発注業務は取引先や商品数、単価が常に変動するため、人的ミスの発生しやすい業務です。
最近は商品の発注に限らず、案件の依頼やセミナーの依頼など、仕事そのものをアウトソーシングして発注するケースも増えています。
発注管理システムを導入すれば、エクセルやFAX、電話を使った発注業務、管理から脱却できます。また、発注データの蓄積・分析によって発注方式や在庫管理を見直せるので、無駄な業務やコストをまとめて削減できます。
この記事では、おすすめの発注管理システム12社を比較するとともに、システムを導入する際の注意点について解説します。
発注管理システムに似ているもので、受注管理・注文管理システムについては、以下で紹介しています。
formrunはメールフォーム作成ツールですが、受発注管理にも適したシステムです。
カンバン方式の画面で発注案件ごとにステータス管理（見積中、発注確定、発注済など）ができます。発注案件ごとにカードが自動で作成され、カードから直接個別メールを送信できるので、わざわざメーラーを立ち上げる必要がありません。
発注データのCSVファイル出力、Googleスプレッドシートへのエクスポートも可能です。
さらにformrunでは、セキュリティの高さから信頼度が高く、世界で圧倒的なシェアを誇るオンライン決済システム「PayPal」と連携ができます。
PayPalと連携すれば、商品購入機能付きのフォームが作成可能です。
例えば、商品受注のタイミングで事前決済まで完了させておけば、発注後のキャンセルといった不都合を減らせます。
発注管理とは
発注管理とは、商品やサービスの製造に必要な材料や、商品そのものを仕入れて管理することです。
小売業者や卸業者などは、毎日のように発注や入荷、品出し、出荷作業が発生するので、発注管理と在庫管理を統合させる必要があります。そのため、発注管理の担当者は、購買業務や在庫管理業務を担っている場合も多いです。
また発注管理の業務には、アウトソーシングした発注状況の管理や、スケジュール調整なども含まれます。
発注業務が滞れば販売ラインがストップしてしまうので、発注管理の担当者は他部門と密に連携しながら管理する必要があります。
発注管理業務のフロー
発注管理業務の流れは、4つのステップとなります。
- 発注方式を決定：発注商品の優先度を決めて発注方式を決定し、無駄な在庫を持たないようコントロールします。「定期発注方式」「定量発注方式」が代表的です。
- 定期発注方式：隔週や毎月など発注するタイミングが決まっている
- 定量発注方式：定めた数より在庫が下回ったタイミングで発注
- 購買依頼書を作成：購買依頼書は社内の購買担当者に渡す書類です。材料や商品の内訳だけでなく、発注目的や納入場所、納期も記載します。
- 仕入先を選ぶ：購買依頼書に基づき、適切な仕入先を選定します。同じ商品でも、複数の仕入先を候補に入れておくことで、価格相場の見極めやトラブル回避に役立ちます。
- 発注書を作成：仕入先に送付する発注書を作成します。発注書には発注内容、取引金額、希望納期、納入方法、支払い条件などが記載されています。
発注管理の重要性
発注管理は重要です。発注管理が正しく行われないと、業務効率の低下や欠品による機会損失、企業の信頼低下を招く恐れがあります。
以下のような業務が発注のフローに組み込まれている場合、業務の属人化や煩雑化、人的ミス、リードタイム延長などのリスクが高くなります。
- 発注データを人の手でコピー&ペーストしている。
- エクセルで入出力できる業務量を超えている。
- 電話やFAX、個別メールを作成して発注している。
これらの課題は避けた方がよいです。これらの問題を解決できるのが発注管理システムです。
発注管理システムとは？
発注管理システムの意味やその機能について解説します。
発注管理システムの意味
発注管理システムとは、発注業務を効率化するためのシステムです。発注から納入までの業務フローを「自動化」「電子化」「見える化」できます。
ECサイトや製造業の発注フローに特化したシステムもあります。発注業務システムでは以下のようなことができます。
- システムから直接注文書を送信し、書式に入力して印刷。
- 在庫管理と連携させて発注方式と数量を指定し、仕入業務をすべて自動化。
- 受発注業務と在庫数を紐づけて管理。
- システム上に取引履歴を蓄積。
- 過去の発注内容を検索。
発注管理システムの主な機能
発注管理システムに搭載されている機能をいくつか紹介します。
| 取引先管理機能 | 発注先を一覧で管理します。発注のステータスや発注金額、数量を確認できます。 |
