注文確認メールに書く内容とは？注意すべき4つのポイントを例文テンプレート付きで解説

注文確認メールは、商品・サービスを購入した顧客に対して配信するメールで、顧客に注文状況や注文内容、問い合わせ先などを知らせるためにも欠かせないメールです。

しっかりと丁寧な言葉使いや内容を含めることで、顧客は内容を理解しやすくなるだけでなく、信頼感を覚えるようになります。ただ、注文確認メールに書く内容や作成する際に注意すべき言葉使いや配信頻度などを理解していない方も少なくありません。

注文確認メールを正しく作成し顧客満足度を向上させるためには、欠かせない情報です。

そこで今回は、注文確認メールに書く内容や注意すべきポイントなどを例文テンプレート付きで解説します。

また、フォーム作成が簡単にできる「formrun」は、注文確認メールの自動返信・管理におすすめです。

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注文確認メールに含むべき5つの内容

注文確認メールに含むべき5つの内容は、主に以下の通りです。

• 件名
• 配送先・顧客の氏名
• 注文内容・配送状況
• お礼の言葉
• 問い合わせ先情報

それぞれ解説します。

件名

注文確認メールで最初に含むべき内容は件名です。

件名は、どのようなメールなのか受信者が一目で理解できるようにする役割があるため、注文確認メールを送る場合は欠かさずに含めます。

例えば、「ご注文ありがとうございます。」「ご注文キャンセルについて」などの簡潔ですぐに理解できる件名を含めることが大切です。また、はっきりとメールが理解できる件名にすれば、受信者がスパムや迷惑メールだと誤解するリスクも減少します。

配送先・顧客の氏名

注文確認メールには、配送先と顧客の氏名も忘れずに含めることが大切です。

主に、顧客の名前・配送先情報・電話番号・メールアドレスなどの注文時に顧客が入力した情報をメール本文に含めます。

しっかりと配送先・顧客の氏名を記入すると、顧客情報の入力ミスや誤りがある場合に気付いてもらえます。また、間違って送信されたメールでないことを顧客は判断できるようになるため、必要な内容です。

そのため、注文確認メールを送信する際は、配送先・顧客の氏名を忘れずに記載しておきましょう。

注文内容・配送状況

注文内容では、注文した商品の名前・型番・注文番号・購入数・価格などの記載をします。

しっかりと商品の詳細情報を記載しておくことで、顧客が誤って商品を購入していないか判断してもらえます。さらに、注文内容に加えて配送状況を記載すると、現在どこに購入した商品があるのか把握できるため、顧客を安心させることが可能です。

配送状況を記載する際は、現在地に加えて配送業者やトラッキング番号なども記載しておくことがおすすめです。

お礼の言葉

お礼の言葉では、顧客が自社サイトや自社商品・サービスを選んでくれたことに対するお礼の言葉を伝えます。

例えば、「〇〇をご注文していただきありがとうございました」「弊社の〇〇を選んでいただきありがとうございます」などの言葉が代表的です。

一言でもお礼の言葉を注文確認メールに添えることで、顧客からの印象が高くなるため、記載しておくことがおすすめです。また、注文メールに丁寧なお礼や言葉を添えることで、顧客満足度の向上も期待できます。

問い合わせ先情報

問い合わせ先情報に関する記載も注文確認メールに含むべき内容の1つです。

問い合わせ先には、主に以下の情報を記載します。

顧客が疑問や不安を覚えた際にすぐに問い合わせができる状態にしておくことで、信頼されやすくなります。また、問い合わせ先情報に加えて対応可能時間を記載しておくとより親切な注文確認メールになるため、記載しておくことがおすすめです。

注文確認メールを書く際におすすめの例文・テンプレート3選

注文確認メールを書く際におすすめの例文・テンプレートは、主に以下の通りです。

• 注文完了した際におすすめの例文・テンプレート
• 配送遅延によるお詫びをする際におすすめの例文・テンプレート
• 注文キャンセルメールでおすすめの例文・テンプレート

それぞれ解説します。

▼作成した例文をformrunの自動返信メールでまとめて送信する方法について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

