【簡単】Googleフォームの自動返信メールの設定方法まとめ!アドオン利用の方法も解説

MONTREAL, CANADA - OCTOBER 4, 2018: Google Forms app on s8 screen in a pocket of a blue jeans. Google is an American technology company which provides a variety of internet services.
フォーム作成ツール

イベント受付フォームやアンケート作成に便利な「Googleフォーム」。

無料で使うことができ、フォーム作成に必要な機能が多数備わっていますが、自動返信メールを送信する機能は標準では搭載されていません。

今回の記事では、Googleフォームに自動返信メールを簡単に設定する方法を、画像付きで詳しく紹介します。無料でできる方法なので、Googleフォームを使用している方はぜひ試してみてください。

Googleフォームに自動返信メールを設定する2つの方法

Googleフォームに自動返信メールを実装するには、Googleの編集画面で行う方法とアドオンと呼ばれるものを利用する方法の2つがあります。

①Googleの編集画面で行う方法

1つ目の方法は、Googleフォームの管理画面から自動返信メールを設定する方法です。Googleフォームの初期設定では自動返信メールが送られない設定になっているので、自分で設定が必要なのです。

この方法は管理画面を操作するだけでいいので、アドオンを利用する方法よりも手軽に設定できるのがメリットです。

ただしアドオンよりも柔軟性が低く、自動返信先のメールアドレスの指定や、自動返信メールの文面変更などができないので注意しましょう。

②アドオンを利用

2つ目の方法は、アドオンを利用して設定する方法です。

アドオンとは、アプリに追加できる拡張機能のことを指します。Googleの提供するサービスにはさまざまなアドオンがありますが、このアドオンをインストールすることでアプリに標準搭載されていない機能を追加できます。

Googleフォームに関してもアドオンを利用することで、より柔軟に自動返信メール機能を使用することができます。

編集画面で設定する方法とは異なり、自動返信メールの件名や本文を自由にカスタマイズできるので、回答者に対してより丁寧な対応ができます。しかしカスタマイズ性が高い分、手順がやや複雑になるというデメリットもあります。

今回はGoogleの管理画面で設定する方法」と、Googleフォームに自動返信メール機能を追加できる「Email Notifications for Google Forms」というアドオンを利用した方法をそれぞれ詳しく解説していきます。

Googleフォームの編集画面で設定する方法

まずは、Googleフォームの編集画面から設定する方法を3つのステップで解説します。

1.Googleフォームの設定画面を開く

Googleフォームを開くと、「パーソナル」と「ビジネス」が表示されます。「ビジネス」は、セキュリティ機能と管理機能がついており、チームでの利用に適したものです。使用するにはGoogle Workspaceに登録する必要があります。簡易的にフォームを作成する場合は、「パーソナル」で十分です。

Googleフォームの編集画面1

「Googleフォームを使ってみる」を選択すると、フォームの設定画面が開きます。「新しいフォームを作成」からお好きなフォームのテンプレートを選択してください。ここでは「空白」を選択します。

Googleフォームの編集画面2

フォームの編集画面が表示されたら、画面上部に3つの項目(質問・回答・設定)の項目が並んでいます。その中の「設定」を開きましょう。

Googleフォームの編集画面3

2.機能をオンにする

設定画面の「回答」の右にある「∨」を開き、「メールアドレスを収集する」をオンにしてください。

Googleフォームの編集画面4

オンにすると、「回答のコピーを回答者に送信」という項目が出てくるので、「常に表示」か「リクエストされた場合」のいずれかを選択します。

Googleフォームの編集画面5

「常に表示」では常に回答者にコピーした内容が送られますが、「リクエストされた場合」では回答するユーザーのフォーム画面に「回答のコピーを自分宛に送信する」の選択肢が表示され、ユーザーが自分で回答を送信するかを選ぶことができます。

3.確認をする

自動返信の設定を行いフォームの項目を作成したら、画面右上の目のアイコンをクリックしてプレビューをチェックしましょう。

Googleフォームの編集画面6

フォームの下部に「回答のコピーが指定したアドレスにメールで送信されます。」もしくは「回答のコピーを自分宛に送信する」の表示があれば、設定ができています。

Googleフォームの編集画面7

以上がGoogleフォームの管理画面で自動返信の設定を行う方法です。Googleフォームで設定を行うのは簡単ですが、不便な点もあります。

それはGoogleフォームに用意されている機能だけでは、柔軟性が低いということです。例えば、自動返信先のメールアドレスを指定することや、複数のアドレスに送ること、自動返信の文面を変更することなどはできません。

このような機能を利用したい場合には、アドオンを利用するのがよいです。

アドオン「Email Notifications for Google Forms」を利用する方法

Googleフォームに自動返信メールを実装するには、「アドオン」と呼ばれる機能を使用します。

アドオンとは、Googleフォームに追加できる拡張機能のことを指します。Googleの提供するサービスにはさまざまなアドオンがあり、アドオンをインストールすることで、標準搭載されていない機能を追加することができます。

