日程確認メール「了解」と返信するのはマナー違反？マナーやおすすめの例文5選を解説

日程確認メールへの返し方で悩んでいる方は多くいることでしょう。

社外や目上に対して「了解」と送る表現が失礼に当たるか判断できずに、返信が遅れてしまう方は少なくありません。

実際に、メールで「了解」という言葉を使用することは問題ないのでしょうか。

そこで本記事では、ビジネスメールで避けたい言い回しを整理し、代替となる表現を示しながら、可否の伝え方や候補提示の型、件名や引用の整え方までを順に解説します。また、日程確認メールの例文を作成するならフォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。

formrunには、主に以下の特徴があります。

• プログラミング不要で日程確認フォームを作成
• 複数人のスケジュールもまとめて調整可能
• 自動返信メールで確認抜けを防止
• 回答を一覧化して参加可否を見える化
• 万全のセキュリティ

これから日程確認メールの作成・例文の活用をする方は、ぜひ一度利用してみてください。

ビジネスメールでの「了解」は基本的にマナーとして適していないため、避けるべき表現です。

マナー違反とまでは言えないが「了解」は同等か目下へ向ける語感が強く、社外や目上へ使うと軽く響きます。そのため、代わりに「承知いたしました」「かしこまりました」を用いることがおすすめです。

例えば、社外調整で希望候補を受け入れる返答では「いただいた第二候補で承知いたしました。10月15日（火）14:00‐15:00で予定を確保しました。」のように、承諾と確保済みの事実を一文で提示すると、相手は判断に迷いません。

これから日程確認メールなどのビジネスメールに返信する際は、考慮しておきましょう。

「了解」以外に返信で使いがちな言葉は、主に以下の通りです。

• 「ご苦労様です」「お世話様です」
• 「大丈夫です」
• 「あと」「それと」
• 「各位様」「〇〇部長様」

ここでは、それぞれの言葉を解説します。

冒頭挨拶として用いられることが多い一方で、敬意の向きに注意が要ります。

「ご苦労様です」は目上から目下へ向ける言い回しです。また、「お世話様です」も親しい間柄での口語寄りの響きが強く、社外の正式な往復では軽く映ります。

社外・社内問わず無難に使用する場合なら「お世話になっております。」を用いることがおすすめです。

例えば、面談日時の打診に返す冒頭は「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。」のように、定型の名乗りで始めると読み手が文脈を即時に把握できます。

この時、挨拶で迷いが生じた場合は、立場の関係と場面の公私度を基準に選び直すと表現がぶれにくくなります。

「大丈夫です」は肯定にも否定にも読めるうえ、責任範囲の明確さが下がります。

了承の意思表示では「承知いたしました」「問題ございません」を使うと、受領と可否が一目で伝わりやすくなります。

可否と条件を同時に伝える場合は、「10月15日（火）14:00で問題ございません。オンライン会議URLを当日朝に送付します。」のように、タスクの約束も添えると後工程が滞りません。

反対に、不都合を伝える場合は「10月15日（火）14:00は都合がつきません。16:00～‐18:00で調整可能です。」のように、代替案を同じ行で示すと読み手が即時に判断可能です。

話題転換を示す口語表現は、書き言葉の連結としては緩く映ります。

転換や追加を示す場合は「また」「合わせて」「加えて」へ置き換えると、段落の接続が引き締まります。

例えば「また、会議室Aは使用中のため、当日は会議室Bを手配します。」などの表現は、接続語のみで関係性の説明が可能です。

複数事項を並べる場面では、段落の先頭に「加えて」を置き、各事項を一文ずつ完結させると視線移動が滑らかになります。また、接続語の選定は読み手の負荷に直結します。

そのため、意図に合う語を選ぶだけで理解速度が上がり、読みやすい文章作成が可能です。

敬称の重ね掛けは不自然に映ります。

「各位」は敬意を含む集合への呼びかけであるため、「様」を重ねる必要はありません。

役職も同様で、役職名自体が敬意を含むため「部長様」は避けるべき表現の1つです。

メールでは、宛名に「〇〇株式会社　〇〇部長」や「関係各位」と記載しましょう。本文中で個人へ触れる場合は「〇〇部長に共有済みです。」のように役職のみを置くのが適切な表現です。また、宛名と本文で敬称の扱いが一致していれば、礼儀と可読性が両立します。

名簿や招集で複数名へ向ける場合は、表題で集合を明示し、本文内の呼称は役割名で統一すると齟齬が生じません。

日程確認メールの返信で使えるおすすめの例文は、主に以下の5つです。

• 打ち合わせの日程確認メールの返信で使える例文
• 提案された日程が合わずに再調整をお願いする際に使える例文
• 日程を一旦保留にする旨を伝える際に使える例文
• 社内会議などの日程を確認・了承する際に使える例文
• すでに決まっている日程を辞退する旨を伝える際に使える例文

ここでは、状況別におすすめの例文を紹介します。

打ち合わせの日程確認メールの返信で使える例文は、以下の通りです。

件名で用件を明らかにし、本文で日時を数字で一本化すると誤認が消えます。また、日時を正確に記載しているため、読み手が誤解するリスクが低いこともポイントの1つです。

提案された日程が合わずに再調整をお願いする際に使える例文は、以下の通りです。

上記の例文では、再調整にかかる手間に対するお詫びに加え、候補日を2つ記載しています。また、再調整の際はどうしても日程が合わない場合もあることを素直に伝えることが大切です。

