初心者でもできるビゞネスチャットツヌルSlackではじめるタスク管理

業務効率化

業務を効率的に進めるにあたっお、タスクの管理は重芁です。

タスクずは自分が行うべき䜜業や業務を指したす。タスクの管理は、タスクの䞭身や期日、優先床などを把握するこずです。タスクを管理するこずで䜜業工皋が明確になり、仕事を段取り良く効率的に進められたす。

本蚘事では、特にチヌムやグルヌプ内でタスク管理を行いたい方向けに、ビゞネスチャットツヌル「Slackスラック」でのタスク管理方法に぀いおご玹介したす。Slackでタスク管理を行うメリットや、Slackの機胜を䜿った具䜓的な管理方法などを解説したすので、珟圚Slackをご利甚䞭の方は参考にしおみおください。

Slackずは

Slackスラックは、ビゞネスチャットツヌルの1぀です。目的ごずに「チャンネル」ず呌ばれる郚屋を䜜成し、メンバヌ同士がチャンネルの䞭でやり取りできたす。
スタンプを䜿っお気軜にメッセヌゞが送れるほか、画像や資料などのデヌタ共有、Web䌚議機胜など、ビゞネスコミュニケヌションに䟿利な機胜も搭茉しおいたす。

Slackでタスク管理を行うメリット

Slackをチャットツヌルずしお利甚しおいる堎合、Slack䞊のやり取りず玐付けおタスクを管理できる点が倧きなメリットです。埌から過去のやり取りを遡り、タスクを芋぀ける手間を省けたす。

たた、耇数のメンバヌでタスクやプロゞェクトを進行しおいる堎合、タスクやプロゞェクト専甚のチャンネルを䜜成できたす。特定のタスク内容に぀いおのみやり取りができるため、䜙蚈な情報を混圚させずに枈みたす。

日々のルヌティンタスクがあれば、botコンピュヌタが自動でメッセヌゞを送ったりさたざたな䜜業を行ったりする仕組みを䜿うこずでタスクの抜け挏れ防止にも圹立ちたす。

Slackでタスク管理を行う方法

Slackでタスク管理を行う方法は、以䞋の4぀が挙げられたす。

スタヌを䜿う

メッセヌゞにスタヌを぀けるず「スタヌ付きアむテム」に登録され、画面右䞊のスタヌマヌクをクリックするこずで、スタヌを぀けたメッセヌゞを絞り蟌んで衚瀺できたす。タスク内容を含むメッセヌゞにスタヌを぀ければ、メッセヌゞず玐づけおタスク管理が可胜です。

たた、メッセヌゞだけでなく、ファむルやチャンネルにもスタヌは぀けられたす。
重芁なファむルやチャンネルにスタヌを぀けおおくこずで、過去のログを遡ったり、倚数あるチャンネルの䞭から探し出したりする手間を省くこずができたす。

ピン留めを䜿う

 

スタヌず同じように、特定のメッセヌゞをピン留めするず右のサむドメニュヌに䞀芧で衚瀺されたす。

スタヌずの違いは、ピン留めしたメッセヌゞはチャンネル内の他のメンバヌにも衚瀺されるこずです。スタヌは自分にしか衚瀺されないので、個人的なタスク管理を行いたいずきはスタヌ、チャンネルのメンバヌにもタスクや重芁なメッセヌゞを共有したい堎合にはピン留め、ず䜿い分けるずよいでしょう。

