お問い合わせフォームの書き方とは？基本構成や例文から書く際の3つのポイントを解説

取引先や上司、サポートセンターなどにお問い合わせフォームを書いて送信した経験がある方は多くいると思います。特に、疑問点や質問がある際にはお問い合わせフォームを利用する場合があります。

お問い合わせフォームを書く際は、基本構成やメールマナー、言葉使いなどに配慮するのが大切です。また、ポイントを抑えて内容をまとめられれば、自分が得たい回答をスムーズにしてもらえるようになります。

ただ、具体的にどのような構成やマナー、言葉使いが適しているのか理解していない方も少なくありません。

そこで今回は、お問い合わせフォームの書き方や基本構文、例文や書く際のポイントを解説します。

また、フォーム作成が簡単にできる「formrun」は、お問い合わせフォームの作成におすすめです。

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お問い合わせフォームの基本的な書き方とは？書くべき6つの基本構成

お問い合わせフォームに書くべき6つの基本構成は、主に以下の通りです。

• 名前・連絡先情報
• 件名
• 要件・詳細情報
• 希望する回答期日
• 結びの言葉
• 署名

それぞれ解説します。

名前・連絡先情報

お問い合わせフォームには、最初に名前・連絡先情報を書くのが基本です。また、ビジネスでのお問い合わせを行う場合は、さらに所属会社や役職などの情報も加えます。

ホームページなどのお問い合わせフォームであれば、事前に記入項目が設けられている場合がありますが、そうでない場合は記載する必要があります。

特に、記入項目がなく自由記述欄のみのフォームの場合は、丁寧な印象を与えるためにも任意で名前・連絡先情報を記載するのがおすすめです。

件名

件名は、お問い合わせ内容に回答が必要な内容であると判断してもらうためにも必要な構成の1つです。

例えば、件名に「〇〇の不具合に関する質問」や「〇〇の日程や注意事項に関する質問」などを加えると、メールを開く前に用件がすぐに伝わります。

どのようなメールなのかすぐに判断できるようになるため、メールを見た担当者が見落とすリスクも減少します。

特に、重要度の高いお問い合わせに関しては、件名を欠かさずに書くのが大切です。

用件・詳細内容

件名を書いたら、具体的にどのようなお問い合わせなのか理解してもらうために、用件・詳細内容を書きます。

例えば、「〇〇で〇〇のような不具合が先週から続いており、対処法を知りたい」などの具体的な質問が最適です。

具体的な質問内容と回答に関する相談を書くと、メールを見た担当者が「何に関する質問か？」「どのように回答すべきか？」などすぐに判断できるため、対応が早くなる場合があります。

この時に、相手のサービスや個人を非難する内容の質問やクレームなどは記載しないようにするのが大切です。

お問い合わせメールを書く際は、相手に配慮した内容を意識しながら疑問点や不満点を具体的に書くようにしましょう。

希望する回答期日

お問い合わせフォームやメールで入力した質問がいつ回答されるのか未定な場合があるため、希望する回答期限を書くのもおすすめです。

特に、回答を急いでいる場合や指定したい場合は、希望する回答期日を書いておくと、担当者がその期日を見て優先的に対応してくれる可能性があります。

希望する回答期日を伝える際は、「〇月〇日までにご回答いただけますと幸いです」と、強く催促せずに丁寧に一言添えるようにしましょう。ただ、必ずしも希望通りの日時に回答してもらえるとは限らないため、考慮しておくのが大切です。

結びの言葉

結びの言葉は、フォームに送るメールや文章を締めくくるための言葉や挨拶です。

結びの言葉を添えると、敬意を示して丁寧なメールになるため、メールを読んだ担当者にも好印象を与えられます。

例えば、「大変恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」「お忙しいところ恐縮ですが」などの言葉が結び言葉に該当します。

ビジネスシーンでは、結び言葉はとても重要な言葉になるため、意識してメールを書くのが大切です。

署名

署名は、メールの最後にあらためて名前や連絡先情報を記入するために書きます。

ビジネスシーンでは、自分の名前や所属部署、メールアドレスや会社名、住所などを記載し、身分や連絡先をわかりやすくする役割があります。

特に記載する順番は決まっていないため、自己判断で重要度の高い順番に記載するのがおすすめです。また、必要に応じて自社のWebサイトやホームページのURL、郵便番号などを書いておくのもおすすめです。

お問い合わせフォームを書く際に参考になる例文5選

お問い合わせフォームを書く際に参考になる例文5選は、主に以下の通りです。

• 商品・サービスに関するお問い合わせフォームの例文
• 【個人向け】質問や商品・サービスに関するお問い合わせメールの例文
• 時間や日程に関するお問い合わせフォームの例文
• 初めての相手へおくるお問い合わせメールの例文
• 社内・上司へ送る質問のお問い合わせメールの例文

