年末の幹事業務で大変なのは、何よりも参加者の予定を集めること。
メールを何度もやり取りしたり、多忙な上司に失礼のないよう返答をお願いしたり…気をつかう場面が多いものです。

この記事では、そんな幹事の負担を軽くするために、日程調整メールの設計の型や手順をわかりやすく整理し、すぐに使えるテンプレートや運用ルールをご紹介します。

▼忘年会の日程調整をスムーズに進めたい幹事さんには、心強い味方となる「formrun」がおすすめです。「formrun」を活用すれば、回答は自動で集計され、参加可否やアレルギー情報も一覧化できます。

未回答者には自動でリマインドを送れるので、催促の気まずさもありません。
スマホから簡単に回答できる設計のため、回収率も自然と上がります。

さらに、社外メンバーが含まれる場合でも安心のセキュリティが整っているため、情報管理の面でも心配いりません。予約・日程調整フォームを無料で作成するなら、ぜひ「formrun（フォームラン）」をお試しください。

年末は予定が早く埋まりやすく、返信の遅れが会場手配や発注に直結します。

そこで、読みやすく返しやすい設計を基準に、日程調整メールを作成するポイントを整理します。

まず全体像を把握してから、各ポイントの実践方法へ進みましょう。

• 開催1ヶ月前を目安に送付する

• 相手に合わせた文面で作成する

• 簡潔でわかりやすい件名にする

• 抜け漏れがなく読みやすい文章にする

• メールの宛先はTOとBCCを使い分ける

上記を踏まえ、次章で具体的な書き方や運用のコツを順に解説します。

忘年会の案内は開催希望日の約1ヶ月前に送ると参加者が予定を確保しやすく、会場選定やコース確定にも余裕が生まれます。

初回連絡では候補日を三つに絞り、返信期限・回答方法・再連絡の予定時期を最初に示しましょう。

候補日は平日と土日を混在させると幅が広がり、返信方法は本文への番号記入やフォーム回答を提示するのがポイントです。

回答の期限は開催3週間前、以降は1週間前と3日前に確認の動線を整えましょう。

早めの段取りが参加率と開催までの準備品質を押し上げます。

送付先の関係性により語調と情報量を調整するのもポイントです。
社内上席には要件先出しで「目的・候補日・期限・依頼内容」を短文で提示します。

同僚には挨拶を一文添えつつ、判断材料を過不足なく並べておきましょう。
社外宛ては趣旨・費用負担・ドレスコード・同席者・当日の流れ・アレルギー確認まで明示するのが重要です。

件名と冒頭で依頼内容と期限を示し、本文で候補日・場所エリア・予算目安・回答手順を整理します。

テンプレを下地に固有名や条件を差し替える運用で作成時間の短縮ができます。

件名で用件と期限がひと目で分かるようにすると、メールの開封率がぐっと高まります。

たとえば「【日程調整／11/10〆】忘年会 参加可否のお願い」といった形で並べると、必要な情報が整理されて伝わりやすくなります。

再送する場合は、件名の先頭に【再送】や【リマインド】を加えると状況が直感的に伝わり、相手にとっても親切です。

また、社外向けのメールでは、件名の末尾に会社名や氏名を添えると検索で見つけやすくなります。スマホ表示を意識して、主要な情報は20〜28文字程度に収め、詳細は本文で説明すると安心です。

用語はできるだけ平易にし、数字や期限は半角で統一すると、読みやすさがさらに向上します。

本文は最初に要点をまとめ、参加可否の判断に必要な情報を決まった順序で並べると分かりやすくなります。

たとえば【日時・場所・会費・集合方法・地図URL・返信期限・回答手順・アレルギー確認】といった項目を一目で確認できるようにしておくと安心です。

段落は3〜5行ごとに区切り、空行を入れて視線が休まる場所を作ると読みやすさが増します。場所については「最寄駅＋徒歩分数」を添え、集合は「店前か店内か」を明記すると、より丁寧で親切な印象を与えられます。

また、当日混乱しないよう、会費は税込か税別かをはっきり記しておきましょう。地図を添付する場合は、公式サイトやGoogleマップなど信頼できるサービスのURLを貼っておくと便利です。

さらに、返信欄には「例：○日に参加します」といった一文を添えるだけで、相手が迷わず回答でき、返信スピードの向上につながります。

社外アドレスや初対面の参加者が混在する場合は個人情報に配慮するためにBCCを使用するのがおすすめです。

その際は、主担当と上席だけをTOに設定し、メール冒頭で「対象者へはBCCで一斉送付しています」と添えておくと、より丁寧で安心感のある印象を与えられます。

一方で、社内だけや少人数でお互いの関係性がはっきりしている場合は、TOで問題ありません。宛先は上席から順に並べ、下書きの段階では宛先を空欄にして本文を仕上げ、最後にアドレスを追加すると誤送信防止になります。