日程を一旦保留にする旨を伝える際に使える例文は、以下の通りです。

日程を保留にする際は、相手へ負担や迷惑をかけている場合があります。そのため、お詫びの言葉と簡潔な理由を添えて返信することが大切です。

社内会議などの日程を確認・了承する際に使える例文は、以下の通りです。

社内会議のメールの場合、他社への返信よりはカジュアルな返信にしても問題はありません。ただ、敬語や言葉遣いなど最低限のビジネスマナーは踏まえておくことが大切です。

すでに決まっている日程を辞退する旨を伝える際に使える例文は、以下の通りです。

やむを得ない理由ですでに決定した日程を辞退する際は、お詫びの言葉や謝罪が重要なポイントです。また、再度機会があった際のことも考慮した上で、本文を作成しましょう。

日程確認メールを返信する際に注意すべきポイントは、主に以下の4つです。

• メールの返信は24時間以内に行う
• メールの内容を読み返して慎重に返信する
• 件名の変更せずに返信する
• 全てのメールに返信を行う

ここでは、それぞれの注意すべきポイントを解説します。

日程確認メールなどのメールに返信する際は、24時間以内に行うことが大切です。

日程確認メールなどのビジネスメールでは、返信スピードを早くすることも、ビジネスマナーの1つになります。ただし、早朝や深夜など相手の就業時間外は避けることが大切です。

日程確認メールを送信する際は、メールのやり取りに対して慎重に行うことが大切です。

特に、誤字脱字や言葉遣い、敬語の間違いなどがあると、送信先の相手に対して失礼にあたる場合があるため、注意しましょう。そのため、メールを書いたら一度読み返して間違いや読みにくい部分などを修正することが大切です。

十分に不備のないメールを作成し送信すれば、相手もスムーズに読めるため、やり取りもより速やかに進みます。

送られてきたメールの件名は変更せずに返信することも、日程確認メールなどのビジネスメールのマナーの1つです。

受信したメールの件名は「Re:」で元の件名を残し、元の文章も履歴として残すと、相手は何に対する返信か判断しやすくなります。ただ、やり取りが続き、件名に「Re:」が続いている場合は、いくつか削除しても問題ありません。

「Re:」を残すことも大切ですが、相手に読みにくいと感じさせない配慮を行うことも大切なポイントです。

ビジネスメールであれば、基本的に受信したメールにはすべて返信することがマナーです。

特に、企業からの面接・面談日程の確認メールや取引先からの面談日程メールには必ず返信するようにしましょう。ただ、システムによる自動送信や「返信は不要」と記載されたメールであれば、返信は不要です。

返信の必要性が判断できない場合は、念の為にも返信しておくことでマナー違反を避けることができます。

日程確認メールの例文の作成におすすめなフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。

• 日程確認フォームでやり取りを削減できる
• 複数人の出欠・希望を一括管理できる
• AIメールアシスタント（β）でやり取りをスピーディーにできる

ここでは、それぞれの特徴を解説します。

候補日時の調整には、formrunを使ったフォーム作成がもっとも効率的です。

候補を選択肢にして回答を集めれば、最適な候補日がすぐに分かり、担当者にも自動で通知。確定までのやり取りが短縮されます。
公開方法も簡単で、URLやQRコードを共有するだけ。テンプレートを使えば、社名や項目を差し替えるだけでその日から運用を始められます。

さらに、回答は自動で整理されるので、見落としや集計ミスの心配もありません。大人数での調整や社外関係者とのやり取りでも、ストレスなくスケジュールを確定できます。

関係者が多い会議では、メールでのやり取りが増えると状況が分かりにくくなりがちです

formrunなら、参加可否や希望日時を一つのダッシュボードで一元管理できます。部署名や役割を必須項目に設定しておけば、重要メンバーの回答状況もすぐに把握できます。

回答内容は自動で集計されるため、候補日の優先順位付けもスムーズです。さらに、CSV出力で社内の表計算シートに貼り付けられるので、議事準備にも手間がかかりません。通知機能や自動メール機能を使えば、未回答者へのリマインドも計画的に行えます。

formrunなら、AIが問い合わせ返信の文面を自動でサポートする「AIメールアシスタント機能（β）」で、やり取りをスピーディーに進められます。

AIメールアシスタント機能（β）を使用すれば、入力した文章をAIが分析し、敬語表現・トーン・明確さをチェックや、改善案を提案し、分かりやすく丁寧な文章に整えることが可能です。

「この表現で失礼にならないかな？」と悩む必要はもうありません。

また、チームメンバー間での対応品質のばらつきを抑制し、一貫性のある返信対応を実現します。

実際に、チームメンバーの中には、この機能を活用することで返信作成にかかる時間を従来の半分以下、わずか5分程度に短縮できています。

社外や目上には「了解」ではなく、
「承知いたしました」「かしこまりました」を使い、日時は日付と曜日と時刻まで一行で示すと誤読の削減が可能です。また、件名は元のまま返信し、引用は要点だけ残すと往復が短くなります。

日程確認メールの往復を減らしたいなら、フォームを活用した運用が効果的です。

▼formrunには、主に以下の特徴があります。

• プログラミング不要で日程確認フォームを作成
• 複数人のスケジュールもまとめて調整可能
• 自動返信メールで確認抜けを防止
• 回答を一覧化して参加可否を見える化
• 万全のセキュリティ

普段の業務から日程確認メールの作成や例文の活用をする方は、ぜひ一度利用してみてください。