個人から大企業まで！生産性を上げる業務効率化ツールおすすめ21選

2019年4月より施行されている「働き方改革法」により、業務効率化や生産性向上の重要性が増しています。

そこで本記事では、業務効率化に役立つ厳選したITツールをご紹介します。業務を効率化する方法について学んだり、効果の高いツールを導入したりすることで今までの作業を大幅に改善できる可能性があります。これから業務の効率化に取り組もうと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

業務効率化ツールを導入するメリット

本来すべき仕事に注力できるようになる

業務効率化ツールにより得られるメリットとして第一に、本来すべき仕事に注力できるようになる点が挙げられます。

仕事を進める上で、自分の業務に直結することだけに集中できる環境を作ることはとても難しいです。例えば経費精算の処理や新入社員の指導など、様々なことに時間を取られるでしょう。ですが、そういった業務を簡略化するフローができていれば、関係のない業務にかける時間を削減でき、会社の利益につながる本来やるべき業務に多くの時間を使うことができるようになります。

また、時間に余裕が生まれることで、焦りによるミスの減少やアイデアの展開、生産性の向上といった二次的な効果も見込めるでしょう。

経費の削減

業務効率化により社員の残業が減少すれば、人件費や設備に関わる費用を削減することができます。また、業務効率化ツールで仕事の一部を自動化することで、さらに人件費を削減することもできるでしょう。

従業員エンゲージメントの向上

残業や休日出勤が減ることで、社員のワークライフバランスを実現することにつながるため、社員の満足度を向上させることができます。

また、業務が効率化されることで社員が高いモチベーションで仕事に取り組むことになり、売上や利益の向上にもつながります。結果として福利厚生や給与が充実し、さらに社員の満足度を高めることができるというメリットもあります。

業務効率化には、ただ仕事を減らせるだけではない利点が多くありますので、ぜひ自社に取り入れていきましょう。

業務効率化ツールを選ぶポイント

多くの社員にとって使いやすいか

業務効率化ツールを導入する目的は、無駄な業務を自動化したり、非効率な業務を改善することです。そのため、使い方が難しいツールを導入してしまうと、社内でメンバーが使いこなすまでに時間がかかってしまい、逆にコストが増えるという結果になります。

ツールを選ぶ際には、無料トライアル期間のあるもので使用感を試してみたり、社内のチームなど小規模の人数で導入してみて、使いやすいかどうかを確認することをおすすめします。

セキュリティ対策は十分か

社内の情報を取り扱う場合には、セキュリティ面を確認することも重要です。

特に近年増えているクラウド型のサービスの場合は、事業者が以下のような対策を行っているか、確認することをおすすめします。

• データセンターの情報セキュリティ対策
• データのバックアップ
• 不正アクセスの防止
• 通信データの暗号化

無料で使える業務効率化ツール21選

では、実際に業務効率化に役立つツールにはどういったものがあるのでしょうか。
こちらでは厳選した21個のツールをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

社内コミュニケーションツール　

意思決定をスムーズに行いたいスタートアップの企業にとって、コミュニケーションの円滑化は大きな課題です。ビジネスチャットツールを用いて、コミュニケーションの活性化を図りましょう。

Slack（スラック）

https://slack.com/intl/ja-jp/

Slackは、あらゆるチームの生産性を高めることのできるビジネスチャットツールです。

必要に応じてチャンネル（グループ）を作ることで業務の整理がしやすくなり、コミュニケーションの活性化にもつなげることができます。

また、検索機能やメッセージのリマインド機能を用いることで、過去に発信された情報の確認も容易に行えます。

その他にも、他社サービスとの連携やファイル共有、ビデオ通話など、業務効率化を促進できる機能を多数搭載しているので、まずは無料プランに登録し、チーム内で試してみるのも良いでしょう。

Slackの利用料金

Chatwork（チャットワーク）

https://go.chatwork.com/ja/

Chatworkは、今までの「働き方を変える」ビジネスチャットツールです。
誰でもわかりやすいシンプルなUI（ユーザーインターフェース）で、こうしたツールに不慣れな方でも簡単に扱うことができ、導入を円滑に進められます。