それぞれ紹介します。

商品・サービスに関するお問い合わせフォームの例文

商品・サービスに関するお問い合わせフォームの例文は、主に以下の通りです。

この例文では、箇条書きをして簡潔でわかりやすい内容を書いているため、誰が読んでもすぐに理解できる内容になっています。また、メールマナーを守り丁寧な印象を与えられているため、不具合に関するお問い合わせでも相手に不快感を与えていないのが特徴的です。

特に、BtoBでのお問い合わせメールでは、商品・サービス利用者側の企業でも丁寧な言葉使いや結び言葉、身分や連絡先情報を記載するのがとても大切になります。

【個人向け】質問や商品・サービスに関するお問い合わせメールの例文

個人向けの質問や商品・サービスに関するお問い合わせメールの例文は、主に以下の通りです。

特定の担当者（個人）に向けてお問い合わせメールを送る場合、名前を間違えていないか確認するのが大切です。また、個人に対してクレームや批判などをするのではなく、現状を伝え確認してもらう旨を伝えるのも大切なポイントになります。

時間や日程に関するお問い合わせフォームの例文

時間や日程に関するお問い合わせフォームの例文は、主に以下の通りです。

この例文では、誤字の可能性がある文言を断定的に指摘せず、「〇〇と記載頂いておりますが、〇〇で問題ございませんでしょうか。」と配慮しながら確認しています。

相手への気遣いをしながら適切な情報を得るために質問しているため、批判的にならずに相手からの印象も悪くなりにくくなっています。

相手が間違えている場合でも批判や否定などをせずに、低姿勢で丁寧にお問い合わせメールを書くのが大切です。

初めての相手へ送るお問い合わせメールの例文

初めての相手へ送るお問い合わせメールの例文は、主に以下の通りです。

初めての相手へお問い合わせメールを送る場合は、最初に自己紹介と身分に関する情報を書いています。さらに、「貴社との取引を開始する運びとなり、大変光栄に存じます。」と、関係を持てたことに対する感謝を伝えているのが特徴的です。

初めての相手はお互いにどのような人物なのか判断できていないため、より丁寧に接して印象をよく保てる意識をする必要があります。

社内・上司へ送る質問のお問い合わせメールの例文

社内・上司へ送る質問のお問い合わせメールの例文は、主に以下の通りです。

この例文では、自社内の上司に対して会議の不明点や確認したい点を質問しています。

わかりやすく疑問点を箇条書きにして相手がどのような回答をすべきか判断しやすくしているのが特徴的です。また、回答の希望日時を書いているため、優先的に対応してもらえる可能性があります。

お問い合わせフォームを書く際の3つのポイント

お問い合わせフォームを書く際の3つのポイントは、主に以下の通りです。

• 基本的なメールマナーに注意して用件を書く
• 送信した問い合わせ内容は記録しておく
• 件名や内容は簡潔で誰が読んでもわかりやすく書く

それぞれ解説します。

基本的なメールマナーに注意して要件を書く

お問い合わせフォームを書く際は、基本的なメールマナーに注意する必要があります。

例えば、適切な言葉使いや挨拶、宛名や署名、結び言葉をしっかりと記載するなどが大切です。

メールマナーを守ってお問い合わせメールを書くと、相手もメッセージを理解しやすく対応もスピーディになるため、お互いに大きなメリットになります。特に、ビジネスシーンではメールマナーを守るのは欠かせないため、書いた後に読み直すなどして対策しましょう。

送信した問い合わせ内容は記録しておく

送信したお問い合わせメールは、記録しておくのも大切なポイントです。

送信した後に、どのような内容のメールを送信したのか忘れてしまうリスクを避けるためにも記録しておくのが大切になります。特に、漠然とした内容は覚えていても具体的な内容は忘れてしまう場合が多いため、注意が必要です。

送信したメールの下書きや送信履歴をお問い合わせの回答が来るまで保管してくのがおすすめの方法になります。また、自分宛にメールしたりメモを取ったりして記録しておくのもおすすめです。

件名や内容は簡潔で誰が読んでもわかりやすく書く

件名や内容は簡潔で誰が読んでもわかりやすく書くのも大切です。

例えば、質問する際にも時系列に沿った経緯を記載し、具体的な事例などを添えてわかりやすく記載するようにします。また、抽象的な表現は避けて誰が読んでも認識のズレが起きないように意識するのが大切です。

