ローカルメディア「枚方つーしん」流!Chatwork通知とメール通知を活用して、formrunで即時に抜け漏れなくフォーム管理を行える秘策とは?(株式会社morondo 様)

導入事例集

「枚方市民にしかわからん雑談ネタをもりもりと」をテーマに、ニッチな地域情報を届けるローカルメディア「枚方つーしん」を運営している株式会社morondo

同社は大阪府枚方市に特化したグルメやニュース、店舗の開店・閉店情報など、日々変化していく町の情報を「雑談ネタ」として毎日読者に発信しています。

今回は枚方つーしんへ掲載できそうな情報を募集するフォームや、枚方の日常の風景写真を読者に投稿してもらうフォト投稿フォーム、求人広告の応募フォームなどでformrunをご活用いただいている、代表取締役の原田一博様にお話を伺いました。

ローカルメディア「枚方つーしん」

ローカルメディア「枚方つーしん」

事業内容ローカルメディア「枚方つーしん」の運営
主な用途イベント・セミナー受付
採用管理(ATS)
推しの機能フォームコピー機能
目から鱗の機能Chatwork連携
メール通知
利用プランPROFESSIONALプラン

formrun導入前の課題を教えてください。

原田様以前、利用していたフォームサービスでは、一番高いプランを利用しても1つのアカウントで作成できるフォームが100フォームに限られていることが課題でした。

弊社ではイベントフォームや求人広告の応募フォームなど、複数の用途でフォームを利用しています。

イベント毎、求人毎にフォームを作成しているため、しばらくするとフォーム作成数が100フォームを超えていました。

以前利用していたフォームサービスにて、アカウントを追加で契約することも考えてはいましたが、すでに作成しているフォームと類似のフォームを作成したい場合に、フォームをコピーすることができませんでした。

そのため、フォーム作成の手間がかかることも課題に感じていました。

ちょうどその頃、formrunがリリースされたことをネットで知り、実際にフォームを作成してみたところ、とても良い印象を抱いたため、formrunの導入を決意しました。

原田様お写真

その上でなぜformrunを選ばれましたか?

原田様大きく分けて2点あります。

1つ目は有料プランであればフォーム数が無制限である(※2016年7月時点)ことです。

CRMのように使えるフォームサービスはいくつかありますが、枚方つーしんで取り組みたかったことは、フォームから投稿された回答を確認し、必要に応じて読者にメールを送信することでした。

PROFESSIONALプランであれば、formrunは1つのアカウントで100フォーム以上を作成することができます。また、フォームから投稿された内容を管理できる数少ないサービスであったため、非常に魅力を感じました。

2つ目はフォームのデザインがとにかく良かったことです。

読者の方に個人情報を送信していただくため、安心感を持ってフォーム送信ができるかを大切にしています。

読者の方にとっても、デザイン性の高いフォームの方が心地よく投稿できると思っています。

ビジネスサイドでも簡単にフォームを作成できるクリエイターフォームではレイアウトやカバー画像を変更することができるため、無機質ではなく万人受けするフォームを作成できることは魅力的でした。

枚方つーしん情報提供フォーム

「枚方つーしん情報提供フォーム」

上記2つの理由から、今まで利用していたフォームサービスからformrunへの全面移行を決めました。

いざ、他社サービスからformrunへの移行作業を行なってみて大変だったことは、全てのフォームを再現し、フォームの導線を設置している全てのページでフォームのURLを書き換えることでした。

非常に手間がかかる作業であり、現在はformrunで200フォーム以上作成しているため、もうformrunから乗り換えられないです(笑)。

また、これまではSTARTERプランを利用していましたが、現在は料金プランが改定され、フォームを無制限で作成できるPROFESSIONALプランを利用しています。

導入はスムーズに行えましたか?

原田様:弊社では編集部、広告事業部、イベント事業部とすべての部門でformrunを活用させていただいていますが、どの部門でも迷わずに導入することができました。

formrunの操作は、初めてformrunを使用する担当者に説明する必要がないほど非常に簡単に操作ができるため、新たにフォームを作成する場合も迷うことはなかったです。

ありがとうございます!formrunを利用していて、お気に入りの機能はありますか?