|---|---|
| 商品発注機能 | 発注画面から内容を入力すると、上長承認・稟議・決裁・発注書作成・発注書送付まで自動化できます。定量発注方式を設定すれば、在庫数に応じて自動発注します。 |
| リマインド機能 | 発注方式にならい、特定のスパンで発注品目を通知し、発注漏れを防ぎます。 |
| 在庫管理機能 | 入荷した商品の在庫を管理する機能です。他システムと連携させたり、CSVファイルで情報を取り込むことも可能です。 |
| 発注レポート機能 | 発注履歴をもとにレポートを作成し、月別の発注数や金額の推移などをチェックします。 |
発注管理システムのメリット
発注管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるのか解説します。
発注業務における工数の削減
発注管理システムによって、発注に関するあらゆる情報を一元管理できるため、工数を大幅に削減できます。
工数を削減できる具体例としては、以下のようなものがあります。
- 電話やFAX、個別メールを作成することなく発注が完結する
- 収支をリアルタイムに確認できるので月次決算を早期化できる
- 発注履歴を紐づけて管理できるので検索時間を短縮できる
- 上長承認などの確認作業がWeb上で完結しリードタイムを短縮できる
人的ミスを減らせる
発注管理システムを導入すれば、エクセル上でのコピー&ペーストや、メールに発注書を添付するような業務は発生しないため、人的ミスを減らせます。
人が作業する限り、聞き間違いや伝達ミス、転記ミスはゼロにできません。発注管理システムを利用することで自動化を進めることができ、リマインド機能活用による抜け漏れ対策など、リスクを可能な限り軽減できます。
脱属人化が期待できる
発注管理システムを利用することで脱属人化を図れ、複数名での管理や、部門間で案件の進捗を共有することも可能になります。
通常、発注数量の決定が担当者の経験や勘により行われてしまうと、承認者も発注数量の妥当性を判断できないため、業務が属人化してしまいます。
しかし、発注管理システムを利用することで、リアルタイムで在庫推移や推奨発注数が可視化、担当者と承認者が共有できるようになります。担当者の異動や退職による業務の引き継ぎもスムーズになります。
発注管理システムの選び方
自社に合った発注管理システムを選ぶには、どのような点に注意すればよいのか解説します。
自社に必要な機能を備えているか
発注管理システムの中には、業界や業種に特化した製品があります。そのため、発注フローを可視化し、自社に必要な機能が備わっているか確認するのがよいでしょう。
例えば、ECサイト・ネットショップなら注文管理や倉庫管理機能、製造業なら納期回答や工程管理機能があるシステムを選ぶなどです。特殊な業務がない場合は、汎用的な発注管理システムで十分対応できます。
自社に適したシステムを選定できれば、機能追加やカスタマイズの手間が発生しないため、導入コストを抑えられます。
誰もが使いやすい画面設計か
システム導入において大切なのは、「現場でいかに長く運用できるか」です。
どんなスタッフでも現場で簡単に利用できるツールでなくては、作業に余計な時間がかかってしまいますし、教育コストもかかってしまいます。直感的な操作が可能な画面設計がされているシステムであれば、利用にハードルを感じず業務効率も上がります。
無料トライアルなどがあれば積極的に活用し、現場でデザインや使い勝手をチェックしましょう。
サポート体制は充実しているか
自社にシステム部門やIT担当者がいなくても導入や運用に問題がないか、運用後のトラブル時に、電話やチャットがすぐ通じるかを確認するのがよいです。
日々の業務のなかで操作がわからない場合などに、迅速に対応してくれるサポート体制があると、調べる時間のロスや顧客対応の遅延を防げます。
発注業務は売上に直結するからこそ安定稼働が求められます。障害発生時のインシデント管理や、再発防止対策など、サポートが充実しているかも確認しましょう。
コストは適正か
発注管理システムを選ぶ時には、コストが適正かどうかを確認しましょう。
システムの費用は様々で、機能が豊富で高いものや利用人数や容量を制限して低いものなどがあります。多機能であっても、使わない機能が多ければ無駄なコストとなってしまいますので、自社に必要な機能は何なのかよく考えてから選びましょう。
事業規模の拡大を見越してシステムを導入する場合は、削減できる工数や人件費、ヒューマンエラーの防止効果を試算してから検討します。
発注管理におすすめのシステム12選