今回はGoogleフォームに自動返信メール機能を追加できる、「Email Notifications for Google Forms」というアドオンの使い方を解説していきます。

「Email Notifications for Google Forms」とは

Email Notifications for Google Forms

https://digitalinspiration.com/product/google-forms-notifications

「Email Notifications for Google Forms」は、Googleフォームにさまざまな拡張機能を追加できるアドオンです。

自動返信メールを実装できる以外にも、回答の受信通知を設定したり、フォームへの回答数を制限する機能などが備わっています。

自動返信メールには変数を設定することができ、フォームの回答に応じて自動返信メールの本文を変えることができるようになります。

<料金プラン>

プランFREESTANDARDENTERPRISE
料金無料3.25ドル/ユーザー/月7.25ドル/ユーザー/月

 

無料から使うことができますが、FREEプランの場合自動返信メールの送信数が1日に20件までとなるため、注意が必要です。

有料プランでは、無料のGoogleアカウントを使用している場合1日に400件まで、G Suiteアカウントの場合1日に1500件まで自動返信メールの送信が可能になります。 

1. フォームの作成

まずは通常通り、Googleフォームを使ってフォームを作成していきます。
基本的なGoogleフォームの作り方は以下のページで解説していますので、ぜひこちらも参考にしてみてください。

>>【初心者でも分かる】Googleフォームの基本を徹底解説!無料で簡単にアンケートフォームを作成しよう 

また、自動返信メールを設定するためには、回答者が自分のメールアドレスを記入する項目が必要になります。こちらの項目がなければ自動返信メールを送信できないので、忘れずに追加しておきましょう。

今回は例として、以下のようにイベント申し込みフォームを作成しました。

Googleフォーム(フォーム作成例)

2. アドオンの追加

続いて、Googleフォームに「Email Notifications for Google Forms」アドオンを追加します。

まずは右上のメニューから、「アドオン」をクリックします。

Googleフォーム(アドオン)

検索窓に「Email Notifications for Google Forms」と入力し、該当のアドオンをクリックします。

Googleフォーム(アドオン検索)

アドオンのページが表示されたら、インストールをクリックしましょう。

Googleフォーム(インストール)

アカウントの承認が必要になるので、「続行」をクリックし、ログインしてアドオンのインストールを許可します。

Googleフォーム(権限承認)

3. アドオンの設定

正常にインストールできていれば、右上のアドオンにEmail Notifications for Google Formsが追加されています。こちらをクリックして設定を行なっていきましょう。

アドオンインストールの確認

「Create Email Notification」をクリックします。

Create Email Notification

右下にアドオンの設定画面が表示されるので、こちらを入力していきましょう。

アドオンの設定画面

入力する項目は次の通りです。

項目名内容
Rule Nameメール設定の管理用の名前
Email Address(es)  to Notify通知先メールアドレス
Sender’s Email送信元メールアドレス
Sender’s Name送信者名
Reply to Adress返信を受け付けるメールアドレス

 

なお、自動返信メールのみを実装し、管理者への通知メールが必要ない場合は、「Email Address(es)  to Notify」は空欄のままで構いません。

4. 自動返信メールの内容を作成

次に、自動返信メールの内容を作成していきます。
「Use a visual editor」を選択し、「EDIT」をクリックして編集を始めます。

Use a visual editor

以下のような画面が表示されるので、こちらで編集をします。自動返信メールとして送信したい内容を入力しましょう。

Email Subjectにメールの件名、Email Message Bodyにはメールの本文を入力します。

メールタイトル・本文の入力

件名と本文には変数を設定し、フォームの回答によって内容を変えることができます。変数を挿入するには、右下の「Add Form Field」をクリックし、挿入したい項目を選択します。

Add Form Field

「Add Form Field」をクリックすると、挿入できる変数の一覧を確認することができます。

「Answer to」にはGoogleフォームに設定した項目があり、これらの項目を挿入すると、フォームの回答がメール本文に表示されます。

また、「Generic」で有効に使える項目は、以下の通りです。

項目名内容
All Answers回答内容全て
Response Date回答日時
Response Number受付番号

 

今回は次のように自動返信メールを作成しました。

件名:イベントお申し込みを承りました

※このメールはシステムからの自動返信です

{{お名前}}

お世話になっております。

この度は、弊社開催のイベントにお申し込みいただき、
誠にありがとうございます。

以下の内容で参加をお受けいたしましたので、
今一度ご確認くださいませ。

{{All Answers}}

それでは、当日お会いできるのを楽しみにしております。

イベントに関して、ご質問等ございましたら
お気軽に事務局までご連絡下さいませ。

 

自動返信メールの内容については、以下の記事でテンプレートを紹介していますので、効率的にメールを作成したい方はぜひご覧ください。

>>【保存版】コピペで使える自動返信メールの例文まとめ!用途別に8つのテンプレートを紹介

入力が完了したら「Save」で保存し、「Notify Form Submitter?」にチェックを入れます。また、「Submitter Email Field」には、メールアドレスを入力する項目を選択します。

Notify Form Submitter?

