イベント出欠確認メールの書き方は？シーン別の例文やメール作成時の3つの注意点を紹介

「イベントの出欠確認メールはどのような書き方をすればいい？」
「社内・社外・カジュアルなど、シーン別に使える出欠確認メールの例文を知りたい」

このようなお悩みをお持ちではありませんか？

出欠確認メールは、イベント運営時の参加者とのやり取りをスムーズにし、準備や会場手配のミスを防ぐために欠かせないメールです。

しかし、メールを送信する相手やシーンに応じた適切な文面や、返信率を高める工夫などが分からず、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、イベント出欠確認メールの基本マナーから正しい書き方、シーン別の例文、作成時の注意点や返信率を上げる対策まで詳しく解説します。

出欠確認メールの書き方と作成時の注意点を押さえ、イベント準備や出席管理を円滑に進めましょう。

また、出欠の回答を効率的に集計したい方には、簡単な操作でフォーム作成が可能なフォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」の活用もおすすめです。

「formrun（フォームラン）」は、以下の特徴があります。

• プログラミング不要

• イベントのテンプレが豊富

• 集計がリアルタイムで行える

• 一斉メール配信機能

▼ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」では、クリック操作で手軽にフォームの作成ができ、回答の集計も簡単です。詳しくはこちらをご覧ください。

