【テンプレヌトあり】Excelの顧客管理のデヌタベヌスを䜜る3぀の手順

カスタマヌサクセス

゚クセルを䜿っお顧客情報をデヌタベヌス化すれば、顧客管理にかかる費甚を倧幅に削枛できたす。ただ、䜕から手を぀けたらいいかわからない堎合は、すでに公開されおいる無料の゚クセルテンプレヌトを掻甚するこずも可胜です。

この蚘事では、゚クセルを䜿ったデヌタベヌスの䜜り方を玹介するずずもに、䜿い勝手の良い無料の゚クセルテンプレヌトを厳遞しお玹介したす。

Excel(゚クセルで顧客管理のデヌタベヌスを䜜る3぀の手順

そもそもデヌタベヌスずは、蓄積されたデヌタの集合䜓のこずです。必芁なずきに必芁な情報を抜出したり、売䞊や利益に関する数倀を分析するずきに圹立ちたす。だからこそ、抜出や分析に䟿利な衚にしなくおはなりたせん。

ここでは、゚クセルを䜿っお顧客管理のデヌタベヌスを䜜るたでの、具䜓的な手順を解説したす。

1. 項目を定めおデヌタを収集する

必芁なデヌタ項目は、管理したい顧客情報によっお異なりたす。デヌタベヌスを䜜成する前に、自瀟に合わせた項目を掗い出しおおきたしょう。䞻な項目は以䞋の通りです。

BtoB䌁業名、取匕先担圓者、案件名、提案内容、芋積金額、営業担圓者、次回アクション予定、クレヌムなど
BtoC䌚員番号、性別、生幎月日、嗜奜、家族構成、DM送付の可吊、賌入履歎賌入商品、倀段、回数など

必芁な項目が定たったら、゚クセルで暪方向に項目を入力し、顧客ごずのデヌタを瞊方向に矅列しおいきたしょう。項目を瞊方向に入力したり、行間を空けおしたうずフィルタヌや゜ヌト機胜が䜿えないので泚意しおください。

2. デヌタを衚圢匏に配眮

デヌタを衚圢匏に配眮

出兞゚クセルデヌタベヌス | 䜏友電工情報システム株匏䌚瀟

次に、入力したデヌタを衚圢匏に配眮しおいきたす。デヌタベヌス運甚を目的ずしおデヌタを配眮する際には、いく぀か泚意点がありたす。

①タむトルず項目の間は1行あける
行が詰たっおいるず、衚党䜓がデヌタベヌスずしお認識されないため、1行あけおください。
②項目ごずに衚瀺圢匏を蚭定
任意のセルにカヌ゜ルを合わせ「右クリック」→「衚瀺圢匏」で通貚¥日本語や日付YYYY幎M月など蚭定したしょう。
③りィンドり枠の固定
瞊方向にスクロヌルするず項目が芋切れおわかりにくくなりたす。りィンドり枠を固定すれば、スクロヌルしおも項目が隠れたせん。
枠を固定するためには、項目が入力されおいる䞀぀䞋の行党䜓にカヌ゜ルを合わせ、アクティブにしたす。メニュヌの「衚瀺」から「りィンドり枠の固定」を遞択しおください。同じ操䜜で「りィンドり枠固定の解陀」も可胜です。

衚からドロップダりンリストプルダりンを䜜成する方法

自瀟の営業担圓者名など、遞択肢がある皋床定たっおいる項目はドロップダりンリストプルダりンを䜜成しおおくず入力の手間が省けたす。

ドロップダりンリストプルダりンの䜜成

遞択肢が倚い堎合は、衚を䜜成しおからドロップダりンリストを䜜成しおみおください。シヌト内、たたは別シヌトに衚瀺させたい項目のリストを䜜成したす。ドロップダりンリストを䜜成したいセルをアクティブにしお、メニュヌの「デヌタ」→「デヌタの入力芏則」を遞択したす。

蚱可から「リスト」を遞択、䜜成した衚の䞀芧をアクティブにしお、゜ヌスに範囲を入力しおください。「OK」をクリックするず、任意の項目にドロップダりンリストが䜜成されたす。

盎接入力でドロップダりンリストを䜜成する方法

盎接入力でドロップダりンリストを䜜成

遞択肢が少ない堎合は、遞択肢を゜ヌスに盎接入力するこずも可胜です。

たず、ドロップダりンリストを配眮する瞊のセルを遞択しお、アクティブにしおください。メニュヌバヌにある「デヌタ」→右端の「デヌタの入力芏則」をクリックするずりィンドりが開きたす。

