営業管理とは?必要4項目と管理方法としておすすめのSFAを紹介

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営業効率の伸び悩みに頭を抱えていませんか。人員をこれ以上増やせないという中で営業成果を高めるためには、個々の営業効率を高めるしかありません。

しかし、一口に営業活動と言っても様々な側面があるため、どこからどのように管理すれば良いか頭を悩ませる人も多いです。

そこでこの記事では、営業管理に重要な4項目や管理手法を紹介します。さらに営業管理におすすめの営業管理システム(SFA)も紹介します。こちらを参考にチームの営業効率の最大化を目指してください。

営業管理とは?

営業管理とは、企業の目標達成のために適正な数値目標や行動目標を設定し、メンバーの行動プロセスを管理・マネジメントしながらチーム全体の営業成果を高めることをいいます。

営業スタッフの日々の行動管理が目的ではなく、あくまで会社としての売上目標達成のために、リソースや行動の最適化によって営業効率を高めていくという考え方です。

営業管理を行うことで、営業スタッフ一人当たりの営業効率を改善し、人員数を維持しながらでもより高い成果が期待できます。

また、情報共有を進めることで営業のナレッジが貯まりやすく、チーム・個人の成長につながりやすいことも大きな特徴です。

営業管理に必要な4項目

営業管理に必要な4項目

営業管理は闇雲にすべてを管理すればよいものではなく、次の4つの項目を重点的に管理するとより効率的に行うことができます。

  • ギャップ管理(目標管理)
  • 行動管理
  • 案件管理(顧客管理)
  • モチベーション管理

それぞれについて詳しく解説します。

ギャップ管理(目標管理)

ギャップ管理(目標管理)とは、目標に対しての進捗などを管理することを指します。

営業管理を徹底する場合、目標設定の段階からマネジメントすることが重要になります。

目標と実績に整合性がない場合、目標だけが独り歩きする状態となってしまい、乖離が生じたときに差分を埋める対策や努力が難しくなってしまうからです。

目標設定の際は、個別の売上を顧客や月次で細分化し、それぞれどれだけストレッチできるか決めていきます。

この際、上司や責任者などの管理者が目標を決定せず、各人と相談して納得できる目標を設定し、責任感を持たせるのがよいです。

具体的な目標となる指標は下記のようなものがあります。

  1. 個々の売上
  2. 受注単価
  3. 平均取引額など

予実管理や業績管理は月次や週次など定期的に行い、進捗状況について相談する機会を設けるようにしてください。

行動管理

行動管理とは、設定した目標に対しどんな行動を起こす予定か、または実際に行動しているかを管理することを指します。

目標に対して未達であれば、どうして目標に届かないか、今後どのような行動で目標に近付くことができるかなど、上司や責任者などの管理者が的確な指導、管理を行うことが重要です。

目標に届いていない場合だけでなく、目標進捗が良い場合についても行動管理が重要です。

どんな行動が目標達成に効果的だったかなどを振り返り、後学やチームの横展開につなげることで、チームの営業活動の効率化ができます。

具体的な指標としては、下記のものがあります。

  1. 営業アタック数
  2. 架電数
  3. メール送信数など

案件管理(顧客管理)

案件管理(顧客管理)とは、顧客情報や営業の進捗状況を管理することを指します。

案件管理を行うことで、顧客情報の確認作業などに費やす時間を短縮化できます。案件ごとに担当者や進捗を共有することで、営業活動の脱属人化を図ることができます。

また顧客の営業進捗状況をチーム内で共有することで、生産性を上げるためのチーム内の意見交換が活発にできるメリットもあります。

このため、案件管理を行う際は「可視化できるようにすること」「チームで共有できるようにしておくこと」の2点が重要となります。

下記のような項目を管理できると案件管理がしやすくなります。

  1. 担当者
  2. 進捗状況
  3. 受注確度
  4. 受注予定日
  5. 受注予定金額
  6. 営業担当者のコメントなど

モチベーション管理

営業スタッフのモチベーション管理も、営業管理に必要な項目の一つです。

営業成績とモチベーションは比例すると言われるくらいに、モチベーションは高いパフォーマンスにつながります。さらにチーム内のモチベーションが高ければ、チーム全体が活気づき、好循環を生むことができます。

モチベーション向上には「達成感」や「承認欲求」が重要です。

具体的には「一人で抱え込ませないようにする」「コミュニケーションをとる」「日報・週報をチェックする」などの方法がありますが、モチベーションが向上する要因は個人によって異なるため、メンバーの意欲が低下していないか目を見張ることが重要です。

