中からイベントに合ったデザインを選び、テキストを入力するだけで申込みフォームが作れます。作成したフォームから届いた問い合わせの対応も可能で、対応者や対応内容・状況を手間なく確認することができます。
また、申込みフォームの送信数の上限を設定することができ、集客したい数の回答だけを受け付けるといった使い方も可能です。
料金
| プラン | 料金 |
| FREE | 0円 |
| BEGINNER | 月額5,980円（税抜） |
| STARTER | 月額12,980円（税抜） |
| PROFESSIONAL | 月額25,800円（税抜） |
まとめ：ツールをフル活用してイベント運営を成功させよう！
イベント管理ツールは、イベントの準備から事後報告までの膨大かつ煩雑な作業の手間を一気に解消することが可能です。
そのため、ツールを導入することはイベントを成功に導くための最も効率的な手段だと言えます。
今回ご紹介したツール以外にもたくさん提供されているので、それぞれの機能や特徴をしっかりと比較した上で、自社にとって最適なツールを選ぶよう心がけましょう。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