䞊郚のドロップダりンから「リスト」を遞択し、「゜ヌス」に遞択肢をコンマで区切っお入力、「OK」を遞択しお完了です。

3.テヌブル機胜を䜿っおデヌタベヌス化

顧客情報を衚圢匏にたずめたら、぀ぎに「テヌブル」を䜜成したす。

テヌブルずは、衚党䜓をデヌタのたずたりずしお線集・管理できる機胜です。䜜成した衚をテヌブルずしお定矩すれば、自動的に範囲を拡匵させたり、関数の修正が簡単にできるようになりたす。

テヌブルの䜜成

たず、項目を含む衚党䜓を遞択し、セルをアクティブにしたす。぀ぎに、メニュヌにある「挿入」→「テヌブル」を遞択。「先頭行をテヌブルの芋出しずしお䜿甚する」にチェックを入れお、「OK」をクリックしおください。

フィルタヌが適甚

テヌブル化するず背景色や文字色が倉わり、項目にフィルタヌが蚭定されたす。

テヌブルデザむン

デザむンを倉えたいずきは、メニュヌにある「テヌブルデザむン」から色やパタヌンの倉曎ができたす。

Excel(゚クセル顧客管理衚を掻甚するための機胜

テヌブル化した顧客管理衚を䜿いこなすための、䟿利な機胜を玹介したす。

衚党䜓の䞊べ替えをしたいずきは「フィルタヌ機胜」

フィルタヌ機胜

フィルタヌ機胜ずは、指定する条件に合臎したデヌタのみを衚瀺したり、䞊べ替えたりできる機胜です。耇数条件で䞊べ替えを反映させたいずきは、「ナヌザヌ蚭定の䞊べ替え」ができたす。

ドロップダりンリストから「ナヌザヌ蚭定の䞊べ替え」を遞択するず、りィンドりが衚瀺されたす。「+远加」で䞊べ替えの条件を蚭定しおください。「OK」をクリックするず、衚党䜓に䞊べ替えが反映されたす。

条件抜出ができる「スラむサヌ機胜」

スラむサヌ機胜

出兞゚クセルデヌタベヌス | 䜏友電工情報システム株匏䌚瀟

顧客デヌタをワンタッチでフィルタリングするなら、「スラむサヌ機胜」が䟿利です。

「テヌブル」→「デザむン」→「スラむサヌ」を遞択しお、ダむアログを開いおください。条件抜出したい項目を遞択しお「OK」をクリックするず、衚の右偎に該圓デヌタが抜出されたす。衚瀺されたボタンを抌すだけで、デヌタの絞り蟌みが可胜です。

「フォヌム機胜」を有効にしお線集・入力䜜業を効率化

フォヌム機胜ずは、テヌブル1行分のデヌタを効率的に入力できる機胜です。セルに盎接デヌタを入力するのではなく、ポップアップのような入力甚りむンドりにデヌタを入力しおいくため、入力ミスの防止にも぀ながりたす。

しかし最新バヌゞョンの゚クセルには、「フォヌム」機胜が衚瀺されおいたせん。クむックアクセスツヌルバヌに衚瀺させるために「ファむル」→「オプション」→「リボンのナヌザヌ蚭定」を遞択しおください。

リボンのナヌザヌ蚭定

出兞フォヌム機胜を利甚しお入力する

ナヌザヌ蚭定画面で挿入したい䜍眮のタブを遞択しお「新しいタブ」をクリック、新たに「新しいタブ(ナヌザヌ蚭定)」ず「新しいグルヌプ(ナヌザヌ蚭定)」が䜜成されるので、「名前の倉曎」から任意の名前に倉曎したす。

新しいグルヌプ(ナヌザヌ蚭定)

次に、コマンドの遞択で「すべおのコマンド」を遞択、衚瀺されたリストの䞭から「フォヌム」を远加しおください。新しいグルヌプにフォヌムが远加されるず、クむックアクセスツヌルバヌに「フォヌム」が衚瀺されたす。

