「自社の求人にたくさん応募が来てほしい。」
「求人サイトに情報掲載を繰り返すと費用がかさんでしまう。」と悩んでいませんか？
自社サイトに採用フォームを設置すれば費用をかけずに応募者を集められますが、フォーム作りってどこから手をつけていいかわからないですよね。
この記事では、テンプレートや採用フォームに必要な入力項目・作成時のポイントなどを紹介します。コツを押さえて簡単に、多くの応募者から問い合わせが来る採用フォームを作りましょう。
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目次
採用フォームのテンプレート・デザイン
一般的な採用フォームのテンプレートは、以下のとおりです。
テンプレート掲載元：求人募集・採用受付フォーム | テンプレート・サンプルで簡単作成
シンプルで入力項目が必要最小限に絞り込まれたフォームは、入力作業の手間を省きスピード感ある求人応募ができます。
応募者はこの先自分が働く可能性のある企業はどのような場所か、さまざまな情報を元に見極めようとしています。
採用フォームの使い心地は、企業イメージを左右する情報の一つです。フォームがわかりやすいと、応募者は企業に対して親切で丁寧な印象を持ちます。
複数の企業からオファーを受けた場合、好印象な企業への就職を決める人がいる可能性を考慮して、採用フォームを作成してください。
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採用フォームに必要な項目
採用フォームの入力項目を必要最低限に抑えると、フォーム入力者（応募者）の作業のストレスを減らせます。
採用フォームに必要な項目は、以下の5つです。
- 個人情報(名前・連絡先・生年月日など)
- 学歴・職歴
- ファイル添付欄(履歴書・職務履歴書など)
- 備考
- 個人情報の取り扱いに関する表記
それぞれの詳細を紹介します。
個人情報(名前・連絡先・生年月日など)
名前・電話番号・メールアドレスなどの連絡先の個人情報は、自社から応募者への返信に必要な入力項目です。
メールアドレスは入力ミスが多い項目のため、応募者自身が入力内容の間違いを見つけられる状態を作りましょう。確認用の欄を設置して2つが一致していないとエラーが出るという方法もありますが、コピー&ペーストで入力する人も多く、手間もかかるためおすすめできません。
「自動返信メール」を設定し、間違ってメールアドレスを入力していると、メールが届かず間違いに応募者が気づく方法を検討しましょう。また、電話番号まで入力してもらうと、メールアドレスを間違えていても連絡がつくため安心です。
学歴・経歴
新卒採用では学歴、中途採用では学歴に加え経歴の入力欄を作ります。
年号が入力できる欄があれば、いつどこで何をしていたか(入学卒業・入社退社など)を正確に把握できます。
プルダウンやラジオボタンを使って入力内容に合わせた選択肢などを設けると、応募者は何を答えるべきか迷いません。
適切な回答方法を設定して、質問内容に対する認識のズレが生まれないように工夫してください。
ファイル添付欄(履歴書・職務経歴書など)
応募者の多くは、求人応募での問い合わせをする前に、履歴書や職務経歴書を完成させています。
Wordなどのファイルを添付できる仕様にすれば、すでに完成している必要書類を貼り付けるだけで応募が可能です。入力の手間を省け、応募者の負担が減らせます。
ファイルの添付ボタン付近に、送信できるファイルサイズ・形式を明記すると、ファイルが送れないなどのトラブルの防止が可能です。
企業側は届いたファイルを、パソコン上で閲覧したり印刷して面接時に活用したり、状況に応じた使い方ができます。
備考
備考欄は応募者が伝えたいことを自由に書ける欄です。基本項目には該当しないが企業に伝えておきたい情報や、確認・質問したい内容を入力できます。
備考欄に記入した疑問や不安を解消しておくと、応募者は安心して面接に臨めます。必要項目だけではフォローできない情報を引き出すために、必ず設置しましょう。
個人情報の取り扱いに関する表記
採用フォームに入力してもらう内容は、重要な個人情報です。
個人情報保護の方針に従い、求人応募に関する活動内で活用して情報を管理する旨を応募者へ伝える必要があります。
個人情報の取り扱い方に関する文言を読んだ人向けのチェックボックスを、フォームの送信ボタンの上に設置しましょう。
内容に同意をしてチェックボックスにクリックを入れないとフォームを送信できない仕組みにすれば、情報送信を望まない応募者からの問い合わせを防げます。
個人情報の取り扱いについての情報は、別のページに飛んで読む設定にしておくと、内容に目を通してもらえる確率が高まります。
ページの最下部までスクロールしないとチェックボタンが反応しないなど、既読の方法を確認する仕様はツールごとに異なるため、ツール検討時に確認が必要です。
採用フォーム作りの6つのポイント
少ないコストで応募者に寄り添った採用フォームを作るには、必要なコツを押さえておく必要があります。