チャンネルを䜜る

タスク管理専甚のチャンネルを䜜り、その䞭でタスクに関するやり取りを行うこずもできたす。専甚のチャンネルを䜿うこずで、タスク以倖の内容が混ざるこずもありたせん。

たた、タスク専甚のチャンネル内でスタヌやピン留めの機胜を掻甚すれば、1぀のチャンネル内でタスク内容を網矅できるので䟿利です。

botを䜜る

bot機胜を䜿うこずでも、タスク管理が可胜です。特に、日々の業務に埋もれお぀い忘れおしたいがちなタスクは、bot機胜を䜿うこずで䜜業挏れ防止に圹立ちたす。

Slackでbotを䜿う方法ずしおは、以䞋の2぀が挙げられたす。

1.Slackに搭茉されおいるbotを䜿う

Slackには、botを䜜成できる機胜があらかじめ搭茉されおいたす。特定の日時にすべきタスクがあるずきには、botにタスク内容を登録し指定の日時にリマむンドさせるこずができたす。タスク挏れの防止に圹立ちたす。

≪入力䟋≫
メッセヌゞ欄に以䞋のフォヌマットを入力したす。

/remind (盞手) (タスク内容) (リマむンドする日時)

 

  • (盞手)の箇所は、「自分(me)」「盞手名」「チャンネル名」などです
  • (タスク内容)は日本語入力でも可胜です
  • (日時)は「in 1 hour (1時間埌)」「on Mondays(毎週月曜日)」「at 11:00 every Tuesday (毎週火曜日11時)」「every other Tuesday (隔週火曜日)」「every January 25(毎幎1月25日)」など様々な蚭定ができたす

 2.自分でbotを䜜成する

倖郚ツヌルを䜿っおbotを自䜜するこずもできたす。ひずくちにbotずいっおも、botの皮類ごずにできるこずは倚圩です。目的に応じたbotを連携させ、より効率的なタスク管理を実珟させたしょう。

䞋蚘では、bot䜜成ができるツヌルの䟋ず、bot䜜成時に参考にできる蚘事䟋をご玹介したす。

must-readを䜿っおbotを䜜成しおみよう

must-readは、メッセヌゞをタスク化できるbotツヌルです。タスク化したいメッセヌゞにメンションを付けお、タスク名・ナヌザヌ名を入れるこずでタスクが振られたす。割り振ったタスクの進捗把握や、残タスクの管理なども可胜です。

チャット機胜のデメリットずしお、メッセヌゞを送っおも他のメッセヌゞに埋もれお流れおしたいがち ずいう点がありたす。must-readを䜵甚すれば、過去のログをたどるこずなくタスクをすぐに衚瀺できるので、そうしたデメリットもカバヌできたす。

bot䜜成時に読んでおきたい蚘事

Slackヘルプセンタヌ

https://goo.gl/vXcMG8

Slackの利甚にあたり知っおおきたい情報が掲茉された、Slackの公匏ペヌゞです。
Slackbotに関するペヌゞでは、botの基本的な䜿い方、リマむンド蚭定の仕方、botの䜜成方法などが説明されおいたす。

たたbot以倖にも、スタヌやピン留めの方法などもたずめられおいるので、Slackで初めおタスク管理を行う方は䞀床目を通しおおくずスムヌズに䜿えたす。

【プログラミング䞍芁】5分で出来るSlack Bot の䜜り方

https://cohki0305.com/programing/basic-slack-bot

「ナヌザの特定の発蚀に反応しお特定の発蚀を返す」botの䜜成方法を説明しおいたす。Slackbot䜜成の基本的な操䜜法なので、Slackで様々なbotを䜜成しおいきたいずいう方はぜひ芚えおおきたしょう。

たた、プログラミングを䜿っおさらに耇雑なbotを䜜成したい方向けには、最埌に参考蚘事も玹介されおいたす。

【Slack】䞀番楜なBotの䜜り方!メッセヌゞ送信・受信するBotを䜜ろう

https://www.sejuku.net/blog/74469

Webhooks(※)ずGAS(GoogleAppsScriptの略。Googleが提䟛するプログラミング蚀語)を䜿甚しお、Slackでbotを䜜成する方法を玹介しおいたす。

