受注管理システムとは？押さえておきたい機能やサービスを紹介

顧客から注文が入り、発送するまでの間にはいくつもの業務があります。こうした受注に関する業務は、ミスなくスピーディーにこなすのが理想です。しかし、受注管理担当者の中には、日々の受注管理がスムーズに進まず頭を悩ませる人もいます。

そこで、煩雑な受注管理を自動でこなす、受注管理システムの導入が進んでいるのです。

この記事では、受注管理システムの導入を検討する際に押さえておきたい機能やサービス、導入時のポイントについてわかりやすく解説します。煩雑な受注管理業務を自動化できる、おすすめの受注管理システムも紹介しますので参考にしてください。

受注管理システムとは？

受注管理システムとは、「顧客からの注文を受け商品を発送するまでを一元的に管理するシステム」を指します。場合によっては、在庫管理や仕入業務、会計業務などとも幅広く連動しているタイプもあります。

一般的な受注管理業務は、下記のような流れです。業務内容によっては、受注前に見積作成が必要となる場合もあります。

1. 顧客より注文を受け、受注伝票を発行
2. 受注伝票に基づき出荷、請求書とともに商品発送
3. 在庫管理、仕入管理を行う

かつて受注方法が電話とFAXに限定されていた頃は、自社システムでの対応で十分だったかもしれません。しかし、昨今では受注受付窓口は電話や自社サイトへの直接注文に加え、Amazonや楽天市場などのECショッピングモールと多岐に渡ります。そのため、各サイトごとの受注管理が必要となるのです。

それに伴って業務が煩雑化してきており、ヒューマンエラーの一因となっています。煩雑な受注状況を一元化し、こういったエラーを防止できるのが、受注管理システムです。受注管理システムを利用することで、ヒューマンエラーや人件費の削減につながります。

受注管理システムはどのようなところで使用されている？

受注管理システムは、受注方法が多岐に渡る分野や多数の商品を扱う分野で使用されています。

自社サイトだけでなく、Amazonや楽天、Yahoo!Japanなど、複数のECショッピングモールに出店している場合、受注確認や発送のお知らせ、在庫管理、顧客との連絡のために、毎回各サイトへのログインが必要となります。

各ショッピングモールごとにレイアウトや細部は異なるため、人的ミスが生じやすい状況となります。1つのモールで出荷された情報が別のモールの在庫には反映されないので、在庫管理にも注意が必要です。

受注管理システムを利用することで、複数サイトの発注情報や在庫情報の一元管理が可能となります。これまで手作業にしたことで生じていた、細かなミスやその対応の時間がなくなります。

受注管理システムの機能

受注管理システムの機能について、具体的に説明します。

受注情報の管理

出典：受注管理システムの特長一覧 | 助ネコ

受注管理システムは、複数のモールやカートの受注情報の一元管理を行います。

受注時には個人情報や注文情報、配送方法、決済情報などの情報が送信されます。そういった情報をサーバーに保存することになります。

そして、そういった情報を管理し、商品を送付するときに配送業者の出荷システムへ取り込むための出荷データを作成するのです。

このように、受注に関する情報を1つのシステムで一括管理します。

参考：https://goqsystem.com/about/order/feature-order-system

在庫管理

出典：ネクストエンジンマニュアル |ネクストエンジン

複数のモール情報を一元化できるため、在庫管理もリアルタイムで管理できます。

複数のモールに出店していると、各店ごとに在庫数を確認しなければなりません。受注システムを利用することで、各店舗ごとに最新の在庫量が引き当てられます。

受注管理に関する業務の自動化

出典：ネクストエンジンマニュアル |ネクストエンジン

受注管理システムは、受注後の業務の自動化を行います。

具体的には、受注受付後の出荷指示、メール対応、注文確認といった業務が自動化できます。

顧客からの発注ニーズへの対応

出典：ネクストエンジンマニュアル |ネクストエンジン

顧客からの発注ニーズにより柔軟な対応ができます。

受注管理システムには、自動返信メール機能があるため、24時間365日いつでも受注対応が可能です。また、ラッピングなどのギフト対応や到着日時の指定などの多様な注文にもシステムで対応できるので、時間的・人的コストを抑えられます。

