採用業務を20%減！bookrun連携で1ヶ月に50人との面談を自動化できた方法とは？（株式会社ビーエスシー・インターナショナル様）

滋賀県琵琶湖で50年近くウォータースポーツの体験学習施設「BSCウォータースポーツセンター」を運営している株式会社ビーエスシー・インターナショナル様。

環境学習はもちろんスポーツを通して自然の大切さ、相互理解を深めてもらえるようなプログラムを提供しています。

今回は同社取締役の井上様に、お話をお伺いしました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

井上様：弊社は、子ども達が親元を離れて様々な自然体験学習を実施するサマーキャンプを運営してます。formrunはその申込フォームや、サマーインターンシップの申込・面談フォームとして利用しています。

その他には、ローカルWEBメディア「ここと」の取材・依頼フォームとしてもformunを利用しています。

サマーキャンプの申込フォームとサマーインターンシップの面談予約フォーム

formrun導入の背景を教えてください

井上様：当社は以前、WordPressのプラグインを使用してフォームを作成していました。顧客管理はSalesforceで行っていたため、フォームからの応募メールが届くと、その内容を手作業でSalesforceにコピー＆ペーストする作業が必要でした。

しかしこの転記作業はヒューマンエラーが頻発しており、特に繁忙期である5月から6月にかけては1日に40件の申し込みがあるため、キャンプのお申し込み一連の対応を終えるまでの作業に3〜4時間かかっていました。さらに、フォーム自体も回答しにくいものになっており、改善の必要性を感じていました。

顧客管理の対応を他のスタッフに依頼するようになったことで、手作業による作業時間の無駄を痛感し、ツールの導入を検討するようになりました。

Salesforceと連携可能なフォームを探している中で、formrunの記事を見つけ、登録することを決めました。Googleフォームも検討しましたが、デザイン的に自社サイトに馴染みやすいものを選びたかったため、formrunの導入を決めました。

井上様

実際にどのような効果がありましたか？

井上様：formrunとSalesforceを連携させることで、フォーム回答データを自動的にSalesforceに取り込めるようになりました。その結果、手作業による転記ミスがゼロになり、3〜4時間かかっていた作業時間を0にすることができました。

条件分岐選択項目を設置し、リピーターと新規の方で分岐させ、表示させる設問をわけることで、リピータの方の回答項目を少なくでき、申込者様の入力工数も減らせたかなと思っています。

条件分岐選択項目により、選択した内容に設問によって回答を出し分ける

また、日程調整機能のbookrun連携をサマーインターンシップの面談予約に活用することで、採用業務を20％削減することができました。

以前は以下の業務フローで面談予約を行っていましたが、繁忙期になると1ヶ月で50人以上の面談が必要になり、日程調整にかなり時間がかかっていました。

1. 大学生からインターンシップへのエントリーが発生。
2. フォーマットの履歴書と面談日程候補をメールで送信。
3. 日程調整のためのメールやり取り（通常、2〜3回のやりとりが必要）。
4. 最終的な面談日程を確定。
5. Google MeetのURLを発行し、メールで送信。
6. オンライン面談日が実施される。

そのため、日程調整中に面談希望者の大学生のモチベーションが下がってしまったり、Google MeetのURLを誤って送ってしまうヒューマンエラーも発生し、機会損失のリスクも発生していました。

bookrun連携により、以前のフローの3 ~ 5の業務を削減することができ、大幅な業務改善を実現できました。

bookrun連携により、面談予約のフローを20％削減！

また、インターンシップの応募には履歴書を送付いただいています。formrunではフォーム回答時にファイルをアップロードできる項目を設置できるので、履歴書の回収も楽になりました。

ファイルアップロード項目にて履歴書をアップロード

インターンシップの採用時期はサマーキャンプの受付時期と被り、毎年慌ただしくなるのですが、今年は少し余裕も持って対応でき、非常に助かりました。

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

井上様：導入した背景にもあるように、Salesforce連携を利用したかったので、PROFESSIONALプランを利用しています。

また、Salesforce上のリスト整理のために、hidden項目も活用しています。

サマーキャンプの申込後、Salesforce上で請求書を発行するフローをとっているのですが、その際、参加日ではなく、コース（1泊2日のコース等）ごとに異なる請求書を作成したいと思っていました。

フォーム回答上では1〜5番は1泊2日、6〜10は2泊3日という感じで通し番号をつけて管理していますが、その番号ごとではなく、コースごとに絞り込みができないかと思っていたのです。

hidden項目は、フォーム上で項目として表示させたくはないが、フォーム回答者様のデータとして、取得したい場合に利用できます。hidden項目に、コース名を記入しておくことで、コースごとに絞り込みを実現でき、請求書作成業務を効率化することができました。

hidden項目にてフォーム回答者にはみえない隠し項目を設置

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

井上様：宿泊イベントなど、日を跨いだ宿泊のイベントを提供している同業者におすすめしたいです。

日帰りの予約ツールとかはよくありますが、日を跨いだ宿泊のイベントのシステムは少ないかなと思ってます。

特に繁忙期には1日に50〜60件の申し込みが殺到し、対応が難しくなる場合に、formrunのようなツールを導入することで業務が効率化できると思います。