紙での運用からの脱却を目指して！教育現場でのformrun活用方法（日本児童教育専門学校様）

実践的な教育で保育士・幼稚園教諭の養成を行う日本児童教育専門学校。

社会人の方でも通いやすい教育プログラムと、現場のリアルが学べるカリキュラムで、卒業後即現場で活躍できる人材を輩出しています。

今回は、同校で専任講師として働かれている井上様にお話を伺いました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

井上様：施設実習の受け入れ可否を回答いただくフォームとして利用しています。

本校では、保育園の他に乳児院や児童養護施設など11種別の施設で実習を行なっているのですが、施設の方に実習生の受け入れをお願いし、その回答として受け入れ可能な期間や人数をformrunのフォームから回答いただいてます。

実習の受け入れ可否を回答するフォーム

formrun導入の背景を教えてください

井上様：施設の方から回答いただいた内容の整理業務を効率化したかったからです。

以前は、施設での受け入れが可能かどうかを紙面に記入し郵送いただいていました。
回答いただいた内容は手作業でExcel上に入力し、それぞれの学生の実習先を割り当てていました。

しかし、200程度の施設から返答をいただくため、どうしても手作業での入力に時間と手間がかかっていましたし、入力ミスも頻発していたことから、紙面以外で回答いただく方法を検討し始めました。

Web上で回答を受け付けて管理できるようなサービスを探していたところ、formrunを見つけました。

必須の機能だと考えていた「条件分岐項目」や「自動メール返信」などの機能が揃っていて、また校外の方にも自信を持ってお送りできるデザインだったことから導入を決めました。

実際にどのような効果がありましたか？

井上様：Excelに手入力を行う時間が削減できました。

現在は、これまでと同様紙面で受け入れの可否を回答いただく他、フォームのQRコードを記載し、そちらからアクセスし回答いただけるようにしています。

施設の担当の方はパソコンやスマートフォンの操作に慣れていない方も多いのですが、導入後1/4程度の方がフォームへ移行してくださいました。

フォームで回答いただいたデータはそのままExcelに出力できるので、手入力の手間や時間、また記入ミスを削減することができました。

まだ3/4は手作業で入力しているため、フォームからの回答の割合をこれからさらに増やしていければと思っています。

また、教員や教務の中でも非常に使いやすいと反響があり、現在では学内の様々な場面で利用しています。
以前は、教員によって異なるツールを利用していたのですが、formrunに統一する方向で話が進んでいます。
教員全員が同じサービスを利用することで、機能や使い方についてお互いに共有でき、業務効率化が図れたのは導入してよかったことの1つです。

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

井上様：条件分岐項目とフォームテンプレートです。

条件分岐項目は、必要な方に必要な項目が表示できるので、回答する際の負担を減らすことができるかなと思います。

フォームテンプレートは、新規フォーム作成時にすでに必要な項目が揃った状態からフォーム編集が始められるので、非常に助かりますね。
色々な用途でフォームを利用するのですが、フォームテンプレートを見れば大体は載っているので、作成する際はいつも利用しています。

また、フォームを細かくカスタマイズできるのも嬉しいです。
施設の方に向けたフォームでは、適宜補足を付け足したい場合が多いのですが、項目の補足説明欄やリッチテキスト項目を利用することで、それを記載しておけるのがとても便利です。

プランの決め手は、フォーム作成数とメンバー数です。
導入をする際に、教務や他の教員が利用することもあらかじめ見込んでおり、複数の用途でフォームを利用する予定だったため、6つ以上のフォームを作成できる点や3人以上メンバーを追加できる点からSTARTERプランに決めました。
実際にかなり様々な場面で活用しているので満足しています。

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

井上様：まだまだ紙文化が根強い学校教育業界にオススメしたいです。

formrunは本当に色々な使い方ができます。
そのため、紙での運用に慣れてしまっている方でも、発想を変え、「フォームを活用することで便利になるのでは」と考えれば様々なアイディアが生まれると思います。