受注管理システムを導入する3つのメリット

受注管理システムを導入した際のメリットを3つ解説します。

1.工数の削減や人件費などのコストカットができる

受注管理システムを導入することにより、工数や人件費の削減ができます。

受注管理システムでは、複数のモールやカートの受注情報が一元化できます。また、受注受付後の出荷指示、メール対応、注文確認といった業務も自動化可能です。

このように、情報の一元化や業務の自動化をすることにより、残業代をはじめとした人件費や工数が削減できるのです。

2.人的ミスを減らせる

受注管理システムによって工数の削減と業務の自動化ができ、人的ミスを減らすことができます。

例えば、受注後は受注伝票を切り出荷指示を行いますが、システムを導入していないと注文受付確認のメール送信を人力で行わなくてはなりません。1つの情報が多くの人の手に渡る中で、人的ミスが起こりやすい状態となってしまうのです。

受注管理システムを利用すれば、受注受付後の出荷指示、メール対応、注文確認といった業務が自動化でき、入力ミスや伝達ミスといった人的ミスを減らすことができます。

特にセール中や繁忙期など、受注量が一時的に増加する時期に、集中しがちなトラブルが防止できます。

3.消耗品にかかる費用を削減できる

受注管理システムによって、人件費だけでなく消耗品にかかる費用の削減ができます。

受注管理システムを使えば、受注伝票や請求書などを電子化することもできるため、紙に印刷する必要がなくなります。

これまで受注管理業務を紙ベースで行っていたのであれば、印刷に必要不可欠だった用紙代やトナー代が削減できるのです。

受注管理システム導入による3つのデメリット

受注管理システムを導入した際のデメリットには、どのようなものがあるでしょうか。ここでは、受注管理システムを導入することによるデメリットを4つ紹介します。

1.受注管理システム導入のコストが発生する

受注管理システムを導入する際、新たなコストが発生します。

料金は、受注数や店舗数、商品数などによって変動します。導入前には、現在の売上数に加え、将来の売上見込みの予測も立て、費用対効果について検討しておくと安心です。

また、クラウド型のシステムを導入する場合は、毎月のランニングコストが必要になります。

2.慣れるまでに時間がかかる

担当者や従業員が新しい受注管理システムに慣れるための時間がかかるのもデメリットのひとつです。

受注管理システムは、それぞれ独自の機能があり、操作方法も様々です。その機能を把握し、操作方法を覚えるのに一定の時間がかかるのです。

また業務フローが変化することで、担当部署によっては業務量が増加することもあります。特に大企業であれば、従業員数が多い分、業務フローの定着に一定の時間が必要になりがちです。

事前に導入後のシミュレーションを行い、担当者や従業員に対して、導入の必要性やメリットを詳しく説明する必要があります。

3.導入が困難なケースも

受注管理システムは導入が困難なケースがあります。

従業員が長年、現状の受注管理手法に慣れている場合は新システムの導入に反対するかもしれません。特に紙からデジタルへの移行では、拒絶反応を示す人もいるかもしれません。

そのような場合、システム導入のメリットについて、業務に携わる社員に説明し納得してもらう必要が生じます。

また、自社で使用している他のシステムと連携ができなければ導入しても意味がありません。すでに会計システム、クレジットシステム、販売管理システムなどを利用している場合は、連携できない場合があるので注意が必要です。

受注管理システム導入のポイント5つ

業種や規模、業態により、最適な受注管理システムは異なります。ここでは、自社に最適なシステムを導入するために、考慮すべきポイントについて解説します。

自社課題の洗い出し及びシステム導入の必要性を検討

受注管理システムを導入する際は、事前に自社課題の洗い出し、システム導入の必要性を検討しましょう。

受注管理システムは、導入自体が目的ではありません。あくまで自社の課題を解決することが目的です。本当に必要かどうか、どういった課題を解決するためのシステムが必要なのかを今一度考えなくてはなりません。

導入の必要性を検討するには、現在の自社の販売業務、受注管理業務の問題点を洗い出します。施策を考えているスタッフや受発注業務を担当しているスタッフも交え、話し合ましょう。

