申し込み方法を「紙媒体→Webフォーム」へとデジタル化!3ヶ月で3,000件の申し込みを管理できたformrun活用方法とは!?(株式会社ウィルグループ 様)

導入事例集

株式会社ウィルグループは、人材派遣、業務請負、人材紹介を主とする人材サービス事業を行うグループ会社を有しており、連結47社、総勢4,488名(2020年3月末現在)が在籍しております。

2020年4月に立ち上がったばかりのENPORT事業部では、中長期滞在の外国人の方々が日本で安心して生活を送れるようにすることをビジョンに掲げています。

今回はENPORT mobileのSIMカード申し込みフォームとしてformrunをご利用いただいている事業部責任者の矢野様、実際にformrunを運用している鈴木様にお話を伺ってきました。

事業内容ENPORT mobileのSIMカードの提供
主な用途営業管理/顧客管理、カスタマーサポート
推しの機能CSVエクスポート
フォームコピー機能
目から鱗の機能自動返信メール
クリエイターフォーム
利用プランPROFESSIONALプラン

formrunをどのような用途でご利用されていますか?

鈴木様:ENPORT事業部では中長期日本に滞在する外国人の方が安心して日本で暮らせるためのサポートを行っています。

ENPORT mobileでは、外国人の方がFREE Wi-Fiだけではなく、電波が繋がるスマートフォンを所持できるようにSIMカードの提供を行っており、その申し込みフォームとしてformrunを利用しています。

また、ENPORT mobileでは

  • どの言語でも申し込みができるように多数の言語に対応したい
  • どの経路(営業先である日本語学校や企業様)での申し込みかを判別するために営業先ごとにフォームを作成したい

という2つの理由からフォームを素早く大量に作成する必要があるため、formrunのフォームコピー機能を活用しており、半年で約400フォームを作成しています。

SIMカードが必要な外国人の方がformrunで作成した申し込みフォームから回答を送信した後、フォームご回答者さまに自動返信メールが届くように設定しています。

その後、ENPORT事業部にてSIMカードに申し込んだ方の契約情報を管理するため、定期的にCSVエクスポートを行っています。

※該当の申し込みフォーム

formrun導入の背景について教えてください。

矢野様:事業が立ち上がったばかりの頃は、SIMカードの申し込みを紙面にて受け付けていました。

しかし、紙で申し込みの受付を管理していると、用紙を記入してから商品が手元に届くまでの時間がかかってしまいます。

そのため、Web上での受け皿としてホームページを制作することを考えてはいたものの、想定より時間がかかることがわかりました。

ホームページではなくとも、せめて申し込みフォームだけでも先に用意したいと思った際に、formrunではWeb上の受け皿としてのフォームを素早く作成・管理できると聞き、formrunの導入を検討しはじめました。

左:株式会社ウィルグループの矢野様 右:株式会社ウィルグループの鈴木様

なぜformrunの導入に踏み込んだのでしょうか。

矢野様:グループ会社であるウィルオブ・ファクトリーがすでにformrunを利用していたためです。

そのため、まずはウィルオブ・ファクトリーと共通のアカウントでENPORT事業部用のフォームを作成したところ、formrunは

  • フォームを簡単に作成できる
  • フォームのデザインをカスタマイズできる

ことがわかりました。

自社で上記のようなフォームや、フォームつきのホームページなどを開発をする場合、1〜2年の時間がかかってしまいます。

ただし、formrunを利用すれば、簡単にフォームを作成できます。そのため、サービスの申し込みをすぐに受け付けることができます。

さらにお申し込みがあった情報をエクスポートすることで、契約プランや支払い情報などの契約情報の管理まで行えます。

サービスへの申し込みをいただく上で必要なフォーム作成から契約情報の管理までを一元で行え、自社で開発する場合に比べて1~2年のビジネスギャップを埋められることはformrunの導入を決めた大きな理由の一つです。

鈴木様:その後、サービスリリースから3ヶ月で3,000人程formrunからの申し込みがあったことから事業が立ち上がってきたと判断し、ウィルオブ・ファクトリーとは別にENPORT事業部自体でformrunを契約することにしました。

株式会社ウィルグループの矢野様

申し込み方法を紙媒体からフォームへとデジタル化したことにより、どう変化しましたか? 

