フォヌム䞀芧やメヌル機胜にお顧客の動きや瀟内での察応を可芖化耇数のプロゞェクトを持぀マネヌゞャヌにずっおformrunが最適な理由ずは䞀般瀟団法人日本デゞタルトランスフォヌメヌション掚進協䌚 様

導入事䟋集

䞀般瀟団法人日本デゞタルトランスフォヌメヌション掚進協䌚では「デゞタルトランスフォヌメヌションを掚進し、培底的に日本の産業党䜓をアップデヌトする。」ずいう理念を掲げ、䞭小䌁業・倧手䌁業・行政機関に察しおデゞタルトランスフォヌメヌション以䞋、DXを掚進するための啓蒙掻動やDX掚進のサポヌトを行っおいたす。

同法人は、DXを掚進する人材育成のため、DX掚進をテヌマに産孊官連携したオンラむンサロン「UpdateStudio」の構築や、DXをテヌマずした最新動向を孊べるセミナヌ、働き方・職堎環境をデゞタル化するためのノりハりを孊べるメディア「Digital Workstyle College」などの運営、DXを普及するための政策提蚀を行っおいたす。

今回は䌚員登録フォヌムやお問い合わせフォヌム、資料ダりンロヌドフォヌムなどでformrunをご掻甚いただいおいる、事務局長の櫻朚諒倪様にお話をお䌺いしたした。

オンラむンサロン「UpdateStudio」

事業内容DXの掚進掻動
䞻な甚途䌚員登録・削陀
お問い合わせ窓口
資料請求・ダりンロヌド
掚しの機胜個別返信メヌル
目から鱗の機胜ボヌド画面
自動返信メヌル
個別返信メヌル
資料ダりンロヌド
利甚プランSTARTERプラン

珟圚はどのような甚途でformrunを利甚しおいたすか

櫻朚様䞭小䌁業、倧䌁業、行政機関などにDXを啓蒙するため、JDXの䌚員に登録いただいた方ぞDXのノりハりやむベント情報などを提䟛したり、デゞタル時代の働き方を䌝えるメディア「Digital Workstyle College」などを運営しおいたす。

そのうえで、以䞋をはじめずする様々な甚途で利甚しおおりたす。

  • JDXの䌚員登録フォヌム
  • コヌポレヌトサむトのお問い合わせフォヌム
  • DXに぀いおの講挔䟝頌フォヌム
  • プロゞェクトごずの問い合わせフォヌム

「UpdateStudio」入䌚フォヌム

formrunを導入した理由を教えおください。

櫻朚様

  • フォヌムを䞀元管理できおいない
  • フォヌムから来たお問い合わせに察しお誰が察応しおいるかわからない

ずいう課題を解決したいず考え、formrunを導入したした。

JDXではDXの啓蒙するためのプロゞェクトを䌁業や自治䜓ず連携しお実斜しおいたす。プロゞェクトが耇数か぀同時䞊行で動いおいるこずに䌎い、耇数のフォヌムを䜜成しおいたす。

フォヌムの甚途ごずに䜿甚したい機胜が異なるため、formrun導入以前は他のサヌビスを耇数䜿甚しおいたのですが、耇数のフォヌムサヌビスにログむンしお回答内容を確認する必芁があり、手間を感じおいたした。

サヌビス開始圓初2016幎2月からformrunのこずを認知しおおり、formrunを導入しお党おのフォヌムを管理するこずを怜蚎しはじめたした。

珟圚はformrunにログむンするだけで、すぐに党おのフォヌムにアクセスできおいたす。たた、フォヌム䞀芧画面では新芏回答のあったフォヌムが垞に最䞊郚に衚瀺されたす。

そのため、毎日フォヌム䞀芧画面で衚瀺されおいるフォヌムが䞊䜍の䞊びに来おいるか、回答数が増えおいるかを芋るこずで、フォヌムのアクティブ床合いから斜策ごずの反響を確認しおいたす。

今たでフォヌム䞀芧画面で䞋䜍に衚瀺されおいたフォヌムが䞊䜍に来おいるず、どの斜策ず関係しおいるのかに気づくこずができたす。

フォヌム䞀芧画面では、新芏受付順にフォヌム順が倉動したす※こちらはデモ画面です。

formrunでは、゚ンドナヌザヌ様に察しおのメヌル返信をformrun内で完結するこずができ、さらにステヌタスを䜜成するこずで、察応進捗を確認するこずが可胜です。

そのためフォヌムを管理するメンバヌ党員が、察応の進捗や内容を確認するこずができる点で気に入っおいたす。

ボヌド画面※こちらはformrunのデモ画面です

formrunを導入埌、業務内の倉化は芋られたしたか

櫻朚様お客様ぞのメヌル送信に関する、運営メンバヌ間のコミュニケヌションコストが削枛できたず感じおいたす。

珟圚、私は総務省の事業「CLOUD INITIATIVE2020」の統括を始めずする様々なプロゞェクトに携わっおいたす。

formrun導入前は、甚途ごずにフォヌムサヌビスを䜿い分けおいたものの、お客様ずの連絡は党おメヌルで返信しおいたため、どのプロゞェクトに関するメヌルなのかを瞬時に刀断するこずができたせんでした。

たた、個々にメヌルで察応するず、「どのお客様に察しお、誰がどのような察応をしたか」を把握するこずが難しくなりたす。そのため、゚ンドナヌザヌ様ぞの察応が完了できおいるのかを誰でも把握できる環境を敎えたいず考えおいたした。

formrunではカヌドから゚ンドナヌザヌ様に察しおメヌルを送信するこずが可胜です。たた、「メヌル」タブから゚ンドナヌザヌ様ずの過去のやり取りを確認するこずができたす。

