【完全版】リード管理の情報まとめ|管理のポイントやおすすめのツールを紹介

セールス

近年、展示会の中止やオンライン開催などが相次ぎ、従来のような新規のリード獲得が難しくなっている業界もあると思います。対面営業の機会も減少しており、ここでもリード獲得が困難になっているのではないでしょうか?

こうした状況にあっては、すでに獲得しているリードを有効に活用して、成約率を上げていく必要があります。そのためにも、リード管理は重要な要素となります。

ここでは、売上アップに結びつけるためのリード管理のポイントと、リード管理に効果的なツールをご紹介します。

リード管理とは

リード管理とは、自社が抱えるリード(見込み客)を管理し、売上アップにつなげるための手法です。リードに関する情報や見込み度合い、商談フェーズなどを管理することで、それぞれの見込み顧客に対して適切なアクションを行えるようになります。

まずはリード管理の重要性や課題について解説します。

リード管理とその重要性

顧客の獲得や売上アップに関する悩みを抱えているのであれば、リード管理に取り組むべきです。収集したリードを上手に管理することで、売上を得ることができます。

リード管理を行うことで、顧客になる可能性の高い見込み客を把握できますし、そのような顧客に優先的にアプローチでき新規顧客の獲得につながります。

また、リードを効率的・効果的に管理することで営業展開が促進されます。リードを的確に分析・分類することでリードの属性やニーズの段階、状況がわかれば、次に取るべきアプローチの方向性が明確になります。そして、段階的なアクションが行え、機会ロスを抑えることができるのです。

例えば、資料請求をしたり、自社のWebサイトを何度も閲覧しているなど、自社製品・サービスに対して高い興味・関心を持っている見込み客には積極的な営業展開を行い、成約につなげます。

もし適切にリード管理ができていなければ、見込み度合いの薄いリードに営業を展開してしまったり、逆に見込み度合いの高いリードを放置してしまったりと、機会損失が発生してしまうでしょう。

このように、リードを管理することで営業活動が効率化され売上に結びつけることが可能になるため、リード管理は重要なのです。

リード管理の課題

リード管理を円滑に進めていくためには、以下のようにクリアしておかなければならない課題もあります。

  • 社員によって認識の違いがある
  • 属人化しやすい

社員の認識によっては、貴重なリードをリードとして認識できていない場合もあるため、リードの定義について事前に認識を合わせて置く必要があります。

また、リードとのやり取りを電話や対面などで行っている場合はリードについての情報が属人化しがちです。担当者以外にもリードの情報が伝わるよう、情報共有していく習慣を社内に浸透させていく必要があります。

リード管理の属人化を防ぐためには、見込み客に関する情報を電子化・データ化することが重要です。名刺交換をした時の印象、問合わせを受けたときのニュアンスなど、些細なことが重要なポイントとなることがあります。

リード管理が利益に結びつくことを繰り返し伝えて、見込み客の細かな情報までも社内で共有できる文化を築いていくことが大切です。

リード管理の方法

リード管理には2つの方法があります。エクセルのようなシートで管理する方法とツールを利用する方法です。

エクセルやGoogleスプレッドシートで管理する

リード管理には、エクセルを活用することもできます。これは本来は表計算ソフトですが、顧客管理にも使えます。

表形式で顧客情報をデータベース化して、特定の項目を入力し随時アップデートしていくことができます。一覧性がありますし、データ分析にも利用しやすいのが特徴です。

しかし、エクセルではリード情報を更新する手間がかかりやすく、チームでの情報共有にも難点があります。

また、リード管理のツールとしてGoogleのスプレッドシートも便利です。顧客情報をクラウド上でリアルタイムに編集できるため、ファイルの受け渡しが必要なく、頻繁に変化していくリード管理に適しています。URLを共有しておけば、メンバー全員でシートを確認できます。