以下の6つが、採用フォーム作りに役立つポイントです。
- 必須項目は最小限に抑える
- 回答方法を案内する記入例を提示する
- 入力内容がリセットされない仕様にする
- 質問の内容に合った回答方法を選ぶ
- 確認ページを設置する
- 自動返信メールや応募完了画面を用意する
それぞれについて紹介します。
必須項目は最小限に抑える
入力ミスや漏れを防ぐために、必須項目は最小限に抑えてください。
フォームの項目数が多いと、入力作業のストレスでフォームから離脱される可能性があります。さらに、項目が増えるとその分、入力ミスが発生しやすいため注意が必要です。
項目を必須と任意に分けて、必須項目欄の横に【必須】と表示する工夫を施すと応募者は必ず入力するべき項目を把握できます。
すべての必須項目を埋めずに送信ボタンを押すと、エラーメッセージが出る設定もおすすめです。
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回答方法を案内する記入例を提示する
入力して欲しい内容の解答例を提示すると、正しい回答への誘導ができます。
名前のふりがなは、「カタカナ」か「ひらがな」か、電話番号などの数字を用いる際は「全角」か「半角」かなどを記しておくと、応募者は円滑なフォーム入力が可能です。
ツールによっては、解答欄に薄い文字で記入例を表示できるものがあります。
入力ミスを防止したい方は、回答方法の記入例を提示できるツールを導入してください。
入力内容がリセットされない仕様にする
誤ってフォームの再度読み込みや離脱をしてしまった際、今まで入力していた内容がすべてリセットされていたら、再び入力する手間からやる気を失くす可能性があります。
高いモチベーションを保ちながら求人へ応募してもらうために、フォームから離れても入力していた内容は保存できる途中保存機能を使ってください。
入力内容を自動保存できる設定のため、時間をおいてフォーム内容を見直したい応募者にとっても役立つ機能です。
質問の内容に合った回答方法を選ぶ
採用フォームの質問項目では、性別・離職中か就職中かなど、テキストを打ち込まなくても選択肢で回答を得られる情報があります。
すべてをテキストボックス（応募者に文字を打ち込んでもらう方法）にせず、問いかけに合った回答方法を選ぶことで、応募者の入力ストレスを削減可能です。
複数の選択肢の中から最適な1つの項目を選んでもらうラジオボタンや、複数の選択肢から当てはまる項目を1つ以上選べるチェックボタンをうまく用いて、できるだけ入力作業が必要ないフォームを作成してください。
確認ページを設置する
フォームを送信する前に確認ページを設けると、入力内容の見直しや修正ができます。
入力ミスをしたまま送信を終えてしまうと、再び1からのフォーム入力が必要です。
不備に気付いた応募者が作業負担から応募を辞めてしまうと、貴重な人材と出会う機会を損失してしまいます。
確認ページがあれば応募者は入力ミスを防げます。企業側は、重複応募のわずらわしさを解消できるため、双方にとっておすすめの設定です。
自動返信メールや応募完了画面を用意する
応募者がフォーム送信が正確に実施されたことを認識できるように、自動返信メールやエントリー完了画面を設定しましょう。
フォーム送信後、企業側からアクションがないと、応募者は応募できているか不安で、再度フォーム送信をする可能性があります。
重複応募が増えると、企業側は情報精査の手間が増します。
入力されたメールアドレスが間違っていた場合、自動返信メールを届けられません。
フォーム送信後の画面に応募完了を知らせるメッセージを記載して、応募完了の旨を二重に知らせると応募者に安心感を与えられます。
以下は、自動返信メールのテンプレートです。
送信するメッセージをあらかじめ準備しておくと、効率的なメール配信ができます。
件名：【●●株式会社】お申し込みありがとうございます
※このメールはシステムからの自動返信です
田中様
お世話になっております。
●●株式会社・人事部の山田と申します。この度は、弊社求人にご応募いただき
誠にありがとうございます。送信していただいた応募資料をもとに、
書類選考をさせていただきます。選考結果に関わらず、●日以内にご連絡いたします。
今しばらくお待ちください。採用についてご不明点等ございましたら、
当社人事部・山田までお問い合わせ下さいませ。———————————————————————
●●株式会社 人事部
担当：山田 太郎
TEL：111-1111-1111
メール：△△@△△.co.jp【会社情報】
住所：〒111-1111 東京都港区●●5-6-7-8
電話番号：000-0000-0000
FAX：000-000-0000
営業時間：平日 ●時～●時
メール：□□@□□.co.jp
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フォーム作成ツールformrunは無料で使える
