求人フォーム作成から応募者管理までをformrunで完結！採用業務を効率化する個別メールの活用方法（株式会社うるる 様）

株式会社うるるは、「人のチカラで世界を便利に」というビジョンを掲げ、クラウドワーカーという新しい労働力を活用した事業を展開しております。

入札情報速報サービス（NJSS）や企業様向けに月1万円から使える電話代行サービス（fondesk）などのサービスを提供することで、クラウドワークという働き方を世の中の標準にすることを目指しています。

また、企業が抱えている問題点や課題に合わせてソリューションを提供するBPO事業やクラウドワーカーと企業を繋ぐ「シュフティ」をはじめとするクラウドソーシング事業もそれぞれ展開しています。

※参照元：株式会社うるる 2021年3月期 第2四半期 決算説明資料

今回は、fondeskの電話オペレーターの求人応募フォームにformrunをご利用いただいている株式会社うるる fondesk事業部の事業部長である上口様と、fondesk事業部マーケティング課の井旗様にお話を伺いました。

※左：株式会社うるる 井旗様、右：株式会社うるる 上口様

現在、どのような用途でformrunをご活用されていますか？

井旗様：主にfondeskの電話オペレーターの求人応募フォームとしてformrunを活用しています。

テンプレート選択により、簡単にフォームを作成できるクリエイターフォーム機能にて「オペレーター応募フォーム」を作成し、iframe埋め込み機能を用いてfondeskの求人ページにフォームを設置しています。

※fondeskの求人応募フォーム

参照：https://www.fondesk.jp/recruitment/

formrunを導入した背景をお聞かせください。

井旗様：電話オペレーターの採用強化に伴い、採用業務の効率化をする必要があったためです。

formrunを選択した理由としては、formrun1つで、各応募者へのメール送信とステータス管理を実現できるからです。

formrunを導入する前、fondeskの採用活動は多くのステップを踏む必要があり、複数のツールを併用して行なっていました。

※左：formrun導入前の fondesk 採用フロー、右：formrun導入後の fondesk 採用フロー

2020年3月以前は応募数が1日に20人ほどだったため、採用の管理には苦労していませんでした。

その後、新型コロナウイルスの影響によりfondeskの導入企業様が急増したことに伴い、電話オペレーターの採用を強化しました。

採用強化のおかげで、1日に約60名からご応募をいただくようになりました。

しかしながら、従来の管理方法では膨大な応募者対応をするにはとても手に負えない状況にでした。

具体的に従来の採用管理方法をお伝えすると、

• 他社のフォームサービスで採用の一次受付
• Gmailで書類選考結果のご案内（以降やりとりはGmail）
• 別途Googleスプレッドシートに採用ステータス・応募者情報を転記
• 採用活動が進むたびにGoogleスプレッドシートでステータス管理

と、複数のツールをまたぎ、また応募者各人に対して業務が発生する状態でした。

そのため応募が増えれば増えるほど、採用担当者の工数が拡大してしまいます。

fondesk様にて管理していたGoogleスプレッドシート

そこで、より効率的に応募者管理ができるサービスの導入を検討し、求人応募から応募者の管理までをすべて一括管理できるformrunを導入しました。

※株式会社うるる 上口様

formrunを知ったきっかけをお聞かせください。

井旗様：株式会社ベーシックにfondeskの事例取材をさせていただいた際に、インタビュアーの方からformrunのサービスをご紹介いただいたことが、サービスを知ったきっかけです。

※左：株式会社うるる 井旗様、右：株式会社うるる 上口様

実際にformrunをご利用した際の使用感はいかがでしたか？

井旗様：他のフォーム作成ツールと比較して、以下の点がとても優れていると感じました。

• デザイン性のあるフォームが簡単に作成できる
• ボード画面上でステータス管理ができる
  
  