イベント出欠確認メールを書く際の基本的なマナーは次の3つです。

• メールの件名で目的や概要を明らかにする

• 宛先はイベント参加者全員を指定する

• 回答しやすい形式を意識する

各項目の詳細を説明します。

イベント出欠確認メールを書く際、メールの件名で目的や概要を明らかにしましょう。

「【出欠確認】○○会のご案内」や「【要返信】○○イベント参加可否について」など、一目で内容が伝わる件名にすると、受信者の早い対応が期待できます。

多忙なビジネスパーソンや社外の関係者にとって、件名のわかりやすさや内容の簡潔さはメールの開封率や返信率に大きく影響するため、重要な要素です。

また、返信期限が差し迫っている場合は「【至急】」や「【重要】」などの語句を加えて、優先度を明示しましょう。

出欠確認メールでは、To欄にイベントの対象者全員を指定しましょう。

宛先を明確に記載すると、受信者に「対応すべきメール」と認識させられるため、返信率が高まります。

社内イベントでは、関係部署や上司にもCCやBCCを使って共有すれば、情報の行き違いや伝達漏れの防止に効果的です。

また、宛先の設定ミスは出欠確認の機会を失う原因になるため、送信前に宛先に間違いがないか必ず確認しましょう。

▼メールのCCとBCCの違いについては以下の記事で紹介しています。
>>【完全ガイド】メールのCCとは？意味・使い方・BCCとの違いをわかりやすく解説

出欠確認メールの本文は、受信者が迷わず返信できるよう、回答形式を工夫しましょう。

「出席／欠席」や「参加します／不参加です」などの選択肢を提示すると、返信内容に迷うことなく、即座の返信が期待できます。

また、メールの返信だけではなくツールを活用すれば、チェック形式での回答や自動集計が可能です。

回答形式が統一されていれば、集計ミスが減り、イベント主催者側の作業も効率化できます。

イベント出欠確認メールの書き方を説明します。

次の4つの手順でメールを作成すれば、相手に伝わりやすく出欠確認を効率よく行えるでしょう。

• 件名とメール冒頭に挨拶文を記載する

• イベントの概要を記載する

• 出欠の確認事項を記載する

• 締めの一言を記載する

各工程の詳細を説明します。

イベント出欠確認メールを作成する際、件名にイベントの名称と出欠確認の依頼の連絡の旨を明記しましょう。

「【出欠確認】○○懇親会のご案内」と、一目で要件が伝わる件名にすると、受信者が迅速に内容を把握し、対応できます。

メール本文の冒頭には、日頃の感謝やメールを送る理由を簡潔に添えると、丁寧な印象を与えられます。

社内外問わず、メール冒頭の挨拶や背景に関する丁寧な記載は、信頼感を生み、メールへの返信率向上や対応のスピードアップに効果的です。

本文には、イベントの概要を簡潔に記載してください。

以下の内容を簡潔にまとめると、受信者はイベントの日時や目的を一目で理解できます。

• イベント名

• 日時

• 場所

• 参加目的　など

情報を簡潔にまとめることで、イベントへの出欠をすぐに判断でき、迅速な返信につながります。

文章だけで説明しようとすると情報が伝わりにくいため、箇条書きや記号を活用して、視覚的な情報の整理も大切です。

出欠の確認には、回答期限や返信方法などの具体的な指示を明記しましょう。

「○月○日までにご返信ください」と期限をはっきり示すことで、回答の遅れや漏れの防止につながります。

また、「出席」「欠席」などの返信文言を指定しておくと、返信方法に迷わず、主催者側の集計もスムーズになるため、回答形式の明示も重要です。

本文に「本メールに『参加』または『不参加』とご記入のうえご返信ください」と記載すると、回答のルールを明確にできます。

受信者がイベントの出欠確認に返信する際に、迷わず対応できるよう、具体的な指示を意識しましょう。

メールの最後には、対応への感謝や返信への配慮を伝える締めの言葉を添えてください。

「ご協力いただきありがとうございます」「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のうえご返信いただけますようお願いいたします」などの言葉を添えると丁寧な印象を与えられます。

依頼文だけで終わるのではなく、感謝や今後の行動促進を含めることで、返信しやすい雰囲気をつくれます。

イベントに対するポジティブな印象を与えて出席率を高めるためにも、丁寧な印象を与えるメールの作成を心がけましょう。

イベント出欠確認メールを4つのシーンに分けて、具体的な例文を紹介します。

• 社内イベントの出欠確認の例文

• 社内会議の出欠確認の例文

• 社外向けの出欠確認メールの例文

• 飲み会や食事などカジュアルな出欠確認メール

各例文とその詳細を説明します。

社内イベントの出欠確認メールの例文は以下の通りです。

冒頭で日頃の感謝を伝えた上で、イベントの趣旨を簡潔に説明してください。

件名には目的が明確に伝わる表現を使いましょう。

本文では開催日時や開催場所など、出欠の判断に必要な情報を箇条書きで整理すると返信を促せます。

また、返信期限と回答形式の明記も大切です。

社内会議の出欠確認メールの例文は以下の通りです。

会議の出欠確認では、件名と本文で会議の目的と詳細を正確に伝えてください。

本文では会議の概要を箇条書きで記載しましょう。

「ご出席の場合は『参加』、ご欠席の場合はその旨と理由をご記入ください」と明示すると、出欠だけでなく、欠席者が参加できない理由を同時に把握できます。

社外向けの出欠確認メールの例文は以下の通りです。

社外向けの出欠確認メールでは、社内向けメールよりも丁寧な表現を意識しつつ、イベント開催の背景や目的を簡潔に説明してください。

社内向けのメールと同様、イベントの出欠を判断するための情報を整理して記載しましょう。

メール文の最後では、対応への感謝を伝えつつ、返信を促す文を添えると自然です。

飲み会や食事会などのカジュアルな出欠確認メールの例文は以下の通りです。

カジュアルなイベントの出欠確認メールでは、文面をやや砕けた表現にし、参加しやすい雰囲気を演出しましょう。

日時や開催場所、予算などは他の出欠確認メールと同様、情報を整理して読みやすさを高めることが大切です。

▼その他の例文も以下の記事でご紹介しています。
>>出欠確認アンケートで使える例文5選｜作成する際の注意点や方法を解説

イベント出欠確認メールを作成する際の注意点は次の3つです。

• 出欠確認の期限を明記する

• 回答方法は具体的に記載する

• イベントと相手に合わせた言葉遣いを心がける

各項目の詳細を説明します。

イベント出欠確認メールでは、必ず回答期限を明記してください。

回答期限が曖昧だと返信が先延ばしにされ、効率的に出欠を確認できません。

また、イベント出欠の回答期限は、参加者が余裕をもって返信できる日程を設定しましょう。

一般的には、イベント開催日の1週間前から10日前を目安にすると、スムーズな出欠集計が可能です。

回答の締切日時を記載する際は、曜日も併記すると日時をイメージしやすく、日付の勘違い防止にもつながります。

また、返信がない場合の扱いに「返信がない場合は欠席と判断させていただきます」と記載すれば、参加人数の見積もりが簡単です。

回答方法をあらかじめ指定すると、参加者の返信の手間を減らし、集計の効率も高まります。

「出席・欠席のいずれかで回答してください」との指示だけでも返信を促せます。

また、チェックボックス付きの入力フォームやアンケートツールの活用は、返信率の向上に効果的です。

入力フォームを導入すると、リアルタイムでの集計や自動化が可能なため、イベント参加者の把握を容易に行えます。

イベント出欠確認メールでは、相手や場面に応じた適切な表現を心がけてください。

社内の上司に送る場合と、社外の取引先に送る場合では、求められる敬語のレベルや丁寧さが異なります。

フォーマルなビジネスイベントには、やや堅めの表現を用い、カジュアルな社内イベントでは簡潔で親しみやすい文体に調整しましょう。

「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご確認のほどお願いいたします」などのクッション言葉を用いると、丁寧さを伝えられます。

