日程調整を待ってほしい時のメールの書き方｜6つの注意点と具体的な例文集

「相手に配慮した『待ってほしい』メール例文が知りたい」
「忙しいビジネスシーンで使える日程調整の言い回しが知りたい」
と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

本記事は、相手に日程調整を待ってほしいと伝えるメールを送付する際の、マナーや注意点・返信に使用できる文例をご紹介しています。
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• プログラミング不要で日程調整フォームを作成可能

• 複数人のスケジュールをまとめて回収できる

• 自動返信・リマインド機能で調整の抜け漏れを防止

• AIメールアシスタントでやり取りをスピーディーに

• 外部ツール連携で通知も時間の予約も自動化が可能

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日程調整メールへの返信は、相手の予定やプロジェクト全体の進行に直結する大切なやり取りです。

返信が遅れたり情報が不足していたりすると、会議室の確保やスケジュール調整に支障が出ることもあります。
ここでは、スムーズで丁寧なやり取りを実現するために、返信時に押さえておきたい6つの注意点をご紹介します。

• 可能な範囲で素早く返信する

• 希望日がある場合は具体的に提示する

• 候補日時が難しい場合は代替日時を提示する

• 正しい言葉で返信する

• 不明なことがあれば都度確認する

• 送信前に再度確認する

検討に時間がかかる場合でも、返信は30分〜半日以内にするのがポイントです。

すぐに日程調整をできないのであれば、確認に要する目安時間も添えてメッセージを作成しましょう。

「社内確認のうえ、〇月〇日（〇）14時までにご返信します」のように締め切りを明確に示すと、丁寧な印象を与えられます。

即答が難しい場合でも、受付・見込み時刻・追加で必要な情報の順で簡潔にまとめると伝わりやすいです。

希望の日がある場合には、第一希望から第三希望まで、開始時刻と所要時間を記載して返信する必要があります。候補が1つだけだと再調整が発生しやすく、往復回数が増えてしまうためです。

「第1候補：〇/〇（〇）10:00–10:30（オンライン）」
「第2候補：〇/〇（〇）14:00–14:30」
「第3候補：〇/〇（〇）16:00–16:30」
のように希望の日時を提示するだけでなく、オンラインなのか対面なのかを提示するとよりスムーズに日程調整がしやすくなります。

社内会議や外出が続く週など日程の提示が難しい場合には、朝一や終業前など確保しやすい時間帯も添えると決まりやすくなります。

移動を伴う対面希望の場合は、場所の候補と移動時間も記載し、優先順位を付けると、相手は調整の判断をしやすくなります。

相手から提示された候補の日程が全て難しいときは、理由を一言で触れたうえで、翌週を含む3候補を同じフォーマットで返します。

「社内行事のため今週は難しく、代替として〇/〇（〇）午前・〇/〇（〇）14:00・〇/〇（〇）16:00はいかがでしょうか」のように理由を簡潔に添えると、断りの印象がやわらぎます。

所要時間が不明なことで日程を立てられない場合は「30分想定で問題ないか」などを先に確認するのもおすすめです。

依頼側や参加側に関係なく、主語と敬称を明確にし、断定を避けた柔らかい表現を使うのがポイントです。

「恐れ入りますが」「差し支えなければ」「調整のうえで改めて連絡します」など、丁寧な文面で返信するように心掛けましょう。

相手から提示された候補の日程が全て難しい場合は「難しいです」で終わるのではなく「難しいため、〇/〇（〇）午前でしたら対応可能です」と、理由と代案を合わせて記載するのがポイントです。

目的や参加者・実施方法（オンライン／対面）・所要時間・議題の優先順位が曖昧なら、返信の段階で質問します。

「参加者と想定所要時間を共有いただけますか」「オンラインの場合、使用ツールは〇〇でよいですか」など、確認項目を事前にそろえると、お互いの認識の違いを軽減できるため、再調整の発生率が下がります。