また、ツールでタスク管理が行えるのもChatworkの特徴の1つで、期限や担当を設定することでタスクの抜け漏れを防ぐことができます。Gmailなど外部サービスに通知があった際にもChatworkで内容を確認できるため、緊急性の高さによって対応の有無を即座に判断できるのもうれしいポイントです。

Chatworkの利用料金

Oneteam（ワンチーム）

https://lp.one-team.com/ja/

Oneteamは、プロジェクトの打ち合わせや確認をオンライン上で行うことができるツールです。

「課題」「目的」「案件」ごとに、議論や確認が行えます。議事録や日報、レポートなどをまとめて格納できる「トピック」や、ファイルの添付・プレビュー機能、公開範囲設定などの便利な機能もついています。外部ツールとの連携で、さらなる業務効率化を図ることも可能です。

無駄な会議に時間を割かれることなく、本当にやりたいことに注力するための時間を生み出せるため、人数や工数に限りのあるスタートアップ企業に適したツールと言えます。

One teamの利用料金

詳細はお問い合わせください。

Remotty（リモティ）

https://www.remotty.net/

Remottyは、企業のリモートワーク導入を支援するツールです。遠距離にいるメンバーでも、同じオフィス内にいるような感覚で仕事を進めることが可能です。

2分ごとに切り替えられるカメラ機能でメンバーの顔を確認できます。相手が席にいるか、どんな様子で仕事をしているかが分かり、安心感があります。

チャット機能やタイムライン機能がついているので、相手が隣にいるような感覚で会話ができたり、チームの動きが把握できたりします。「いってきます」「困った」「お疲れさま」などのちょっとした内容でも、チャット上で気軽につぶやくことができます。

また、スマートフォンにも対応しているので、外出中でもオフィスの状況を把握できる点もメリットです。30名までであればフリープランを利用できるので、実際に使用感を試してみるのも良いでしょう。

Remottyの利用料金

Web会議ツール

社外の人と商談をしたり、ミーティングをする場合には、チャットツールに加えWeb会議ツールを導入するのがおすすめです。Web会議ツールを使うことで、取引先など離れた場所にいる人と手軽にコミュニケーションを取れるようになります。

テレワーク・リモートワークの普及に伴い、在宅勤務を支援するツールとして注目されており、導入する企業が急速に増えているツールです。

Zoom（ズーム）

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

Zoom（ズーム）は、簡単にオンラインで会議を開催できるツールです。Web会議ツールには多くの種類がありますが、国内で最も使用されているツールがZoomです。

無料版でも100人まで同時に接続することができ、大規模なミーティングにも対応可能です。また、動画の品質が安定していることや、音質の乱れが少ないことが強みとなっています。

無料版では1度の接続で40分までしか使用できないという制限がありますが、手軽に使えるツールのため、試しに導入してみてはいかがでしょうか。

Zoomの利用料金

Google Meet

https://apps.google.com/intl/ja/meet/

Google Meetは、Googleアカウントを持っていれば誰でも使うことのできるWeb会議ツールです。

ブラウザで使用できるツールのため、アプリのインストールは不要で、手軽に使うことができるという特徴があります。また、無料版では1度の接続で60分までという制限がありますが、2020年9月30日までは制限なしで使えるようになっています。

GoogleカレンダーやGmailなど、Googleの提供するアプリと連携することも可能で、カレンダー上からミーティングを開催したり、会議の開催時刻をメールで知らせたりすることができるようになります。

Google Meetの利用料金

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールとは、これまで紙で作成されていた、

• 契約書
• 請求書
• 発注書

などを電子データにし、クラウド上で手続きができるようにするツールです。
以前は押印や郵送などに1週間以上の時間がかかることもありましたが、ペーパーレス化ツールを使うことでわずか数分ほどに短縮できます。

CloudSign（クラウドサイン）

https://www.cloudsign.jp/

CloudSign（クラウドサイン）は、国内で最も多くの企業に導入されている電子契約システムです。

従来紙で行われていた契約書や申込書の作成、押印を電子化することで、契約作業を効率化します。契約書の保管や管理にも使うことができ、さらに請求書や納品書、領収書にも対応しています。

