フォーム一覧やメール機能にて顧客の動きや社内での対応を可視化！複数のプロジェクトを持つマネージャーにとってformrunが最適な理由とは？（一般社団法人日本デジタルトランスフォーメーション推進協会 様）

一般社団法人日本デジタルトランスフォーメーション推進協会では「デジタルトランスフォーメーションを推進し、徹底的に日本の産業全体をアップデートする。」という理念を掲げ、中小企業・大手企業・行政機関に対してデジタルトランスフォーメーション（以下、DX）を推進するための啓蒙活動やDX推進のサポートを行っています。

同法人は、DXを推進する人材育成のため、DX推進をテーマに産学官連携したオンラインサロン「UpdateStudio」の構築や、DXをテーマとした最新動向を学べるセミナー、働き方・職場環境をデジタル化するためのノウハウを学べるメディア「Digital Workstyle College」などの運営、DXを普及するための政策提言を行っています。

今回は会員登録フォームやお問い合わせフォーム、資料ダウンロードフォームなどでformrunをご活用いただいている、事務局長の櫻木諒太様にお話をお伺いしました。

オンラインサロン

現在はどのような用途でformrunを利用していますか？

櫻木様：中小企業、大企業、行政機関などにDXを啓蒙するため、JDXの会員に登録いただいた方へDXのノウハウやイベント情報などを提供したり、デジタル時代の働き方を伝えるメディア「Digital Workstyle College」などを運営しています。

そのうえで、以下をはじめとする様々な用途で利用しております。

• JDXの会員登録フォーム
• コーポレートサイトのお問い合わせフォーム
• DXについての講演依頼フォーム
• プロジェクトごとの問い合わせフォーム
  

「UpdateStudio」入会フォーム

formrunを導入した理由を教えてください。

櫻木様：

• フォームを一元管理できていない
• フォームから来たお問い合わせに対して誰が対応しているかわからない

という課題を解決したいと考え、formrunを導入しました。

JDXではDXの啓蒙するためのプロジェクトを企業や自治体と連携して実施しています。プロジェクトが複数かつ同時並行で動いていることに伴い、複数のフォームを作成しています。

フォームの用途ごとに使用したい機能が異なるため、formrun導入以前は他のサービスを複数使用していたのですが、複数のフォームサービスにログインして回答内容を確認する必要があり、手間を感じていました。

サービス開始当初（2016年2月）からformrunのことを認知しており、formrunを導入して全てのフォームを管理することを検討しはじめました。

現在はformrunにログインするだけで、すぐに全てのフォームにアクセスできています。また、フォーム一覧画面では新規回答のあったフォームが常に最上部に表示されます。

そのため、毎日フォーム一覧画面で表示されているフォームが上位の並びに来ているか、回答数が増えているかを見ることで、フォームのアクティブ度合いから施策ごとの反響を確認しています。

今までフォーム一覧画面で下位に表示されていたフォームが上位に来ていると、どの施策と関係しているのかに気づくことができます。

フォーム一覧画面では、新規受付順にフォーム順が変動します※こちらはデモ画面です。

formrunでは、エンドユーザー様に対してのメール返信をformrun内で完結することができ、さらにステータスを作成することで、対応進捗を確認することが可能です。

そのためフォームを管理するメンバー全員が、対応の進捗や内容を確認することができる点で気に入っています。

ボード画面※こちらはformrunのデモ画面です

formrunを導入後、業務内の変化は見られましたか？

櫻木様：お客様へのメール送信に関する、運営メンバー間のコミュニケーションコストが削減できたと感じています。

現在、私は総務省の事業「CLOUD INITIATIVE2020」の統括を始めとする様々なプロジェクトに携わっています。

formrun導入前は、用途ごとにフォームサービスを使い分けていたものの、お客様との連絡は全てメールで返信していたため、どのプロジェクトに関するメールなのかを瞬時に判断することができませんでした。

また、個々にメールで対応すると、「どのお客様に対して、誰がどのような対応をしたか？」を把握することが難しくなります。そのため、エンドユーザー様への対応が完了できているのかを誰でも把握できる環境を整えたいと考えていました。

formrunではカードからエンドユーザー様に対してメールを送信することが可能です。また、「メール」タブからエンドユーザー様との過去のやり取りを確認することができます。