全ての設定が完了したら、「SAVE RULE」をクリックします。これで自動返信メールの設定は完了です。

SAVE RULE

非常に便利なアドオン「Email Notifications for Google Forms」ですが、FREEプランだと1日20件までの送信制限があるので、フォームから多く送信が見込まれる場合には契約プランを見直しましょう。

Googleフォームの自動返信メールの設定後にすべきこと

Googleフォームで自動返信メールを設定したら、そのあとにすべきことがあります。

動作テスト

設定が完了したら、正常に自動返信メールが送信されるかの動作テストを必ず行いましょう。

テストでは、フォームを作成したGoogleアカウントとは別のアカウントでログインし、フォームを送信してください。送信後、自動返信メールが届くか、内容は合っているかを確認します。

送信できていると思っても、変数の設定やアドオンの設定ミスで送られていない可能性もあります。必ずテストを行いましょう。

マーケティング活用

Googleフォームから得られた顧客の情報は、マーケティングに活用することができます。

問い合わせフォームや応募フォームから送信したということは、自社のサービスなどに関心がある可能性が高いです。こういった顧客のメールアドレスや電話番号などをリストにしておき、連絡をすることで成果が得られるはずです。

Googleスプレッドシートを利用すれば、リストを簡単に作ることができますが、その方法は以下で解説しています。

Googleフォームをスプレッドシートに連携する方法とは?画像17枚でわかりやすく解説

一度フォームから連絡のあった顧客にアプローチし成果を得るには、顧客のリストに一斉にメールなどで連絡をする必要がありますが、Googleフォームにはそういった機能はありません。一度連絡のあった顧客にマーケティングを行う際には、一斉メール配信機能があるツールを選ぶ必要があります。

自動返信メールの自由度が高いフォームを作成するなら「formrun」

formrun TOP

自由度が高い自動返信メールを簡単に設定したいなら、formrunもおすすめです。formrun(フォームラン)は、弊社が提供しているフォーム作成ツールです。

formrunの有料プランでは、送信数が無制限の自動返信メールを設定できます。自動返信メールの内容は自由にカスタマイズでき、企業のロゴやバナー、テキストリンクなどを設置可能です。変数も設定できるため、フォーム上で送信された情報をメール本文に挿入できます。

また、顧客管理や一斉メール配信、外部ツール連携などの機能も備わっているので、フォームから集めたデータをマーケティングに活用したい場合にも役立ちます。

formrunでは、クリック操作だけでフォームの作成や設定が完了するので、コードやデザインの知識も不要。無料でも利用できますので、ぜひ一度お試しください。

株式会社イルグルム様の導入事例

限られた準備時間でユーザー会を成功させるために、一刻でも早くフォームを作成し、集客を行いたい私たちとしては、公開範囲を誤るリスク・進捗管理コスト・社内でのコミュニケーションコストを、できるだけ減らしたいと考えていました。

formrunでは初期設定で公開範囲が自社ドメインに限定されることがなく、ステータス画面を確認することで円滑な進捗管理ができます。

また、自動返信メールも簡単に設定できるため、ストレスなく使わせていただいています。

詳細はこちらの記事をご確認ください。

>>ユーザー会の企画後2週間で集客をするために別サービスからformrunに切り替えた3つの理由 (株式会社イルグルム様)

まとめ:自動返信メールを設定して業務を効率化しよう

自動返信メールを設定しておくことで、フォームに回答したユーザーに安心感を与えることができるだけでなく、フォームの管理者にとっても、送信を自動化し業務を効率化できるというメリットがあります。

今回ご紹介した手順通りに行えば、誰でも簡単に自動返信メールを設定できます。無料から始めることができる方法なので、ぜひ実践してみてはいかがでしょうか。

カスタマイズ性の高い自動返信メールを設定したい場合は、formrunもおすすめです。formrunなら、簡単な操作でフォームを作成できるだけでなく、送信数が無制限で自由度の高い自動返信メールを設定できます。有料プランを無料で使えるトライアルも利用できるので、ぜひ一度使用感をお試しください。

Googleフォームの自動返信に関するよくある質問

Googleフォームで自動返信メールは設定できる?

Googleフォームで自動返信を設定するには、Googleフォームの編集画面で設定を変更する方法と、アドオンを利用する方法があります。

編集画面で設定する方法は、自動返信メールの設定自体はとても簡単ですが、メールの内容を編集できないデメリットがあります。一方、アドオンを利用する方法では、設定に少し手間がかかりますが、自動返信メールの文面を自由に編集できます。

Googleフォームで自動返信メールを設定する方法は?

簡単に実装したい場合は、Googleフォームの設定画面を開き、自動返信メールの機能をオンにすることで設定できます。

柔軟性の高い自動返信メールを設定したい場合は、「Email Notifications for Google Forms」というアドオンを使うことで設定できます。

「Email Notifications for Google Forms」は無料から利用できますが、無料のプランの場合、自動返信メールの送信数が1日に20件までとなるため注意が必要です。有料プランを使用すると、より多くの件数を送信できるようになります。