原田様

の2つの機能は非常にありがたいですね。

Chatwork連携が便利な理由としては以下の3つあります。

  1. 社内/社外メンバー問わず、フォームを確認する必要があるメンバーに通知を行うことができる点
  2. 申込者への対応漏れがないかを感覚的に確認できる点
  3. イベントフォームへの申込数をリアルタイムで確認できる点

「社内/社外メンバー問わず、フォームを確認する必要があるメンバーに通知を行うことができ、感覚的に対応漏れがないかを確認できる点」について、枚方つーしんでは事業部に分けてチャットルームを作成しChatwork通知を設定しています。

例えば、読者からの情報を提供していただくフォームでは編集部のメンバーが参加しているチャットルーム、イベント申し込みフォームでは弊社のイベント事業部と他社のイベント出展者が参加しているチャットルームに通知を設定しています。

以前使っていたフォームサービスや、2016年頃のformrunにはChatwork連携機能はなかったため、申し込みを確認してからGmailを使って関係者へ個別に連絡をしていました。

しかしその場合、連絡する必要があるメンバーをメールアドレスのCCに入れ忘れることもあり、さらにコミュニケーションコストが発生していました。

formrunでChatwork連携機能がリリースされてからは、関係者が参加しているチャットルームを一度作成してしまえば、チャットルームに参加しているメンバー全員に通知が届くため、Gmailで申し込みがあったことを知らせる必要も、連絡漏れが発生することもないため、大変重宝しています。

Chatwork連携設定画面

Chatwork連携設定画面

「申込者への対応漏れがないかを感覚的に確認できる点」については、Chatwork連携を行うとフォームへの回答状況と、回答に対する返信を行なったかをChatwork上で確認することができます。

もし、お問い合わせフォームなどで返信が必要なフォーム回答に対して担当者が返信していなかった場合は、わざわざGmailで個別に対応依頼をかけなくても、Chatwork上で担当者に対応を依頼することできるため、非常に管理が楽です。

「フォーム内容の確認〜対応」までChatwork内で完結することができるため、社内でのコミュニケーションコストを大きく削減できました。

「イベントフォームへの申込数をリアルタイムで確認できる点」も非常に助かっています。

以前、弊社で1家族で総計50名が参加できるイベントを開催した際に、1家族が大人・子どもの参加人数を記入できるフォームを作成したことがありました。

当時利用してたフォームサービスには通知機能がなかったため、フォームへの申し込み状況をリアルタイムで把握することができず、気付いたときには定員を大幅に上回る申し込みが来ていたこともありました。

しかしformrunではChatworkに連携するとフォーム回答数が表示されるため、リアルタイムでフォーム投稿数と参加人数を確認・計算することができるため、申し込みを定員前に制限することができています。

Chatworkのチャットルーム画像

Chatworkのチャットルーム画像(こちらはサンプルです)

また、編集部では読者からの情報提供は記事を作成する上で重要であるため、メール通知も組み合わせています。

  1. Chatworkで読者からの投稿を軽く確認する
  2. リマインドの意味でメール通知を設定し詳細を確認する

という2段階のフローを踏むことで、情報を確実に漏らさない工夫を行なっています。

求人広告の応募フォームとしても活用されていますが、どのようにformrunを活用していますか?

原田様:枚方つーしんでは枚方の企業からの広告出稿を受け付けており、求人情報を掲載しています。

弊社では求人応募フォームを作成し、メール通知を設定することで、弊社と企業側に求人応募の連絡が届くようにしています。

企業側でメール通知を確認後、応募者への対応を行なっていただいています。

枚方つーしんに対する情報提供や、イベント申し込みフォームに返信は、全てformrunの管理画面内から行い、弊社代表のメールアドレスから返信しています。

しかし求人広告フォームの場合、応募後の連絡は各企業に一任しているため、メール通知に記載されているメールアドレスをクリックして、Gmailから応募者に返信をしています。

メール通知設定画面

メール通知設定画面

最後にどのような方におすすめしたいですか?

原田様地域の発展のためにまちづくりを行なっている事業者さんや、ローカルメディアを運営してる方におすすめしたいですね。

地域の発展のために動く場合は、イベントの参加者を集めたり、地域の情報を集める必要があります。その場合にフォーム作成に関する知識がなくとも、簡単にフォームを作成できるサービスがformrunです。

さらに複数の企業さんと仕事を行なっている方にもおすすめしたいです。

formrunではフォームごとに通知先を分けることができます。

業務内容によって提携している企業は異なるため、それに応じたチャットルームを作成すれば、1つのチャットルーム内にて、回答内容の確認から関係者とのコミュニケーションを実現することができます。

フォームに記載された個人情報を必要な相手にだけ開示できるのは魅力であると思いますので、ぜひformrunを利用してみてほしいですね。

株式会社morondo 代表取締役 原田 一博様
1981年大阪府枚方市生まれ。2008年に起業し、10年より「枚方つーしん」を本田一馬と運営。2015年枚方市総合計画審議会委員。「枚方つーしん」(通称ひらつー)は大阪府枚方市に特化したローカルメディア。地元民が気になるお店の開店情報など誰かに話したくなる雑談ネタを毎日配信し月間300万PVのウェブサイトに成長。NHK「ニュースほっと関西」などTVや新聞、雑誌などで多数取り上げられる。ローカルメディアを集めたイベント「ローカルメディアサミット」を主催。