ただし、インターネット環境が不可欠なこと、Google WorkspaceのアカウントやGoogleアカウントを持っていないメンバーはファイルの編集や保存ができないなどのデメリットもあります。

SFAやMAツールなどを導入する

リード管理の課題を解決するためには、SFAやMAツールなどのアプリケーションの導入も効果的です。営業部門を支援するSFA(営業支援システム)には、営業活動を見える化する機能があり、これを活用することで見込み客の情報を共有することができます。

ほとんどのSFAには、「名刺管理」「商談管理」「営業日報」などの機能が搭載されています。こうした機能を駆使することで、リードの属人化を防ぎ、チームでリードを共有することができるのです。

また、MA(マーケティングオートメーション)ツールも、リード管理には効果的です。マーケティング施策を自動化・省力化するMAは、見込み客の獲得からナーチャリングまでを効率的に行うことができます。

リードの連絡先情報はもちろん、行動履歴を記録して、ニーズの見極めを行うことができ、見込み客を顧客化するまでを管理できます。

リード管理の3つのプロセス

リード管理の3プロセス

リード管理には、以下の3つのプロセスがあります。

1.リード獲得(リードジェネレーション)

リード管理の第一歩はリードジェネレーション(リード獲得)からはじまります。自社の製品・サービスの顧客属性からターゲットを検討し、今後の見込み客となりそうな有力な層を取り込んでいくのです。

リードを獲得する方法としては、大別して「インバウンド型」と「アウトバウンド型」があります。「インバウンド型」は、自社のWebサイトやSNSなどで、見込み顧客にとって有益な情報を発信し、リードから自社への問い合わせを促してリードを獲得する方法です。

「アウトバウンド型」とは、企業からの働きかけによってリードを獲得する方法です。
日ごろの営業活動やセミナー、展示会などでの名刺交換でリードを獲得していくことができます。また、ダイレクトメールや広告などを出稿して、リードからの問い合わせを促進して獲得していく方法もあります。

2.リード育成(リードナーチャリング)

リードナーチャリングは獲得したリードを有望な顧客へと育成していく作業のことで、リード管理の中でも重要なプロセスです。リードジェネレーションによって獲得した見込み客を、売上に結びつく顧客へと導いていく施策なのです。

リードナーチャリングでは、リードのステータスを見極めていくことがポイントとなるため、より緻密な顧客情報管理が求められます。リードは、購買プロセスのどの段階にいるのか、興味を持っているのだけなのか、競合製品と比較をしている段階なのか、具体的に購買を検討しているのかなど、リードの状況を判断します。そのステータスに応じて、最適なマーケティング施策を打っていきます。

このように段階的にリードのステータスを上げて、購買客へと育てていく作業がリードナーチャリングとなります。

3.リード選別(リードクオリフィケーション)

リードを育成しながらも、よりリードを選別していくことが重要です。

リードはどのようなステータスにいるのか、どのようなニーズを持っているのかを分類していくのです。このリードの選別を「リードクオリフィケーション」といいます。リードを上手に選別して、購入可能性が高く有望なリードをフィールドセールスに引き継いでいけば、成果が上がりやすくなります。

選別のためには、自社製品・サービスに対するリードの興味・関心度合を点数化していきます。これはスコアリングといわれます。例えば、メールマガジンを開封したら10点、役職を持っているなら10点などと、項目を定めて点数付けをし、その合計点によってリードの見込み度を判断していきます。

この点数は、リードを育成するによって上がっていきます。合計点数が基準値を超えたリードにアプローチしていけば、成約の確率が高まります。

リード管理で売上アップを実現するためのポイント

リード管理売上アップポイント

リード管理によって売上を上げるためには、どのようなポイントに気をつけるべきでしょうか?以下のポイントに注意しましょう。

リードジェネレーションを欠かさない

リードジェネレーションは、将来の顧客を獲得するための重要なマーケティング施策です。売上をアップさせて、企業を存続させていくためには、さまざまな施策を繰り返し展開して、リードを獲得し続けなければなりません。

