スタートアップ企業におすすめ!チームで使えるクラウド型業務効率化ツール13選

業務効率化

多すぎる時間外労働や慢性的な人手不足といった問題を抱え、「とにかく業務効率化を考えなくては…」とお困りの方も多いのではないでしょうか。

ですが、ただ闇雲に「業務効率化を!」と伝えても、なぜ効率化が求められるのか、効率化のためには何が必要なのかまで把握していないと、チーム全体の共通認識として理解を得にくくなり、何も改善されずに終わってしまいます。

そこで本記事では、業務効率化のために押さえておきたいポイントや業務効率化に役立つ厳選ツールをご紹介します。業務を効率化する方法について学んだり、効果の高いツールを導入したりすることで今までの作業を大幅に改善できる可能性があります。「時間がいくらあっても足りない…」とお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。

なぜ業務効率化をすべきなのか

業務効率化を図るべき理由として第一に、本来すべき仕事に注力できるようになる点が挙げられます。

仕事を進める上で、自分の業務に直結することだけに集中できる環境を作ることはとても難しいです。例えば経費精算の処理や新入社員の指導など、様々なことに時間を取られるでしょう。ですが、そういった業務を簡略化するフローができていれば、関係のない業務にかける時間を削減でき、会社の利益につながる本来やるべき業務に多くの時間を使うことができるようになります。

また、時間に余裕が生まれることで、焦りによるミスが減ったりアイデアを展開できたりといった二次的な効果も見込めるでしょう。

そのほかにも、業務効率化を行うことには以下のようなメリットがあります。

  • 人件費の削減
  • 長時間労働の解消
  • 従業員エンゲージメントの向上

業務効率化には、ただ仕事を減らせるだけではない利点が多くありますので、ぜひ自社に取り入れていきましょう。

業務を効率化するためのポイント

「とにかく人手が足りないから採用を急ごう」「残業が多いからノー残業デーを作ろう」と、その場しのぎで対策を行なっても、採用した人の教育に時間を取られたり、別の日の残業が多くなるだけだったりと、あまり良い結果にはつながりません。

業務効率化をするためのポイントをしっかり押さえてから検討することが大切なので、ぜひ下記を参考にしてみてください。

理想(目標)を持つ

まずは、なぜ業務が滞っているのか、その原因は何なのかを洗い出し、業務効率化を行なった先にどうなりたいのか、理想(目標)を明確にしておきます。

例えば決裁がスムーズに進まず業務が停滞してしまう・進捗確認や差戻しで時間をとられるといった状態であれば、「上層部との連絡をとりやすい環境を作る・書類の抜け漏れをなくす」といった理想(目標)を設定することができるでしょう。

また、その理想(目標)に近づいたのか振り返りがしやすくなる点も理想(目標)を持つことのメリットです。

優先順位を決める

業務を効率化するためには、各業務の優先順位を決めることも大切です。
複数の業務を抱えているときなどは、期日が近いかつ確認に時間を取られそうなもの(重要なもの)を優先的に進めていき、期日に余裕があるものはその業務の全体像を把握した上で自分なりのスケジュールを組むようにすると円滑に進められるようになります。

また、簡単なタスクほど後回しにすることで業務の漏れが発生しやすくなるため、時間のかからなさそうな作業はその日のうちに済ましておくのもおすすめです。あらかじめ1日のスケジュールを組んでおき、どの部分であれば日程の調整できるかを把握しておくとよいでしょう。

必要に応じてツールを利用する

ITの発達した現代には、業務効率化につながる様々なツールが存在します。
今まで時間のかかっていた作業もツールを利用することで一気に短縮できる可能性があり、無駄な時間を減らすことできます。

例えば社内での連絡をスムーズの取れるようにするビジネスチャットツールや、遠隔でも会議を行えるようになるWeb会議ツールを使えば、業務の確認をするために相手を探したり、会議のために移動したりといった時間を削減することが可能になります。

そのほかにも業務効率化のできるツールは多くありますので、自社の理想に合ったツールの導入を検討すると良いでしょう。

クラウド型業務効率化ツールを利用するメリット

クラウドとは、「クラウド・コンピューティング」を略した言葉で、インターネット環境下で利用することのできるアプリケーションやデータベースなどを指します。クラウド型のサービスには様々なメリットがありますが、業務効率化に向けてクラウド型のツールを利用するメリットとは何なのでしょうか。

どこでも使える

クラウド型のツールは、インターネットがつながる環境であればどこにいても利用可能です。ソフトウェアをインストールする手間もいらず、パソコンだけでなくスマートフォンでも使えるため、移動中の時間も有効活用できるでしょう。

同時に使える

インターネット環境下で利用するクラウド型であれば、複数の人が同時にツールを使用することができます。例えばインストール型のツールを利用していた場合、ツールをインストールしているパソコンでしか作業を進めることができませんが、クラウド型はどのパソコン・スマートフォンからでもアクセスできるため、作業における待機時間が不要になります。