資料準備が必要な会議の日程調整をする場合には、必要資料の提出締め切りと提出先も合わせて確認しておくとスムーズです。

メッセージの往復の回数を抑えるための質問はできるだけ箇条書きでまとめ、答えやすい形に整えるといいでしょう。

宛先・日時・タイムゾーン・会議URL・場所・社名・氏名・役職の誤記・ファイル添付の有無などメールを送信する前に再度チェックを実施しましょう。

特に日時は「〇月〇日（〇）10:00–10:30」のように曜日と時間帯に間違いがないかチェックは必須です。

メール件名は無記載にするよりも「日程のご調整のお願い／会社名・氏名」の形式で統一するとより丁寧な印象になり、相手も検索しやすくなるので便利です

メールの送付先が複数ある場合は、「To：決裁者／Cc：関係者」の整理を行い、返信先の指定があれば明記しましょう。

短いメールでも送信前の30秒チェックで、再送や謝辞にかかる手間を減らせます。

返答を待ってほしい依頼から確定後の変更まで、参加者側が迷いやすい場面を6つに分けて整理します。

• 日程調整を待ってもらいたい場合

• 希望の日時が明確な場合

• 提示された候補日時がいつでも可能な場合

• 提示された候補日時がすべて不都合な場合

• 複数候補を仮押さえしたい場合

• 確定済みの日程を変更したい場合

件名

Re：※変更不要

本文

（相手の企業名）

（相手の氏名）様

お世話になっております。

（自社名）の（送信者氏名）です。

（具体的な内容）の日程について、ご案内ありがとうございます。

当方の都合で大変恐縮なのですが、（返答を待ってほしい理由）のため、〇月〇日まで返答を待っていただきたく存じます。

確定次第、直ぐにご連絡いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。

※以下署名

（自社名・部署名）

（送信者氏名）

（自社住所）

（電話番号）

（メールアドレス）

（自社ホームページURL）

件名

Re：※変更不要

本文

（相手の企業名）

（相手の氏名）様

お世話になっております。

（自社名）の（送信者氏名）です。

（具体的な内容）の日程について、ご案内いただきありがとうございます。

それでは、以下の日程を希望させていただきます。

【〇月〇日（曜日）00:00～00:00】

ご多用のなかお手数をおかけしますが、引き続きよろしくお願いいたします。

※以下署名

（自社名・部署名）

（送信者氏名）

（自社住所）

（電話番号）

（メールアドレス）

（自社ホームページURL）

件名

Re：※変更不要

本文

（相手の企業名）

（相手の氏名）様

お世話になっております。

（自社名）の（送信者氏名）です。

（具体的な内容）の日程について、ご案内ありがとうございます。

ご提示いただきました候補につきまして、当方はどの日程でも差し支えございません。（相手名）様のご都合にあわせてご調整いただければ幸いです。

ご多用のなかお手数をおかけしますが、引き続きよろしくお願いいたします。

※以下署名

（自社名・部署名）

（送信者氏名）

（自社住所）

（電話番号）

（メールアドレス）

（自社ホームページURL）

件名

Re：※変更不要

本文

（相手の企業名）

（相手の氏名）様

お世話になっております。

（自社名）の（送信者氏名）です。

（具体的な内容）の日程について、ご案内ありがとうございます。大変恐縮ですが、ご提示いただいた日程はいずれも予定が入っており、調整が難しい状況です。

同じ週でしたら、以下の日程であれば調整可能なのですが、ご都合いかがでしょうか。

〇月〇日（曜日）00:00～00:00

〇月〇日（曜日）00:00～00:00

〇月〇日（曜日）00:00～00:00

ご多用のなかお手数をおかけしますが、ご検討よろしくお願いいたします。

※以下署名

（自社名・部署名）

（送信者氏名）

（自社住所）

（電話番号）

（メールアドレス）

（自社ホームページURL）

件名

Re：※変更不要

本文

（相手の企業名）

（相手の氏名）様

お世話になっております。

（自社名）の（送信者氏名）です。

（具体的な内容）の日程について、ご案内ありがとうございます。

当方の都合で大変恐縮なのですが、下記の2候補を仮押さえさせていただけないでしょうか。

■仮押さえ希望日時

〇月〇日（曜日）00:00～00:00

〇月〇日（曜日）00:00～00:00

来週〇月〇日までには、確定できる予定です。確定次第、直ぐにご連絡いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。

※以下署名

（自社名・部署名）

（送信者氏名）

（自社住所）

（電話番号）

（メールアドレス）

（自社ホームページURL）

件名

×月×日×時からの面接日程変更のお願い（名字　名前）

本文

株式会社◯◯

人事部　▲▲様

お世話になっております。

（名字　名前）と申します。

×月×日×時よりお約束しておりました面接につきまして、家族の急病により、難しくなりました。
大変申し訳ございません。

先ほどお電話にてご連絡させていただきましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡をさせていただきました。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、もし可能であれば、以下の日程の中で面接を再調整していただけないでしょうか。