業界でオンリーワンの企業でない限り、リード獲得には常に競合が存在します。その競合に打ち勝ち、売上を上げていくためにも、他社よりもさらに多くのリードを獲得していくことが大切です。

血液が体中に新鮮な酸素を運ぶように、新規のリードを企業に取り込んで、育てていく必要があります。そのためには、リードジェネレーションを欠かすことができません。

積極的なリードナーチャリングを行う

リードナーチャリングは、リードを顧客へと育てていくプロセスです。リードの特性に合わせて、積極的にナーチャリング施策を展開し、成約へと結びつけていくことが重要です。以下のような手法が考えられます。

1.資料の送付

問い合わせに対してリードが望んでいる資料を的確に、しかもスピーディに送付することが重要です。資料の送付は、リードナーチャリングの大切な第一歩であり、今後のリードとの関係性を大きく左右するステップです。

リードを取り込みたいと願うあまり、リードが望んでもいない過剰な資料を大量に送ってしまう場合がありますが、これはリードにとって迷惑なだけでかえって印象を悪くしてしまいます。的確な資料を素早く送ることに注力しましょう。

なお、資料の送付後のフォローも大事です。送付後にヒアリングを行うことで、リードの購買意欲や課題を把握できることもあります。

2.メールマーケティング

メールマーケティングとは、集めた見込み客のメールアドレスを活用してマーケティング・アプローチをする施策のことです。主に、メールマガジンが用いられています。

リードナーチャリングでは、時間をかけてリードを育成していく必要がありますが、低コストで長期間にわたって実施できるメールマガジンは有効な手段のひとつといえます。

メールマガジンで定期的に情報を送ることで、リードとの関係性を保持し、好意を醸成していくことが目的です。リードのステータスによっては、戦略的にキャンペーン情報を送ることで、購買意欲を高め一気に売上に結びつけることもできます。

3.インサイドセールス

獲得したリードを精査し、購買確度の高いリードを見つけ出して、フィールドセールスに引き継いで商談を進めていくのが、インサイドセールスです。

メールマガジンでも、テーマによっては開封率が上がり、問い合わせ件数が伸びることがあります。その問い合わせの内容を吟味して、購買意欲が高いと判断したリードは、フィールドセールスに渡していきます。

商談から一度離脱したリードも、そこで諦めてしまわずに丁寧にフォローしていくことで、有力なリードとなることがあります。その変化を素早く捉えて、フィールドセールスに引き継いでいけば、成約の確率も高くなります。

4.リターゲティング広告

リターゲティング広告とは、自社のコーポレートサイトやサービスサイトにアクセスしてきたユーザーにCookieを活用してWeb広告を出していくことをいいます。Webサイトを訪問した後、離脱したユーザーが再度広告を目にすることによるリマインド効果を狙っています。

しかし、2020年にアップルがCookieの利用を禁止し、Googleも2022年にサードパーティCookieを制限することが決まっており、今後はこの手法も難しくなりそうです。これに対応して、一部では、CookieではなくIPアドレスを活用するアイデアも検討されています。

5.リアルイベント

リードナーチャリングは、主としてオンラインを活用した手法が多いのですが、リードのステータスを高めるためにはリアルイベントも効果的です。
リードの検討段階に応じて、特に知りたいと思っていると推測されるテーマを設定して、セミナーを開催します。イベントに参加した見込み客は、テーマにそれだけ高い興味・関心を持っていると考えられます。そのため、イベント開催後も緻密なフォローを継続すれば、売上に結びつきやすくなります。
現在は、リアルイベントの開催がなかなか難しい状況ですが、しっかりと対策をして行えば、着実に効果が得られる有望な手法です。