導入や運用にかかるコストを抑えられる

クラウド型が浸透する前は、サーバーの用意や定期的なメンテナンスを行う必要があり、導入や運用維持にコストがかかっていました。ですが、クラウド型の場合はインターネットを経由してツールを利用するため、新たにサーバーを設置したり開発したりする必要がありません。また、利用人数に応じた料金設定など、実際の業務状況に合わせた調整がしやすいため、運用コストも抑えられます。

スピーディーな導入が可能

クラウド型はインストール不要で使えるツールが多く、アカウントを登録するだけで使えるものがほとんどです。そのため、サービスを利用したいと思ったとき、すぐに導入することができます。また、無料のトライアル期間や無料プランを設けているツールもあり、実際の使用感を試してから社内共通のツールとして利用を検討することも可能です。

チームで使える業務効率化ツール13選

では、実際に業務効率化に役立つツールにはどういったものがあるのでしょうか。
こちらでは厳選した13個のツールをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

フォーム作成や顧客管理を簡略化できるツール

まずは、「問い合わせやアンケートのフォームを作成するツール」と、「その問い合わせに対する返答や管理を行うツール」を一元化することで、問い合わせ管理を円滑化できるツールをご紹介します。

formrun

https://form.run/ja

formrun(フォームラン)は、弊社で提供しているフォーム作成ツールです。
専門知識がなくてもデザイン性の高いフォームを簡単に作ることができ、会員登録やアンケート、顧客からの問い合わせ管理、営業の案件管理など幅広い用途で利用することができます。

問い合わせに対する返信もformrunから直接行うことができ、テンプレート機能を利用することでスムーズな顧客対応を実現します。また、カンバン方式を採用していることで進捗状況が一目で把握できる点も業務効率化に貢献するポイントです。

またスパム・BOT対策機能を実装しているほか、情報セキュリティマネジメントについての国際規格「ISO 27001 (ISMS)」の認証を取得しているなどセキュリティ面も安心です。

フォームは3つまで無料で作成することができます。イベントやキャンペーンの申し込み、資料請求、顧客満足度調査などのフォームを実際に作ってみてはいかがでしょうか。

formrunの利用料金

プラン名 料金
FREE 0円
STARTER 4,980円/月
PROFESSIONAL 12,800円/月

 

>>formrunの公式サイトはこちらから

コミュニケーションの円滑化に役立つツール 

意思決定をスムーズに行いたいスタートアップの企業にとって、コミュニケーションの円滑化は大きな課題です。ビジネスチャットツールやWeb会議ツールなどを用いて、コミュニケーションの活性化を図りましょう。

Slack

https://slack.com/intl/ja-jp/

Slackは、あらゆるチームの生産性を高めることのできるビジネスチャットツールです。

必要に応じてチャンネル(グループ)を作ることで業務の整理がしやすくなり、コミュニケーションの活性化にもつなげることができます。

また、検索機能やメッセージのリマインド機能を用いることで、過去に発信された情報の確認も容易に行えます。

その他にも、他社サービスとの連携やファイル共有、ビデオ通話など、業務効率化を促進できる機能を多数搭載しているので、まずは無料プランに登録し、チーム内で試してみるのも良いでしょう。

Slackの利用料金

プラン名 料金(1名あたり)
フリー 0円
スタンダード  960円/月
プラス 1,600円/月

Chatwork

https://go.chatwork.com/ja/

Chatworkは、今までの「働き方を変える」ビジネスチャットツールです。
誰でもわかりやすいシンプルなUI(ユーザーインターフェース)で、こうしたツールに不慣れな方でも簡単に扱うことができ、導入を円滑に進められます。

また、ツールでタスク管理が行えるのもChatworkの特徴の1つで、期限や担当を設定することでタスクの抜け漏れを防ぐことができます。Gmailなど外部サービスに通知があった際にもChatworkで内容を確認できるため、緊急性の高さによって対応の有無を即座に判断できるのもうれしいポイントです。

Chatworkの利用料金

プラン名 料金(1名あたり)
フリー 0円
パーソナル 400円/月
ビジネス 500円/月
エンタープライズ 800円/月

One team

https://www.one-team.com/ja

One teamは、プロジェクトの打ち合わせや確認をオンライン上で行うことができるツールです。

「課題」「目的」「案件」ごとに、議論や確認が行えます。議事録や日報、レポートなどをまとめて格納できる「トピック」や、ファイルの添付・プレビュー機能、公開範囲設定などの便利な機能もついています。外部ツールとの連携で、さらなる業務効率化を図ることも可能です。

