入居審査時の個人情報入力を大幅に効率化！ DXの加速する不動産会社がformrunを勧める理由とは？（アーチストエージェント株式会社 様）

札幌を拠点として、賃貸専門の不動産仲介サービス「ROOM ZERO」を運営するアーチストエージェント株式会社。地域の皆さんから信頼される企業を目指し、借主から仲介手数料を取らないスタイルでサービス展開しています。

仲介手数料無料を可能にした要因のひとつが、DXによる業務効率化です。顧客とのコミュニケーションにはLINEを活用しており、24時間相談を受け付けています。

今回は、不動産業界では従来紙でやり取りされてきた顧客個人情報の受付フォームとしてformrunをご活用いただいている、代表取締役の青木様にお話を伺いました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

青木様：お客様から個人情報を送っていただく際の受付フォームとして使用しています。

内見や検討を経て、お客様が申し込みたい物件を決めた後、入居審査のために個人情報を送っていただく必要があります。そこで、審査に必要な項目の入力欄を並べたフォームを作り、順番に埋めてもらえば漏れなく入力が完了する形にしています。

formrun導入の背景を教えてください。

青木様：不動産業界はどうしてもお客様の個人情報をお預かりする必要があり、その取り扱いを気にする方も多くいらっしゃいます。

弊社では通常時のお客様とのコミュニケーションにLINEを活用していますが、個人情報を送っていただく際に使うセキュリティの高いツールを探していて、formrunに出会いました。

試しにフォームを作ってみたらすごく分かりやすくて、30分くらいでフォームを作ることができました。

フォームのテンプレートを選ぶだけで、基本的な項目が揃った状態でできあがるので簡単です。そのフォームに必要な項目を追加して、カラーを変えるだけで自社らしさを出すフォームが作成できます。

他にGoogleフォームも検討したのですが、大きくサービス名が表示されて「あのサービスで作ったんだな」と丸わかりになってしまうのが気になりました。formrunは背景のカラーを変えることもでき、自社開発したようなデザインにできるのがいいですね。

実際にどのような成果に繋がりましたか？

青木様：formrunはセキュリティがしっかりしているので、安心して個人情報を送っていただけるようになったのが一番ですね。

以前は「ネットで個人情報を送るのは不安だから」と申込直前でキャンセルになってしまったことも年に数回ありました。しかし今はフォーム入力になったため、お客様から不安のお声をいただくことはなくなりました。

formrunを使う前は個人情報をメールで送ってくださるお客様もいらっしゃいましたが、情報の記載漏れがあり、お客様に再度いただくこともありましたね。。formrunでは必ず記載してもらいたい項目には必須設定ができます。

おかげで情報の記載漏れがなくなり、再度送っていただくためのやり取りがなくなりました。

また、お客様とのコミュニケーションもスムーズにできたと感じています。formrunでは入力完了画面に画像を貼ることができます。今後の流れを掲載して、この後どのような手続きが必要で、完了するまでどのくらいかかるのかを一目で分かるようにしています。

お客様から「今どうなっているのか」という問い合わせも減り、弊社にとってもお客様にとっても、無駄なコミュニケーションコストを減らすことができたと感じています。

入力完了画面（今後の流れを画像を貼って案内）

現在のプランの決め手やおすすめの機能を教えてください。

青木様：フォーム作成機能をメインに使っています。

作り方はとても分かりやすく、名前や郵便番号、住所などのよく使う項目はあらかじめテンプレートに用意されているのが楽でいいですね。お客様がフォームで入力を完了したらメールで通知が届く機能も便利だと感じています。

当初は無料プランで使い始めましたが、審査に必要な画像も送っていただいているため、5GBまで添付ファイルを保存できるBEGINNERプランにアップグレードしました。

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

青木様：個人情報を扱う機会が多い不動産関係の企業には、導入をおすすめします。メッセージツールで送っていただいている企業さんも多いと思いますし、来店して紙に書いていただいているケースもあるでしょう。

formrunのフォームを使えばお客様にも安心してもらえますし、自社の業務効率化と信頼向上にもつながるのではないかと思います。

自社のロゴも入れられますし、formrunのサービス名がフォーム上に表示されるわけでもないので、自社サイトとイメージを合わせることもできます。外部サービス感を出したくない場合にもおすすめです。

操作も分かりやすく、僕的には100点のツールです。