数ある発注管理システムの中から、機能性や操作性に優れたサービスを紹介します。
| システム名 | 機能の特徴 | サポート体制 | 価格 |
|---|---|---|---|
| formrun |
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| CROSSMALL |
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| 楽楽販売 |
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| ネクストエンジン |
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| Bカート |
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| 助ネコ |
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| アラジンEC |
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| TEMPOSTAR |
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| GoQSystem |
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| COREC |
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| kintone |
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| CO-NECT |
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1.formrun（フォームラン）
formrunはメールフォーム作成ツールですが、受発注管理にも適したシステムです。
カンバン方式の画面で発注案件ごとにステータス管理（見積中、発注確定、発注済など）ができます。発注案件ごとにカードが自動で作成され、カードから直接個別メールを送信できるので、わざわざメーラーを立ち上げる必要がありません。
発注データのCSVファイル出力、Googleスプレッドシートへのエクスポートも可能です。
さらにformrunでは、セキュリティの高さから信頼度が高く、世界で圧倒的なシェアを誇るオンライン決済システム「PayPal」と連携ができます。
PayPalと連携すれば、商品購入機能付きのフォームが作成可能です。
例えば、商品受注のタイミングで事前決済まで完了させておけば、発注後のキャンセルといった不都合を減らせます。
料金
初期費用無料 ※14日間無料トライアルあり
| プラン名 | FREE | BEGINNER | STARTER | PROFESSIONAL |
|---|---|---|---|---|
| 料金 | 無料 | 3,880円 | 12,980円 | 25,800円 |
| メンバー数 | 1人 | 2人 | 5人 | 10人 |
| フォーム作成数 | 1個 | 5個まで | 50個まで | 50個まで |
| 個別メール送信数 | 月10通まで | 月250通まで | 送信数制限なし | 送信数制限なし |
どんな会社におすすめか
- 発注案件のステータスをチームで把握したい
- 注文フォームを活用して受発注管理を効率化させたい
- 手厚いサポート、セキュリティ体制で運用したい
2.CROSSMALL（クロスモール）
CROSSMALLは、複数のネットショップやECサイトを運営するユーザーに適した多機能システムです。
発注管理から注文・在庫管理まで、ネットショップを運営するのに必要な業務をすべて一元化できます。発注量の自動化により、仕入表と不足商品の突き合わせが不要となり、過剰在庫を抱えなくて済みます。
料金
初期費用無料
| プラン名 | プラン1000 | プラン3000 | プラン5000 | プラン15000 |
|---|---|---|---|---|
| 料金 | 9,000円 | 14,000円 | 18,000円 | 23,000円 |
| 商品点数 | 1,000点まで | 3,000点まで | 5,000点まで | 15,000点まで |
どんな会社におすすめか
- 複数のショップを統合的に管理したい
- 仕入先別の的確な発注データを作成したい