無駄な会議に時間を割かれることなく、本当にやりたいことに注力するための時間を生み出せるため、人数や工数に限りのあるスタートアップ企業に適したツールと言えます。

One teamの利用料金

詳細はお問い合わせください。

Remotty

https://www.remotty.net/

Remottyは、企業のリモートワーク導入を支援するツールです。遠距離にいるメンバーでも、同じオフィス内にいるような感覚で仕事を進めることが可能です。

2分ごとに切り替えられるカメラ機能でメンバーの顔を確認できます。相手が席にいるか、どんな様子で仕事をしているかが分かり、安心感があります。

チャット機能やタイムライン機能がついているので、相手が隣にいるような感覚で会話ができたり、チームの動きが把握できたりします。「いってきます」「困った」「お疲れさま」などのちょっとした内容でも、チャット上で気軽につぶやくことができます。

また、スマートフォンにも対応しているので、外出中でもオフィスの状況を把握できる点もメリットです。30名までであればフリープランを利用できるので、実際に使用感を試してみるのも良いでしょう。

Remottyの利用料金

プラン名 料金
フリー 0円
ビジネス 10,000円/10名利用時

スピーディーな情報共有を実現するツール

「どこに何の情報が保管されているのか」を明確にしておくことは、作業の効率化に大きく貢献します。情報共有ツールは少人数であれば無料で利用できるツールも多く、スタートアップの企業にとって取り入れやすいツールとも言えるでしょう。

Stock

https://www.stock-app.info/

Stockは、スモールチーム向けに作られた情報共有ツールです。誰でも簡単に利用できる「シンプルさ」に重点を置いて開発されており、チャットやファイルでの情報共有で発生しがちな悩みを解消します。

用件ごとにフォルダ分けでき、チャットのようにログが増えて流れていくこともありません。写真やファイルはドラッグ&ドロップで簡単に貼り付けられ、情報をわざわざファイル化して共有する必要がないため、作業の円滑化を図れます。また、Stockはタスク管理ツールとしても利用できます。利用料金はフリープランを含む5つのプランから、チームの規模に応じて選択することができます。プランはそれぞれ5人以下、10人以下、20人以下と細かく区切られているため、事業拡大に合わせたプラン変更がしやすいでしょう。

Stockの利用料金

プラン名 料金
フリー 0円
エントリープラン 2,980円/月
スモールプラン 4,480円/月
ミドルプラン 7,480円/月
ラージプラン 11,400円/月

Dropbox

https://www.dropbox.com/business

Dropboxは、大容量のデータを安全に保管・共有できるオンラインストレージツールです。

ファイルやドキュメントを大量に保存・管理できます。チームでの共同作業で、データを管理・共有するのに便利です。チームの規模に合わせたプランを選び、容量は必要に応じて追加できます。パソコンや各種モバイルから、場所を問わずアクセス可能なので業務をスムーズに進められるでしょう。

また、データはすべてクラウドストレージに保存されるので、安全に作業することができます。デバイスを紛失・盗難したときにはデバイスからファイルを削除する機能も備えており、大切なデータを守ります。充実したセキュリティ機能で、ユーザーの作業をしっかり管理します。

個人向けであれば無料プランもあるので、まずは個人で体験し、業務効率化に役立つと実感してからチーム・企業に広めていってはいかがでしょうか。

Dropbox Businessの利用料金

プラン名 料金(1名あたり)
Standard 1,250円
Advanced 2,000円/月

Evernote

https://evernote.com/intl/jp

Evernoteは、様々な「忘れたくない情報」を記録・管理できるツールです。

ノートやファイル、ToDoリスト、写真、ボイスメモなどあらゆる形で情報を記録できます。必要な情報をすべて集約できるので、ペーパーレス化で仕事や計画を進められます。

情報整理のスタイルや利用ニーズに応じて、ベーシック・プレミアム・ビジネスの3つのプランから選べます。プランによって、オフラインでもアクセスできたり、Webページをまるごと記録できたりと豊富な機能を活用することができます。Evernoteは情報の蓄積や確認が容易なため、業務効率化に大きく貢献することでしょう。

Evernoteの利用料金

プラン名 料金(1名あたり)
ベーシック 0円
プレミアム 600円/月
BUSINESS 1,100円/月

Gyazo

https://gyazo.com/teams

Gyazoは、世界240もの国で活用されている、画像の共有が簡単にできるツールです。

画面をドラッグで切り取れば自動でクリップボードに保存されるので、あとはリンクを貼るだけでどこへでも共有できます。メールや社内チャット、オフショアの現場など、情報共有が急務となる様々な場面で活躍します。

文章での説明や難しかったり、異なる国の言葉でコミュニケーションが困難だったりするときでも、画像を切り取って相手に送ることで意思疎通が楽にできるようになるため、問題解決に向けてスムーズに動くことができるでしょう。

