Googleフォームでメール通知を送る方法は?複数アドレスに送る方法も解説

フォーム作成ツール

Googleフォームは、ユーザーが入力結果を送信したタイミングで作成者(管理者)のみメール通知を受け取るよう設定できます。さらに、作成者だけでなくフォームの運用に関わるメンバー全員にも通知できたら、業務の効率化につながると思いませんか?

Google Apps Script(GAS)を利用すれば、作成者以外の指定アドレスにもメール通知を送ることができます。入力内容がリアルタイムで共有できるようになり、クレーム対応のクオリティや、人材獲得のスピードアップができるでしょう。

この記事では、作成者がメール通知を受け取る方法と、Google Apps Script(GAS)を使って指定アドレスにメール通知を送る方法を解説します。

Googleフォームの作成者にメール通知を設定する方法

Googleフォームの作成者のみが通知を受け取る方法には、「Googleフォーム上での操作」と「Googleスプレッドシート上での操作」の2パターンがあります。

それぞれの手順を解説します。

1. Googleフォーム上からメール通知を設定する

Googleフォーム管理画面

作成したGoogleフォームの管理画面にある「回答」ページを開き、右にある点が縦に並んだ「三点リーダー」をクリックします。

新しい回答についてのメール通知を受け取る

一覧が表示されるので、上部にある「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリックしてチェックを入れてください。これでメール通知が有効になり、フォームの入力が完了すると、フォーム作成者のGoogleアカウントにメール通知が届きます。

Googleフォームから届くメールの通知画面は、以下の通りです。

通知画面

「概要を表示」をクリックすると、管理画面の回答ページに移動します。

Googleフォームの基本的な使い方は以下の記事で解説しています。

【2021年完全版】Googleフォームの使い方を徹底解説|作り方から作成例まで詳しく紹介

2. Googleスプレッドシートからメール通知を設定する

Googleフォームから入力された回答内容は、Googleスプレッドシートで管理できます。まだ連携していない場合は、管理画面右上にある「スプレッドシートのアイコン」をクリックしてGoogleスプレッドシートを新規作成してください。

通知ルール

Googleフォームの一覧が表示されるので、メニューバーにある「ツール」から「通知ルール」をクリックします。

通知ルールの設定

通知ルールの画面が開いたら「ユーザーがフォームを送信したとき」と「メール-その都度」を選択して保存してください。

通知のタイミングは1日1回も選べますが、レスポンスの速さを重視するならその都度がおすすめです。

Googleスプレッドシートから届くメールの通知画面は、以下のように表示されます。

メールの通知画面

過去の入力履歴や回答状況を一覧で確認したいときに便利です。

Googleフォームのメール通知を指定したアドレスに設定する方法

上で紹介した「Googleフォーム上での操作」と「Googleスプレッドシート上での操作」では、作成者にしか通知は届きません。

作成者以外のメンバーにも通知が届くようにするには、Google Apps Script(以下、GAS)を使います。GASとはGoogleが開発しているプログラミング言語であり、Google Appsの拡張や、連携に活用できます。

指定したアドレスに通知できれば、作成者が手動で行っていた複数のメンバーへの連絡を自動化できます。

プログラミング経験のない人でも分かりやすいように、順を追って解説します。

手順1. Googleフォームの回答通知にチェックを入れる

「Googleフォーム上からメール通知を設定する」と同じ流れになります。

管理画面の「回答」ページを開き、「三点リーダー」をクリックし、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」にチェックが入っているか確認してください。

スクリプトエディタ

次に、同じく「三点リーダー」をクリックします。
一覧の中にある「<>スクリプト エディタ」を選択すると、コードが入力できる画面に移動します。

手順2. スクリプトエディタを開いてコードを書く

ページを開いた時点でスクリプトエディタにコードが記載されていますが、それはすべて消去し、以下のGASスクリプトをコピー&ペーストします。

————————————————————
function sendform(e){
var items = e.response.getItemResponses();
var msg = ”;
for (var i = 0; i < items.length; i++) {
var item = items[i];
var q = item.getItem().getTitle();
var a = item.getResponse();
msg += q + ‘: ‘ + a + ‘\n\n’;
}
GmailApp.sendEmail(‘指定メールアドレス’, ‘メールの件名’, msg);
}
————————————————————


プロジェクトを保存
コードの参照URL:
Googleフォームのメール通知を指定したアドレスに送る方法(Google Apps Script使用)

赤字の「指定メールアドレス」は任意のアドレス、「メールの件名」は好きなものに書き換えてください。複数アドレスに送りたいときは、メールアドレスを「,(カンマ)」で区切って羅列します。

「プロジェクト保存」のアイコンをクリックし、トリガーの設定に移ります。

手順3. トリガーの設定

トリガーを追加

トリガーとは、GASで作成した処理を、特定の時刻や頻度に合わせて自動的に実行できる機能です。
画面左側にある時計マークを選択して、右下にある青い「+トリガーを追加」をクリックしてください。

トリガー設定画面

「トリガーを追加」の設定画面が開くので、イベントの種類を選択「フォーム送信時」、エラー通知設定「今すぐ通知を受け取る」の2箇所を変更してください。

画面を下にスクロールして「保存」をクリックします。

トリガー一覧

設定したトリガーは一覧になって表示されます。トリガーの設定まで完了させないと、通知は届きませんので注意してください。

以下、途中でエラーが出た場合の対処法です。

エラー対処法
ポップアップブロックについてのエラーお使いのパソコンからポップアップとリダイレクトを許可してください。
このアプリは確認されていませんエラーページ左下にある「詳細」を選択、「許可」をクリックして承認作業を完了させてください。それでも操作が完了できない場合は、自身のGmailアカウント宛にエラーメールが届いていないか確認し、メール本文から「許可」を完了させてください。

まとめ:formrun(フォームラン)ならチームのメール通知設定も簡単

formrun(フォームラン)

Googleフォームでのメール通知設定は、フォームを作るたびに設定が必要になり、手間がかかってしまいます。チームで問い合わせ業務に対応している場合は、メンバーが入れ替わるたびにコードの書き換えが必要になり、メンバーの管理も大変です。

無料で使えるメールフォーム作成ツールの「formrun」なら、面倒な手順を踏む必要はありません。通知を受け取るメンバーの追加・削除、権限設定などの操作も自由自在です。また、メール通知以外にもSlack通知やChatwork通知なども利用可能。

通知機能

「formrun」を使って、問い合わせフォームに関連するすべての業務を一元化してみてはいかがでしょうか。チームでフォームの管理ができるため、ミス・漏れのない運用が実現できるでしょう。