営業管理の手法

いざ営業管理をしようと思っても、何を利用して始めたらいいかわからないという人も多いと思います。営業管理を効率的に行う方法として下記の2つの方法があります。

  • エクセルで営業管理する
  • 営業支援システム(SFA)で営業管理する

エクセルで営業管理する方法

手軽に営業管理を始める方法として、Excelを使って管理する方法があります。

エクセルのメリット

Excelを使うメリットとしては、Office365のライセンスさえあれば費用が掛からず、手軽に始められることです。

また自由にカスタマイズできるため、自社の状況に合わせて項目を追加することがしやすいこともメリットです。

営業管理に使えるExcelのテンプレートファイルはマイクロソフトのOfficeテンプレートにもあるほか、ネット上にも無料のテンプレートファイルが数多くあるため、自由に選ぶことができます。

https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/business#coreui-banner-9g1yuqn

エクセルのデメリット

ただし、Excelで営業管理する際は、ファイルが大きくなると作業効率が低下しやすくなるうえ、営業管理専用ではないため細かい管理が難しくなる場合があります。

この場合はExcelよりも次項で紹介する営業支援システム(SFA)が便利です。次項を参考にしてください。

営業支援システム(SFA)で営業管理する

営業支援システム(SFA)

営業管理システム(Sales Force Automation、SFA)とは、営業管理を可視化したり、顧客情報を共有したりすることで、営業効率を高めるためのツールです。

SFAのメリット

主な機能としては営業プロセスの管理や顧客との案件状況、個々の営業活動の成果と進捗など、営業管理に必要な項目を可視化・共有を行えます。

入力事項を簡単にまとめることができるため、個々の営業スタッフが資料化する手間を省けます。チーム内で簡単に情報を共有できるため、より顧客に応じて最適な提案がしやすくなります。

矢野経済研究所の調査では、2020年のCRM・SFAの導入率は約32.9%と、2014年と比べて20ポイントも上昇していることがわかっています。
(参考:https://www.yano.co.jp/press-release/show/press_id/2624

営業効率改善のために、各企業の営業管理システムの利用率が高まっています。

SFAのデメリット

SFAのデメリットは費用面と時間的なコストがかかることです。

SFAは無料のものは少なく、初期費用や月額費用がかかるものがほとんどです。またツールに慣れまでに時間もかかりやすく、導入直後は導入効果に対してコストが高くなりやすいです。

ただし、ツールに慣れてうまく使いこなせるようになれば、営業効率が上がり、SFAににかかる費用以上に収益を上げられます。使い方に慣れるまではある程度の時間が必要となります。

おすすめの営業管理ツール4選

ここでは、おすすめの営業管理ツールを4つ紹介します。

  • formrun
  • SalesForce SalesCloud
  • KnowledgeSuite
  • eセールスマネージャーRemixCloud

それぞれの特徴についてくわしく紹介します。

formrun(フォームラン)

formrun(フォームラン)

https://form.run/ja

formrunはフォームの作成から営業管理までをワンストップで行えることが特徴です。

メールやフォームを作成するための機能が備わったツールですが、簡易SFA・CRMとしての機能性も高く、質の高い顧客管理や行動管理を利用することができます。

基本となるフォーム作成機能は40種類以上のテンプレートからデザインを選択して、テキストを入力するだけで簡単にフォームを作成できます。

作成した資料請求や問い合わせフォーム機能をサイトに設置し、見込み客の育成、リードの獲得までを一貫して行うことができます。

また見込み客の状況を共有できるステータス管理機能により、顧客の確度を社内で共有し営業活動の効率化を図れます。さらにSlackやスプレッドシートなど様々な外部ツールと連携が可能で、顧客管理やデータ分析に役立てることができます。

メインはフォームやメール作成機能ですが、SFA機能としても充実しているため、マーケティングを効率化できることが大きな特徴となっています。

SalesForce SalesCloud

Sales-Cloud(セールスフォース)

https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/

SalesForce Sales Cloudは世界でNo1のシェアを誇るSFAです。

SFAとしての機能だけでなく、CRM(顧客管理システム)としての機能を併せ持ち、ツール一つで営業管理からサポート状況管理、マーケティングまで、営業に関するプロセスを一元管理できます。

さらにCRMにはAI(人工知能)を組み込み、営業プロセスに合わせて最適なマーケティングをカスタマイズすることができます。

世界だけでなく、日本においても使用率が高く、使用されている業種も幅広く、使い方などに困った際は簡単にネット上で調べることができます

KnowledgeSuite

Knowledge Suite

https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

Knowledge SuiteはSFAやCRMとしての機能だけでなく、問い合わせ管理や、集計・分析ツール、他システムとの連携など、複数の機能が使えるオールインワンサービスです。

操作や設定も簡単で、初めて使うメンバーでも定着までのハードルが低いメリットがあります。

またユーザー数無制限で、使った分だけ料金を支払う従量課金制となっていることも大きな特徴です。「必要な時に、必要な人数が、必要な分だけ利用する」使い方ができるので、アカウント制のSFAと比べて無駄なコストが発生しにくいです。