そのため、もし別の担当者が対応していたエンドユーザー様から急にお電話があった場合でも、以前の担当者にわざわざ確認をせずに、カードを見るだけで適切なやり取りを行うことができています。

カードのメールタブを開いた画面※こちらはデモ画面です

STARTERプランにされた理由を教えてください！

櫻木様：以下2点からSTARTERプランにすることを決めました。

• フォームの作成数を増やすため
• STARTERプラン以上で利用可能な資料ダウンロード機能を利用するため

初めはFREEプランでいくつかフォームを作成していたのですが、formrunで全てのフォームを管理するため、フォーム数を増やす必要がありました。（※2020年12月現在ではFREEプランで作成できるフォームは1つです。）

また、エンドユーザー様に資料をダウンロードいただく方法として、自動返信メールに資料を添付する方法も検討していました。

しかし、エンドユーザー様がフォームにメールアドレスを記入する際に入力ミスが発生したり、自動返信メールが迷惑メールなどに入ったりするリスクは容易に想像できました。

そのため、フォーム送信後に資料ダウンロードボタンを表示させることで、エンドユーザー様にその場で資料をダウンロードしていただける可能性が高まり、よりよいユーザー体験の提供に繋がると考えたため、STARTERプランを契約しました。

formrunのお気に入りの機能はなんでしょうか？

櫻木様：

• ボード画面
• 自動返信メール

• 個別返信メール
• 資料ダウンロード

が気に入っています。

ボード画面、自動返信メール、個別返信メールは会員登録フォームで特に重宝しています。

会員登録の流れは、以下の通りです。

1. formrunで会員登録のお申し込みを受付
2. formrunの自動返信メールで会費の入金依頼
3. 決済サービスで入金確認
4. formrunの個別返信メールにて入会案内

ボード画面ではお問い合わせをカンバン方式で管理でき、ステータスを設定することが可能です。

会員登録フォームの場合は、ステータスを「新着」・「入金中」・「会員登録完了」とすることで、ボード画面を見るだけでお客様が今どの状況かを一目で確認できるのが便利です。

ボード画面でのステータス ※こちらはformrunのデモ画面です

また、会員申し込み後の一次対応として、自動返信メールを設定しています。わざわざ受付を確認してメールを作成しなくとも、すぐに対応できるところはいいですね。

自動返信メールのプレビュー画面※こちらはformrunのデモ画面です

JDXでお客様の入金を確認後、各カードから個別メールにて入会完了の案内をしています。

エンドユーザー様に案内する内容は変わらないため、メールテンプレートをいくつか用意しており、内容に合わせてテンプレートを使い分け、個別送信メールにて返信しています。

メールテンプレート編集画面※こちらはformrunのデモ画面です

また、先述の通り、個別送信メールでは過去のやり取りを確認できる点は、一番気に入っています。

資料ダウンロードフォームは、JDXのプロジェクトの1つであるウェブメディア「HR Techナビ」で配布している「HR Tech業界カオスマップ」をダウンロードいただくために使用していました。

資料ダウンロードフォームを作成することで、

• どのようなお客様が資料をダウンロードしたのかの可視化
• JDXの誰もが資料を管理することができるような環境の整備

という2点が可能になりました。

特に資料は、情報が更新されるたびに差し替える必要があります。

formrunを利用すると、資料の差し替えを行いたい場合に、どのメンバーに依頼をしても最新の情報の資料を簡単にフォームにアップロードし、お客様に正しい資料を常に提供できる点が嬉しいポイントです。

資料ダウンロードフォーム編集画面

最後にどのような方にformrunをおすすめしたいですか？

櫻木様：複数のプロジェクトや、お問い合わせの窓口を持っている方や、様々な部に横断して所属されている方にオススメしたいです。

1つのチーム内で全てのフォームを管理できることで、確認の工数を格段に減らすことができると思います。

また、フォーム別にメールを管理することができるので、別のフォームでのやりとりが混ざることなく、スムーズにメール対応ができます。そのため、お問い合わせが多く、一元管理を行いたい方にはぜひ利用していただきたいです。