急増する留学生の対応にもformrunが大活躍!煩雑なやり取りをなくし、圧倒的な工数削減を実現した方法とは?(株式会社ネクステージ様)

導入事例集

留学生とホストファミリーや留学先大学、日本語学校を繋ぐサービス「ホームステイインジャパン」を運営している株式会社ネクステージ。
登録ホストファミリー数は6,300件以上(2023年6月現在)にのぼり、国際交流を推進し、日本と海外の橋渡しの役割を担っています

今回、formrunを利用しフォーム作成の内製化と顧客対応の効率化を同時に実現された、熊谷様と野田様にお話を伺いました。

事業内容ホームステイの手配、学校交流プログラムの手配
主な用途お問い合わせ窓口
資料請求
顧客情報登録
推しの機能Googleスプレッドシート自動出力
フォーム編集画面
導入後の成果・効果留学生プロフィール作成時のやりとりが激減
ホストファミリー募集時の対応を効率化できた
利用プランPROFESSIONALプラン

最初にformrunのご利用用途を教えてください

熊谷様様々な用途で利用していますが、メインは資料請求とお問い合わせ窓口ですね。

弊社が運営している「ホームステイインジャパン」は、日本へ学びに来たい留学生とホストファミリーを繋ぐ事業なので、留学生向けのお問い合わせ窓口と、ホストファミリー向けの資料請求・お問い合わせ窓口の主に3種類を用意しています。

野田様:その他では、登録いただいているホストファミリー向けの留学生受け入れ依頼フォームとして利用しています。

地域ごとにフォームを分け、回答があったホストファミリーに留学生を紹介する流れで運用しています。

formrun導入の背景を教えてください

熊谷様:コロナ禍前までは、ホームページの運用を外部業者に委託しており、フォームの作成もその業者に依頼していました。

コロナが流行し始め、外注している仕事を内製化できないか?という声が社内で上がり、ホームページを自社で作成する運びになりました。

私がホームページ作成を担当し、WordPressの導入やページの作成・運用まですべて行っていました。
フォームに関しては、WordPressのプラグインを使用していましたが、無料ということもあり、なにか問題があった際にきちんとサポートしてもらえないのではないかという懸念があったんですよね。

会社の顔であるお問い合わせ窓口で、対応漏れなどのトラブルの発生はあってはならないことなので、無料のプラグインではなく、しっかりした有料のフォームツールを利用しようという話になりました。
当時私が読んでいた本の『1冊ですべて身につくHTML & CSSとWebデザイン入門講座』で紹介されていたことがきっかけでformrunを知り、その後野田に導入プロジェクトを依頼しました。

野田様:私は熊谷から紹介されformrunを知りましたが、HTMLやCSSなどの知識がなくともノーコードでフォームを作成出来るところがすごく便利で、スムーズに導入プロジェクトを進められましたね。

実際にどのような効果がありましたか?

野田様:導入時はトラブルを防ぐことが目的だったため、formrunの利用で他になにか効果があるとは予想していなかったのですが、結果的にかなりの業務効率化が実現できました。

具体的には「ホストファミリー向けの留学生プロフィールの作成」と「ホストファミリーへの留学生受け入れ依頼」の2つの業務で効率化が行えたと感じています。

「ホストファミリー向けの留学生プロフィールの作成」の業務に関してまずお伝えすると、弊社では留学生の方にご自身の名前などの個人情報から食事制限やステイする上での注意事項まで、必要な情報を記入してもらい、それをホストファミリーにプロフィールをお渡しているんですね。

以前は留学生にExcelなどの所定のテンプレートに入力してもらい、それを弊社がホストファミリーに提示する運用にしていました。
しかし、パソコンを持っておらず入力できない留学生がいたり、書式崩れや記入漏れなどがあったりし、そのために留学生やエージェントとのやりとりの回数が増えてしまっていたんです。

それをformrunで作成したフォームに必要な情報を入力してもらう形に変更してからは、スマートフォンからの回答も受けられるようになりましたし、必ず記入しないとフォームを送信できないため、記入漏れが一切なくなりました。
フォームの回答データを弊社でGoogleスプレッドシートに自動出力した上で、Vlookup関数を利用しプロフィールのテンプレートに反映させているため、書式崩れしてしまう心配もありません。
留学生やエージェントへ追加対応をお願いするやりとりもなくなりましたし、留学生が慣れているスマートフォンからの入力もできるため彼らの負担も減り、関わる全ての人にとってWin-Winのよい状態になっています!