CloudSignの利用料金

DocuSign（ドキュサイン）

https://www.docusign.jp/

DocuSign（ドキュサイン）は、50万社以上の企業で導入されている電子契約システムです。

契約書の準備から署名、承認といった一連の業務を電子化することができます。また、外部アプリケーションとの連携機能も豊富で、SalesforceやBox連携に対応していたり、モバイルアプリからの利用もできるなど、便利な機能が搭載されています。

CloudSignの利用料金

GMO電子印鑑Agree

https://www.gmo-agree.com/

GMO電子印鑑Agreeは、GMOが提供する電子契約システムです。

契約手続きを電子化し、最短数分で契約の締結ができるようになります。契約書のテンプレートや一括送信機能も用意されており、効率よく契約することができます。

電子サインと電子署名の両方のタイプに対応していることが特徴で、さまざまなタイプの契約を電子契約にできるという点が魅力です。

GMO電子印鑑Agreeの利用料金

RPAツール

RPAとは「Robotic Process Automation」の略語で、ロボットによる作業の自動化のことを指します。RPAツールにより自動化できる作業は、「経費申請」「メール対応・電話対応」「データ収集」などの単純作業が中心です。
バックオフィス業務をはじめ、さまざまな事務作業を自動化できるので業務の効率化につながります。

UiPath Community Cloud

https://www.uipath.com/ja/start-trial

UiPathは、無料から使えるRPAツールです。ルーマニアで生まれたツールですが、日本語にも対応しています。ただし、利用するには条件があり、個人または小規模組織である必要があります。企業向けには60日間の無料使用期間が用意されているので、そちらを使うと良いでしょう。

UiPathを使えば、プログラミングの知識がなくても画面をレコーディングするだけで業務を自動化することができます。Webサイトからのデータ取得やレコーディングなど、RPAに必要な一通りの機能が無料で使えるため、試しにRPAを導入してみたいという方におすすめです。

UiPath Community Cloudの利用料金

RPA Express

https://www.workfusion.com/platform/

RPA Expressは、ニューヨークに本社を置くWork Fusion社が提供するRPAツールです。無料から使うことができますが、Macには対応しておらず、Windowsでしか利用できないため注意が必要です。

RPA Expressは無料版でも、画面のレコーディングや機械学習でロボットに操作を覚えさせるなど、業務を自動化したい際に必要な機能が搭載されています。

自動化できる作業には、

• マウス・キーボードの操作
• Excelの操作
• アプリケーションの操作

といったものが挙げられます。

RPA Expressの利用料金

フォーム作成・顧客管理ツール

続いて、「問い合わせやアンケートのフォームを作成するツール」と、「その問い合わせに対する返答や管理を行うツール」を一元化することで、問い合わせ管理を円滑化できるツールをご紹介します。

formrun（フォームラン）

https://form.run/

formrun（フォームラン）は、弊社で提供しているフォーム作成ツールです。
専門知識がなくてもデザイン性の高いフォームを簡単に作ることができ、会員登録やアンケート、顧客からの問い合わせ管理、営業の案件管理など幅広い用途で利用することができます。

問い合わせに対する返信もformrunから直接行うことができ、テンプレート機能を利用することでスムーズな顧客対応を実現します。また、カンバン方式を採用していることで進捗状況が一目で把握できる点も業務効率化に貢献するポイントです。

またスパム・BOT対策機能を実装しているほか、情報セキュリティマネジメントについての国際規格「ISO 27001 (ISMS)」の認証を取得しているなどセキュリティ面も安心です。

フォームは3つまで無料で作成することができます。イベントやキャンペーンの申し込み、資料請求、顧客満足度調査などのフォームを実際に作ってみてはいかがでしょうか。

formrunの利用料金

情報共有ツール

「どこに何の情報が保管されているのか」を明確にしておくことは、作業の効率化に大きく貢献します。情報共有ツールは少人数であれば無料で利用できるツールも多く、スタートアップの企業にとって取り入れやすいツールとも言えるでしょう。