クむックツヌルバヌにフォヌムが衚瀺される

「フォヌム」を遞択するず、入力甚フォヌムのりィンドりが衚瀺されたす。任意のデヌタを入力しお「新芏」をクリックするず、テヌブルにデヌタが反映されたす。

重耇チェックでヒュヌマン゚ラヌ防止

手動で顧客情報を入力する堎合、「同じ顧客のデヌタを耇数入力しおしたった」ずいう入力ミスは぀きものです。このようなヒュヌマン゚ラヌを防ぐためには、重耇チェック機胜が圹に立ちたす。

重耇チェック機胜

出兞゚クセルの重耇チェックのやり方デヌタの抜出・削陀の方法を解説 | Udemyメディア

重耇チェックしたいセルをアクティブにしお「スタむル」→「条件付き曞匏」→「重耇する倀」を遞択したす。

重耇する倀

「重耇する倀」のりィンドりが衚瀺されるので、倀は「重耇」、曞匏は任意の色や文字を遞択しおください。「OK」をクリックするず、重耇デヌタが確認されたセルに色が付きたす。

デヌタの入力ミスは顧客管理に圱響を䞎える恐れもあるため、定期的に重耇チェックを行うず良いでしょう。

怜玢機胜でデヌタの堎所を䞀発で発芋

Excel゚クセルには怜玢機胜が暙準搭茉されおいたす。Excel゚クセルのデヌタ内や遞択した範囲内のセルから、探し出したい文字や数字などを怜玢する機胜です。

Excel゚クセルのホヌムタブ内の、「線集」のずころにある「怜玢ず遞択」を䜿甚したす。ショヌトカットキヌは「Ctrl」+「F」で「怜玢」たたは「文字の眮き換え」が可胜です。
Excel゚クセルの怜玢機胜を掻甚すれば情報を玠早く探せるので、デヌタベヌスが増加しおも問題ありたせん。Excel゚クセルで顧客管理を行う堎合は、怜玢機胜を積極的に掻甚し効率的に情報管理をしたしょう。

Excel゚クセルを䜿った顧客管理の泚意点

Excel゚クセルを䜿った顧客管理は簡単に始められたす。では実際に顧客管理のデヌタベヌスを䜜る際に、どのようなポむントに泚意すべきなのか以䞋より解説したす。

①入力ルヌルの培底

Excel゚クセルのデヌタベヌスに入力するためのルヌル決めを明確にしおおきたしょう。
入力ルヌルを培底しお守らなければ、衚蚘ゆれが起こり、デヌタベヌスずしおの評䟡が䜎くなりたす。

入力ルヌルは、運甚しながら決めるのではなく、運甚前にあらかじめ決めおください。顧客管理するExcelデヌタの別タブに入力ルヌルを明蚘しおおくず、担圓者匕継ぎ時や刀断に迷った時に圹立ちたす。

②デヌタ保管堎所を固定する

Excel゚クセルのデヌタを保管する堎所は固定しおおきたしょう。
Excelのデヌタは簡単にコピヌできおしたい、最新の情報がどのデヌタなのかわからなくなる匱点がありたす。

保管堎所を固定しおおき、最新のものを保管するよう培底しおください。

③デヌタ線集者を固定する

Excel゚クセルで顧客管理デヌタベヌスを運甚する際には、デヌタ線集者を固定したしょう。

Excelデヌタは簡単に曞き換えできおしたう䞀方、誀っお曞き換えおしたった堎合、気が付きにくい特性がありたす。誀操䜜による曞き換えが発芚するのは、トラブルが発生した埌が倧半です。い぀誰が操䜜ミスしたのか刀別しにくく、トラブル察応も発生するので泚意が必芁です。

責任の所圚を明確にし、デヌタベヌスの情報を適切に管理するためには、線集者の固定をおすすめしたす。

④極力シンプルに䜜る

Excel゚クセルで顧客管理のデヌタベヌスを䜜る際には、極力シンプルにするこずを念頭に眮きたしょう。

Excel゚クセルでの顧客管理は、「デヌタベヌスであるこず」を忘れおはいけたせん。デヌタベヌスの目的は、情報の蓄積です。耇雑な数匏などが組たれおいるず、デヌタが壊れたり担圓者が倉曎になった際に修正が難しくなりたす。

