ペーパーレス化で業務50％削減！来店なしでのスポーツジム入会を実現できた方法とは？（有限会社雅興産様）

不動産管理や賃貸不動産仲介業務等の不動産事業やスポーツジムの運営等、幅広く事業を展開されている有限会社雅興産。

formrun導入により、ペーパーレス化を実現し業務が50%程削減できたとのことです。

今回は、同社専務取締役の山本高直様にお話を伺いました。

事業内容	不動産事業、スポーツジムの運営・管理
主な用途	会員登録フォーム
推しの機能	ステータス管理ファイルアップロード項目
導入後の成果・効果	会員登録時の対応工数を50％削減来店なしでのスポーツジム入会を実現
利用プラン	STARTERプラン

最初にformrunのご利用用途を教えてください

山本様：弊社では、ダンススクールやスポーツジムの運営を行っています。

わたしは、葉山に本店のある24時間営業のスポーツジムFITNESS HAYAMA 24の責任者をしております。

formrunは、FITNESS HAYAMA 24の会員登録フォームとして利用しています。

会員登録フォーム

formrun導入の背景を教えてください

山本様：大きく2つの課題を感じていたことがきっかけです。

1つめは、社内にて文書管理が煩雑になっていたことです。

弊社では以前、FITNESS HAYAMA 24への会員登録情報を紙で管理していました。入会希望者には、入会における会員登録用紙に記載をお願いし、撮影した顔写真をプリントした紙と一緒に、1つのファイルにまとめて管理していました。

しかし、入会者様が増える程、ファイルも増える一方で、管理方法に課題を感じていました。

2つめは、コロナ禍になり来店ありの入会方法をやめたかったことです。

FITNESS HAYAMA 24に入会するためには、店舗に足を運んでの書類手続きに加え、入会後店舗に入退出するための指静脈認証登録を行う必要がありました。そのため、コロナ禍において来店なしでの入会手続きを希望する方々が入会できない状況になっていました。

また、FITNESS HAYAMA 24は5つの店舗があるため、他の店舗に訪れたい場合も、都度書類の手続きや指静脈認証の登録が必要で、入会者様に手間がかかっていました。

そのため、フォームでの入会登録ができないかと検討し始め、ホームページビルダーに付属したフォームツールを導入してみました。しかし、導入したそのツールでは、サンクスページにてお支払いページに遷移させるような機能がなかったり、入退室用のID情報を自動的にメールで送信できるような機能がなく、不便に感じていました。

他にいいツールはないかとWEB検索で調べ、複数社登録して機能を試した結果、プロダクトのわかりやすさや、マスト条件だったサンクスページにてURLへ遷移できる機能や自動メール返信の機能に魅力を感じて、formrunの導入を決めました。

実際にどのような効果がありましたか？

山本様：2つの効果がありました。

1つめは、管理作業が大幅に楽になりました。
フォーム回答いただいた会員登録情報や入会時に必要な写真も、formrun上で管理できるため、写真のプリント作業も不要になり、管理を一元化できました。さらに、フォーム回答が完了した方には、ジムへ入室するためのパスワードが自動的にメールが返信され、私達で都度メールを送信する必要がなくなりました。

結果的に、全体的な作業工数を50%程削減できたと思います。

2つめは、入会者様の手間をかなり減らすことができました。
入会における作業はフォーム回答のみで、足を運ばずにFITNESS HAYAMA 24への入会手続きを完了できるようになりました。

他の店舗のジムを利用したい場合も、フォーム回答のみで手続きが完了するため、手間が格段に減ったかなと思います。

山本様

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

山本様：5つ以上のフォームを作成したかったため、STARTERプランを利用しています。

FITNESS HAYAMA 24の会員登録は、①1人での入会と②家族での入会という2つの導線をサイト上で設けています。それぞれの入会方法に合わせて異なるフォームを作成する必要がありました。しかし、formrunでは、わずか5〜10分でフォームを作成することができ、フォーム作成の工数はほとんどかかりませんでした。

また、ジムへの会員登録では、顔写真の提出を必須としています。formrunのファイルアップロード機能を活用することで、会員の顔写真を簡単に収集することができています。