3.楽楽販売
楽楽販売は、カスタマイズ性に優れたクラウド型の販売管理システムです。
自社の発注フローに合わせて、ユーザーが個別に管理画面を作成できます。発注に関わるユーザーの権限を細かく設定できるので、リスク管理も万全です。
請求日や支払日の自動算出やアラート機能を使うことで、対応漏れを防げます。
料金
- 初期費用 150,000円
- 月額 60,000円～
※月額費用は、利用ユーザ数やデータベース作成数に応じて変動
どんな会社におすすめか
- コストは高くても自社用に細かくカスタマイズしたい
- 発注や支払いの漏れを徹底的に防止したい
4.ネクストエンジン
ネクストエンジンは、ネットショップのルーティン業務を可能な限り自動化したシステムです。開発元は、実際にネットショップ事業を展開しているHamee株式会社です。
倉庫システムと連携させて即座に在庫数を反映させる機能や、発注したあとに仕入が完了していない商品を確認する「注残一覧機能」などが備わっているため、現場目線でシステムを運用できます。
料金
- 初期費用無料 ※30日間無料トライアルあり
- 月額 10,000円～
※月額利用料金は、受注件数400件を超えると受注件数に応じた単価が課金される
どんな会社におすすめか
- 発注業務を倉庫管理システムと連携させたい
- ネットショップに特化した機能だけを使いたい
5.Bカート（ビーカート）
Bカートは、卸業者・問屋・メーカーなど、BtoB向けの受発注業務に特化した受発注システムです。
BtoC向けのシステムでは実現できないような、与信管理、最低購入金額の個別設定、会員限定販売など、BtoB特有の商習慣に対応した機能が使えます。
料金
初期費用 80,000円 ※30日間無料トライアルあり
| プラン名 | ライト | プラン10 | プラン30 | プラン50 | プラン100 | プラン300 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 料金 | 9,800円 | 19,800円 | 29,800円 | 39,800円 | 49,800円 | 79,800円 |
| 商品点数 | 500点まで | 1,000点まで | 3,000点まで | 5,000点まで | 10,000点まで | 30,000点まで |
どんな会社におすすめか
- BtoBに特化した機能を使いたい
- スモールスタートでその日に使い始めたい
6.助ネコ
助ネコは大規模なネットショップやECサイトに対応できるシステムです。自社ネットショップとモールの在庫を連動させ、発注から受注までを一元管理できます。
アカウントごとに権限を設定できるので、複数名で発注管理をするのに向いています。シンプルな画面設計と操作性が魅力なので、パソコン操作に不安がある場合でも安心です。
料金
初期費用 30,000円 ※30日間無料トライアルあり
- Lite：2,000円（取込100件まで）
- ベーシック版：【連携1モールのみ】15,000円（取込300件まで）、
【連携2モール以上】20,000円（取込300件まで）、40,000円（取込5,000件まで） - Plus：80,000円（取込8,000件まで）
どんな会社におすすめか
- 大規模なネットショップやECサイトを運用している
- デザイン性よりも使いやすさを優先したい
7.アラジンEC
アラジンECは、基幹システム開発の老舗である株式会社アイルが運営しているBtoBに特化した受発注システムです。
法人・個人事業主向けの決済サービスである「Paid（ペイド）」との連携や、最小ロット設定など、BtoC向けシステムにはあまり見られない機能が搭載されています。
料金プランは月額固定型となっており、自社用の発注フローに合わせて機能をカスタマイズできます。
料金
- 月額 36,000円～
- 初期費用なし
※登録件数や注文数に関係なく利用料は一定、詳細は要確認
どんな会社におすすめか
- クラウド型かパッケージ型かを選択したい
- 導入後も定期的にカスタマイズしたい
8.TEMPOSTAR（テンポスター）
TEMPOSTARは、ネットショップ管理に最適化されたシステムです。管理画面から直接発注書の出力が可能で、設定した在庫数以下の商品を自動で抽出することもできます。
料金は従量プランと定額プランの2つが用意されており、連携システムもオプションで選べるので、スモールスタートさせたい場合に向いています。
機能や連携システムの追加など、売上拡大に向けたバージョンアップの頻度が多い点も特徴です。
料金
- 月額 10,000円～