実際にフォームを作ってみると、すでに自社で作成していた求人ページに馴染むデザインのフォームを簡単に作成できました。

また、iframe埋め込み機能を利用することで、作成したフォームを求人ページに簡単に埋め込むことができました。

なにより、formrunを導入することで、同一画面上で応募者へのメール送信からステータス管理までを完結させることができるようになりました。

formrun導入前の課題だったであった、GmailとGoogleスプレッドシートを横断する手間を省くことができるので、非常に業務効率化ができたと思います。

ボード画面でのステータス管理 ※デモ画像です

FREEプランではメール送信数に制限があるので、今はメール送信数が無制限のSTARTERプランを使っています。

求人応募フォームを運用する上でお気に入りの機能はありますか？

上口様：formrunのお気に入りの機能は以下の3つです。

• ラベル機能
• メールテンプレート機能
• Slack連携

現在、ステータス機能とラベル機能を併用して活用しています。

ボード画面では、応募者のステータスを管理できる機能があり、fondeskの求人応募フォームでは新着の応募から採用に至るまでの選考状況を設定しています。

応募者の選考状況に進捗があった場合は、応募者の情報が集約されているカードを動かし、ステータスを変更しています。

また、各カードにはラベルを追加することができ、「合否連絡」「面談調整」「業務レクチャー」など、採用担当者が行うべきタスクを設定しています。

採用に至るまでの選考状況（「1次面接」など）や採用担当者が行うタスク（「合格連絡」など）のすべてをステータスに設定すると、かえって管理工数がかかってしまいます。

そのため、fondeskの求人応募フォームでは、各ステータスに対する採用担当者のタスクをラベルとして設定することで、一目で応募者の状況を判断できるようにしています。

各ステータスでのラベル設定 ※デモ画像です

井旗様：カードから個別にメールを送信する際に、返信内容をテンプレート化できる機能も非常に便利だなと思いました。

採用のやりとりを行う場合、各応募者に対して、同じ内容のメールを送信することも多々あります。

formrunを導入する前は、PCの「メモ」アプリに返信の定型文を保存して、各応募者にはコピー＆ペーストをして返信していました。そのため、1人の応募者に返信をするまで、最低でも1分くらいはかかっていたのではないかと思います。

一方、formrunのメールテンプレート機能では変数設定も可能です。

求人応募フォーム上で送信された応募者の氏名などの情報を、1クリックでメールに挿入することができます。

この機能によって、1人の応募者に対して数十秒で対応を完了させることができ、業務を大幅に効率化できました。

※メールテンプレートのデモ画像です

また、我々は社内への採用状況を共有するためにSlack連携機能を活用しています。

Slackと連携すると、

• 応募者からフォームへの申し込みがあった場合
• 応募者からメールが届いた場合
• 応募者へメールを送信した場合
• （採用面接時等に）カードにメモを残した場合

に通知がされます。

フォームから応募があった時や、応募者からメールの返信があった時にSlack通知が届くため、すぐにボード画面へ遷移して対応することが可能です。

Slackは普段から使っているので、対応漏れもなくすことができます。

※Slack通知のデモ画像

formrunのSlack通知は、メールの送信内容を全文表示することができます。そのため、formrunのアカウントを持っていないメンバーでも応募者の情報を見ることができるので、合否の判断をその場で下すことができます。

fondeskの電話オペレーターを採用するには、事業部長の承認が必要なので、Slack上で事業部長への承認依頼ややりとりが完結します。これも便利ですね。

また、我々はメモ機能を頻繁に使用しております。

formrunのボード画面にある応募者のカード上では、メモを追加することができるので、面談の記録や応募者の特徴を残しています。

メモに追加された内容や個別メールの送信内容もすべてSlack上に通知させ社内に共有しています。

※左：株式会社うるる 井旗様、右：株式会社うるる 上口様

最後に、formrunをどのような方にお勧めしたいですか？

井旗様：急に採用活動を始めざるを得なくなった方や、業務効率化のためにコストをかけられない方におすすめします。

fondeskでは、formrunのステータス機能とメールテンプレート機能を活用することで、情報管理コストとコミュニケーションコストの大幅な削減を実現しました。

特に、求人数が多く1人で採用活動を行っている、メール対応に無駄な時間をかけているなと感じている方は、ぜひformrunを検討してみても良いと思います。