矢野様:大きく分けて以下の2つがあります。

  • 申し込み者様に商品を届けるスピード感が早くなった
  • 営業先である日本語学校や企業様を通さなくても直接SIMカードの申し込み者様から申し込みをいただくようになった

これまでウィルグループは海外人材事業、つまりインバウンド人材の受け入れを積極的に行い、企業に彼らを労働者として提案するサービスを展開してきました。

そのため、グループ会社を代理店として、以下のフローで営業を行なっておりました。


上記の①~④のフローが紙からフォームに変わったため、SIMカードの申し込み者様の手元にSIMカードが届くまでの時間を3〜4日間短縮することができました。

商品を購入した方にとっては、入金したタイミングが一番商品を欲しているタイミングであるため、商品到達までの時間が短縮されたことは大きなメリットだと思っています。

また、Web上から簡単にSIMカードの申し込みをできるようになったことで、Webからの集客も可能になり、直接SIMカードの申し込み者様から申し込みをいただくようになりました。

実際に、ウィルグループのミッションに共感いただいたベトナムのユーチューバーさんにENPORT mobileのことを取り上げていただいた際には、そのYoutubeをキッカケとして、月に1,200~1,300件ほどのお問い合わせもありました。

もし上記の申し込みが郵送だったら、全ての対応を完了させるのは難しかったと思います。

Youtubeの紹介動画の画面

引用元:https://www.youtube.com/watch?v=YYQkXAkTzNs

formrunの中で特にお気に入りの点は何ですか?

矢野様:主には以下の3つです。

鈴木様:1点目の自動返信メールでは、以下の内容を記載しています。

  • 申し込みの御礼
  • 申し込み内容の確認
  • 入金先のご案内
  • 入金が確認出来次第、商品を発送する旨

自動返信メールを設定していなかった時は、申し込み者様から「次に何をすればいいですか」「商品が届かないのですが、今どのような状況ですか」といったお問い合わせが増えてしまい、その対応に追われてしまうこともありました。

そのため、自動返信メールを設定し、フォーム申し込み後に行っていただきたい内容まで案内することで、申し込み者様が安心して申し込み状況を確認できるようにしました。

結果的に対応コストも削減できたため、自動返信メールは重宝しています。

矢野様:2点目のクリエイターフォームで簡単にフォームを編集できる点も、私たちのような時間やお金が限られている新規事業の立ち上げフェーズにとってはなくてはならない機能です。

特に、

  1. サービス約款の更新
  2. フォーム全体の構成の変更

に取り組むときにはとても役に立っています。

私たちは「規約に同意する」項目を利用してフォームにサービス約款を記入しています。

※こちらはformrunのデモ画像です。

ENPORT mobileは新規サービスであることから、サービス約款のアップデートを月に1回ほどの頻度で行っています。その際にエンジニアの手を借りなくても、修正が必要なフォームの編集画面からサービス約款を編集できるため、時間の節約ができています。この作業を毎回エンジニアに頼んでいたら・・・と思うとゾッとしますね。

また、ENPORT mobileにはプランが5つあり、以前は5つ全てにて同じ申し込みフォームを利用しておりました。

しかし、申し込み者様から「プランを間違えた」、「別のプランに変更したい」などのお問い合わせをいただくことが多々あり、改善策としてフォームをプランごとに分割して素早く作成し直したところ、上記のようなお問い合わせを、ほぼ0にすることができました。

このように簡単にPDCAを回したフォーム編集や作成ができたのは、formrunだからできたことだと思います。

3点目のCSVエクスポート機能については、フォームに回答時に収集した、SIMカードを契約した方の氏名や住所情報を出力しており、他のシートで管理している申し込み者様の契約プランや支払い状況を記載した入金管理シートと照合しながら利用しています。

関数を組み合わせて別々のシートを1枚に集約することで、散らばっていた申し込み者様の情報を一元して管理できるようになり、入金管理を簡素化することができました。

株式会社ウィルグループの鈴木様

最後にどのような企業にお勧めですか?

鈴木様:やはり私たちのように、ヒト・カネ・時間のリソースが限られている人たちですね。

スタートアップや新規事業を立ち上げたばかりの人たちは、時間もなく、仕事として取り組まないといけない業務範囲が広いと思います。だからこそ、Web上の受け皿としてフォームを必要としている人たちにお勧めしたいです。

株式会社ウィルグループ ENPORT事業責任者 矢野雄大様
2015年4月株式会社ウィルグループヘ新卒入社し、医療・介護事業者に特化した人材サービスに従事。 以降、管理部門での研修・採用・業務改善や営業部門でのマネジメントを担当し、2019年4月より新規事業部門に所属。 2019年7月より外国人向けライフサポートサービス「ENPORT」の事業責任者となる。 プロダクトマネジメント、カスタマーサポート、営業管理等の幅広い業務を担当。
 
株式会社ウィルグループ ENPORTカスタマーサポートグループ兼マネジメントサポートグループ  鈴木章太様
2017年4月株式会社セントメディア(現ウィルオブ・ワーク、ウィルグループのグループ会社)に新卒入社。2019年7月より株式ウィルグループに転籍。中長期滞在の外国人の方々が、日本で安心して生活を行うことを目的とした自社ブランド「ENPORT」にて「ENPORT-mobile」の運営を務める。