採用活動を行う際には、求人掲載を外部求人サイトやエージェントに依頼する方法が一般的だと思います。一方、そういった外部のサービスを利用せずに、自社サイトで行える採用活動の施策のひとつとして「採用フォームの設置」があります。
採用フォームを自社サイトに設置しておくことで、お問い合わせフォームしかない場合と比較すると応募をより多くもらうことができます。応募者がどんな人材かの確認もしやすくなるため、採用フォームは採用側、応募側の双方にとってメリットのあります。
以下では、採用フォームの重要性やメリット、採用フォームに最低限必要な項目についてご紹介します。
採用フォームの作成方法とは
採用フォームを作成する方法としては、HTMLやCSS、PHPを用いて構築する方法とツールを用いて作成する方法の2種類があります。
前者は構築に時間的・金銭的コストがかかりますし専門知識が必要なので、そういったリソースがない方にはあまりおすすめできません。
後者はプラグインやツールを使って構築する方法となります。ツールを使用することで、採用フォームを簡単に作成・編集できます。ツールによっては、顧客管理機能や外部サービスとの連携機能など、運用に役立つ便利な機能が備わっています。
無料トライアル期間が設けられているツールもあるため、採用活動の予算を抑えたい場合は、ツールでの採用フォーム作成がおすすめです。
採用フォームのメリット3選
採用フォームの設置で得られるメリットとしては、以下の3つが挙げられます。
1.メールの自動化ができる
応募者からの応募に対する返信メールを自動化できます。採用フォームが無い場合は、お問い合わせから来たメールを担当者がメールの種別で振り分け、応募者に対してメールを作成し送信しなければなりません。
しかし、採用フォームの作成ツールの多くでは、受付完了メールなどの対応が自動化できる機能が備わっています。
そのため、一件一件のメールに手動で返信する必要がなくなります。24時間いつでも対応ができるので、営業時間外における応募にも対応でき、機会損失を防ぐことができます。
2.応募者が集まりやすい
採用フォームを設置すると、応募者が集まりやすくなります。採用受付がお問い合わせフォームと一緒になっている場合、応募者はどこから応募したら良いのかわからず、混乱してしまいます。また、採用ページがあっても採用フォームがなければ機会損失となってしまうでしょう。
採用フォームを設置しておくと、自社サイトに訪れた応募者が採用ページにある採用フォームを発見でき、項目を元に必要事項を入力すれば良いことが一目でわかります。
そのため、採用フォームがなく、お問い合わせフォームからしか応募ができない場合と比較すると応募が集まりやすいと言えます。
3.コスト削減につながる
採用フォームの設置により、コスト削減ができます。採用フォームがない場合は、応募者に関する情報が少ないので、採用可否を判断するにはさらにやりとりが必要です。
採用フォームでは項目を自由に設定できるので、自社が重視するポイントを事前に入力してもらえます。採用フォームに入力してもらった情報のみで、条件が合わない応募者を知ることができ、手間を減らすことができます。
そのため、面接の場を設けるためのやりとりや面接を実施するための人件費を削減できます。
また、自社サイトから採用活動を行うことで、外部のサイトに求人を掲載するためのコストも削減可能です。
採用フォームに必要な5項目
採用フォームに必要な項目として以下の5つが挙げられます。
1.個人情報
名前や生年月日、電話番号やメールアドレスなどの入力欄を設置しておくことで、応募者への返信に必要な情報がわかります。メールアドレスは間違えやすい項目ですので、確認用の項目でも設置しておく必要があります。
また、電話番号とメールアドレスはセットで設置することがポイントです。万が一、メールアドレスが間違っていたとしても、電話番号で応募者とコンタクトを取ることができます。
2.学歴・経歴
新卒採用の場合は学歴、中途採用の場合は学歴や経歴欄を設置します。学校を卒業した年や職場を退職した年なども記載する欄も必要です。
応募者が手入力する手間を省けるように、プルダウンやラジオボタンの活用も有効です。そうすることで、応募者は自分に当てはまる項目をクリックするだけで良くなり、ユーザビリティが向上します。
3.ファイル添付欄
履歴書や職務経歴書などのファイル添付欄があると、応募者の入力の手間を大幅に省くことができます。
応募者は、Wordなどであらかじめ作成した必要書類を貼付するだけでよくなるため、イチから入力する手間が無くなります。
また、企業側も貼付されたファイルを印刷し、採用面接時に使うことができます。このようにファイル添付欄の設置は双方にメリットがあります。
4.備考
応募者が自由入力できる備考欄を設けておくことも必要です。応募者としては、面接前に確認しておきたいことがあるかもしれません。
自由入力欄の設置により、応募者から来た質問に答えられます。さらに、自己PRや応募動機などの有無で、応募者の入社意欲も判断できます。
5.個人情報の取り扱いに関する表記
個人情報の取り扱いに関する表記は必須です。2005年（平成17年）4月1日より全面施行となった「個人情報保護法」に則り、応募者の個人情報は適切に取り扱い、個人情報を使う目的についても言及しなければいけません。