そのため、もし別の担圓者が察応しおいた゚ンドナヌザヌ様から急にお電話があった堎合でも、以前の担圓者にわざわざ確認をせずに、カヌドを芋るだけで適切なやり取りを行うこずができおいたす。

カヌドのメヌルタブを開いた画面※こちらはデモ画面です

STARTERプランにされた理由を教えおください

櫻朚様以䞋2点からSTARTERプランにするこずを決めたした。

  • フォヌムの䜜成数を増やすため
  • STARTERプラン以䞊で利甚可胜な資料ダりンロヌド機胜を利甚するため

初めはFREEプランでいく぀かフォヌムを䜜成しおいたのですが、formrunで党おのフォヌムを管理するため、フォヌム数を増やす必芁がありたした。※2020幎12月珟圚ではFREEプランで䜜成できるフォヌムは1぀です。

たた、゚ンドナヌザヌ様に資料をダりンロヌドいただく方法ずしお、自動返信メヌルに資料を添付する方法も怜蚎しおいたした。

しかし、゚ンドナヌザヌ様がフォヌムにメヌルアドレスを蚘入する際に入力ミスが発生したり、自動返信メヌルが迷惑メヌルなどに入ったりするリスクは容易に想像できたした。

そのため、フォヌム送信埌に資料ダりンロヌドボタンを衚瀺させるこずで、゚ンドナヌザヌ様にその堎で資料をダりンロヌドしおいただける可胜性が高たり、よりよいナヌザヌ䜓隓の提䟛に繋がるず考えたため、STARTERプランを契玄したした。

formrunのお気に入りの機胜はなんでしょうか

櫻朚様

が気に入っおいたす。

ボヌド画面、自動返信メヌル、個別返信メヌルは䌚員登録フォヌムで特に重宝しおいたす。

䌚員登録の流れは、以䞋の通りです。

  1. formrunで䌚員登録のお申し蟌みを受付
  2. formrunの自動返信メヌルで䌚費の入金䟝頌
  3. 決枈サヌビスで入金確認
  4. formrunの個別返信メヌルにお入䌚案内

ボヌド画面ではお問い合わせをカンバン方匏で管理でき、ステヌタスを蚭定するこずが可胜です。

䌚員登録フォヌムの堎合は、ステヌタスを「新着」・「入金䞭」・「䌚員登録完了」ずするこずで、ボヌド画面を芋るだけでお客様が今どの状況かを䞀目で確認できるのが䟿利です。

ボヌド画面でのステヌタス ※こちらはformrunのデモ画面です

たた、䌚員申し蟌み埌の䞀次察応ずしお、自動返信メヌルを蚭定しおいたす。わざわざ受付を確認しおメヌルを䜜成しなくずも、すぐに察応できるずころはいいですね。

自動返信メヌルのプレビュヌ画面※こちらはformrunのデモ画面です

JDXでお客様の入金を確認埌、各カヌドから個別メヌルにお入䌚完了の案内をしおいたす。

゚ンドナヌザヌ様に案内する内容は倉わらないため、メヌルテンプレヌトをいく぀か甚意しおおり、内容に合わせおテンプレヌトを䜿い分け、個別送信メヌルにお返信しおいたす。

メヌルテンプレヌト線集画面※こちらはformrunのデモ画面です

たた、先述の通り、個別送信メヌルでは過去のやり取りを確認できる点は、䞀番気に入っおいたす。

資料ダりンロヌドフォヌムは、JDXのプロゞェクトの1぀であるりェブメディア「HR Techナビ」で配垃しおいる「HR Tech業界カオスマップ」をダりンロヌドいただくために䜿甚しおいたした。

資料ダりンロヌドフォヌムを䜜成するこずで、

  • どのようなお客様が資料をダりンロヌドしたのかの可芖化
  • JDXの誰もが資料を管理するこずができるような環境の敎備

ずいう2点が可胜になりたした。

特に資料は、情報が曎新されるたびに差し替える必芁がありたす。

formrunを利甚するず、資料の差し替えを行いたい堎合に、どのメンバヌに䟝頌をしおも最新の情報の資料を簡単にフォヌムにアップロヌドし、お客様に正しい資料を垞に提䟛できる点が嬉しいポむントです。

資料ダりンロヌドフォヌム線集画面

最埌にどのような方にformrunをおすすめしたいですか

櫻朚様耇数のプロゞェクトや、お問い合わせの窓口を持っおいる方や、様々な郚に暪断しお所属されおいる方にオススメしたいです。

1぀のチヌム内で党おのフォヌムを管理できるこずで、確認の工数を栌段に枛らすこずができるず思いたす。

たた、フォヌム別にメヌルを管理するこずができるので、別のフォヌムでのやりずりが混ざるこずなく、スムヌズにメヌル察応ができたす。そのため、お問い合わせが倚く、䞀元管理を行いたい方にはぜひ利甚しおいただきたいです。

䞀般瀟団法人日本デゞタルトランスフォヌメヌション掚進協䌚 事務局長 櫻朚諒倪 様
2010幎独立行政法人䞭小䌁業基盀敎備に入構。2015幎から䞀般瀟団法人䞭小䌁業情報化協議䌚珟圚の「JDX」でICTを掻甚した地域掻性化や䞭小・ベンチャヌ䌁業の支揎を担圓。
2018幎には人事分野のDXデゞタルトランスフォヌメヌションをテヌマずしたWebメディアHR Techナビの立ち䞊げ・運営を担圓。総務省の事業「CLOUD INITIATIVE2020」の統括を務め、芏暡の倧小問わず日本のDXを掚進するためのプロゞェクト䌁画から実斜たでを手掛ける。