また「ホストファミリーへの留学生受け入れ依頼」の業務でも、劇的に工数削減が実現できていると思います。というのもformrun導入までは、登録されているホストファミリーのご家庭に1軒ずつ電話で受け入れをお願いしていたんですよね。
地域に対してホストファミリーの登録が数百軒ある場合もあり、それぞれに電話をするのはとても大変でしたし、「今すぐには返事できない」等で待ちの時間が発生することもありました。

formrunでホストファミリーの募集フォームを作成し、それを記載したメールを一斉送信する方法にしてからは、電話をかける作業がかなり削減でき、大幅な時間短縮となり本当に助かっています!

コロナによる入国規制が緩和され始めてから、日本への留学のニーズがコロナ禍前より高くなっており、留学生や連携先の大学もかなり増えていますが、formrunのおかげで作業効率が上がっているため、業務量が増えても問題なく運用できていてありがたいですね

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

野田様:有料プランにするときはSTARTERプランで始めましたが、フォーム数とアカウント数を増やしたかったことがきっかけで、現在はPROFESSIONALプランを契約しています。

留学生の増加に伴い、ホストファミリーのご家庭を以前より積極的に募集しているので、今使っているお問い合わせ窓口、資料請求フォーム、留学生とホストファミリー双方への事後アンケートを地域ごとに分けて管理したかったんですよね。

また、フォームの編集画面が直感的でわかりやすいので、社内での利用が広がり、必然的にアカウント数を増やす流れになりました。
なにか業務で使用したいなと思ったときにすぐフォーム作成でき、運用もスムーズに行えるところはすごく助かっていますね。

よく使っている機能に関しては、先ほどお伝えした「留学生プロフィールの作成業務」で利用しているGoogleスプレッドシートの自動連携ですね
この機能のおかげでかなり業務効率化ができたため、手放せない機能になっている
と思います

他にも、顧客対応の際にボード画面個別メールなどを日常的に利用しています。
CRMのような顧客管理に特化したツールの導入は、時間や費用の面でハードルが高いので、簡易的な顧客管理がformrunでも実現できるのは、情報集約の観点からもメリットが大きいですね!

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか?

熊谷様エンジニアなどの専門知識を持つ人材がいない小さな企業にはぜひ導入をおすすめしたいですね。

知識のない方がHTMLやCSSを使いこなせるようになるには時間も労力もかかります。またそういう場合大抵は外部に業務を委託すると思うのですが、新規フォームの作成や修正に時間や費用がかかり、柔軟な対応は難しいですよね。
そういった課題をformrunはすべて解決できるので、導入して本当に良かったと感じていますし、弊社のような企業様に自信を持っておすすめできるかなと思います。

株式会社ネクステージ システム&マーケティング事業部 部長 熊谷 圭司様

大学卒業後ソフトウェア開発業務に従事したのち、海外留学を経て以降、長年、受け入れと送り出し双方の留学事業に従事。
2010年に株式会社ネクステージに入社し大阪支店の立ち上げから担当し、2020年のコロナ禍を機にシステム&マーケティング事業部を立ち上げ現在に至る。

株式会社ネクステージ ホームステイ事業部オペレーション課・係長 野田 良明様

大学時代はゼミで、高校生が社会貢献プロジェクトを立案・実施しその成果を競う大会の立ち上げに関わる。2018年に株式会社ネクステージに入社し、ホームステイの手配や窓口業務に従事。現在はホストファミリーの新規開拓業務を担当。

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