【簡単】無料でGoogleフォームに自動返信メールを設定！アドオンを使った方法を解説

イベント受付フォームやアンケート作成に便利な「Googleフォーム」。

無料で使うことができ、フォーム作成に必要な機能が多数備わっていますが、自動返信メールを設定できる機能は標準では搭載されていません。

今回の記事では、Googleフォームに自動返信メールを簡単に設定する方法をご紹介します。無料でできる方法なので、Googleフォームを使用している方はぜひ試してみてください。

Googleフォームに自動返信メールを設定する方法

Googleフォームに自動返信メールを実装するには、「アドオン」と呼ばれる機能を使用します。

アドオンとは、アプリに追加できる拡張機能のことを指します。Googleの提供するアプリにはさまざまなアドオンがあり、アドオンをインストールすることで、アプリに標準搭載されていない機能を追加することができます。

今回はGoogleフォームに自動返信メール機能を追加できる、「Email Notifications for Google Forms」というアドオンの使い方を解説していきます。

Email Notifications for Google Formsとは？

https://digitalinspiration.com/product/google-forms-notifications

Email Notifications for Google Formsは、Googleフォームにさまざまな拡張機能を追加できるアドオンです。

自動返信メールを実装できる以外にも、回答の受信通知を設定したり、フォームへの回答数を制限する機能などが備わっています。

自動返信メールには変数を設定することができ、フォームの回答に応じて自動返信メールの本文を変えることができます。

<料金プラン>

無料から使うことができますが、FREEプランの場合自動返信メールの送信数が1日に20件までとなるため、注意が必要です。

有料プランでは、無料のGoogleアカウントを使用している場合1日に400件まで、G Suiteアカウントの場合1日に1500件まで自動返信メールの送信が可能になります。 

Email Notifications for Google Formsの使い方

それでは、実際にEmail Notifications for Google Formsを使って自動返信メールを設定する手順を見ていきましょう。

1. フォームの作成

まずは通常通り、Googleフォームを使ってフォームを作成していきます。
基本的なフォームの作り方は以下のページで解説していますので、ぜひこちらも参考にしてみてください。

>>【初心者でも分かる】Googleフォームの基本を徹底解説！無料で簡単にアンケートフォームを作成しよう 

また、自動返信メールを設定するためには、回答者が自分のメールアドレスを記入する項目が必要になります。こちらの項目がなければ自動返信メールを送信できないので、忘れずに追加しておきましょう。

今回は例として、以下のようにイベント申し込みフォームを作成しました。

2. アドオンの追加

続いて、Googleフォームに「Email Notifications for Google Forms」アドオンを追加します。

まずは右上のメニューから、「アドオン」をクリックします。

検索窓に「Email Notifications for Google Forms」と入力し、該当のアドオンをクリックします。

アドオンのページが表示されたら、インストールをクリックしましょう。

アカウントの承認が必要になるので、「続行」をクリックし、ログインしてアドオンのインストールを許可します。

3. アドオンの設定

正常にインストールできていれば、右上のアドオンにEmail Notifications for Google Formsが追加されています。こちらをクリックして設定を行なっていきましょう。

「Create Email Notification」をクリックします。

右下にアドオンの設定画面が表示されるので、こちらを入力していきましょう。

入力する項目は次の通りです。

なお、自動返信メールのみを実装し、管理者への通知メールが必要ない場合は、「Email Address(es)  to Notify」は空欄のままで構いません。

4. 自動返信メールの内容を作成

次に、自動返信メールの内容を作成していきます。
「Use a visual editor」を選択し、「EDIT」をクリックして編集を始めます。

以下のような画面が表示されるので、こちらで編集をします。自動返信メールとして送信したい内容を入力しましょう。

Email Subjectにメールの件名、Email Message Bodyにはメールの本文を入力します。

件名と本文には変数を設定し、フォームの回答によって内容を変えることができます。変数を挿入するには、右下の「Add Form Field」をクリックし、挿入したい項目を選択します。

「Add Form Field」をクリックすると、挿入できる変数の一覧を確認することができます。

「Answer to」にはGoogleフォームに設定した項目があり、これらの項目を挿入すると、フォームの回答がメール本文に表示されます。

また、「Generic」で有効に使える項目は、以下の通りです。

今回は次のように自動返信メールを作成しました。

自動返信メールの内容については、以下の記事でテンプレートを紹介していますので、効率的にメールを作成したい方はぜひご覧ください。

>>【保存版】コピペで使える自動返信メールの例文まとめ！用途別に8つのテンプレートを紹介

入力が完了したら「Save」で保存し、「Notify Form Submitter?」にチェックを入れます。また、「Submitter Email Field」には、メールアドレスを入力する項目を選択します。

全ての設定が完了したら、「SAVE RULE」をクリックします。これで自動返信メールの設定は完了です。

5. 動作テスト

最後に、正常に自動返信メールが送信されるか動作テストを行いましょう。

フォームへの回答を行うと、このようなメールが送信されました。変数が反映されていることを確認できたら、自動返信メールの作成は完了です。

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Googleフォームにアドオンを設定することで自動返信メールを設定できますが、自動返信メールの実施に加え、下記のような要望がある場合は、「formrun」を使うこともおすすめです。

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>>ユーザー会の企画後2週間で集客をするために別サービスからformrunに切り替えた3つの理由 （株式会社イルグルム様）

まとめ：アドオンを使えばGoogleフォームに簡単に自動返信メールを実装できる

自動返信メールを設定しておくことで、フォームに回答したユーザーに安心感を与えることができるだけでなく、フォームの管理者にとっても、送信を自動化し業務を効率化できるというメリットがあります。

今回ご紹介した手順通りに行えば、誰でも簡単に自動返信メールを設定できます。無料から始めることができる方法なので、ぜひ実践してみてはいかがでしょうか。

formLab編集部

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