formrunで社内DXを促進！やさしい入力体験（EFO）×情報の一元管理で経理業務を自動化（ARアドバンストテクノロジ株式会社様）

IT・Web・システム開発 300~999名情報管理・共有の手間を削減したいデータ活用・外部連携入力ミス防止・正確な情報収集をしたい EFO

クラウド技術やデータ・AIの活用を通じて企業のDXを支援するSIerとして、幅広いシステム開発・ITサービスを提供しているARアドバンストテクノロジ株式会社。

同社では、煩雑な契約社員の情報管理を見直すためにformrunを活用いただいています。

今回は、社内システムとformrunの連携により、月間100時間程かかっていた煩雑な業務フローをどのように変革したのか、同社 IT総務部の鈴木様にお話を伺いました。

事業内容	DXソリューション／クラウド活用による業務改善支援
主な用途	契約社員情報の収集
推しの機能	Webhook、EFO、Slack
導入後の効果	情報の一元管理と業務自動化に向けた基盤整備。月数十時間の作業削減見込み
利用プラン	STARTERプラン ※Webhookはトライアル提案により期間限定で体験

最初にformrunのご利用用途を教えてください

鈴木様：主に人事部門が、契約社員の入社情報や通勤経路、アカウント発行申請といった社内手続きを行うために利用しています。

契約社員には既存の人事システムを適用できない都合上、formrunを通じて必要情報を収集し、社内で処理・管理を行っています。

入社情報の取得用フォーム

formrun導入の背景を教えてください

鈴木様：以前は、契約社員情報の収集や交通費精算に関する情報をExcelやメールでやり取りしており、煩雑かつ属人的な業務が発生していました。情報の正確性や更新管理にも課題があり、対応に月間約12人日（=100時間）以上の作業負担が発生していました。

そこで、契約社員の情報をフォームで統一的に収集し、人事管理システム（HRMOS Core）に自動連携させることで業務の効率化と精度向上を目指したいと思い、formrunの導入に至りました。

現在は、フォームの構築やWebhookの仕組みを整え、実運用に向けた動作検証を進めている段階です。

実現すれば、これまで発生していた確認・転記などの業務工数を月間40〜80時間程度削減できる見込みがあり、さらに将来的な自動化にもつながると考えています。

また、導入するにあたり、「フォームの入力をしやすくして、社内からクレームが来ないようにしたい」と思っていました。そのため、EFO機能によって入力負荷が軽減できること、Webhook機能によって他ツールとの連携が可能な点が決め手となりました。

連携のイメージ

※Webhook機能とは、formrun上で受け取ったデータをリアルタイムに他のサービスやアプリケーションに送信できる機能です。Webhookを導入することでデータ連携を自動化でき、フォーム回答の受け付け後に発生する業務工数の削減が期待できます。（詳しくはこちら）

実際にどのような効果がありましたか？

鈴木様：本格運用はこれからですが、以下のような効果が期待できます：

情報の一元管理により、社員1人あたり月平均5〜10分の作業の削減見込み（500人規模×10日分で月40〜80時間分相当）
Webhook連携により、人事システムとの情報突合が自動化され、今後の経費精算業務も大幅な効率化が期待できる
さらにEFOによる入力補助により、記入ミス・問い合わせ・クレームを防止

EFOについては、せっかく業務効率化を進めても「入力が面倒なら元に戻したい」と言われてしまうことは避けたいと思っていました。

ページ分割や必須項目の設定などで入力のしやすさを高めることで、社員のストレスを減らせただけでなく、入力不備の減少により差し戻しや修正依頼の件数が減り、対応者の負担軽減にもつながっています。

< 変更前後のフォームイメージ >

EFO利用前のフォーム：

EFO利用後のフォーム：

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください

鈴木様：主に活用している機能は以下のとおりです：

Webhook：フォームからの入力内容をyoomで成形し、HRMOSに連携。現在はExcel経由の一時処理を行いながら、9月の本格運用に向けて準備中です。
EFO：縦長になってしまうフォームをページ分割することで、社員の入力負荷を軽減。ITリテラシーに差のある現場でもクレームが起きづらい設計に。
Slack：フォームの回答状況をリアルタイムで通知し、確認漏れを防止。

現状は、必要なメール送信数やファイル添付容量が当社の要件に合っていたため、STARTERプランを選んでいます。今後はWebhookを活用してデータ連携を進めるため、PROFESSIONALプランへ変更予定です。

最後にどのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

鈴木様：問い合わせや社内申請の処理が多い情シス部門や広報・マーケ部門には特におすすめです。

せっかく業務を効率化する仕組みを導入しても、入力が大変だと現場で「元のやり方に戻したい」と言われてしまうことがありますが、formrunのEFO機能なら入力のしやすさを担保できるので、そうした現場の抵抗感も抑えながらスムーズにDXを進められると思います。

また、formrunなら、Microsoft Formsでは難しい分岐設定もできますし、Webhookによる柔軟な外部システム連携で「業務自動化の入口」として業務フロー全体を効率化できる点も大きな魅力です。

ARアドバンストテクノロジ株式会社　IT総務部基幹システム課　鈴木様

同社では約8年にわたり、社内基幹システムの新機能開発における要件定義からリリース調整、ユーザーサポート、パートナー向けシステム展開などを幅広く担当。ユーザーヒアリングを通じて業務課題を正確に把握し、実運用を考慮したシステム構築を推進。チームマネジメントや開発予算の管理も担当。現在はDX委員会の委員長も務める。