フォーム作成にかかる手間を最小限に抑えつつ、応募者が集まる採用フォームを運用したい方におすすめなのが、弊社のフォーム作成ツール「formrun」です。
誰もが直感的に使いこなせる操作性が特徴で、プログラミングなどの専門スキルの所有者が在籍していない会社でも導入できます。
無料プランを含む4種類から、利用範囲や用途に応じてプランを選べる仕組みです。
2週間の無料トライアル期間中には、有料プランの機能を試せるため、本格運用前に自社に最適なプランの見極めができます。
フォームで回収した情報は、表でまとめたり分析ができるため、データを元に応募者の視点を考慮したフォームの修正・改善が可能です。
疑問や不安点は、24時間365日受付体制のメールサポートへ相談できます。
詳しくは下記よりご確認ください。
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採用フォーム作成のメリットは3つ
自社で採用フォームを作成・運用すると得られるメリットは主に以下の3つです。
- メール対応を自動化できる
- 応募者が集まりやすい
- 低コストで求人を応募できる
各項目について説明します。
メール対応を自動化できる
採用フォームがない企業への応募では、お問い合わせフォームへ情報入力・送信をします。
お問い合わせフォームに届くメールは多種多様です。メールの内容を確認し、内容ごとに分類、問い合わせ内容に沿って返信文章を作成・送信する作業は複雑で手間がかかります。
フォーム作成ツールでは、採用フォームに対して応募完了メールを自動返信する機能が搭載されているものが多くあります。
メールの振り分けや返信が自動でできるため、人的コストの削減が可能です。
自動返信は24時間いつでも対応できるため、営業時間外に応募をした相手に対してのフォローができます。
応募者が集まりやすい
お問い合わせフォームが1種類しかないと、採用応募はどこからすべきか判断できない可能性があります。
採用専用のフォームを設置すると、フォーム送信先が明確で応募者の取り零しを防げます。
サイト内で迷わずにフォーム入力から送信までを終えられ、求人応募に必要な項目を表記できるため、応募者に寄り添ったフォーム運用が可能です。
低コストで求人を応募できる
採用フォームがない場合、求人応募に必要な情報をしっかりと集められません。
情報が不足していると、情報を充実させるためのやり取りが必要です。
何度もやり取りが必要になると、応募者にストレスを与えるだけでなく、採用担当者の業務負担を増加させます。
採用フォームを作り最適な入力項目を設置することで、書類審査に必要な情報を1回で集められます。外部のサイトに求人を掲載する料金も削減可能です。
HTMLやGoogleフォームは採用フォームに向かない？
採用フォームを作成・運用するとき、HTMLやGoogleフォームの使用を検討する方がいます。
HTMLはプログラミング言語の1つで、専門知識を持つエンジニアなどが社内にいないと使いこなすのが困難です。
自社でフォーム作成ができないため外部に作成を依頼しても、思い描いたイメージと異なるフォームを納品される可能性があります。
修正依頼をかける手間や修正にかかる時間を削減したい場合は、フォーム作成ツールの導入がおすすめです。
一方、Googleフォームはプログラミング言語の知識がない方が無料で手軽に使えるサービスです。
ただし、検索エンジンがメインのGoogleが提供しているサービスの一つのため、必要最低限の機能しか搭載されていません。
自社カラーに合わせたデザインの変更や会社のロゴ挿入などができない点が弱みです。
郵便番号を入力すると住所が自動で表示されたり、名前を入力すると ふりがな表示される便利な機能がないため、応募者が入力作業に手間を感じる可能性があります。
デザインの自由度が高い本格的なフォームを作成・運用をしたい場合は、フォーム作成ツールの導入を検討してください。
▼弊社が提供しているフォーム作成ツール「formrun」は、プログラミング知識がない方が使いこなせる人気ツールです。デザイン性の高いフォームが最短30秒で完成します！
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効率よく応募者が集まる採用フォームを運用しよう
採用フォームは自社に興味を持ち、働くために行動を起こした人が訪れる場所です。
フォームの入力方法がわかりにくかったり入力項目が多すぎたりすると、会社に対する印象を損なう可能性があります。
魅力的な応募者たちと巡り合うために、フォーム作成ツールを導入して効果的な採用フォームの作成・運用を実施しましょう。
フォーム作成ツールを使ってみたい方はぜひ、弊社の「formrun」を使ってみませんか？フォーム作成の経験がない方や効率よくフォームを運用したい方におすすめのツールです。ご相談や疑問がある方は、気軽にお問い合わせください。
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