初期費用も0円で済むため、導入しやすいことも大きなメリットとなっています。

日本製のSFAであるため使い方に迷った時は、問い合わせがしやすいうえ、外国製SFAに比べて参考にできる日本語サイトの数が多いです。初めてSFAを導入する企業にもおすすめのSFAです。

eセールスマネージャーRemixCloud

eセールスマネージャー

https://www.e-sales.jp/

eセールスマネージャーRemixCloudは「営業支援」「顧客管理」「名刺・人脈管理」「情報共有」「マーケティング」など、さまざまな機能がありますが、とくに営業支援の機能性が高いツールです。

案件管理やスケジュール管理、日報管理や顧客情報管理など、上述した営業管理に必要な項目をカバーできる機能が付いています。

また業務報告や商談結果はワンクリックで報告ができるため、リアルタイムで実績がチーム内に共有されます。

eセールスマネージャーRemixCloudの定着率は95%と非常に高く、導入から環境構築や操作説明、アフターケアまで手厚いサポートを受けられることが特徴です。

営業管理で気をつけるポイント

ここまで営業管理の必要項目や営業管理にお勧めのツールを紹介しましたが、最後に営業管理を行ううえでの注意点を紹介します。営業管理を行う際は下記のポイントに注意してください。

  • 管理者はマネジメントを学ぶ
  • 事前にメンバーに意図と目的を説明する
  • 営業スキルとマネジメントスキルを混同しない
  • ワークフローを作成し共有する

管理者はマネジメントを学ぶ

管理者は営業管理システムに頼るのではなく、自身もマネジメントスキルを高めて有効活用するように心がけてください。

営業管理ツールはそれひとつで完結するものではなく、ツールをもとに管理者と営業チームが連携を強化するためのものです。

チームの成果を発揮するためにはマネジメントスキルが必須となるため、メンバーとの信頼関係構築やサポートに努めるようにしましょう。

事前にメンバーに意図と目的を説明する

営業管理を始める前にメンバーに、営業管理を行う意図や目的を十分に説明するようにしてください。

目的への理解がないと、ただ管理されることが窮屈に感じられてしまい、かえってメンバーのモチベーションが下がるきっかけになってしまう恐れがあるからです。

営業管理を始める際は、「最終的な目標達成のためにチーム一丸で取り組む必要があり、そのために営業管理で成果を最大化させる」という目的をはっきり伝え、チームの意識の方向性を揃えられるように配慮してください。

営業スキルとマネジメントスキルを混同しない

トップセールスを管理職候補として昇格させるケースが多いですが、必ず営業スキルとマネジメントスキルは別軸で測るのがよいです。

営業と管理職は異なる能力が必要で、営業成果が高いからと言って、マネジメントスキルが高いとは限らないからです。

具体的にマネジメントは、「環境整備」「目標設定」「部下の評価」」「改善策・方針策定」など、営業スタッフ時代とは異なるスキルが求められるようになります。

トップセールスが、管理職としても素晴らしい能力を発揮するとは限らないので、個別にマネジメント研修を実施するなどして、マネジメント能力を養えるような環境を整備するよう心がけるのがよいでしょう。

ただし、営業経験が豊富なスタッフは助言できる引き出しや問題解決力が高い傾向にあり、営業経験をマネジメントに生かしやすい側面もあります。トップセールスは管理職としても活躍する可能性が高いため、マネジメントスキルを円滑に修得できるよう会社としてサポートしてください。

ワークフローを作成し共有する

営業活動のワークフローをまとめて、営業活動のひとつひとつのタスクを整理できるようにするのがよいです。

スタッフ間の業務の認識齟齬を減らすことができるほか、タスクの優先度の見直しも行うことができ、より営業活動の効率化につなげられるからです。

行わなくても問題ないような不要な業務が見つかった場合は、省いてしまうこともできます。

さらに新人教育への活用や属人化の予防にもつながるため、営業活動のワークフローを作成するようにして下さい。

SFAは営業管理以外にも利用できる

ここまで営業管理について解説しました。記事をまとめると下記の通りとなります。

  1. 営業管理は「ギャップ管理」「行動管理」「案件管理」「モチベーション管理」の4項目を重視する
  2. Excelで管理する方法もあるが、営業管理システムの導入がおすすめ
  3. 営業管理システムは他ツールとの組み合わせで、総合的なマーケティングができるものを選ぶ

営業管理システムは、多機能性のものを選んだり、他システムと連携したりすることで、営業管理だけでなく総合的なマーケティングが可能になります。

中でも紹介したformrunは、フォーム作成機能のほかSFAとしての機能性が高いうえ、外部ツールとの連携にも強みがあります。効率的なマーケティングにつながるため、営業効率を高めたいときに導入する営業管理ツールにおすすめです。