“たった1日30分”運営！音響レンタル事業をひとりで回す省エネ仕事術とは？（ネクサスミュージック 様）

個人やイベント主催者向けに高品質な機材提供を行うネクサスミュージック。プロ仕様の機材を、全国どこからでも手軽にレンタルできるサービスとして、多くのリピーターを抱えています。
同社では、公式サイト内でのレンタル予約フォームや本人確認の情報取得フローにおいて、formrunを導入し、業務の効率化とミスの防止を実現しています。
今回は、ネクサスミュージック代表の千葉 大輔様に、formrun導入の背景や活用の実際についてお話を伺いました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

千葉様：ネクサスミュージックでは、音響機材レンタルの申込み受付業務にformrunを活用しています。
同社の機材は、イベント等での使用を想定した比較的高価格帯の製品が多いため、初回利用時には本人確認書類（免許証）のアップロードや、利用規約への同意取得が必須となっています。formrunは、これらの情報を正確かつ効率的に収集・管理できる点が非常に有用です。
また、既存のお客様（リピーター）向けには、入力項目を簡略化した専用フォームを別途用意することで、申込時の利便性を向上させています。
「初回利用者用」と「リピーター用」でフォームを使い分けることにより、ユーザーの利用状況に応じた柔軟な対応が可能となっています。

formrun導入の背景を教えてください

千葉様：ネクサスミュージックでは、ホームページの制作から機材のスケジュール管理、発送・返却対応、さらにはお問い合わせへの対応まで、すべての業務を1人で担当しています。
そのため、日々の業務においては常に、「いかに効率よく回すか」「どうすればミスなく運用できるか」といった課題意識を持ちながら改善を模索してきました。
formrunを知ったきっかけは、あるWebサイトで見かけたフォームのデザインが印象的だったことです。ポップで視認性が高く、自社サイトの雰囲気にも合っていると感じたため、試しに導入してみたところ、予約受付や本人確認といったフローがスムーズに構築でき、十分に実用的であると判断し、本格的に導入を決めました。

実際にどのような効果がありましたか？

千葉様：一番大きかったのは、ラベル機能でToDo管理が可視化できるようになったことですね。
「未入金」、「領収書必要」などのラベルを付けて管理することで、今どの対応をすべきかが一目でわかるようになりました。
また、メモ欄に伝票番号や納品情報を入れておけば、発送連絡のときにもすぐ使えて、メール対応もかなりラクになりました。
結果的に、発送ミスがなくなり、日々の業務が多いときでも30分くらいで回せるようになったのは非常に助かってます。

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

千葉様：最初は無料プランから始めましたが、免許証のアップロード件数が多くなって容量が足りなくなったタイミングでBEGINNERプランに切り替えました。
現在は、条件分岐機能やファイル添付機能を活用することで、お客様の入力負担をできる限り軽減しつつ、必要な情報を確実に収集する設計を心がけています。私自身も、必要な確認事項を一度で把握できるため、やり取りが非常にスムーズになり、業務の最適なフローを確立することができました。

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

千葉様：ネクサスミュージックでは、少人数体制や個人で事業を運営されている方にこそformrunをおすすめしたいと考えています。
実際、当社は物販のような在庫即決済型の業態ではなく、在庫状況を確認した上で対応を進める必要があるため、まずformrunで情報を受け付け、その後のやり取りはメールで個別に行うという運用が非常に適しています。そのため、受付から顧客管理、メール機能がそろったformrunだからこそ、無駄なく、スムーズに業務を進めることができています。
また、必要な機能だけを選んで導入できるため、無駄なコストをかけずに業務の効率化が図れる点も大きなメリットです。
「効率化はしたいが、業務に柔軟性は持たせたい」といったニーズを持つ方にとって、formrunは非常に相性の良いツールだと感じています。