- 初期費用なし
※商品課金と受注課金あり、詳細要確認
どんな会社におすすめか
- 従量プランか定額プランかを選択したい
- 必要なシステムだけ連携させたい
9.GoQSystem（ごくーシステム）
GoQSystemは、各モールとカートを連携させて、受注業務を一元管理できるシステムです。
受注商品ごとに発注先を紐づけて、在庫管理表や発注書を作成できます。商品管理画面から、発注先を自動で設定することも可能です。
複数のモール・カートの在庫数を最短5分で連携できるので、発注から出荷までのリードタイムを短縮できます。
料金
- 月額 15,000円～
- 初期費用 30,000円 ※20日間無料トライアルあり
※件数がどれだけ増えても定額
どんな会社におすすめか
- 出荷数に関わらず固定料金で利用したい
- 商品ごとに発注先を紐づけて管理したい
10.COREC（コレック）
CORECはBtoBに特化した発注管理システムです。必要情報を事前に登録すれば、クリック操作のみで取引先に発注書を送付できます。
入荷状況のチェックや商品登録などの業務を、複数の担当者で管理しやすいよう画面設計されています。履歴からの再発注や、作成途中の発注書の一時保存ができるので、発注業務の効率化が期待できます。
発注額集計レポート機能を活用すれば、予算管理も簡単にできます。
料金
初期費用無料
| プラン名 | 無料プラン | ビジネスプラン |
|---|---|---|
| 料金 | 無料 | 980円 |
| メンバー数 | 1名 | 無制限 |
| 発注書無料送信回数 | 30回/月 | 200回/月 |
どんな会社におすすめか
- 発注管理機能を単独で利用したい
- 複数名での発注業務を管理したい
11.kintone（キントーン）
kintoneは、100種類以上の拡張機能が用意されており、あらゆる業務に対応できる業務システムです。
発注管理だけではなく、受注管理や顧客管理など、自社に必要な機能（アプリ）を追加して、独自にカスタマイズできます。
受発注管理画面上で、チームメンバーや取引先と一斉にコミュニケーションできるスペース（管理画面）を作成できるので、コミュニケーションコストを大幅に削減できます。
自由度の高いシステムなので、kintone専任のシステム担当者がいないと、運用が煩雑化する可能性があるため注意が必要です。
料金
- 初期導入費用、月額料金要問合せ
- 30日間無料トライアルあり
どんな会社におすすめか
- 自社の発注フローに合わせて細部までカスタマイズしたい
- 発注以外の業務も効率化したい
12.CO-NECT（コネクト）
CO-NECTは、飲食・小売り・メーカー・公的機関など、様々な業種に対応しているBtoB受発注管理システムです。
スマホやパソコンから発注内容を送信すると、発注内容が自動で発注書に変換され、取引先のFAXまたはメールアドレス宛てに送付されます。
直感的に操作できるシンプルな画面設計となっており、画面の表示に従って操作するだけで発注することができます。LINEと連携すればLINE内で商品の発注と通知の受け取りができます。
料金
初期費用無料
| プラン名 | フリー | プロフェッショナル | エンタープライズ | アルティメット |
|---|---|---|---|---|
| 料金 | 無料 | お問い合わせ | お問い合わせ | お問い合わせ |
| 月間受注回数 | 10件まで | 1,000件まで | 3,000件まで | 応相談 |
どんな会社におすすめか
- 個人、または少人数で運用したい
- スマホひとつで発注業務を完結させたい
まとめ：発注管理システムを導入して人的ミスの削減や業務の効率化を実現しよう
発注管理システムを導入すれば発注業務が効率化されるので、工数の削減が期待できます。他にも人的ミスやリードタイムの削減、属人化の防止を実現できます。
発注管理システムを導入する際は、使いやすさやコスト、サポート体制などをチェックしたうえで、自社に合ったシステムを導入しましょう。
formrunはフォーム作成だけではなく受発注管理にも適しているツールです。発注案件ごとにカードが作成され、カンバン方式の管理画面で自社の発注内容をまとめて管理できます。
進捗状況や担当者別に発注案件の表示が可能であり、どの注文がどこまで進んでいるのかひと目で把握できます。
無料で利用できるので、試しに発注管理システムを導入したい方は、ぜひご活用ください。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