Stock（ストック）

https://www.stock-app.info/

Stockは、スモールチーム向けに作られた情報共有ツールです。誰でも簡単に利用できる「シンプルさ」に重点を置いて開発されており、チャットやファイルでの情報共有で発生しがちな悩みを解消します。

用件ごとにフォルダ分けでき、チャットのようにログが増えて流れていくこともありません。写真やファイルはドラッグ＆ドロップで簡単に貼り付けられ、情報をわざわざファイル化して共有する必要がないため、作業の円滑化を図れます。また、Stockはタスク管理ツールとしても利用できます。利用料金はフリープランを含む5つのプランから、チームの規模に応じて選択することができます。プランはそれぞれ5人以下、10人以下、20人以下と細かく区切られているため、事業拡大に合わせたプラン変更がしやすいでしょう。

Stockの利用料金

Evernote（エバーノート）

https://evernote.com/intl/jp

Evernoteは、様々な「忘れたくない情報」を記録・管理できるツールです。

ノートやファイル、ToDoリスト、写真、ボイスメモなどあらゆる形で情報を記録できます。必要な情報をすべて集約できるので、ペーパーレス化で仕事や計画を進められます。

情報整理のスタイルや利用ニーズに応じて、ベーシック・プレミアム・ビジネスの3つのプランから選べます。プランによって、オフラインでもアクセスできたり、Webページをまるごと記録できたりと豊富な機能を活用することができます。Evernoteは情報の蓄積や確認が容易なため、業務効率化に大きく貢献することでしょう。

Evernoteの利用料金

Gyazo

https://gyazo.com/teams

Gyazoは、世界240もの国で活用されている、画像の共有が簡単にできるツールです。

画面をドラッグで切り取れば自動でクリップボードに保存されるので、あとはリンクを貼るだけでどこへでも共有できます。メールや社内チャット、オフショアの現場など、情報共有が急務となる様々な場面で活躍します。

文章での説明や難しかったり、異なる国の言葉でコミュニケーションが困難だったりするときでも、画像を切り取って相手に送ることで意思疎通が楽にできるようになるため、問題解決に向けてスムーズに動くことができるでしょう。

Gyazoの利用料金

タスク管理・プロジェクト管理ツール

スタートアップ企業に勤める方の中には、「あれもこれもしなくてはならない」と抱えきれないほどのタスク量に悩んでいる方もいるのではないでしょうか。本当に注力したいことを行うためには、タスクに優先順位をつけて効率よく取り組むことが大切です。タスク管理に適したツールを導入し、抜け漏れが発生しないように作業を進めていきましょう。

Todoist

https://todoist.com/?lang=ja

Todoistは、シンプルにタスクを管理できるツールです。AppleやGoogleなどの世界的企業も愛用しています。

1日のタスクをリスト形式で整理し、タスクの全体像を把握できます。タスクに締め切りを設定したり、優先度をつけたり、進捗をグラフ化したりでき、「今何をすべきか」が一目で分かります。

Google DriveやSlackなど100以上のアプリと連携できるので、使い慣れたアプリと組み合わせることでさらに生産性を高めることができるのも魅力の1つです。また、パソコンやMac、モバイルなどあらゆる端末で利用でき、場所を問わずタスク管理が行えるため、外出中でもタスクの状況を把握することが可能です。

Todoistの利用料金

※上記は年払い時の月額料金です。

Trello（トレロ）

https://trello.com/

Trelloは、ボード上でタスクを管理できるツールです。タスクごとにカードを作成し、ステイタスを変更することで進行状況が一目で把握できます。

カードの追加や並べ替え、削除は自由自在。ボードは常にリアルタイムで更新されます。タスクの数やメンバーが増えたら、チームを作成してチームごとにタスクを管理できるなど、柔軟な使い方が可能です。また、無料プランでもメンバー追加などにコストがかからないので、限られた予算内で業務効率化を図りたい企業におすすめです。