属人化を防止する

リード管理を効果的に行うためには、リード情報の属人化を防止する必要があります。

リード情報は、情報の性質や属性によって、特定の担当者に属人化されがちです。たとえば、見込み客との会話のメモや会話の状況など、今後の営業活動に有用な情報を担当者個人が所有していて、共有されていないケースも多く見られます。

また、名刺を交換した時の相手の対応の仕方やホットな見込み客か単なる挨拶程度であったのかなどの印象も大事な情報となります。些細なことでも、実は大変重要な情報であることも少なくありません。

リード管理では、こうした属人化しやすい情報を電子化・データ化して、共有できる状態にしておくことが重要です。

リード管理におすすめのツール3選

リード管理におすすめのツールを3つご紹介します。

1. formrun(フォームラン)

formrun TOP

「formrun」は、フォームの設置から問い合わせへの対応状況の確認、メール対応までを一元管理できるフォーム作成ツールです。フォーム作成は30秒程度ででき、問い合わせフォームや資料請求フォームを簡単に作成できます。

管理画面はリードのステータスがひと目でわかるカンバン方式ですので、チームで細かく リードの状況や対応状況を管理できます。広告タグの埋め込みによるリード獲得チャネルの分析やチャットツールとの連携など、豊富な機能が備わっているのでリード管理にも最適です。

また、回答データをGoogleスプレッドシートやSalesforceにエクスポートできるなど、データ連携機能も充実しておりリード管理に威力を発揮します。

formrun

ビジネス職だけで瞬時に導入可能!formrunで実現するリード育成システムとは(スタディプラス株式会社 様)

2.Knowledge Suite(ナレッジスイート)

Knowledge Suite TOP

「Knowledge Suite」は、SFAの他にもCRM(顧客管理システム)とグループウェアがひとつになった統合ビジネスアプリケーションです。

高性能な名刺管理機能が付いており、スキャナやスマホを使って、大量の名刺をすぐに顧客データとして取り込むことができます。入力したデータは、すべての機能間で連携させて活用することができます。

また、クラウドサービスであるため、入力された情報はリアルタイムで社内に共有でき迅速な意思決定をサポートしています。

マルチデバイスに対応しており、スマホやタブレットからも利用できるため、外出の多い営業スタッフでもタイムリーに情報を閲覧することができます。

Knowledge Suite

3.HubSpot CRM(ハブスポット シーアールエム)

HubSpot CRM TOP

「HubSpot CRM」は、営業やマーケティング、カスタマーサービスなどさまざまな機能が備わっているオールインワンのツールです。リードとのコンタクトの詳細情報やコミュニケーションの履歴を、すべてひとつのデータベースに集約し、チーム全員で活用することができるため、リード管理にも適しています。

リード情報を集約したデータベースから、ターゲットを絞ってリスト化し、キャンペーンを打つこともできます。既存リードのインポートも容易で、既に多くのリードを抱えている場合にもおすすめです。

さらに、自動でリードにスコアをつける機能もあり、セールスチームはリードのフォローアップの優先順位を見極めることができます。リードナーチャリングの成果が確認でき、成約へのアプローチのタイミングも把握できます。

HubSpot CRM

まとめ:効果的なリード管理で売上アップを実現しよう

リード管理は、社内に埋もれてしまっている潜在的なリードを顕在化させ、育て上げて、成約へと導くための重要なプロセスです。 顧客情報を十二分に活用して、セールスの機会ロスを減少させ、売上アップを実現していくためには、リード管理を欠かすことができません。

日々変化していくリード情報をリアルタイムにチーム全員で把握し、最適な施策を実施していくためには、緻密なリード管理が必要不可欠です。効果的なリード管理を行い、売上アップを実現してください。

「formrun」では、フォームの設置によるリード獲得から、問い合わせ対応状況の共有、担当顧客の管理ができ、リード管理に最適です。SalesforceやPardotなどとも連携でき、リードを最適化することができます。またSlackやChatwork、LINEとも連携可能なため、チームでスピーディに情報共有できます。

formrun