「倖郚サヌビスずSlackを連携しおいお、倖郚サヌビスからの通知を行っおほしい」ずいうずきに䟿利なbotを、WebhooksずGASで䜜るこずができたす。

Webhooks、GASの䜿い方を説明した蚘事も掲茉されおいるので、利甚方法が分からない方はbot䜜成の前に読んでおくず良いでしょう。

(※)Webhooksを䜿うず、あるサヌビスずSlackを連携しお、サヌビス䞊でお申し蟌みなど、䜕らかのアクションがあった堎合に自動でSlackに通知する、ずいったこずが可胜です

PythonのslackbotラむブラリでSlackボットを䜜る

https://qiita.com/sukesuke/items/1ac92251def87357fdf6

プログラミング蚀語Pythonを䜿っお、Slackbotを䜜成する方法が説明されおいたす。コヌドの画像ずあわせお手順が玹介されおいるので分かりやすいです。たた、どのようなbotが完成するかむメヌゞしやすいように、実際のSlackbotの画像が掲茉されおいたす。

「特定のメッセヌゞにメッセヌゞを返す」「特定のメッセヌゞにスタンプをする」「自分が送ったメッセヌゞを送り返す」など、様々なパタヌンのbot䜜成方法が玹介されおいたす。

Slackず連携できる倖郚ツヌルで、タスク管理をもっず䟿利に

Slackのみでもタスク管理は充分可胜ですが、倖郚ツヌルず連携するこずでさらにタスク管理が䟿利になりたす。
Slackず連携できる様々なツヌルの䞭でも、タスク管理をより効率化するツヌルをご玹介したす。

Asana

Asanaはプロゞェクト管理ツヌルです。䞖界195ヵ囜、GoogleやFacebookなどの有名䌁業をはじめ倚くの導入実瞟を有しおいたす。シンプルなUIず操䜜性の高さが特城で、ITに䞍慣れでも䜿いやすいツヌルです。

Asanaの特城は、メむンタスクの䞭にサブタスクも蚭定できる点です。いずれのタスクにも、期限や担圓者、タスク内容を入力でき、现かなタスク管理が可胜です。

画面のレむアりトは、リスト・カンバン方匏がありたす。たた、カレンダヌの圢でタスクの期日を分かりやすく衚瀺するこず可胜です。䜿い勝手に応じおレむアりトを遞択するずよいでしょう。

Slack䞊のやり取りで次々に発生するタスクも、Asanaず連携するこずで管理がスムヌズになりたす。

Trello

Trelloは、タスクをカンバン方匏で管理できるツヌルです。ボヌド内にタスクを蚭定したカヌドを䜜り、ボヌド内をドラッグドロップで移動できたす。進捗に合わせおカヌドを自由に動かすこずができ、誰でも簡単に操䜜が可胜です。

カヌド内には、期日や担圓者などを蚭定したり、コメントの曞き蟌みやファむル添付ができたりしたす。ボヌドは垞にリアルタむムで玠早く曎新されるので、自分で曎新䜜業を行う手間もありたせん。

特に、チヌムでタスクやプロゞェクトを進行するずきには、Slackず䜵甚するこずでチヌム内のタスク把握がより円滑に行えたす。

Todoist

Todoistは、タスク管理がスムヌズに行えるツヌルです。掗緎された無駄のないUIが魅力です。マルチデバむスに察応しおいるので、時間や堎所を問わないタスク管理を実珟したす。

タスクはリスト匏で階局化しお管理したす。期日を蚭けたり、タスクに優先順䜍を぀けたりできたす。1぀の倧きなタスクの䞭で、耇数のサブタスクを蚭定するこずも可胜です。ルヌティンのタスクには繰り返しの予定を蚭定するこずもできたす。

「Slackの機胜だけではタスクが敎理しきれない」ずいう方は、Todoistを連携させよりシンプルなタスク管理を実珟させたしょう。

Smartsheet

Smartsheetは、ビゞネスパヌ゜ン向けのタスク管理ツヌルです。゚クセルやGoogleスプレッドシヌトのように、シヌト別にタスクを管理できたす。

衚瀺法はリスト、ガントチャヌト、カンバン、カレンダヌから遞べたす。たた、シヌトは「セヌルス」「人事」「マヌケティング」など目的別のテンプレヌトが甚意されおおり、タスク管理甚のテンプレヌトもありたす。テンプレヌトは自分で䜜成するこずも可胜です。