【1】 ●月●日（●）●時〜●時

【2】 ●月●日（●）●時〜●時

【3】 ●月●日（●）●時〜●時

後ほど再度お電話させていただきます。

ご多用の折、お手数をお掛けして申し訳ありませんが、ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

名字　名前

〒000-0000

□□県□□市□□0-0-0

電話：090-0000-0000

メールアドレス：myoji_namae@xxxx.ne.jp

主催者側がメッセージを送信する際に迷いやすい3つの場面をピックアップしてそのまま使える例文を作成しました。

• 日程の確定を連絡する場合

• 日程の再調整をお願いする場合

• 日程調整のお礼を伝える場合

件名：Re:Re:「〇〇」お打ち合わせ日程のご相談

本文：

株式会社〇〇

企画部　部長

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社　商品開発部の〇〇です。

「〇〇」お打ち合わせにつきまして、お忙しい中、日程をご調整いただきありがとうございます。

それでは、下記の日程でお願いいたします。

日時：〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

場所：弊社〇〇ビル3階　会議室B

お打ち合わせに際し、不明点や事前共有事項がありましたら連絡をお願いします。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

〇〇株式会社

商品開発部

〇〇 〇〇

〒〇〇〇-〇〇〇〇

東京都〇〇区～

TEL：

Email：

URL：

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

件名：Re:Re:「〇〇」お打ち合わせ日程のご相談

本文：

株式会社〇〇

企画部　部長

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社　商品開発部の〇〇です。

「〇〇」お打ち合わせ日程のご提案をありがとうございます。

大変恐縮ですが、提示日程はいずれも社内予定と重なり調整が難しい状況です。誠に申し訳ございません。

勝手ながら、以下の代替日程で再調整の可否をご確認いただけますか。

・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

なお、〇月〇日（〇）以降でしたら月曜日以外は比較的空いております。

お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

〇〇株式会社

商品開発部

〇〇 〇〇

〒〇〇〇-〇〇〇〇

東京都〇〇区～

TEL：

Email：

URL：

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

件名：Re:「〇〇」お打ち合わせ日程のご相談

本文：

株式会社〇〇

企画部　部長

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社　商品開発部の〇〇です。

日程をご調整いただきありがとうございます。

「〇〇」お打ち合わせにつきまして、以下で進めさせてください。

日時：〇月〇日（〇）〇時～〇時

場所：弊社〇〇ビル8階　会議室A

当日は提案内容の精度向上を目的に、冒頭で議題の優先順位を確認します。

貴重な時間の確保に御礼申し上げます。引き続きよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

〇〇株式会社

商品開発部

〇〇 〇〇

〒〇〇〇-〇〇〇〇

東京都〇〇区～

TEL：

Email：

URL：

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

社内外の予定確認や候補日の回収をメール往復で進めると、入力ミスや抜け漏れが増えます。
formrunなら、回答フォームと自動集計、通知までを一か所にまとめられます。以下の3ポイントを押さえて、時間のロスを減らしましょう。

• プログラミング不要で日程調整フォームを作成可能

• 自動返信・リマインド機能で調整の抜け漏れを防止

• AIメールアシスタントでやり取りをスピーディーに

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

さらに、作成したフォームから日程の予約・キャンセル・リマインド通知を自動化することが可能。
相手のカレンダーに連動した予約機能により、従来のやり取りを大幅に削減できます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

メールアドレスがあれば無料登録可能！無期限で無料プランが利用できるのでformrunでぜひフォームを作成してみてください。

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が主に3種類用意されています。

1.自動メール返信
フォームに回答した直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信することができます。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後に対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載することで迷わず対応を進めることもできます。

2.個別メール機能
フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信することができます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用することで対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。

3.一斉メール配信
フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入することが可能です。
フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

formrunなら、AIが問い合わせ返信の文面を自動でサポートする「AIメールアシスタント機能（β）」で、やり取りをスピーディーに進められます。

AIメールアシスタント機能（β）を使用すれば、入力した文章をAIが分析し、敬語表現・トーン・明確さをチェックや、改善案を提案し、分かりやすく丁寧な文章に整えることが可能です。

「この表現で失礼にならないかな？」と悩む必要はもうありません。

また、チームメンバー間での対応品質のばらつきを抑制し、一貫性のある返信対応を実現します。

実際に、チームメンバーの中には、この機能を活用することで返信作成にかかる時間を従来の半分以下、わずか5分程度に短縮できています。

日程調整の回答を待ってほしいとお願いする場合は、メールを受け取ったことを伝える文章に回答予定時刻を同時に示すだけで停滞を防げます。

今回の記事で紹介した注意点と例文を踏まえ、社内確認が必要な場面でも代替候補や所要時間を添えて連絡すればメッセージのやりとりを最小限に抑えられます。

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• 複数人のスケジュールをまとめて回収できる

• 自動返信・リマインド機能で調整の抜け漏れを防止

• AIメールアシスタントでやり取りをスピーディーに

• 外部ツール連携で通知も時間の予約も自動化が可能

外部ツールと連携すれば通知や時間の予約まで自動化できます。
今日から普段の業務フローに取り入れ、段取りの速さと業務効率を高めましょう。