また、配布リストと個別アドレスを混在させないようにすることも大切です。使い分けを徹底することで、安心感のあるやり取りと信頼関係の維持につながります。

ここからは用途別に、すぐ使える案内テンプレートを3種類用意します。社内向け・社内日程調整用・社外混在の懇親会向けの順に解説します。

必要に応じて候補日や場所・費用・ドレスコード・アレルギー確認などの項目を差し替えて使ってください。

• 社内の出欠確認メールテンプレート

• 社内の日程調整用のメールテンプレート

• 社外の方も参加される飲み会用のメールテンプレート

件名：【出欠確認／11/15〆】忘年会（12/6金）参加可否のご返信

本文：

お疲れさまです。総務の山田です。

下記の通り、部署忘年会の参加可否をご返信ください。

開催候補：①12/6（金）19:00〜 ②12/11（水）19:00〜 ③12/13（金）19:00〜

場所候補：新橋エリア／個室有り

予算目安：1名5,000円前後（会社補助あり）

お願い：本文に番号で「日程第○希望・△不可」をご記入ください。

アレルギー：該当があれば食材名を記載してください。

返信期限：11/15（金）18:00

※複数日可です。出欠のみでも構いません。ご協力お願いします。

件名：【日程調整／11/12〆】部署忘年会の日程候補のご確認

本文：

お疲れさまです。幹事の佐藤です。

忘年会の日程について、以下3候補から調整します。

候補日：①12/5（木）②12/10（火）③12/19（木）いずれも19:00開始

場所：東京駅エリア（駅近・禁煙・個室希望）

予算：5,000〜6,000円

返信方法：本文に「第一希望・第二希望・不可日」を記載

期限：11/12（火）12:00

確定後にコース・集合場所を共有します。ご返信をお願いします。

件名：【ご返信のお願い／11/14〆】懇親会（12月上旬予定）日程候補の確認

本文：

株式会社〇〇 △△様

平素よりお世話になっております。株式会社××の山本です。

年末の懇親会につき、以下候補日で日程調整をお願いできますでしょうか。

候補日：12/3（火）、12/6（金）、12/12（木）いずれも19:00〜

場所：東京駅周辺／個室予定

費用：弊社負担

お願い：参加可否とご都合の良い候補日をお知らせください。

アレルギー：事前に共有いただけますと幸いです。

返信期限：11/14（木）

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

催促は相手の事情に配慮しながら、行動を明確に示すのがポイントです。不快感のない言い回し、クッション表現・確認手順・そして再送のタイミングを押さえて丁寧に進めましょう。

• 不快感を与えない言い回しにする

• 相手への配慮の言葉を添える

• クッション言葉を使用する

• 催促の前にもう一度確認をする

催促文の主語は「自分」ではなく「段取り上の必要」を伝えるのがポイントです。

例えば「会場確保の期限が本日夕方のため、11/10（月）12:00までにご都合をお知らせいただけますと幸いです。」のように、期限・理由・依頼内容を短く並べます。

断定や命令調は避け「〜いただけますと幸いです」「助かります」で柔らかく締めくくることで不快感のないメッセージになります。

件名は【リマインド／本日12:00〆】と記載するなど一目でわかるメールになるように工夫しましょう。件名にリマインドの文章を記載することで、開封してすぐ行動に移せる状態を作れるのでおすすめです。

本文冒頭に「ご多用のところ恐れ入りますが」を添えるだけでも印象は和らぎます。

催促直前は、相手が既に動いている可能性も考えてメッセージの作成をしましょう。
「もし既にご対応済みでしたら行き違いのご連絡となり失礼いたします。」を一文入れると心理的負担が下がります。

また、選択肢の提示も有効です。「難しい場合は代理の方からのご返信でも結構です」「参加未定の場合は『保留』とご返信ください」など、選択肢をいくつか提示し返しやすい状態を整えるのもポイントです。

リマインドメールを送付する時間帯は、午前中または15時台が無難です。再送は初回から2営業日後、以降は期限前日午前に最終連絡、というルール決めをしておくと送るタイミングに迷う心配もありません。

依頼・反論・催促で角を立てないために、冒頭にクッション言葉を置くのがポイントです。クッション言葉の代表例は「恐れ入りますが」「差し支えなければ」「大変お手数をおかけしますが」などです。

