オーダー時のやり取りが50％削減！注文者と販売者どちらのミスも解消したformrunの使い方を紹介！（モロフジ株式会社様）

モロフジ株式会社にて、2016年より新たな事業としてスタートした「花き事業部」。

花き事業部では、『「花業界に革命」を。物流のプロ集団が展開する花事業』を掲げ、花を通した新たなサービスを次々と展開しています。

今回は、モロフジ株式会社の花き事業部にてマネジメントを担当する佐藤 央生様にヒューマンエラーを改善できたformrunの活用方法についてお伺いしました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

佐藤様：花き事業部では、フラワーショップ Season Hearts（シーズン・ハーツ）をはじめ、法人様向け胡蝶蘭専門ショッピングサイトやフワラースタンド専門店等の運営を行っています。

formrunはフラワーショップ Season Hearts（シーズン・ハーツ）にてブーケやフラワーアレンジメントをイメージに合わせてオーダーする注文フォームとして利用しています。

季節のイベントとして、母の日や卒業式等のお祝いごとに利用できるフラワーギフト等での注文受付もfomrunで実施してます。

Season Hearts（シーズン・ハーツ）の注文フォーム

formrun導入の背景を教えてください

佐藤様：以前は自社システムのフォームを利用していましたが、以下2つの課題を感じていたことがきっかけです。

1つ目はご注文後の受付完了連絡対応で、時間が多くかかっていたことです。

当時はご注文をいただいたら店舗スタッフがメーラーを確認し、メールテンプレートをコピー＆ペースト・注文情報等の個別情報を更新して送信するという流れで行っていました。対応時はメールテンプレートに必要な注文情報を転記する際に他の情報を追記してしまったり、誤字してしまったりとヒューマンエラーが頻発していて、メールの再送や送付前チェック等に時間がかかっていました。

2つ目はご注文者様からの入力ミスが多く発生していたことです。

フォーム上で必須項目と明記していても注文者様に入力いただけなかったり、電話番号欄に文字が入ってしまう記入ミスがあったりと、ご注文後にやりとりが発生することも多かったです。

上記2つの確認・修正に時間がかかっていました。通常業務として対応できないほどではありませんでしたが、日に日にフォームからのご注文が増えていたので、イベント等のご注文が少し落ち着いた時期にこの課題を解決したいと思い、フォームツールの導入を決めました。

3,4つくらいツールを検討しましたが、複数のフォームが用意でき、自動メール返信、複数アカウント運用ができることから、formrunの導入を決めました。

佐藤様

実際にどのような効果がありましたか？

佐藤様：2つの面で効果がありました。

まず1つ目は、社内での対応のミスが減り、スピードが半分程になったことです。

formrunはボード画面で直接ご注文者様への返信が可能なため、対応スピードが上がりました。また、注文時、フォームで回答いただいた内容（例：お名前や注文商品名など）を自動でメールに入れる機能（変数による設定）があります。弊社ではメールテンプレートでお客様のお名前や受渡希望日などを予め自動で入力されるよう、変数を設定しています。販売側がご注文受領メールを返信する際、お客様のご注文内容の転記間違いを防ぐことができます。

受け渡し方法やお支払い方法等によってメールへの記載内容が異なるので、汎用性の高いテンプレートを少量用意するのでは無く、細かくパターンに応じて10種類ほどのメールテンプレートを作成し、ご注文内容に応じてテンプレートを使い分けています。

上記を活用することで、ご注文内容をコピー＆ペーストする時間がなくなり、個別メールの返信時間の削減にも繋がりました。

メールテンプレートに変数を挿入しヒューマンエラー防止

2つ目は、注文者様の入力ミスが減ったことです。

formrunでは、フォーム項目に文字種の入力制限をかけることが可能なので、誤った回答をいただくことが減りました。

また注文者様にいただきたい情報をご注文フォームへの回答でしっかりいただくことができるので、ご注文後の余計なやりとりも発生しなくなりました。

文字種の入力制限をかけ、入力ミス削減

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

佐藤様：formrunを導入してからBEGINNERプランを利用しています。

理由としては、フォームを2つ以上作成したかったところと、店舗が2つあるので複数人で運用したかったためです。

また、条件分岐選択項目は重宝しています。

弊社では、お花をご注文いただいた後の受渡方法を、①「各店舗（2店舗）」もしくは②「配送」のどちらをご希望か、注文者様にお選びいただけます。

ご注文時に選んだ受渡方法によって、注文者様に記載いただきたい情報が異なるので、回答内容を変えられるのは嬉しいです。

選択内容によって、異なる設問を表示

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

佐藤様：オーダー品を売っている小売店の会社におすすめしたいです。

我々の商材として、フワッとした状態のところでご注文をいただくっていう方が割りと多いので、ECとの相性はあまりよくありません。

運用規模が大きくなくても、現場と連絡を取り合いご注文対応を行うようなお花を売っている同事業の方は割と使いやすいんじゃないかなって思います。

あと、ITリテラシーの低いうちのスタッフでも利用できたので、そういう担当者さんにはオススメじゃないかなと思います。