コメントを追加したり、個人のパソコンやGoogle Driveからファイルをアップロードできたり、タスクに期限を追加したりと機能も充実。見逃したくない項目には通知システムを設定することもできます。

Trelloの利用料金

名刺管理ツール

人脈の拡大や業務の円滑化は、ビジネスの加速に大きく働きかけます。最後に、名刺管理ツールとマルチに役立つグループウェアをご紹介しますので、ぜひご覧ください。

Eight（エイト）

https://8card.net/

Eightは、簡単便利に名刺情報を管理できるツールです。

名刺を撮影するだけで、素早く名刺情報をデータ化してツール内に取り込みます。名前や会社名、メモの全文などで検索できたり、ラベルでグループ分けができたりするので、名刺情報へのアクセスも容易です。

また、Eightを利用している相手と名刺交換を行った場合、メッセージ機能でやり取りができるようになります。電話やメールよりも気軽に連絡をとれるようになり、相手が名刺情報を変更したときにも通知が届くので、近況状況の把握や引き継ぎ時の確認などにも役立つでしょう。

かさばって管理がしづらい紙の名刺よりも、手軽に名刺を管理でき、ビジネスネットワークの構築に活用できます。

Eightの利用料金

myBridge（マイブリッジ）

https://jp.mybridge.com/home

myBridgeは、LINE株式会社が提供する名刺管理アプリです。

名刺をスマホで撮影するだけで、名刺情報をデータ化することができます。名刺データは会社名や部署名などから簡単に検索でき、Excelにエクスポートすることも可能です。

また、LINE株式会社が提供していることもあり、LINEトーク上で名刺を共有できることも特徴です。全ての機能が無料なので、試しに使ってみてはいかがでしょうか。

myBridgeの利用料金

ファイル共有ツール

G Suite

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/

G Suiteは、ビジネス業務に必要なあらゆる機能を実装したクラウドツールです。
カレンダー機能で業務スケジュールを管理でき、仕事に必要な資料やファイルはドライブ機能でまとめて保管・共有が可能です。

スプレッドシートやドキュメントは、複数人でリアルタイム編集ができるほか、変更内容は自動で保存され効率的な作業を叶えます。メールやテレビ会話機能も備えているので、ビジネスでの連絡や会議もツール1つでこなすことができます。

Googleでは高水準のセキュリティ体制でサービスを提供しているので、「クラウドだとセキュリティ環境が不安」とお考えの方でも安全に利用できます。

14日間の無料体験期間があるので、まずはそちらを体験してみるのがおすすめです。

Google Suiteの利用料金

Dropbox（ドロップボックス）

https://www.dropbox.com/business

Dropboxは、大容量のデータを安全に保管・共有できるオンラインストレージツールです。

ファイルやドキュメントを大量に保存・管理できます。チームでの共同作業で、データを管理・共有するのに便利です。チームの規模に合わせたプランを選び、容量は必要に応じて追加できます。パソコンや各種モバイルから、場所を問わずアクセス可能なので業務をスムーズに進められるでしょう。

また、データはすべてクラウドストレージに保存されるので、安全に作業することができます。デバイスを紛失・盗難したときにはデバイスからファイルを削除する機能も備えており、大切なデータを守ります。充実したセキュリティ機能で、ユーザーの作業をしっかり管理します。

個人向けであれば無料プランもあるので、まずは個人で体験し、業務効率化に役立つと実感してからチーム・企業に広めていってはいかがでしょうか。

Dropbox Businessの利用料金

まとめ：人手じゃ足りない業務はツールで効率化！

いかがでしたでしょうか？

あらゆる業界で、業務の複雑化が進む今、「業務量に対して人手が不足しがち…」とお悩みの方も少なくないでしょう。
ですが、業務内容によっては人手よりもツールを導入することで簡潔化できるものもあるかもしれません。

ただし、ツールは単に導入すれば良いのではなく、問題や課題をきちんと把握した上で、課題解決の目標を立てて利用していくことで効果が発揮されます。
ツールを上手に活用して仕事の生産性を高めていきましょう。

formLab編集部

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