注文完了した際におすすめの例文・テンプレート

注文完了した際におすすめの例文・テンプレートは、主に以下の通りです。

この例文では、注文内容や金額、問い合わせ先、顧客情報などをわかりやすく記載しています。また、件名は一言でわかりやすい内容になっているため、本文を読む前の段階からすぐに誰のどのようなメールなのか理解が可能です。

▼formrunの商品注文フォームについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください

配送遅延によるお詫びをする際におすすめの例文・テンプレート

配送遅延によるお詫びをする際におすすめの例文・テンプレートは、主に以下の通りです。

配送遅延に関するお詫びをする際は、件名でもはっきりとお詫びをする旨を記載し、本文ではお詫びに加えて遅延する理由を記載しています。また、この際に問い合わせ先情報に加えて注文内容を記載し、どの商品が遅延しているのか記載するのも大切です。

注文キャンセルメールでおすすめの例文・テンプレート

注文キャンセルメールでおすすめの例文・テンプレートは、主に以下の通りです。

キャンセルした旨を件名とメールで伝えることとキャンセルした注文内容の記載を詳細にしているのが特徴的です。

顧客の中には、複数の注文を同時にしている方もいるため、しっかりと注文内容を記載してどの商品に関するメールか明確するのが大切です。

正確に記載すると、顧客と業者との間での認識のズレをなくすことができます。

注文確認メールで信頼やリピーターを獲得するための4つのポイント

注文確認メールで信頼やリピーターを獲得するための4つのポイントは、主に以下の通りです。

• 注文確認メールを配信するタイミングを理解する
• デバイスごとに表示が変化しないようにする
• クーポンやキャンペーン情報などの付加価値を提供する
• 資料を送る際はPDF形式で添付する

それぞれ解説します。

注文確認メールを配信するタイミングを理解する

注文確認メールで信頼やリピーターを獲得するためには、メールを配信するタイミングを理解しておくことが大切です。

注文確認メールは、主に以下のタイミングでの配信がおすすめです。

注文確認メールを以上のタイミングで配送すると、顧客は現状や配送後のアフターケアなどを把握できるため、安心しやすくなります。ただ、配信頻度が高くなると迷惑に感じる方も多くなるため、注意が必要です。

デバイスごとに表示が変化しないようにする

デバイスごとに表示が変化しないように対策しておくことも大切なポイントです。

メール本文やフォーマット、テンプレートなどをパソコンから作成する場合、スマートフォンからでは見にくく表示される場合があります。さらに、文字化けや文字、印の被りなどが起きて、メールが読めなくなるリスクもあります。

そのため、どのデバイスからでも問題なく表示されるメールになるように確認しながら作成しましょう。特に、スマートフォンからメールを確認する方は多いため、スマートフォンでの表示を意識しておくことが大切です。

クーポンやキャンペーン情報などの付加価値を提供する

注文確認メールにクーポンやキャンペーン情報などの付加価値を提供すると、リピーターを獲得しやすくなります。

商品を注文してくれたお礼として次回使える割引きクーポンの付与や今後のキャンペーン情報を記載すると顧客から喜ばれやすくなるため、おすすめの方法です。さらに、クーポンやキャンペーンをきっかけに次回も自社を利用してくれる確率が向上します。

その結果、顧客の中には自社のリピーターとして何度も利用してくれる方も現れるため、結果的に自社の顧客獲得にもつながります。

資料を送る際はPDF形式で添付する

注文確認メールで資料を送る際は、PDF形式で送付するのが大切なポイントです。

例えば、注文した商品の詳細情報や領収書などをファイルで添付するメールの場合、PDF形式で送付すればWordやExcelよりも容量が小さく、保存の負担も少なく済みます。さらに、特定のツールや環境がなくてもファイルを開けるため、ほとんど手間がかかりません。

メール本文が丁寧に記載されていても、添付ファイルの開封や保存で手間や負担がかかる場合、クレームを受ける可能性もあるため、注意が必要です。

注文確認メールに関するよくある質問

申請フォームに関するよくある質問を整理しました。

詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。

「注文お願いします」は注文確認メールで使う言葉として適していますか？

注文確認メールで「注文お願いします」は適切な言葉なため、使っても問題ありません。

例えば、「〇〇をご希望の方は〇〇の注文お願いします」などの使い方ができるため、必要に応じて使ってみることがおすすめです。また、言い換えとして「ご希望をお伺いします」「注文をお願い申し上げます」などの言葉も適切なため、適している場合に使ってみてください。

