【ステータス×メモ】で複雑な対応フローも引継ぎなしで即座に把握！お客様とのやりとりが多い業務にこそformrunが必須の理由は？(株式会社TKF 様)

お笑い芸人のたむらけんじさんがオーナーを務める「炭火焼肉たむら」。株式会社TKFはそのグループ会社として、「炭火焼肉たむら」ブランドの商品管理・ECサイト上での販売・フランチャイズ事業の展開をしています。

同社は「ミラブルプラス」というシャワーヘッドを代表するサイエンスブランド「ミラブル」の正規販売代理店として、商品の注文受付・分割払い申請・施工・発送と様々な業務を請け負っています。

今回は、分割払い時の注文受付窓口、ミラブルキッチンの設置確認・見積窓口、応募キャンペーン用アンケートとしてformrunをご活用いただいている、株式会社TKFのネット事業部の岡様にお話を伺いました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください。

岡様：主に、以下の三つの用途で利用しています。

• サイエンスブランド「ミラブル」商品の注文受付窓口（Orico無金利支払いのご利用者向け）
• ミラブルキッチンの設置確認/見積窓口
• 応募キャンペーン用フォーム

弊社が代理店を務めるミラブルの商品は、購入する方法として、「一括払い」かOricoローンを利用した「無金利分割払い」を選択できます。

formrunで作成したフォームは「無金利分割払い」にて購入いただくお客様専用の注文受付フォームとして利用しています。

※注文受付窓口のフォーム (フォームサイズの都合上、二分割で表示しています。)

また、ミラブルキッチンの水栓を施工するにあたり、事前に商品が取り付け可能かを確認する必要があります。

そこで、formrunが提供しているファイルアップロード項目を利用したフォームを作成することにより、キッチン周りの写真を申し込みされた方に送信いただいております。

※設置確認/見積窓口のフォーム (フォームサイズの都合上、三分割で表示しています。)

最後に応募キャンペーンに関しましては、ミラブルの商品をご購入いただいた方のみが応募可能なキャンペーンを実施しております。商品ごとにフォームを作成しており、当選者の情報や、配送までのやり取りを管理するためにformrunを利用しています。

どのような経緯でformrunを導入されましたか？

岡様：フォームを作成できるツールを探していた時、Web関係に精通している知人から紹介されたのがきっかけでした。

導入以前はお客様とのやり取りを個々人のメールで行っており、他の社員に引き継ぐ際は電話やチャットを介して伝えていましたが、報告のし忘れや連絡が抜けてしまうことも頻繁にありました。

しかし、formrunの場合、お客様とのメールのやり取りがformrun上に残っている点やメモを残せる点から共有コストを低くすることができました。また、ステータス管理による進捗共有がしやすい設計となっていることから、導入を決断しました。

BEGINNERプランからSTARTERプランへ変更された理由をお聞かせください。

岡様：フォーム数とエクスポート機能がプラン変更した理由です。

元々、Orico無金利支払いの申込窓口とミラブルキッチンの見積もり窓口でformrunを利用していましたが、弊社で応募キャンペーンを開催するにあたり、formrunのフォーム数を増やす必要がありました。

また、キャンペーン当選者への商品発送作業においては、発送先を出力する必要があり、エクスポート機能が必要だったため、STARTERプランにアップグレードしました。

お気に入りの機能や業務の効率化に繋がった機能はございますか？

岡様：

• CSVエクスポート機能
• ステータス管理
• メモ機能

の3つです。

〈CSVエクスポート機能〉
CSVエクスポートは、キャンペーンに当選した方々の発送先データを出力する際に利用しています。

formrunを導入するまでは、キャンペーンに当選された方とは、DMで個別に連絡しており、発送先データなどは管理しているシートに手打ちで入力していました。

CSVエクスポートを利用したことで、今まで手入力していたデータをformrunからエクスポートして必要なシートの形に変更するだけで良くなり、作業時間を大幅に削減できました。

また、キャンペーンの当選者数を30人から300人まで増やすことも可能になりました。
データを打ち込む際の入力ミスなどの心配もなくなり、業務の効率化につながっています。

〈ステータス管理〉
Orico無金利支払いによるサイエンスブランド「ミラブル」商品の注文受付窓口では、お客様、信販会社(Orico)、そして発送会社と複数の連絡先があり、複雑な対応をしなくてはいけません。

formrunではステータスを「未対応」「ローン審査中」「OricoURL発行済」「発送準備中」「発送完了」「キャンセル済み」のように細かく分けることができるため、複数の連絡先があり、顧客によって進捗を把握することが難しい業務でも簡単に管理できます。

ボード画面のステータス ※テストデータです。

〈メモ機能〉
お客様とのやり取りを記録する際や、お客様に関する追加情報を記載する際に利用しており、具体的には以下のタイミングでメモを記しています。

• 電話でのお客様とのやり取りを記録する
• お客様からOricoローンURLの再送を依頼された時のため、Oricoローンでのご注文時に発行されるURLをメモに貼る

formrunを導入するまでは、月に約50件の申し込みがあるなかで引き継ぎに膨大な時間がかかっていましたが、担当者が変更してもカード上のメモとメールを確認するだけでお客様とのやり取りを全て把握出来るため、引継ぎの手間がなくなりました。

カードのメモ ※テストデータです。

最後に、どのような方にformrunをおすすめしたいですか？

岡様：弊社のように小規模なビジネスチームで共有管理に悩まれている方、多数のお問い合わせやご応募をフォーム以外で管理されている方におすすめしたいです。

formrunではカード上でお客様とのやり取り、担当者の残したメモをそれぞれ管理できるので、お客様の対応・進捗状況の共有・引き継ぎに手間がかかりません。チームでお問い合わせや申し込みに対応する方は、ぜひ一度利用してみて欲しいです。

また、formrunを使い始めた当初は、私もフォームを作成したことがない初心者でしたが、テンプレートを利用したフォーム作成機能を利用すると、簡単にかつ、すぐにフォームが作成できました。

formrunは1フォームなら無料で作成することが出来るので、今までフォームを作成したことが無い初心者の方も、一度活用してもらいたいです。