イベント出欠確認メールへの回答率を高める対処法は次の2通りです。

• 出欠確認メールの未返信者にリマインドメールを送信する

• 出欠や返信状況を管理できるツールを導入する

各項目の詳細を説明します。

出欠確認メールへの返信がない場合は、適切なタイミングでリマインドメールを送信しましょう。

返信期限の1〜2日前に再送メールを送ると、返信を忘れていた人への対応を促せます。

件名には「【再送】イベント出欠のご確認」と記載し、リマインドの旨を明示してください。

本文では「お忙しいところ恐縮ですが、ご返信がお済みでない方はご対応をお願いいたします」と、催促感を抑えた柔らかい表現を心がけましょう。

丁寧なリマインドメールの送信は、回答率の向上に効果的です。

▼リマインドメールのマナーや伝え方は良く悩むポイントです。詳しく知りたい方は以下の記事がおすすめです。
>>ビジネスリマインドメールの書き方｜伝え方・送るタイミングを解説【例文付き】

イベント出欠の回答を効率よく集計するためには、専用ツールの導入がおすすめです。

formrunをはじめとしたフォーム作成ツールを活用すると、出欠の可視化や集計をリアルタイムで行えます。

スケジュール調整機能やメールの自動返信機能があるツールなら、未返信者への自動リマインドや、参加者の一覧表示、参加者へのイベント詳細の自動返信などが可能です。

専用ツールの導入で、確認作業や集計業務の効率化が期待できます。

出欠確認フォームの作成にはフォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。「formrun」を利用するメリットは下記の3点です。

• 出欠確認フォーム作成が簡単にできる

• アンケート回答の集計も自動でできる

• フォーム共有や埋め込みが簡単

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心で出欠確認フォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

メールアドレスがあれば無料登録可能！無期限で無料プランが利用できるのでformrunでぜひフォームを作成してみてください。

テンプレートはこちらをご覧ください。

>> テンプレート一覧

formrun（フォームラン）では、回答がリアルタイムで集計されているため、いつでも回答結果が確認できます。

自動でデータをグラフ化、自動で回答データを一覧化できるので、簡単な集計・確認作業はformrunで完結します。

また、Googleスプレッドシートと連携したデータ集計やExcelファイルへのエクスポートも可能なので、より複雑な集計作業も可能です。

これまでアンケート回答状況の報告に集計の手間がかかっていた方は、ぜひformrunでアンケートフォームを作成し、集計作業まで効率化してみてください。

formrun（フォームラン）では、フォームから得られた情報をもとに、変数機能を使ってよりパーソナライズされた対応が可能です。

参加者名や入力内容などを自動で記載できるため、個別対応の質を高めつつ、対応を効率化できます。

また、一斉メール機能を活用すれば、キャンペーン告知やイベント案内なども、個別に連絡する手間をかけずにスピーディーに送信可能です。

メール送信後の開封状況やクリック率も確認できるため、メール施策の改善にも役立ちます。

さらに、AIメールアシスタント機能を使えば、メール文面の下書き作成やトーンの提案なども自動化でき、返信対応の時間を削減でき、担当者の業務負担軽減に効果的です。

イベント参加者からの問い合わせ対応を効率化したい方は、formrunのメール機能をぜひ活用してみてください。

イベント出欠確認メールは、送る相手やイベントの内容に応じた文面の最適化が求められます。

例えば、社内の同僚に向けたメールと、社外の顧客に向けたメールでは、文章の内容や表現を変更しなければなりません。

また、飲み会や食事会などカジュアルなイベントの出欠確認では、堅苦しすぎないほどよく砕けた文面への調整も必要です。

イベントの出欠確認メールを作成する際は、本記事で紹介した例文、テンプレートを活用すると、シーンに適した文面を効率よく作成できます。

また、イベントの出欠確認を取る際は、簡単な操作で出欠確認フォームを作成できるフォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」がおすすめです。

「formrun（フォームラン）」は、以下の特徴があります。

• プログラミング不要

• イベントのテンプレが豊富

• 集計がリアルタイムで可能

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