Gyazoの利用料金

プラン名 料金(1名あたり)
Gyazo 0円
Gyazo Pro 490円/月
Gyazo Teams 700円/月

作業の漏れを防ぐタスク管理ツール

スタートアップ企業に勤める方の中には、「あれもこれもしなくてはならない」と抱えきれないほどのタスク量に悩んでいる方もいるのではないでしょうか。本当に注力したいことを行うためには、タスクに優先順位をつけて効率よく取り組むことが大切です。タスク管理に適したツールを導入し、抜け漏れが発生しないように作業を進めていきましょう。

Todoist

https://todoist.com/?lang=ja

Todoistは、シンプルにタスクを管理できるツールです。AppleやGoogleなどの世界的企業も愛用しています。

1日のタスクをリスト形式で整理し、タスクの全体像を把握できます。タスクに締め切りを設定したり、優先度をつけたり、進捗をグラフ化したりでき、「今何をすべきか」が一目で分かります。

Google DriveやSlackなど100以上のアプリと連携できるので、使い慣れたアプリと組み合わせることでさらに生産性を高めることができるのも魅力の1つです。また、パソコンやMac、モバイルなどあらゆる端末で利用でき、場所を問わずタスク管理が行えるため、外出中でもタスクの状況を把握することが可能です。

Todoistの利用料金

プラン名 料金(1名あたり)
無料版 0円
プレミアム 340円/月
ビジネス 558円/月

※上記は年払い時の月額料金です。

Trello

https://trello.com/

Trelloは、ボード上でタスクを管理できるツールです。タスクごとにカードを作成し、ステイタスを変更することで進行状況が一目で把握できます。

カードの追加や並べ替え、削除は自由自在。ボードは常にリアルタイムで更新されます。タスクの数やメンバーが増えたら、チームを作成してチームごとにタスクを管理できるなど、柔軟な使い方が可能です。また、無料プランでもメンバー追加などにコストがかからないので、限られた予算内で業務効率化を図りたい企業におすすめです。

コメントを追加したり、個人のパソコンやGoogle Driveからファイルをアップロードできたり、タスクに期限を追加したりと機能も充実。見逃したくない項目には通知システムを設定することもできます。

Trelloの利用料金

プラン名 料金(1名あたり)
無料 0円
Business Class 9.99米ドル/月
Enterprise 20.83米ドル/月

ビジネスの加速に貢献するツール

人脈の拡大や業務の円滑化は、ビジネスの加速に大きく働きかけます。最後に、名刺管理ツールとマルチに役立つグループウェアをご紹介しますので、ぜひご覧ください。

Eight

https://8card.net/

Eightは、簡単便利に名刺情報を管理できるツールです。

名刺を撮影するだけで、素早く名刺情報をデータ化してツール内に取り込みます。名前や会社名、メモの全文などで検索できたり、ラベルでグループ分けができたりするので、名刺情報へのアクセスも容易です。

また、Eightを利用している相手と名刺交換を行った場合、メッセージ機能でやり取りができるようになります。電話やメールよりも気軽に連絡をとれるようになり、相手が名刺情報を変更したときにも通知が届くので、近況状況の把握や引き継ぎ時の確認などにも役立つでしょう。

かさばって管理がしづらい紙の名刺よりも、手軽に名刺を管理でき、ビジネスネットワークの構築に活用できます。

Eightの利用料金

プラン名 料金
Eight(無料版) 0円
Eightプレミアム 480円/月

Google Suite

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/

Google Suiteは、ビジネス業務に必要なあらゆる機能を実装したクラウドツールです。
カレンダー機能で業務スケジュールを管理でき、仕事に必要な資料やファイルはドライブ機能でまとめて保管・共有が可能です。

スプレッドシートやドキュメントは、複数人でリアルタイム編集ができるほか、変更内容は自動で保存され効率的な作業を叶えます。
メールやテレビ会話機能も備えているので、ビジネスでの連絡や会議もツール1つでこなすことができます。

Googleでは高水準のセキュリティ体制でサービスを提供しているので、「クラウドだとセキュリティ環境が不安」とお考えの方でも安全に利用できます。

Google Suiteの利用料金

プラン名 料金(1名あたり)
Basic 600円
Business 1,200円/月
Enterprise 3,000円/月

まとめ:人手じゃ足りない業務はツールで効率化!

いかがでしたでしょうか?

あらゆる業界で、業務の複雑化が進む今、「業務量に対して人手が不足しがち…」とお悩みの方も少なくないでしょう。
ですが、業務内容によっては人手よりもツールを導入することで簡潔化できるものもあるかもしれません。

ただし、ツールは単に導入すれば良いのではなく、問題や課題をきちんと把握した上で、課題解決の目標を立てて利用していくことで効果が発揮されます。
ツールを上手に活用して仕事の生産性を高めていきましょう。