続く依頼文は具体的に「本日17:00までに①参加可否、②第一希望日、③アレルギー有無をご返信ください」のように項目化しておきましょう。

クッション言葉で柔らげ、項目提示で行動を明確にする構成が、返信率を高めるポイントです。

またメッセージが長文化すれば、返信率を下げてしまうのも事実です。長文のメッセージはできるだけ避け、スクロールせず理解できるメッセージを意識して作成しましょう。

催促前に送信履歴・宛先・添付・フォームURLを再確認しましょう。
社外ドメインではフィルタに掛かる場合があるため、件名の語尾や本文に社名・氏名を含め、検索されやすい形へ調整するのもおすすめです。

電話や社内チャットで連絡をとる場合は、記録が残るメールを必ず記載し、要旨と依頼項目をメールでも再提示しておきましょう。

最終催促では期限と対応手順を一文で示し、代替案（オンライン参加可・日程追加検討）を提案すると、よりスムーズに進みやすくなります。

件名：【リマインド／本日17:00〆】忘年会参加可否のご返信のお願い

本文：

お疲れさまです。幹事の山田です。

会場仮押さえの期限が本日17:00のため、参加可否のご連絡をお願いいたします。

ご返信項目：①参加可否 ②第一希望日 ③アレルギーの有無

候補日：12/6（金）・12/11（水）・12/13（金）いずれも19:00開始

期限：本日17:00

※既にご返信済みの場合は、行き違いのご連絡となり失礼いたします。どうぞよろしくお願いいたします。

件名：【再送／11/12 12:00〆】忘年会日程のご確認（株式会社××／総務 山田）

本文：

お世話になっております。株式会社××の山田です。

先日のご連絡の件、会場確定の都合上、11/12（水）12:00までに参加可否をご教示ください。

候補日：12/3（火）・12/6（金）・12/12（木）

返信項目：①参加可否 ②第一希望日 ③アレルギーの有無

もし既にご対応済みでしたら、行き違いのご連絡となり失礼いたします。難しい場合は保留の旨のみで

構いません。ご多用のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

参加可否の回収・集計をメール本文だけで完結させようとすると、返信形式のばらつきや転記の手間が発生するのがデメリットです。

フォームを併用すると、回答の標準化と集計自動化で作業負荷が大きく減ります。ここでは、忘年会の幹事に役立つポイントを3つに絞って紹介します。

• 出欠確認フォーム作成が簡単にできる

• アンケート回答の集計も自動でできる

• リマインドを自動化して業務効率と回答率を改善

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

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テンプレートはこちらをご覧ください。
>> テンプレート一覧

formrun（フォームラン）では、回答がリアルタイムで集計されているため、いつでも回答結果が確認できます。

自動でデータをグラフ化、自動で回答データを一覧化できるので、簡単な集計・確認作業はformrunで完結します。

また、Googleスプレッドシートと連携したデータ集計やExcelファイルへのエクスポートも可能なので、より複雑な集計作業も可能です。

これまでアンケート回答状況の報告に集計の手間がかかっていた方は、ぜひformrunでアンケートフォームを作成し、集計作業まで効率化してみてください。

年末の幹事業務で大変なのは、参加者の予定を集めて返信を催促することでしょう。
formrunなら、未回答者へのリマインドを自動送信できるので、催促の気まずさもなく、返信率が自然と上がります。

さらに、メール機能も充実。

• 自動返信：回答直後に「受付完了」の安心メールを送信

• 個別メール：質問者へテンプレート付きでスムーズに対応

• 一斉配信：参加者全員へリスト単位でお知らせ配信

フォーム回答の情報をそのまま件名や本文に差し込めるため、参加可否やアレルギー情報も整理された状態で確認できます。

幹事の手間を減らし、当日までスムーズに準備を進めたいなら、忘年会の出欠確認に「formrun」がぴったりです。

本文では、忘年会の日程調整をメールで進める際の基本設計、用途別の例文、そして催促時の言い回しを整理しました。
よくある課題として、

• メール文面が定まらず連絡が滞る

• 返信が集まらず決定が遅れる

• 語調が堅くなりがちで参加しづらい雰囲気になる

といった点が挙げられます。これらは、一通目の構成と再送の型を工夫することで解消できます。

ただし、実務では出欠の回収と集計をメールだけで抱えると手間が増えがちです。幹事業務をスムーズに進めるためには、メールとあわせてフォームを活用することをおすすめします。

▼「formrun」なら以下のような特徴があります。

• コード不要で出欠確認フォームを作成できる

• 回答を自動で集計し、参加可否やアレルギー情報を一覧化できる

• 未回答者へのリマインドメールを自動送信できる

• スマホ入力に配慮した画面で回答がスムーズ

• 社外メンバーを含む場合も安心のセキュリティ

忘年会の日程調整を効率的に進めたい幹事には、心強いサポートツールです。
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