未対応の問い合わせを確認する方法は?ボード・リスト画面の見方を解説

MAIL Tips集

こんにちは。formLab編集部です。
いつもformrunをご利用いただき、誠にありがとうございます。

今回は、formrunを使って問い合わせ対応を行う際、対応漏れを防ぐためのTipsをご紹介します。

formrunでは、複数人で協力して迅速な問い合わせ対応ができるよう、担当者以外にも現状を共有する機能を用意しています。
今回は情報共有に役立つ機能として、「スコアボード」を使って新着の問い合わせを表示する方法と、新着、未読の問い合わせの見分け方を説明します。

formrunを問い合わせ対応に使っている、formrunをメールの送受信に利用している、という方はぜひご一読ください。

スコアボードとは

スコアボード

スコアボードは、formrunのボード画面・リスト画面の上部に表示されています

  • フォーム全体で、「新着」の回答数
  • フォーム全体で、担当者が設定されていない回答の数
  • フォーム全体での回答数
  • 自分の担当で、「新着」の回答数
  • 自分が担当している回答数

スコアボードには、上記の回答(カード)の数がそれぞれ表示されています。

スコアボード_絞り込み

スコアボードの項目をクリックすると、表示の絞り込みが行われ、該当の回答のみが表示されます。

例えば、左から2つ目の「担当者なし」をクリックすると、全体のうち担当者が設定されていない回答だけが表示されます。

対応状況の見方

スコアボードの項目「新着」とは

リスト画面

フォームへの回答をリスト画面で表示すると、「対応状況」という項目が確認できます。
対応状況は「新着」と「対応済み」の2つに分かれ、メールの送受信によって自動的に切り替わります

スコアボードの「新着」とは、対応状況が「新着」のものだけを抽出する機能です。

「新着」と「対応済み」の切り替え

対応済みにする
  • フォームへの回答に対して、手動の返信メールを送っていない
  • 先方からのメールに対して、手動の返信メールを送っていない

上記の状況の場合、対応状況は自動的に「新着」となります。

そしてこちらからメールを送った時点で、「対応済み」に自動で切り替わります

 

対応状況は、手動での変更も可能です。「対応済みにする」のクリックによって切り替わります。

ボード画面での「未読」や対応状況の表示

ボード画面では、一覧表示のまま「未読」かどうかと対応状況が確認できます。

未読のカード

カードの左に青のラインが入っているものは、まだ一度も開いていない「未読」状態です。

誰かがカードを開くとラインが消えます。

対応済みのカード

対応状況が「対応済み」になると、カードに青のチェックマークが表示されます。

手動で「新着」に戻すとチェックマークもなくなります。

リスト画面での対応状況の一括変更

リスト画面では、各カードの対応状況を一括変更することができます。

チェックボックスから対応状況を変更したいカードを選択すると、スコアボードの下にメニューバーが表示されます。
その後、「対応状況を一括変更する」をクリックして、「新着」「対応済み」のどちらかをお選びください。

これによって、個々のカードを開かなくても、複数カードの対応状況を一斉に変更することが可能です。

まとめ:対応状況を確認して返信漏れを防ごう

formrunのスコアボードと「対応状況」の確認方法は、ご理解いただけましたでしょうか。

メール送信時に自動で切り替わる「対応状況」を確認することで、問い合わせへの返信漏れを防ぐことができます。
スコアボードと合わせて利用することで、ワンクリックでのフィルタリングが可能です。
そしてチーム全体の状況は、ボード画面の表示を見ることでビジュアルにより把握できます。

今回ご紹介したTipsを、毎日の問い合わせ対応にさっそくご活用ください。