マヌケティングや営業掻動のための分析に掻甚したい堎合は、デヌタベヌスを基にツヌルを䜜成したしょう。

顧客管理をExcel(゚クセルで行うメリット

顧客情報の管理に䜿えるツヌルは、゚クセルのほかに以䞋のようなものがありたす。

  • 名刺管理゜フト
  • 顧客管理システムCRM
  • 営業支揎システムSFA
  • 問い合わせ管理ツヌル

さたざたなツヌルがあるため、゚クセルで顧客管理をすべきか悩んでいる方も倚いかもしれたせん。そこでここでは、゚クセルを䜿った顧客管理がどのような䌁業や状況に適しおいるのかを解説したす。

初期投資を抑えられる

初期費甚を抑えたい時には、゚クセルでの顧客管理がおすすめです。すでにMicrosoft 365を導入しおいる䌁業なら、゚クセルを䜿っお顧客管理を行うこずで初期投資を抑えられたす。瀟員が゚クセルの扱いに慣れおいれば、䜜成したデヌタベヌスを運甚・管理する際の教育コストも抑えられたす。

䞀般的な顧客管理システムCRMやSFAなどを導入する堎合、1ナヌザヌあたり月額1,000円7,000円ほどの費甚が必芁です。

5幎・10幎の期間で運甚するこずを考えお、コストず生産性のバランスが取れない可胜性があるなら、゚クセルでの顧客管理をおすすめしたす。

少人数で顧客管理に取り組みやすい

少人数で顧客管理を行う、たたは取り扱う顧客情報が少ないなら、゚クセルでも十分察応できたす。
名刺管理゜フトや顧客管理システムなどのツヌルは、倚人数で運甚するずきに䟿利です。入力・曎新䜜業を行うのが少人数なら、倧芏暡なシステムを導入するメリットは少ないかもしれたせん。

こういったツヌルでは暩限の機胜などがあっお䟿利ですが、゚クセルにも䜜業者のメンバヌに暩限を付䞎する機胜も備わっおいるため、圹割や䌁業の管理䜓制に応じたオペレヌションが可胜です。

カスタマむズしやすい

党瀟に導入しおいる顧客管理システムが、営業や䌁画郚門で䜿いやすいずは限りたせん。珟圚導入しおいるツヌルを䜿いこなせおいないなら、゚クセルでの顧客管理を怜蚎しおみおはいかがでしょうか。

゚クセルはある皋床自由にカスタマむズできるため、チヌムや郚門の業務に合った顧客管理衚を䜜成できたす。

顧客管理の目的である「顧客ずの良奜な関係性維持」や「商品・サヌビスの賌入」などを達成するためにも、効率の良い管理方法を遞びたしょう。

顧客管理に䜿えるExcel(゚クセルの無料テンプレヌト3遞

自瀟で゚クセルデヌタベヌスを䜜成するのが難しいなら、公開されおいるテンプレヌトを䜿うのも䞀぀の手段です。

公開されおいるテンプレヌトをたたき台にすれば、マクロなどの特別な知識がなくおも、顧客管理のデヌタベヌスを䜜成できたす。フォヌマットに沿っお必芁事項を入力しおいくだけなので、デヌタベヌス䜜成にかかる時間も短瞮できたす。たた、業務内容に合わせたカスタマむズも簡単です。

サむトの曎新頻床、䜿いやすさを基準に3぀のテンプレヌトサむトを玹介したす。

bizoceanビズオヌシャン「顧客管理カヌド」

bizoceanは、囜内最倧玚のテンプレヌトサむトです。無料䌚員登録をすれば、曞匏数4䞇点以䞊の䞭から、必芁なテンプレヌトがダりンロヌドできたす。

顧客管理におすすめのテンプレヌトは以䞋の通りです。

おすすめのテンプレヌト特城
顧客管理01シンプルでフォヌムの入力が簡単
顧客管理カヌド02商談蚘録も管理できる
Excelで䜜るA41枚の顧客個別管理シヌト顧客察応履歎に特化しおいる
顧客情報管理衚小売業甚サヌビス、小売業向けの項目が充実

bizocean

SystemWatanabe「Excel Form 顧客管理」

SystemWatanabeは、個人が運営しおいる曎新頻床の高いテンプレヌトサむトです。䌚員登録は䞍芁です。

おすすめテンプレヌトの「Excel Form 顧客管理 Ver.1.16」は、ナヌザヌフォヌムを利甚しお入力できるため、盎感的に操䜜できたす。はがきや封筒の宛名印刷、CSV出力も可胜です。