さらに、あまり認知されていない難しい専門用語は避けて、わかりやすい言葉に言い換えるようにしましょう。

簡潔な内容にすると、メールを読んだ担当者もすぐに対応できるため、お問い合わせメールを書く際は意識しておくのがおすすめです。

お問い合わせフォームの3つの作成方法

お問い合わせフォームの3つの作成方法は、主に以下の通りです。

• HTML・CSS・PHPなどのコーディングで作成する
• WordPressのプラグインから作成する
• フォーム作成ツールを利用して作成する

それぞれ解説します。

お問い合わせフォームの作り方について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> お問い合わせフォームの作り方を徹底解説！

HTML・CSS・PHPなどのコーディングで作成する

お問い合わせフォームは、HTML・CSS・PHPなどのコーディングで作成できます。

一般的なお問い合わせフォームなら、基本的なコーディング知識があれば作成して自社サイトに設置できます。ただ、あまりコーディングの知識がない方の場合、手間や時間がかかるため、注意が必要です。

さらに、構築したフォームのメンテナンスや更新などを定期的にする手間を考慮する必要もあります。

そのため、お問い合わせフォームをコーディングで作成する場合は、人材の育成や外部への依頼を検討しましょう。

WordPressのプラグインから作成する

お問い合わせフォームは、WordPressのプラグインからも作成できます。

特に、自社メディアをWordPressで運営している場合は、すぐにフォームを設置できるため、おすすめの方法です。

お問い合わせフォームなどのフォームを作成する際は「Contact Form 7」を利用すれば、気軽に設定し作成できます。また、カスタマイズなども気軽にでき、手間や時間もあまりかからないため、気になる方はインストールしてみてください。

Contact Form 7の基本設定やCSS・HTMLでのカスタマイズ方法について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> 【コピペ可】Contact Form 7のデザインをCSS・HTMLカスタマイズ！

フォーム作成ツールを利用して作成する

フォーム作成ツールを利用すれば、コーディング知識がなくてもお問い合わせフォームを気軽に作成できます。

無料で利用できるフォーム作成ツールも多く存在しており、機能性や使いやすさから自社に適したツールを選べます。さらに、有料版のフォーム作成ツールなら機能性やセキュリティ性が充実しており、優れたお問い合わせフォームの作成も可能です。

そのため、気軽にお問い合わせフォームを作成したい場合は、フォーム作成ツールをしてみてください。

▼問い合わせフォームの作成なら「formrun」がおすすめ

お問い合わせフォームの作成ができるフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！

お問い合わせフォームの作成ができるフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。

• 豊富なメール機能
• 顧客管理・対応を効率化できる
• 万全のセキュリティ

それぞれ解説します。

豊富なメール機能

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1．自動メール返信

フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信することができます。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載することで迷わず対応を進めることもできます。

2．個別メール機能

フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信することができます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用することで対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。

3.　一斉メール配信

フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入することが可能です。

フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

▼formrunの豊富なメール機能について詳細はこちらからご確認ください。

顧客管理・対応を効率化できる

formrun（フォームラン）を活用すれば、フォームで集めた顧客の対応管理まで利用できます。

formrunはフォーム作成はもちろん、フォームに回答された顧客データ情報をフォームラン上で一覧管理が可能です。

一覧で確認できるだけではなく、対応ステータス別に分けて表示したり、対応する担当者別にフィルタして確認できたりします。

未対応・対応中・対応完了・商品発送済みなど、ステータスは自社が管理しやすいように編集・並び替えできます。

蓄積された回答データはExcelやGoogleスプレッドシート形式で出力もできるため、手元で分析も可能です。

さらに、Salesforceやkintoneなど外部連携ツールと連携可能なので普段お使いのツールでも集計・管理ができます。

▼formrunはさまざまな外部ツールと連携可能です。詳細はこちらをご覧ください。

万全のセキュリティ

セキュリティが高いのもformrun(フォームラン)の魅力のポイントです。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など様々な対策がとられています。

フォームは、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティはとても重要です。

安全なフォーム運用や個人情報の取り扱いは、顧客からの信用に大きく影響するため、セキュリティーを重視している方にはformrunの利用がおすすめです。

▼formrunのセキュリティの詳細はこちらをご確認ください。

お問い合わせフォームの作成をするなら「formrun」がおすすめ

お問い合わせフォームを書く際は、件名や用件、連絡先情報などの基本構成やメールマナーに注意して書く必要があります。また、初めての相手へ書く際や上司へ書く際など状況に応じて意識するポイントや書き方が少し異なるため、理解するのが大切です。

しっかりと相手を配慮したメールを作成すると、お問い合わせ対応がスムーズになるだけでなく、関係性の維持・向上にもなります。

お問い合わせフォームの作成を検討している場合は、コーディングやWordPressのプラグイン、フォーム作成ツールなどを利用して作成するのがおすすめです。

また、フォーム作成が簡単にできる「formrun」は、お問い合わせフォームの作成におすすめです。

▼無料でお試しもできるので、ぜひ一度お試しください。

formlab編集部

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