イベント受付フォームやアンケート作成に便利な「Googleフォーム」。
無料で使うことができ、フォーム作成に必要な機能が多数備わっていますが、自動返信メールを設定できる機能は標準では搭載されていません。
今回の記事では、Googleフォームに自動返信メールを簡単に設定する方法をご紹介します。無料でできる方法なので、Googleフォームを使用している方はぜひ試してみてください。
目次
Googleフォームに自動返信メールを設定する方法
Googleフォームに自動返信メールを実装するには、「アドオン」と呼ばれる機能を使用します。
アドオンとは、アプリに追加できる拡張機能のことを指します。Googleの提供するアプリにはさまざまなアドオンがあり、アドオンをインストールすることで、アプリに標準搭載されていない機能を追加することができます。
今回はGoogleフォームに自動返信メール機能を追加できる、「Email Notifications for Google Forms」というアドオンの使い方を解説していきます。
Email Notifications for Google Formsとは？
https://digitalinspiration.com/product/google-forms-notifications
Email Notifications for Google Formsは、Googleフォームにさまざまな拡張機能を追加できるアドオンです。
自動返信メールを実装できる以外にも、回答の受信通知を設定したり、フォームへの回答数を制限する機能などが備わっています。
自動返信メールには変数を設定することができ、フォームの回答に応じて自動返信メールの本文を変えることができます。
<料金プラン>
| プラン | FREE | STANDARD | ENTERPRISE |
| 料金 | 無料 | 3.25ドル/ユーザー/月 | 7.25ドル/ユーザー/月 |
無料から使うことができますが、FREEプランの場合自動返信メールの送信数が1日に20件までとなるため、注意が必要です。
有料プランでは、無料のGoogleアカウントを使用している場合1日に400件まで、G Suiteアカウントの場合1日に1500件まで自動返信メールの送信が可能になります。
Email Notifications for Google Formsの使い方
それでは、実際にEmail Notifications for Google Formsを使って自動返信メールを設定する手順を見ていきましょう。
1. フォームの作成
まずは通常通り、Googleフォームを使ってフォームを作成していきます。
基本的なフォームの作り方は以下のページで解説していますので、ぜひこちらも参考にしてみてください。
>>【初心者でも分かる】Googleフォームの基本を徹底解説！無料で簡単にアンケートフォームを作成しよう
また、自動返信メールを設定するためには、回答者が自分のメールアドレスを記入する項目が必要になります。こちらの項目がなければ自動返信メールを送信できないので、忘れずに追加しておきましょう。
今回は例として、以下のようにイベント申し込みフォームを作成しました。
2. アドオンの追加
続いて、Googleフォームに「Email Notifications for Google Forms」アドオンを追加します。
まずは右上のメニューから、「アドオン」をクリックします。
検索窓に「Email Notifications for Google Forms」と入力し、該当のアドオンをクリックします。
アドオンのページが表示されたら、インストールをクリックしましょう。
アカウントの承認が必要になるので、「続行」をクリックし、ログインしてアドオンのインストールを許可します。
3. アドオンの設定
正常にインストールできていれば、右上のアドオンにEmail Notifications for Google Formsが追加されています。こちらをクリックして設定を行なっていきましょう。
「Create Email Notification」をクリックします。
右下にアドオンの設定画面が表示されるので、こちらを入力していきましょう。
入力する項目は次の通りです。
| 項目名 | 内容 |
| Rule Name | メール設定の管理用の名前 |
| Email Address(es) to Notify | 通知先メールアドレス |
| Sender’s Email | 送信元メールアドレス |
| Sender’s Name | 送信者名 |
| Reply to Adress | 返信を受け付けるメールアドレス |
なお、自動返信メールのみを実装し、管理者への通知メールが必要ない場合は、「Email Address(es) to Notify」は空欄のままで構いません。
4. 自動返信メールの内容を作成
次に、自動返信メールの内容を作成していきます。
「Use a visual editor」を選択し、「EDIT」をクリックして編集を始めます。
以下のような画面が表示されるので、こちらで編集をします。自動返信メールとして送信したい内容を入力しましょう。