これまで使用しているシステムとの連携ができるか

受注管理システムを選ぶ際は、在庫管理システムや会計システム、メッセージツールなど、すでに利用しているシステムと連携可能か確認しましょう。

既存システムとの互換性がないと、情報共有がスムーズに行えないため、業務効率が下がる可能性があります。

多くのシステムと連携させることで、業務の流れがスムーズになり、人的ミスが防止できます。

顧客情報の保護が可能か

受注管理システムの導入においては、顧客情報の保護ができるかも重要なポイントです。万が一顧客情報が漏えいした場合、自社の信用が大きく低下してしまいます。

クラウド型のシステムを利用する場合は、不正アクセスなどから顧客情報がしっかり保護される機能が備わっているかを確認する必要があります。

そのほかにもシステムの安全面を確認するために、国際標準規格であるISO/IEC27001認証や、ISO/IEC27017認証などがあるかをチェックしましょう。

費用に見合う効果が得られるか

受注管理システムを導入する前には、費用に見合う効果が得られるかを検討しましょう。

高額なシステムを導入しても、十分な費用対効果が得られなければ意味がありませんし、機能が豊富に用意されていても社員が使いこなせなければ、かえって業務効率が低下する可能性もあります。

だからこそ、導入費用に見合う成果を得られる受注管理システムを選ぶことが重要なのです。

システムの管理・運用に適した人材がいるか

受注管理システムを導入した後には、システムの管理・運用を行うための人員が必要になるため、そういった人材がいるかを確認する必要があります。システムを管理する人材がいないと、運用ルールや業務フローが煩雑化するおそれがあります。

現状、社内にシステム管理ができる人材がいない場合は、新たな人材を雇う必要があります。新たな人材を雇う場合は、新規顧客のコストや時間がかかることも念頭に置いておきましょう。

受注管理におすすめのシステム4選

受注管理の自動化に役立つ、人気の受注管理システムを紹介します。

1.formrun（フォームラン）

formrunは、デザイン性の高い注文フォームを簡単に作成できるフォーム作成ツールです。フォームの作成から注文の管理までを、一貫してできる点が特徴です。自動返信メールの自由な設定が可能で、管理画面から顧客との個別連絡もできるので、顧客との連絡の負担が少ないです。

また、Shopifyとの連携や高い安全性など、他社にはないポイントも魅力です。

作成した注文フォームにオンライン決済サービスPayPalを設定しておけば、決済機能付きのフォームを作れます。注文時に商品代金を事前決済するといった活用が可能です。

PayPalは世界最大シェアを誇る決済サービスで、セキュリティが高いのが特徴です。注文者にとって利便性が高く、事業者にとっても受注後にキャンセルされにくいといったメリットがあります。

▶formrunの決済機能について詳しく見る

料金設定は月額0円～25,800円までのプランがあるため、事業規模や必要性に応じて自社に合ったプランを選択できます。無料トライアルも用意されているので、試しに使ってみたいという企業にもおすすめです。

formrun公式サイト

2.CROSSMALL（クロスモール）

CROSSMALLは、ネットショッピングの運営に必要な機能が豊富に用意されている受注管理システムです。在庫管理や商品登録、受注処理の自動化など、さまざまな機能が用意されているため、受注業務全体の効率化が期待できます。

POSとの連携も可能なため、実店舗在庫との連動も容易です。月額費用は、出店数や商品数によって異なります。

CROSSMALL公式サイト

3.助ねこ

助ねこは、サポート品質や使いやすさを重視し、直感的に利用できることで人気の受注管理システムです。助ネコが実施した利用者アンケートによると、約99%の利用者が満足しているという結果が出ています。

受注管理や在庫管理、商品登録などさまざまな機能が用意されていますが、必要な機能だけ利用することも可能です。プランによって異なりますが、初期費用に30,000円～の費用が必要となります。

助ねこ公式サイト

4.ネクストエンジン

ネクストエンジンは、ネットショップ事業を展開するHamee株式会社が開発・運営している受注管理システムです。現役のネットショップ運営会社が提供しているシステムのため、使い勝手が良いと評判です。

さらに2018年7月にネット経済新聞が実施した調査では、導入実績業界No.1を獲得しています。受注件数により料金が決まるため、運営店舗数や商品点数による追加費用が不要です。月額費用は受注件数400件までで11,000円からとなっています。

ネクストエンジン公式サイト

受注管理システムを導入して効率化と収益増につなげよう

受注管理システムの導入により、受注管理業務が劇的に効率化できます。今まで受注管理にかかっていた時間やコスト、人材を別のことに使うことができるため、生産性が向上し、収益増加につなげることが可能となります。

受注管理システムの導入を検討していて、フォーム作成から注文の管理まで一貫したい場合には、ぜひformrunを無料でお試しください。

formrun公式サイト

formLab編集部

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