自動返信メールとメールテンプレートでお問い合わせ対応の時間を40%削減した方法とは!?(株式会社INQ 様)

導入事例集

「挑戦者として、挑戦者を支援する」をビジョンに掲げる株式会社INQは、年間130件超、10億円以上の資金調達を支援する会社です。

スタートアップ・ベンチャー企業からスモールビジネスまで、様々な起業家の挑戦をサポートしています。

今回は融資の相談窓口や、ウェビナーの申し込みフォームとしてformrunをご活用いただいている、代表の若林様、マーケティングを担当されている岡田様にお話を伺ってきました。

事業内容シードスタートアップの支援
主な用途お問合わせ対応
推しの機能自動返信メール
メールテンプレート
ステータス管理
目から鱗の機能Salesforce連携
広告タグの設置機能
Mailchimp連携機能
利用プランPROFESSIONALプラン

formrunをどのような用途でご利用されていますか?

若林様:主に以下の2つの用途でformrunを利用しています。

  • 融資相談の問い合わせ窓口
  • 今回の新型コロナウイルスをきっかけに始めたウェビナーの申し込みフォーム

弊社は、リファラル以外に広告や自社メディアの「INQ MAGAZINE」からリードを獲得しています。

formrunで作成したフォームにお問い合わせがきたら、一次対応として自動返信メールを送信すると同時にformrunのボード画面で顧客対応の管理をしています。

無料相談等の対応後、案件化したお客様をSalesforceで進捗を管理しています。

融資の無料相談のお申し込みフォーム

formrun導入の背景について教えてください。

若林様:弊社自身がベンチャー企業であり、リソースが限られています。

そのため、顧客対応/管理の面で、可能な限り業務を自動化し、空いた時間でできる限り丁寧な顧客対応をしたいと考えていました。

以前は別のフォームサービスとTrelloをZapierで連携しており、お問い合わせがあった際には、Trello上でカードが自動生成されるよう設定していました。

しかし、当時利用していたフォームサービスでは自動返信メールの機能がありませんでした。

お問い合わせ対応を私一人で行なっており、一次対応を自動化できず限界を感じていたことから、formrunを導入しました。

なぜformrunを選んだのでしょうか?

若林様:周りの起業家が使っていて評判がよかったからです。

弊社支援先の多くの企業が「formrunは使いやすい」と、高く評価していました

私自身もformrunを試しに使ってみた上で操作感や機能がとてもよかったので、今回導入にいたりました。

これまで、メール対応とTrelloのステータス管理に慣れていたので、formrunの機能習得には時間がかかりませんでした。

株式会社INQの若林様

ありがとうございます!自動化への課題感から、formrun導入を考え始めたのですね!実際に使ってみてどうでしたか?

若林様:課題であった「お問い合わせへの一次対応の自動化」が促進しました。

その理由として、主に以下の3つの機能が大きな役割を担いました。

結果として、別のフォームサービスを使用していたときより、お問い合わせの対応時間を約40%削減することができました

以前は別のフォームサービスと、複数のツールを往き来する必要がありましたが、今では、顧客対応とステータス管理をformrun上でまとめて行えるようになり、とても楽になりました。

メール機能の面では、エンジニアの手を借りなくても、自動返信メールを簡単に設定できました

コストをかけずに、オペレーションをストレスなく回せることを重視しているため、とても有り難かったです。

また、ステータス管理の面では、「受信」「返信済み」「電話日程調整済み」「進展」「返信後反応なし」「TEL完結」「メール完結」のようにプロセスを設定しています。

株式会社INQ様のお問い合わせフォームのステータス画面

自動返信メール送信後の二次対応や日程調整など、お客様への対応はバリエーションが多いため、メールテンプレートを複数用意しています。

2020年4月に「新型コロナウイルス対策融資・保証まとめ」についてStartupListで掲載した記事から大きな反響があり、前月と比較して2倍以上のお問い合わせをいただきました

基本的に私ひとりで顧客対応をしていたので、

  • ステータス管理
  • 自動返信メール
  • メールテンプレート

の機能により、お客様対応やステータス管理で混乱することはありませんでした。

PROFESSIONALプランにアップグレードした理由を教えてください。

若林様

を行うためです。

弊社では案件化後の営業管理や顧客管理、およびリードの集計を、全てSalesforceで取り組んでおりますが、案件化をしたからといって、必ずしも全ての案件が本契約へと結びつくわけではありません。

案件の成約度合いについてはリードのチャネルにより、ばらつきが生じることから、Salesforceで成約率の高い流入元を分析する必要があり、都度Salesforceに顧客情報を入力することは欠かせません。

別のフォームサービスで管理していたときは、Salesforceに顧客情報を自動で入力する機能がなかったため、入力作業を代行していました。

しかし、formrunとSalesforceの自動連携により、顧客情報を入力するコストを削減できました

岡田様以前からリスティング広告、自社メディアの広告バナーからランディングページへの導線を設けており、各広告で正確なコンバージョン数を測るために、formrunで作成したフォームに広告タグを設置しております。

また、ウェビナーに参加される方は、主に情報収集であることが多く、いわゆる潜在顧客に該当することから、Mailchimpにformrunからリストを出力し、定期的なメール配信に取り組んでます。

広告を経由しての流入計測、その後イベント等に参加したお客様との継続的なリレーションを築くために、広告タグの設置と、Mailchimpとの連携機能をフルに活用しています。

株式会社INQの岡田様

最後にどのような企業様にオススメでしょうか?

若林様:スタートアップにとどまらず、士業事務所にformrunの活用をオススメしたいです。

理由は、以下2点です。

  1. メールでのお問い合わせの一次対応が受注するか否かに大きく関わってくるため
  2. リスティング広告のLPで集客をすることが多いため

1点目は、私の元々行政書士(=士業)としてキャリアをスタートしたこともあり、士業事務所の業務の中で感じたことです。

士業事務所では、お問い合わせや相談窓口での一次対応をスムーズにできるかどうかが、成約率に大きく影響します。

formrunの場合、自動返信メールやメールテンプレートを活用すれば、一次対応はスムーズかつ丁寧に対応できるので、お勧めですね。

2点目は、リスティング広告から集客する事務所が多いためです。

formrunでは広告タグの埋め込み、コンバージョンの計測をそれぞれ実現できるため、士業事務所の方々が利用するフォームにぴったりだなと思います。

私は、メール対応の質で、受注の質が分かれると思っています。

工数をかけずにメール対応の質を上げるためにも、ぜひformrunを導入してみてはいかがでしょうか。

株式会社INQ 代表取締役CEO 行政書士法人INQ代表 若林 哲平様
年間130件超、10億以上の調達を支援するチームの統括責任者。融資サポートを中心に、様々な領域のスタートアップのシード期の資金調達を支援している。
複数のスタートアップの社外CFOも務め、業界への理解が深く、デットだけでなくエクイティ両面の調達に明るく、対応がスムーズだとVCやエンジェル投資家からの信頼も厚い。

株式会社INQ マーケティング部 岡田 潤一様
自社メディア「INQ MAGAZINE」・リスティング広告の運用、YouTube動画の撮影・編集、アライアンス等、リード獲得に繋がる施策全般を管理しながら、マーケティング業務の内製化を推進している。