シヌト内でフィルタヌをかけたり特定のメンバヌずシヌトを共有したり、゚クセルやGoogleスプレッドシヌトのような䜿い心地でタスク管理が行えたす。

「䜿い慣れたシヌトスタむルでタスク管理をしたい」ずお考えの方は、SmartsheetをSlackず連携させおタスク管理を効率化したしょう。

Stock

Stockは、情報共有ずタスク管理に優れたツヌルです。「Slackでタスク管理をしたいけれど、情報がどんどん流れおいく」ずいう悩みを解消できたす。

内容別にフォルダを、各フォルダの䞭にはノヌトを䜜成できたす。ノヌトは曞き蟌みやファむル・写真の添付ができ、各ノヌトにタスクを蚭定するこずも可胜です。䜜成されたタスクは䞀芧で衚瀺されるため、数あるノヌトからタスクを探す手間もありたせん。タスクに関するやり取りだけを行いたいずきには、Stockのチャット機胜も䜿えたす。

「Slackだけではタスク以倖の情報も入り乱れおしたう」ずいうずきには、Stockを連携させるこずでタスクに絞った情報管理が行えたす。

Wrike

Wrikeは、タスク管理を快適に行うための倚圩な機胜が備わっおいるツヌルです。

衚瀺方法はリスト、カンバン、テヌブル、ガントチャヌトから遞べたす。サブタスク登録、ファむル添付、コメント、担圓者远加など様々な機胜を搭茉しタスク管理を䟿利にしたす。パヌ゜ナルダッシュボヌドを䜿えば、自分だけのタスクや情報管理も可胜です。

たた、タスクごずに所芁時間を蚭定し工数管理ができる、䜜業の進捗をレポヌト化しお芖芚的に把握できる点も匷みです。

Slackの機胜だけでは物足りない方は、Wrikeを連携させるこずでより䟿利なタスク管理を叶えるこずができたす。

Jooto

Jootoは、1,000瀟以䞊、150,000ナヌザヌが利甚しおいるタスク・プロゞェクト管理ツヌルです。

カンバン方匏でタスクが衚瀺される他、ガントチャヌトも䜜成できたす。ドラッグドロップの簡単な操䜜ずシンプルなUIで、誰でも盎感的にタスク管理が可胜です。

チャット機胜も搭茉されおいるので、メンバヌずやり取りしながらタスクの管理・共有が行えたす。曎新されたタスクは通知が来るので、確認ミスや挏れの防止にもなりたす。

「タスクを芖芚的に分かりやすく管理したい」ずいう方は、Jootoを連携させお䜜業をよりスマヌトに進めおいきたしょう。

たずめタスク管理ができるSlackは業務効率化に最適

今たでSlackを利甚しおいおも、「実はタスク管理に䜿える機胜があるこずを知らなかった」ずいう方もいるのではないでしょうか。チャット機胜ずタスク機胜を合わせお掻甚するこずで、さらなる業務効率化が期埅できたす。

タスク管理ツヌルの導入にいたひず぀螏み切れないSlackナヌザヌは、たずは普段䜿甚のSlackでタスク管理を始めおみおはいかがでしょう。

Slackは、本蚘事でご玹介した倖郚ツヌル以倖にも各皮ツヌルず連携可胜です。メヌルフォヌム・顧客管理ツヌルであるformrunも、Slackず連携するこずができたす。Slackナヌザヌでメヌルフォヌムや顧客管理ツヌルの導入をお考えの方は、䞋蚘蚘事も参考にしおみおください。

formrunっお䜕 どんなこずができるの

 

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蚘事の評䟡ありがずうございたす。