【プロ解説】無料で使えるCRMツール完全ガイド – 比較と導入事例、おすすめ活用法

CRMツールを導入することで、顧客情報の細やかな管理やダッシュボードを活用したデータ分析ができます。

本記事は、既存の仕組みでは顧客管理や分析を困難に感じていても、どのCRMツールを選ぶべきか迷っている方に向けた内容です。

CRMツールを選ぶ際のポイントも紹介するので参考にしてください。

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CRMとは？機能をわかりやすく紹介

CRM（Customer Relationship Management）は顧客情報をまとめて管理することを意味する用語です。

企業が顧客との関係を効果的に管理・強化するための戦略やツールを指し、CRMシステムを活用することで、顧客情報の一元管理、顧客とのコミュニケーションの最適化、販売機会を最大化することが可能になります。

CRM(ツール)に搭載されている主な機能は、以下の4つです。

CRMの機能①顧客情報管理

顧客情報管理とは、クライアントの名前や連絡先、勤め先などの基本的な情報に加えて、取引の日程や商談の日時などを管理する機能です。

自社サービスのユーザー情報を収集・集約することで、データ管理部門の業務を簡略化でき、成約後の顧客の状況を管理して、継続契約を目指したり、顧客の満足度を高めるために役立ちます。

集約したデータを、リアルタイムで分析する機能を搭載しているツールが多いため、見込み顧客へのアプローチや再営業を効率的に支援することができます。

CRMの機能②お問合せ内容の管理

コールセンターやお問合せフォームで生じたユーザーとのやり取りを管理する機能です。

過去の履歴にさかのぼり担当者や対応経緯などを詳しく確認できるため、属人化を防ぐことができ、トラブルが生じた際に迅速な措置が可能です。

情報の共有が社内全体でしやすいか、管理画面を操作しやすいかなどを基準にツール選択をしましょう。

CRMの機能③営業サポート

商談内容の記録・進捗状況やメール配信業務など、営業に欠かせないアプローチのサポートをする機能です。

最適な顧客情報管理と社内共有をすることで、顧客との信頼性を深められます。顧客と自社のつながりを長期的なものにするために欠かせない機能の一つです。

CRMの機能④マーケティング分析

収集したデータから表やグラフなどを作成し、可視化することができる機能です。

顧客の購買履歴や所属・営業とのやり取りなどの情報を生かして、ニーズに沿ったアプローチの実施が可能になります。

さらに複数の部署で顧客情報や経営目標の共有し合うことで、組織内のコミュニケーションの活性化が見込めます。

無料版と有料版のCRMの違い

CRM（顧客関係管理）ツールには無料版と有料版があり、それぞれにメリット、デメリットがあります。ここではCRMを選ぶときの注意点とともにそれぞれの特徴を解説していきます。

無料版の特徴

メリット

• コスト削減：無料で利用できるCRMの最大のメリットが初期導入費用がかからないところです。特に、資金に余裕のないスタートアップや小規模事業者にとって導入する際に大きな決め手になるでしょう。

デメリット

• 機能制限：無料版では利用人数や、データに制限があることが多いです。これらの制限は、使い慣れた頃にデータの上限に達してしまい利用不可になる可能性があります。
• サポート不足：導入時や運用時のサポートが乏しいことが多く、トラブル発生時の対応が困難な場合が多いです。そのため、技術的な問題が発生した場合、自力での解決が求められます。
• 隠れコスト：無料版を運用し続けることで、追加機能やサポートを購入する必要が生じ、結果的に高額な費用がかかる場合があります。

有料版の特徴

メリット

• 機能豊富：有料版ではやはりユーザー数や登録可能な顧客数の制限が緩和されるので、安心して利用することができます。さらに、高度な分析機能や強力なセキュリティ対策が提供されるため、より効果的に顧客管理を行うことができます。
• 手厚いサポート：導入時や運用中に手厚いサポートを受けられるため、トラブルが発生しても迅速に対応できます。専任のサポートチームが企業の運用を支援し、安心してシステムを活用することができます。
• 高度なカスタマイズ：有料版では、企業のニーズに合わせた高度なカスタマイズが可能です。これにより、業務効率を最大化し、顧客管理の質を向上させることができます。
• 無料トライアル：有料版のCRMを検討する際に、日数限定の無料お試し期間を活用することで、システムが自社にあっているかどうか、どんなツールが合うのかを事前に確認することができます。

デメリット

• 費用発生：やはり初期費用やランニングコストがかかります。導入前に費用対効果をしっかりと検討し、予算を確保する必要があります。長期的な投資としての計画を立てることも重要です。

