見積依頼から注文管理までを1つのフォームですべて対応！ボード画面を活用し、効率的に進捗を管理する方法とは（株式会社丸義モリカワ 様）

株式会社丸義モリカワは、「紙を通した、ものづくりによる幸せづくり」という理念を掲げ、紙の貼り合わせ加工や紙製品の設計・製作・加工を行っています。

また、同社では、オリジナルボードゲーム部材制作専門サイト「盤上遊戯製作所」を運営しており、個人や少人数グループのお客様に対して、満足度の高いオリジナルボードゲーム部材を製作・販売しています。

今回は、「盤上遊戯製作所」のボードゲーム部材のお見積りフォームとしてformrunをご活用いただいている、株式会社丸義モリカワの取締役専務である森川様にお話を伺いました。

formrunをどのような用途で利用されていますか？

森川様：主に、お見積依頼フォームとしてformrunを利用しています。

弊社では、オリジナルボードゲーム部材制作専門サイト「盤上遊戯製作所」を運用しており、基本的には、個人のお客様や趣味等で集まっている少人数のサークル様を対象にオリジナルボードゲーム部材の製作や販売をしています。

現在は、盤上遊戯製作所の部門にて、formrunで作成した「お見積依頼のためのフォーム」を利用し、お客様からボードゲームの部材のお見積もり依頼を受け付けています。

formrunを導入した理由を教えてください。

森川様：弊社では、盤上遊戯製作所のサイトをホームページ作成ツールを用いて運用しており、formrun導入前は、そのツールのフォームを活用しておりました。

しかし、弊社の見積もりフォームを作成するにあたり、多くの設問項目を用意する必要があることから、フォーム作成に時間がかかっていたため、簡単にフォームを作成できるツールを探していました。

無料で使えるフォームサービスの中でも、formrunは操作が直感的で項目を細かく設定でき、かつ表示の仕方も工夫できたため導入することにしました。

また、formrunではステータスを細かく設定できるため、問い合わせやお見積依頼から部材の受注や発注管理・入金確認までの進捗をすべてformrunのボード画面上で行うことができています。

FREEプランからBEGINNERプランにアップグレードされた理由を教えてください。

森川様：チームメンバー数を2名以上にするためでした。

盤上遊戯製作所のお見積依頼のためのフォームに届いたお問い合わせに対し、私が顧客対応できない時や情報を取り出すための作業を依頼したい時用に、別の社員をアカウントとして追加したかったためです。

formrunはチームに複数のユーザーを追加可能なため、私以外の社員が対応することや、進捗をボード画面で簡単に把握できて共有コストが少なく済むところにメリットを感じています。

また、formrunはわかりやすく直感的に操作できるので、社員もすぐに対応できました。

お見積依頼フォームとお問い合わせフォームを分けていない理由はございますか。

森川様：盤上遊戯製作所では、お客様からボードゲームに必要な「カード」や「ボード」などの部材に関するお問い合わせをいただいた場合、その後、ほとんどのお客様から部材の金額見積り依頼をいただくことになります。

そのため、汎用的な「お問い合わせ目的」としてのフォームを用意するのではなく、お客様からの最初のお問い合わせ時から、お見積依頼のフォームに遷移いただく対応をとっています。

お見積依頼フォームのボード画面ではどのようにステータス管理を行っているのですか。

森川様：「お見積依頼のためのフォーム」に回答があった場合、「未対応」ステータスからスタートして、17個のステータスで細かく進捗の管理を行っています。

ボード画面のステータス ※テストデータです。

また、17個のステータスは、大きく分けて以下の6段階で進捗状況を分けております。

フォーム回答から納品・入金確認までのフロー図

上記のステータスを詳細に設定することで、進捗状況が一目で確認できるようになり、業務の効率化につながりました。

お気に入りの機能を教えてください！

森川様：以下の２つを主に気に入っています。

• メール通知機能
• 自動返信メール

フォームにメール通知を設定することで、任意のメールアドレスにメールを送信し、社内への情報共有を行っております。

フォーム回答後の新規カードはボード画面上で作成されるため、都度ログインをしてボード画面を確認する必要があります。しかし、メール通知を設定することで、通知されるメーラーからも、お客様のフォーム回答をすぐに確認することができます。

また、カード上でお客様から返答のメールがあった際に、ボード画面上のみの管理では返答を見落としてしまう可能性もありますが、メール通知により社内への情報共有が可能となり、二重でチェックできるようになったことから、対応の抜け漏れ防止につながりました。

自動返信メールでは、フォーム回答後のお客様に正常にフォームが送信されたということをご確認いただいています。

formrunを導入する前は、お問い合わせをいただいたお客様から「お問い合わせは届きましたか」と多くご連絡いただくことがありました。

しかし、自動返信メールを送信することで、そのようなお客様からの連絡がなくなりました。フォームから送信したお客様が抱く不安をなくすることができ、対応時の安心感を与えるためにも、自動返信メールは大事な機能です。

最後に、formrunをどのような方にお勧めしたいですか？？

森川様：フォームに複雑な項目を設定したい方におすすめです。

盤上遊戯製作所では、ボードゲームで遊ぶ際に必要なカードやボードの詳細な情報を、お客様がフォームから回答する際に選択していただく必要があります。

そのため、それらの複雑な設問項目を設定する際に、1からフォームを作成すると多くの手間がかかってしまいます。

しかし、formrunを利用することで、複雑なフォーム設問項目の設定を直感的に行うことができ、フォーム作成までの工数を削減することができます。

フォームに設定したい設問項目が決まっており、すぐにフォームを作成したいと考えている方は、ぜひ利用してみても良いと思います。