顧客に対して丁寧な印象を与えられれば信頼や満足度の向上にもなるため、意識して使ってみましょう。

注文確認メールを再送する際の注意点はありますか？

注文確認メールを再送する際は、スパムや迷惑メールだと誤解されないように注意が必要です。

すでに顧客に注文確認メールが届いている場合、何度も同じ内容のメールが配信されてしまいます。同じ内容のメールが複数回配信されることで、スパムや迷惑メールだと判断され未開封のまま削除されるリスクが高くなるため、注意が必要です。

そのため、再送する際は配信するタイミングや頻度を考慮して、相手の迷惑にならないようにしましょう。

注文確認メールの配信は外国人への配慮して英語記載もしたほうがいいですか？

注文確認メールを外国人に配慮して英語表記にすると丁寧な印象を与えられます。ただ、必ずしも英語圏の方ではないため、英語でも理解できない可能性があります。

さらに、日本に住んでいる外国人であれば、ある程度の日本語は理解できる場合が多いため、日本語のメールでも十分に読んでもらうことが可能です。

そのため、外国人へ配慮する場合は英語表記に加えて、丁寧な日本語や漢字のふりがなを添えたメールにするようにしましょう。

注文確認メールの自動返信・管理ができるフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！

注文確認メールの自動返信・管理ができるフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。

• 豊富なメール機能
• テンプレートが豊富
• ファイル添付がおこなえる

それぞれ解説します。

豊富なメール機能

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1．自動メール返信
フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信することができます。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載することで迷わず対応を進めることもできます。

2．個別メール機能
フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信することができます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用することで対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。

3.　一斉メール配信
フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入することが可能です。

フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

▼formrunの豊富なメール機能について詳細はこちらからご確認ください

テンプレートが豊富

formrun（フォームラン）は、120種類以上のテンプレートが用意されています。

注文フォームで使えるテンプレートは16種類あり、主に商品オーダー詳細入力フォーム、注文販売エントリーフォーム、決済・お支払いフォームなど用途に合わせたテンプレートが選べます。

formrunのテンプレートはそのまま利用できるリッチな見た目で、用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されているため、設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成可能です。

テンプレートの設問に項目の追加・削除・順番の変更等もワンクリックで簡単に修正できます。また、決済機能付きのフォームも作成できるため、請求管理の手間を削減できます。

ぜひformrunのテンプレートを使用して高クオリティな注文確認フォームを作成してみてください。

▼formrunのテンプレート一覧はこちらからご確認ください

ファイル添付がおこなえる

formrun（フォームラン）を利用すればフォームに記入する際に、画像や資料などのデータを一緒にアップロードすることが可能です。

「写真・PDFの情報もまとめて送ってほしい」「紙のやりとりをデジタル化したい」といった場合にとても便利な機能となっています。特にお問い合わせフォームや会員登録フォーム、採用フォームなどで幅広く活用されています。

回答の際にフォームの入力者は、ログイン不要でどなたでもファイルをアップロード可能です。さらにアクセス制限がかかったりアカウント作成を求めたりなどがないため、入力者にとって余計な制限はかかりません。

▼無料でお試しもできるので、ぜひ一度お試しください。

注文確認メールの自動返信・管理をするなら「formrun」がおすすめ

注文確認メールは、顧客が自社の商品・サービスを注文した際に入力した情報に誤りや不備がないか確認するために大切です。さらに、配送状況や遅延状況とその理由などを知らせるためにも欠かせないメールです。

問い合わせ先や言葉使い、デザインなどを意識してメールを作成すると、顧客満足度や信頼度の向上も期待できます。反対に、メールの複数配信や誤字脱字の多いメール文では、迷惑や不便を覚えて開封されなくなるリスクが高くなります。

そのため、注文確認メールを作成する際は、例文を適切に活用して商品・サービス、確認内容ごとに適切な言葉や内容を含むようにしましょう。

また、フォーム作成が簡単にできる「formrun」は、注文確認メールの自動返信・管理におすすめです。

▼無料でお試しもできるので、ぜひ一度お試しください

formLab編集部

formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。

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