Email Subjectにメールの件名、Email Message Bodyにはメールの本文を入力します。
件名と本文には変数を設定し、フォームの回答によって内容を変えることができます。変数を挿入するには、右下の「Add Form Field」をクリックし、挿入したい項目を選択します。
「Add Form Field」をクリックすると、挿入できる変数の一覧を確認することができます。
「Answer to」にはGoogleフォームに設定した項目があり、これらの項目を挿入すると、フォームの回答がメール本文に表示されます。
また、「Generic」で有効に使える項目は、以下の通りです。
| 項目名 | 内容 |
| All Answers | 回答内容全て |
| Response Date | 回答日時 |
| Response Number | 受付番号 |
今回は次のように自動返信メールを作成しました。
| 件名：イベントお申し込みを承りました ※このメールはシステムからの自動返信です {{お名前}} 様 お世話になっております。 この度は、弊社開催のイベントにお申し込みいただき、 以下の内容で参加をお受けいたしましたので、 {{All Answers}} それでは、当日お会いできるのを楽しみにしております。 イベントに関して、ご質問等ございましたら |
自動返信メールの内容については、以下の記事でテンプレートを紹介していますので、効率的にメールを作成したい方はぜひご覧ください。
>>【保存版】コピペで使える自動返信メールの例文まとめ！用途別に8つのテンプレートを紹介
入力が完了したら「Save」で保存し、「Notify Form Submitter?」にチェックを入れます。また、「Submitter Email Field」には、メールアドレスを入力する項目を選択します。
全ての設定が完了したら、「SAVE RULE」をクリックします。これで自動返信メールの設定は完了です。
5. 動作テスト
最後に、正常に自動返信メールが送信されるか動作テストを行いましょう。
フォームへの回答を行うと、このようなメールが送信されました。変数が反映されていることを確認できたら、自動返信メールの作成は完了です。
自動返信メール機能のあるフォームを作成するなら「formrun」もおすすめ
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Googleフォームにアドオンを設定することで自動返信メールを設定できますが、自動返信メールの実施に加え、下記のような要望がある場合は、「formrun」を使うこともおすすめです。
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- 送信数に制限のない自動返信メールを設定したい
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formrunではクリック操作だけでフォームの作成や設定が完了するので、コードやデザインの知識も不要。
無料での利用ができますので、ぜひ一度試してみてください。
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詳細はこちらの記事をご確認ください。
>>ユーザー会の企画後2週間で集客をするために別サービスからformrunに切り替えた3つの理由 （株式会社イルグルム様）
まとめ：アドオンを使えばGoogleフォームに簡単に自動返信メールを実装できる
自動返信メールを設定しておくことで、フォームに回答したユーザーに安心感を与えることができるだけでなく、フォームの管理者にとっても、送信を自動化し業務を効率化できるというメリットがあります。
今回ご紹介した手順通りに行えば、誰でも簡単に自動返信メールを設定できます。無料から始めることができる方法なので、ぜひ実践してみてはいかがでしょうか。
Googleフォームの自動返信に関するよくある質問
Googleフォームで自動返信メールは設定できる？
Googleフォームで自動返信を設定するには、Googleフォーム内の設定を変更する方法と、アドオンを利用する方法があります。
Googleフォーム内で設定する方法は、自動返信メールの設定自体はとても簡単ですが、メールの内容を編集できないデメリットがあります。一方、アドオンを利用する方法では、設定に少し手間がかかりますが、自動返信メールの文面を自由に編集できます。
Googleフォームで自動返信メールは設定する方法は？
「Email Notifications for Google Forms」というアドオンを使うことで、自動返信メールを設定することができます。アドオンとは、Googleフォームに標準搭載されていない機能を追加できるプログラムのことを指します。
「Email Notifications for Google Forms」は無料から利用できますが、無料のプランの場合、自動返信メールの送信数が1日に20件までとなるため注意が必要です。有料プランを使用すると、より多くの件数を送信できるようになります。
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