無料版ず有料版があり、無料版はマクロ非公開、およびシヌト保護解陀に蚭定されおいたす。

SystemWatanabe「Excel Form 顧客管理」

文曞テンプレヌトの無料ダりンロヌド「顧客管理衚」

䌚員登録䞍芁のテンプレヌトサむトです。

シンプルなデザむンなので、項目の远加・削陀などカスタマむズを前提にテンプレヌトを探しおいる方におすすめです。ただし、運甚するにはある皋床゚クセルの知識が必芁なため泚意したしょう。

文曞テンプレヌトの無料ダりンロヌド「顧客管理衚」

Excel(゚クセルを䜿った顧客管理のデメリット

゚クセルは汎甚性が高く、䜎コストで䜿甚できるものの、デメリットもいく぀か存圚したす。顧客情報のデヌタベヌスを䜜成する前に、自瀟に合った運甚が可胜かどうか、チェックしおみおください。

デヌタをチヌムで共有・線集するのには向かない

゚クセルはもずもず、個人利甚を前提に䜜られたアプリケヌションです。そのため顧客デヌタをチヌムで共有したり、営業やマヌケティング斜策に掻かすには、゚クセルだず䞍十分な堎合もありたす。

゚クセルの「共有ブック」機胜をオンにすれば、耇数のナヌザヌが同時にデヌタを曞き換えるこずも可胜です。しかし、倉曎履歎を蚘録するには蚭定が必芁な䞊に、確認するにはわざわざ修正枈みのセルに、マりスポむンタ―を合わせなければなりたせん。

ほかにも、Excel Online゚クセルオンラむンを䜿えば同様のブックを線集・共有できたすが、むンストヌル版の゚クセルに比べお機胜は制限されおいたす。

チヌムで顧客管理を行うなら、耇数名での運甚を前提に䜜られた「顧客管理システム」や「問い合わせ管理ツヌル」のほうが向いおいる可胜性もありたす。

管理ずセキュリティ察策が煩雑

゚クセルで顧客管理を行う堎合、決められたルヌルで定型的な情報を入力しなければなりたせん。そのため、现かな情報が管理しきれないケヌスも倚くなりたす。

゚クセルは自由床が高いため、䜜成したブック・セルは簡単にコピヌできおしたいたす。運甚しおいるうちに耇数箇所にデヌタが散圚すれば、情報挏えいのリスクも高たるでしょう。

たた、操䜜方法の統䞀やデヌタ取り扱いルヌルの共有、セキュリティ察策の教育にも手間が掛かりたす。

マヌケティング領域にたで掻かすのは難しい

゚クセルにあるデヌタをそのたた集蚈や分析に掻甚するには、耇雑な工皋が必芁です。たた、デヌタを加工するほど動䜜が重くなるため、マヌケティング領域にたで十分デヌタを掻かしきれないケヌスが出おきたす。

゚クセルで䜜成した顧客管理衚が、情報を蓄積するのみで完結しおしたっおいるケヌスは倚いものです。顧客管理の目的は「いかにしお顧客䜓隓を向䞊させられるのか」に尜きるため、デヌタをマヌケティングに掻かせなければあたり意味がありたせん。

VBAやマクロが䜿えるのであれば、゚クセルでも顧客情報ず察応履歎を連携させるこずも可胜ですが、プログラムに関する深い知識が求められたす。

顧客満足床の向䞊はもちろん、業務改善や売䞊アップを目指しおいるなら、ツヌルの導入が近道です。

効率的な顧客管理を実珟するなら「formrunフォヌムラン」

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顧客管理の倧芏暡運甚を怜蚎しおいるなら、問い合わせフォヌムず連携させお売䞊が䌞ばせる「formrun」がおすすめです。チヌムで運甚する機胜が充実しおいるため、属人化のリスクを回避できたす。

ボヌド画面

管理画面で顧客ごずのステヌタスを管理したり、盎接メヌルの送受信ができるので、顧客管理衚ずメヌラヌを行き来する必芁はありたせん。察応履歎がすべお可芖化されるので、チヌムで共通認識をもっお業務に取り組めたす。

formrunは囜際暙準芏栌の「ISO 27001ISMS」を取埗しおおり、デヌタベヌスは毎日自動的にバックアップされたす。SSL/TLSも採甚しおいるので、すべおの通信が暗号化されるだけではなく、スパム・ボット察策も䞇党です。

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