問い合わせ返答状況がチーム内で見える化！ITツールを使うのに自信がない企業にこそformrunをおすすめしたい理由とは？（株式会社参創ハウテック様）

1998年に設立され、住宅の設計から施工までトータルサポートを行っている株式会社参創ハウテック。住宅新築工事の設計施工、住宅のリフォーム・リノベーション、オーダー収納家具・キッチンの設計・製造・施工、キッチンパーツ・ハウジングパーツの販売といった事業を展開しています。

formrunはekrea Parts（エクレアパーツ）が運営するキッチンパーツ・ハウジングパーツのオンラインショップやお役立ちWebメディアのお問い合わせフォームとしてご利用いただいています。以前は、担当者ごとに対応を行っており、対応方法やステータス管理が煩雑になっていたそうです。

今回は、パーツ販売部門マーケティングチームリーダー の狩野様に、チームでformrunを活用する取り組みをお伺いしました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

狩野様：株式会社参創ハウテックでは、商品情報や施工情報等を発信する「お役立ちWebメディア」と住宅パーツの「オンラインショップ」を運営しています。

formrunは主にお問い合わせフォームとして利用しています。キッチンやハウジングパーツのご購入を検討している方からの商品全般に関するお問い合わせ窓口や、ショールーム予約、セミオーダーの受付フォームでformrunを使っています。

formrun導入の背景を教えてください

狩野様：2年前にオンラインショップをリニューアルしました。私達はお客様（施工会社）からお問い合わせをいただくことが多いのですが、お問い合わせ時に図面や不具合の状況を、写真やPDFで送っていただく必要があります。しかし、オンラインショップの開発会社に用意してもらったオンラインショップのフォームに、画像やPDFファイルをアップロードできる機能がありませんでした。

フォームツールの設置を追加で開発会社さんにお願いしようと思ったのですが、要件定義やイメージのすり合わせに時間がかかったり、通常業務以外に時間を取られてしまうことが予想されました。

そのため、自分たちでフォーム作成・修正ができて、フォームにファイルがアップロードできることを条件に探し始めたのがきっかけです。

主にWeb検索で探し、Microsoft FormsやGoogleフォームも試しましたが、アクセス制限があったり、Googleアカウントを作成しないとフォームへの回答ができなかったりと、利用制限が多いため選べませんでした。初めてでも簡単にフォーム作成ができるフォームツールはないかと調べ、formrunにたどり着きました。

実際にフォームを作成してみて、インターフェースがよく、ちょっとした文言の変更や項目の追加・削除が本当に簡単にできるので、すごく助かっています。

狩野様

実際にどのような効果がありましたか？

狩野様：リニューアル前に使っていたフォームと比べて、お問い合わせを今誰が対応しているのか、チーム内の対応状況がひと目でわかるようになりました。

これまではお問い合わせが来ると、管理画面から受付をした担当者を登録してはいましたが、各個人のメーラーから返信メールを送っていました。そうすると他の担当者には履歴が見えないため、対応状況を口頭で確認しないとわかりませんでした。

formrunではボード画面でステータス変更が簡単にできます。お問い合わせが1つ1つカード形式になっていて、カードの詳細画面から個別メールが送信できるのでメーラーを開く必要がありません。しかもformrun上で返信すれば、他の担当者も対応履歴が確認できます。同じ内容のお問い合わせが来ていれば、他の担当者の返信内容を参考に回答することも容易にできるようになりました。

ボード画面にてカンバン式でステータスや担当者を管理

私以外にもオペレーターとしてお客様対応を行う社員や営業を行う社員も利用しているのですが、「使いやすい」ととても評判がいいです。利用し始めて2年ですが、通常業務に馴染むほど毎日利用しています。他のフォームツールに切り替えるのはもう難しい気がしますね。

formrunを導入したことでいつでも自由にフォーム編集ができるので、業務効率化にも繋がりました。

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

狩野様：お問い合わせ対応のチームメンバー全員でformrunを確認できるように3名以上で利用したかったので、STARTERプランを利用しています。

一番使っている機能は、導入した決め手でもある「ファイルアップロード項目」です。

以前は、私の専門範囲外のことや不具合についての対応を電話でする必要があり、電話内で解決することができず、対応後の担当者への連携やお客様の状況把握がとても難しかったです。

formrunにしてからは、お問い合わせフォームにファイルアップロード項目を設置できるので、電話での不具合に関するお問い合わせや御見積に関するお問い合わせなどは基本的にフォームから問い合わせるようにお伝えし、管理をformrunにまとめています。フォーム作成から受信、対応メール、その管理まですべてformrunで一元管理できています。

また、写真や図面をフォームから送ってもらうことで、どのような不具合が起きているのかすぐに把握できるようになり、専門の担当者への共有が簡単になりました。

この際セキュリティも不安ですが、formrunではreCAPTCHA等を設置できたり、セキュリティに関しても安心して対応できます。

ファイルアップロード項目

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

狩野様：インターフェースがとても良いので、システムに慣れていない方におすすめしたいです。

視覚的に使いやすいので、受け入れられやすいのかなと思います。システムに慣れていない方や苦手で嫌だなと思っている方にこそ、ぜひ使って欲しいです。