CRMツール利用するときの注意点

• オープンソースCRMを利用する場合：無料でカスタマイズが可能ですが、導入や運用には専門知識が必要です。特定のサポートを受けられないため、システム構築やセキュリティ対策を自社で行う必要があり、技術力が必要なため、利用する場合は十分な準備が必要です。
  
  オープンソースCRMについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
  >> オープンソースのCRMツールとは？おすすめツール5つと選び方を解説

• 無料トライアルを行う場合：多くのCRMは一定期間無料で試用できるトライアル版を提供していますが、期間が限定されており、すべての機能を試せない場合もあります。トライアル期間内にQ&AやHPを読み込みながらシステムの全体像を把握し、自社に適合するかを見極めることが重要です。
  

無料CRMツール6選！一覧比較表

今回の記事で紹介する、6種類の代表的なCRMツールを下記の一覧表にまとめています。

ツールごとに、「ツールの性能を活かしやすい部門」「費用」「サポート体制」の項目に合わせて記載しています。

1.フォーム作成もできる多機能型ツール：formrun（フォームラン）

【特徴】
・収集したデータを可視化して分析
・外部ツールと連携可能
・120種類以上のテンプレートを使える

formrunは弊社、「株式会社ベーシック」が提供する多機能性のWebフォーム制作ツールです。

formrunはほかのCRMに比べ操作が簡単で初心者向けで、チームでの利用を想定している場合他のツールに比べて安価に導入することができるので、他のCRMを導入する前にお試しするのがおすすめです。

フォーム作成機能をメインとしつつ、ユーザー情報の管理や分析ができるマーケティング機能や、問い合わせの数や対応状況のデータから各ユーザーアプローチができるので、メルマガ配信などの問い合わせ向上を目指すマーケティング施策を行いたい方におすすめです。

SlackやGoogleスプレットシートをはじめとしたツールとの連携できるため、データ移行の手間などが生じません。

【料金】
プロフェッショナルプラン：月額25,800円/ユーザー
スタータープラン：月額12,980円/ユーザー
ビギナープラン：月額3,880円/ユーザー
フリープラン：無料
※無料トライアルあり

2.世界15万以上の企業が導入：Sales Cloud（セールスクラウド）

【特徴】
・顧客の行動履歴を商談に活かせる
・企業規模問わず利用可能

Salesforceが提供する顧客管理ツール Sales Cloud。

見込み顧客が広告をクリックしたときから商談成立まで、一連の行動を追跡できます。

顧客とのやり取りの内容や取引先に関する社内のディスカッションも登録できるため、顧客にとって最適なアプローチの実施が可能です。

案件の進捗状況をチーム内で共有しやすいため、顧客数や人員数が多い大企業やグローバル企業におすすめのCRMです。

【料金】
月額：3,000 円〜
※無料トライアルあり

3.スマホで情報の閲覧が可能：Zoho CRM（ゾーホー シーアールエム）

【特徴】
・外出先や商談前に顧客情報を把握できる
・ドラック&ドロップの簡単操作が可能

Zoho CRMはZoho corporationが提供しています。世界の25万以上もの企業が導入しているCRMです。

顧客管理は、「見込み客の管理」「連絡先、取引先の管理」「商談管理」「顧客管理の効率化」の4機能を搭載。
モバイルアプリに対応しているため、外出先で商談の情報や顧客とのやり取りを確認できます。

ダッシュボードデザインやデータの設定は、ドラッグ＆ドロップで直感的に実施可能です。

【料金】
月額：1,680円〜(1ユーザー)

4.名刺をデジタル管理で営業効率化：Knowledge Suite（ナレッジスイート）

【特徴】
・スマホやタブレットに対応
・毎月のデータ容量で決まる料金形態

Knowledge Suiteは、日本のナレッジスイート株式会社が提供しています。
CRMの機能に加えて、グループウエアやSFAなどが付いた、多機能型ツールです。

