「お問い合わせ対応」の業務効率を上げるformrunおすすめ機能4選

Tips集

こんにちは!formrun編集部です。

お問い合わせ、サービスの応募・申し込み、イベントやアンケート質問など様々な用途で使われているformrun。 

有料プランを契約しているユーザーさまの50%以上が、formrunを「お問い合わせ」用途として利用しています。

今回はformrunを「お問い合わせ」用途でご利用いただいているユーザーさま向けに、業務効率の向上に役立つformrunおすすめ機能を4つ紹介していきます。

formrunを使い始めてまだ間もない方や、もっとお問い合わせ工数を減らしたいと感じている方は必見です!

お問い合わせフォームとは

お問い合わせフォームとは、サービスサイトやコーポレートサイトなどに設置している「お問い合わせ」用のフォームを指します。

以下キャプチャのようなフォームが、代表的なお問い合わせフォームになります。

上記のようなフォームを用いて、お問い合わせ対応をしている方に向けて、
今回はformrunユーザーさまが使っている機能を1つ、formrun運営事務局がオススメする機能を3つ紹介していきます!

「お問い合わせ」用途ユーザーさまがよく使っている機能

formrunの「お問い合わせ」用途のユーザーさまが、特によく使っている機能を調査してみました。
結果、他の利用用途に比べて「お問い合わせ」用途のユーザーさまはSlack、Chatwork連携などのチャットツール通知設定をしている割合が多いことがわかりました。

①チャットツール通知設定

どのような機能か

formrunにフォーム回答が来た時などにチャットツール上で通知が確認できる機能です。また、メールを送信したことやメモの作成が発生した場合も通知が確認できます。

チャットツール通知連携のFAQはこちら

連携するメリット

Slack通知やChatwork通知を設定することによるメリットは以下のようなものがあります。

  • お客様へのスピーディーなお問い合わせ対応
  • オープンチャット上によるチームでの認識のすり合わせ・抜け漏れ確認

5月にMicrosoft Teamsとも通知連携を開始しました。
チャット連携できていなかった方はこの機会にぜひご利用ください!

▼Microsoft Teams連携について詳しくはこちら

formrunが「Microsoft Teams」との連携を開始しました。

「お問い合わせ」用途ユーザーさまにオススメの機能

ここからは、formrun運営事務局が毎日お問い合わせ対応にて利用している機能の中で、「お問い合わせ対応でぜひ使って欲しい!」と思うイチオシの機能を紹介していきます。

②自動返信メール設定における変数設定

どのような機能か

自動返信メール設定とは、フォーム回答があった際にあらかじめ用意していたテンプレートメールをフォーム回答者へ送ることができる機能です。その際に、テンプレートの編集画面で変数を設定すると、フォーム上で送信された情報を自動的にメールへ挿入することができます。

自動返信メール設定における変数設定のFAQは こちら

オススメする理由

自動返信メールの変数設定を行うことにより、お客様に親近感を持ってもらえるような「私信型メール」へ進化することができます。

*引用:第68回目 私信型メールとは – Yahoo! JAPANの最新マーケティング情報

▼メールが届いた画面

上記のbefore→afterを比べていただくとわかる通り、件名に自分の名前が入っているだけでも、お客様が自分ごととして受け止めることができ、より記憶に残りやすくなります。

③メールテンプレート機能

お問い合わせ対応をしていたら、「この前も同じようなお問い合わせがきたな…」ということはよくあると思います。その際にぜひ活用していただきたい機能がメールテンプレート機能です。

どのような機能か

メールテンプレート機能とは、あらかじめメールの返信テンプレートを用意できる機能です。返信テンプレートを複数用意しておくことで、カードよりメールを返信する際に、該当するテンプレートを挿入して返信にご利用いただけます。

メールテンプレート機能のFAQは こちら

オススメする理由

結果として以下2点のメリットを得られます。

  • お客様にスピーディーなお問い合わせ対応ができる。
  • 同じ様なお問い合わせにかける工数を削減できる。

④「対応待ち」と「対応済み」による対応状況確認機能

カード上でメールを何度もやりとりをしていると「返信が来ていたのに見逃していた!」
という経験をしたことはありませんか?
そのような未対応カードの「抜け漏れ」を防ぎたい方におすすめの機能です。

どのような機能か

カード上で、メール返信などの対応状況がわかる機能です。対応を行っていない場合はデフォルトで「対応済みにする」となっており、クリックすると「対応済み」と表示されます。

対応が終わったものは毎回「対応済み」にすることで、未対応のカードを「対応待ち」から確認することができます。

オススメする理由

結果として以下のメリットを得られます。

  • 未対応カードの「抜け漏れ」をなくすことができる。
  • 対応したカードと未対応のカードが、チームで管理しやすくなる。

まとめ

今回はformrunを「お問い合わせ」用途でご利用いただいているユーザーさま向けに、業務効率の向上に役立つformrunおすすめ機能を4つ紹介していきました。

今後は「イベント」用途や「アンケート・質問」用途など、他の用途別にもおすすめ機能を紹介していきますので、ご期待ください!

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