この背景には、IT化の発展により個人情報の侵害の危険性が高まったことや、国際的な法制定の動きなどがあります。実際に、企業からの個人情報の流出や個人情報の売買などの事件が相次いで発生しているため、より一層個人情報の取り扱いに注意する必要があります。
したがって、「個人情報の取り扱いについて」というページを設置し、応募者に内容を確認してもらったうえで、個人情報の取り扱いに同意してもらわなければならないのです。
採用フォームを作成する際の注意点
採用フォームはただ設置すれば良いというものではありません。応募者にとって入力しやすく、途中で入力をやめてしまわないようなフォームを作成する必要があります。
以下では、採用フォームを作成する際の注意点と対処法を合わせてご紹介します。
入力必須項目を明確にする
採用フォーム内では、応募者の入力必須項目を明確にする必要があります。応募者の入力漏れを防いだり、「送信ボタン」を押したときに項目を再度入力する手間を省くためです。
採用フォームの作成ツールによっては、必須項目が未入力の場合、エラーメッセージが出るように設定できるものもあります。
入力項目数は少ない方が応募者の離脱を防ぐことができます。項目を増やしすぎてしまうと、応募者が面倒だと感じて離脱してしまう可能性もあるので、項目は適切な数に抑えることが重要です。
入力内容がリセットされない仕様にする
応募意欲の低下を防ぐため、入力内容がリセットされないような仕様にするのも重要です。
入力内容のリセットに関する対策がされていない場合、ブラウザの「戻る」を選択などページ遷移した時に入力した内容が消えてしまいます。
入力内容がリセットされてしまうと応募者がまた最初から入力する必要があるため、応募者に大きなストレスを与えるおそれがあります。
そのため、応募者が万が一誤った操作をしてページが遷移してしまった場合でも、途中から入力できるように入力情報が自動保存されるような仕様にするのがおすすめです。
全てテキストボックスでの入力にしない
テキストボックスだけの採用フォームは避けましょう。採用フォームの入力項目が全てテキストボックスであると、応募者はページを見た時にその入力欄の多さで離脱する可能性があります。
そのため、チェックボタンやラジオボタンなどの機能もうまく取り入れる必要があります。
特に、テキストで入力する必要がないものについては、企業側で選択肢をあらかじめ用意するのがおすすめです。
確認ページを設ける
採用フォームには、確認ページを別途設けることも重要です。確認ページがない場合、入力項目に不備があったときにもう一度入力をし直して再送する手間を応募者に与えてしまいます。
確認ページがあることによって、応募者は企業側にどのような見た目で入力内容が表示されるかがわかります。
送信前に誤字脱字がないかどうかもチェックできますし、重複応募の防止にも繋がります。
自動返信メールや応募完了画面を用意する
自動返信メールや応募完了画面も用意しておきましょう。自動返信メールが応募者に届けば、問題なく応募できたことが確認できます。
一方で、応募者がメールアドレスを間違って入力すると自動返信メールが届きません。そのような場合でも応募したことを確認できる、応募完了画面もあると良いでしょう。
そうすることで、応募者も送信されたかどうかの問い合わせをする必要が無くなります。
自動返信メールは、以下のような文章をテンプレートとしてあらかじめ用意しておくのがおすすめです。
件名：【●●株式会社】お申し込みありがとうございます
※このメールはシステムからの自動返信です
田中様
お世話になっております。
●●株式会社・人事部の山田と申します。この度は、弊社求人にご応募いただきまして
誠にありがとうございます。ご連絡いただきました応募資料をもとに、
書類選考をさせていただきます。
選考結果に関わらず、●日以内にご連絡いたしますので
今しばらくお待ちくださいませ。なお、採用についてご不明点等ございましたら、
当社人事部・山田まで
ご遠慮なくお問い合わせ下さい。———————————————————————
●●株式会社 人事部
担当：山田 太郎
TEL：111-1111-1111
メール：△△@△△.co.jp【会社情報】
住所：〒111-1111 東京都港区●●5-6-7-8
電話番号：000-0000-0000
FAX：000-000-0000
営業時間：平日 ●時～●時
メール：□□@□□.co.jp
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採用フォームで効率的な採用活動を
採用フォームを設置することにより業務効率化やコスト削減などを実現し、効率的な採用活動ができます。また、応募者にストレスを与えずに応募してもらうことも可能です。
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求人フォーム作成から応募者管理までをformrunで完結！採用業務を効率化する個別メールの活用方法（株式会社うるる 様）
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