名刺のオンライン交換や、紙の名刺のデータをツールに保存・活用する機能があるため、容易に情報の統一ができます。

スマートフォンやタブレットで、社外でも顧客情報を確認できる点もメリットの一つです。

料金は、使った容量の分だけ課金されるため、繁忙期と閑散期の差が大きな企業向けのツールです。

【料金】
月額：10,000円〜

5.無料版から導入できる：HubSpot CRM（ハブスポット シーアールエム）

【特徴】
・有料版への切り替えでMA・SFA機能を追加可能
・世界で3万社以上が利用

HubSpot CRMは、HubSpot社が提供しているツールです。

レポート機能や取引のトラッキングなど、CRMの基本機能を無料で使えます。
顧客情報を一元管理・社内共有することで、円滑な営業アプローチを実施できます。

有料版へ切り替えると、MAやSFAツールの機能追加が可能です。

まずは無料で、CRMツールを使ってみたい方に活用してほしい製品です。

【料金】
月額：5,999円〜

6.必要な機能をアプリで導入：kintone（キントーン）

【特徴】
・CRMツールをアプリとして開発可能
・90種類以上のサービスと連携できる

kintoneは、日本のサイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスです。自社業務に合わせたアプリの開発ができます。

カスタマイズ性が高く、ほしい機能を比較的自由に作成できるため、多くの部門が連携する企業におすすめのサービスです。

メールの一元管理ができる「メールワイズ」を連携させることで、CRMツールとして利用が可能です。メール履歴を顧客管理アプリに登録して、メール配信などを実施できます。

【料金】
月額1,500円(1ユーザー)〜

CRMツールを選ぶポイント3選

CRMツールを選ぶときに重視すべきポイントは、以下の3つです。

1. ツールで何ができるか（利用シーンや機能）
2. ツールの導入・運用コストはいくらか
3. ツールのサポート体制はどうなっているか

以下でそれぞれのポイントを紹介します。

1.ツールで何ができるか（利用シーンや機能）

ツールを選ぶ際は、CRMツールを導入して何を解決したいかを最初に明確にしましょう。

提供している企業によってツールの機能や特徴は異なるので、自社の課題解決に役立つものを選定することが重要です。

例えば、既存顧客の契約期間を持続させたい場合は、顧客管理機能に強いもの、ECサイトの強化を図りたい場合は、注文情報をデータ統合に優れたCRMを選択しましょう。

自社やチームが「何を解決したいか」を明確にすることで、最適なツール選びができます。

2.ツールの導入・運用コストはいくらか

CRMツールの導入や運用にかかるコストは、ツール選択の判断基準の一つです。

導入を開始するまでより、運用を始めた後の方が長期間に及ぶため、思った以上に費用がかさむことがあります。それが原因で現場での活用に行き詰ったり、思ったような効果が出ない状況に陥ったりしないように気をつけましょう。

想定される利用シーンに合わせて、「機能を絞って安価な製品を利用する」「費用はかさむが多機能なものを選択する」などのコストパフォーマンスを重視してください。

3.ツールのサポート体制はどうなっているか

サポート体制の充実具合もツール選定の重要なポイントです。

サポートの種類は、メールや電話での問い合わせ対応・FAQサイトの提供・ツール利用のためのセミナーなどさまざまです。

イレギュラー時の対応を想定して、問い合わせ対応の受付や内容が手厚いツールを選ぶと容易でしょう。

上記の3点を意識することで、自社にとって使いやすいCRMツールを選定できます。

多機能だから・安いからではなく、自社に必要な機能が付いている・費用対効果が高いなどの視点を持って判断することが大切です。

CRMツールとMA・SFAツールの違いとは？

CRMツールと似ているツールに、「MAツール(マーケティングオートメーション)」と「SFAツール(セールスフォースオートメーション)」があります。

CRMツール

CRMツールは、顧客と自社の結びつきを強めるための活動支援を重視しています。

顧客の行動履歴(問い合わせ内容・契約内容など)を収集・管理することで、カスタマーサービスの質を向上させることが可能です。

MAツール

MAツールは、マーケティング業務をスムーズに実施するための支援機能に特化しています。

メール配信やSNSマーケティングなど、さまざまなマーケティング業務を自動化して、高い費用対効果で見込み顧客の獲得を目指すことが可能です。

SFAツール

SFAツールは、営業業務の支援を重視したものです。

顧客の契約情報の管理・見積もり作成・データを活用した販売予測の分析などの機能を使い、営業部門の生産性を高められます。

それぞれ特化しているところは違いますが、すべてのツールが、業務の自動化や効率化を計りつつ、顧客の満足度を高めることを目的としています。

自社はどのような目的でツールを導入したいのかを明確に洗い出すことで、最適なツールの判別が可能です。

使いやすいCRMツールなら「formrun」が最適！

CRMツールは、顧客管理や営業活動の生産性向上に役立ちます。

選定の際重要なのは、自社に合った機能と費用で運用できるかです。

今回紹介した選定ポイントを押さえつつ、最適なツールの導入・運用をしてください。

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formLab編集部

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